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1. INTRODUÇÃO
Uma das maiores dificuldades que as empresas encontram para a
implantação efetiva da gestão da Qualidade Total é a mudança de cultura em
todos os níveis hierárquicos, ponto fundamental para a busca da excelência
dos seus processos. No Brasil, este fenômeno e agravado pelas deficiências
educacionais da população. Através de cinco atividades básicas e de simples
aplicação, aqui denominada 5s, tornam-se possíveis mudanças de
comportamento e atitude das pessoas, possibilitando o desenvolvimento de um
ambiente propicio a obtenção de qualidade total.
A elitização dos conceitos e das ferramentas da GQT (Gestão da
Qualidade Total), e as resistências as mudanças que ocorrem nos níveis
hierárquicos intermediários da organização (chefes e supervisores), tornam
o processo de implantação da qualidade total muito lento e monótono. Muitas
empresas investem intensamente em treinamento, e os resultados poderiam ser
mais expressivos se houvesse, paralelamente, investimento na educação das
pessoas.
A iniciativa de implantação dos 5s em uma organização e apenas uma
questão de tempo. Todas as organizações que estão procurando tornar seus
processos mais produtivos, e se deparam com deficiências comportamentais
das pessoas que para elas trabalham, devem implantar o 5S. Se ainda não o
fazem e porque desconhecem o problema e a solução.
Temos como objetivo deste trabalho estudar e aprender um pouco mais
sobre a ferramenta 5S.
2. REVISÃO DA LITERATURA
2.1. ORIGEM
Segundo Haroldo Ribeiro(1994, p.15) em seu livro "5S Um Roteiro para
uma Implantação Bem Sucedida":
"5S e uma pratica desenvolvida no Japão, a partir de 1950, onde os
pais ensinam seus filhos princípios educacionais que os acompanham ate a
fase adulta. Depois de ocidentalizada, ficou conhecida também como
Housekeeping.".
2.2. Os 5S e o "Housekeeping"
Existe uma diferença fundamental entre dois programas: o
"Housekeeping" aborda apenas o aspecto físico, enquanto os 5S se detêm as
partes física, intelectual e social das questões a serem vivenciados no dia-
a-dia da empresa.
A denominação 5S e devida às cinco atividades seqüenciais e cíclicas
iniciadas pela letra "S", quando nomeadas em japonês. São elas SEIRI,
SEITON, SEISOU, SEIKETSU e SHITSUKE. No Japão, algumas empresas utilizam o
5S como uma ferramenta indispensável para a implementação e a consolidação
da GQT. Os efeitos do 5S são tão abrangentes que os tornam uma pratica
fundamental para uma formação de um ambiente adequado às atividades da
Qualidade Total.
Apesar do 5S ser conhecido mundialmente como originário do Japão, a
sua essência esta presente em qualquer população, nação, sociedade, família
ou pessoa que pratique bons hábitos, que zele pela higiene, segurança, bem-
estar, sensatez e respeito ao próximo.
Segundo Haroldo Ribeiro (1994, p.15) em seu livro "5S Um Roteiro para
uma Implantação Bem Sucedida":
"No Brasil, esse programa vem sendo desenvolvido a alguns anos nas
organizações brasileiras que almejam competitividade e sobrevivência,
aliadas a melhoria da qualidade de vida de seus profissionais,muitas
empresas brasileiras vem desenvolvendo a prática do 5S com bons resultados
como por exemplo: CEMAN, FORD, PETROBRAS, BRAHMA, AZALEIA, FIAT, SESI, etc.
A responsabilidade pela gestão varia de acordo com cada empresa.".
O Programa 5S surgiu a partir de maio de 1950 quando a equipe do
professor Kaoru Ishikawa lançou um método de combate aos desperdícios e
eliminação de perdas, visando otimizar os parcos recursos existentes em um
país destruído pela guerra. Este método, que mexeu com o moral dos
japoneses, foi chamado de 5S sendo composto de cinco ações ou Sensos, que
começam com a letra "S" quando pronunciados em japonês. Os cinco Sensos
deste método são: Seleção, Ordenação, Limpeza, Bem Estar e Autodisciplina.
2.3. SIGNIFICADOS DOS 5S
2.3.1. SEIRI - Senso de utilização
Sentido Literal – separar por grau, tipo ou tamanho.
Sentido no 5S – distinguir o necessário do desnecessário (objetos,
métodos e atitudes), tomar decisões difíceis e implementar o gerenciamento
pela estratificação para livrar-se do desnecessário. Somente os itens
necessários deverão estar nos locais de trabalho ou de estudo.
Também pode ser interpretada com Senso de Utilização, Arrumação,
Organização, Seleção. Nesta fase, o trabalho começa a ser colocado em
ordem, para que só se utilize o que for realmente necessário e aplicável.
Por isso, é importante ter o necessário, na quantidade adequada e
controlada para facilitar as operações.
É essencial saber separar e classificar os objetos e dados úteis dos
inúteis da seguinte forma:
Como separar e arrumar o material a ser usado:
- Se usado toda hora;
- Se usado todo dia;
- Se usado toda semana;
- Se não necessário;
Providência.
- Colocar no próprio local de trabalho; escritório ou estudo;
- Colocar próximo ao local de trabalho;
- Colocar no almoxarifado;
- Descartar;
Vantagens:
Reduz a necessidade e gastos com espaço, estoque, armazenamento,
transporte e seguros;
Facilita o transporte interno, o arranjo físico, o controle de produção;
Evita a compra de materiais e componentes em duplicidade e também os
danos a materiais ou produtos armazenados;
Aumenta a produtividade das máquinas e pessoas envolvidas;
Traz maior senso de humanização, organização, economia, menor cansaço
físico e maior facilidade de operação;
Diminui riscos acidentais do uso destes materiais pelo pessoal.
Incrementar melhorias a este senso e procurar agir não somente no
sentido das melhorias físicas imediatas mas, também, no comportamento e
atitude das pessoas. Desta maneira, a organização poderá garantir que o
quadro anterior a aplicação deste senso jamais volte a existir.
2.3.2. SEITON - Senso de ordenação
Sentido literal - Combinação ou arranjo de partes, elementos ou pecas,
seguindo algum principio ou método racional.
Sentido 5S - Determinar de forma visível e lógica, um lugar para cada
objeto ou dado, de modo que encontre facilmente, quando precisar utilizar.
Com o Senso de Ordenação as coisas permanecem em seus devidos lugares.
Também pode ser definido como Senso de Arrumação, Sistematização,
Classificação, Limpeza. O objetivo é identificar e arrumar tudo, para que
qualquer pessoa possa localizar facilmente o que precisa e a visualização
seja facilitada.
Nesta fase é importante:
Padronizar as nomenclaturas.
Usar rótulos e cores vivas para identificar os objetos, seguindo um
padrão.
Guardar objetos diferentes em locais diferentes.
Expor visualmente os pontos críticos, tais como extintores de incêndio,
locais de alta voltagem, partes de máquinas que exijam atenção, etc.
Determinar o local de armazenamento de cada objeto
Onde for possível, eliminar as portas.
Não deixar objetos ou móveis no meio do caminho, atrapalhando a locomoção
no local.
Vantagens:
Menor tempo de busca do que é preciso para operar, ler, enviar, etc;
Menor necessidade de controles de estoque e produção;
Facilita transporte interno, controle de documentos, arquivos ou pastas,
além de facilitar a execução do trabalho no prazo;
Evita a compra de materiais e componentes desnecessários ou repetidos ou
danos a materiais ou produtos armazenados;
Maior racionalização do trabalho, menor cansaço físico e mental, melhor
ambiente;
Melhor disposição dos móveis e equipamentos;
Facilitação da limpeza do local de trabalho.
Com a prática desse senso, os benefícios se situam na economia de
tempo e espaço, conforto ambiental, sinalização eficaz e melhor
administração dos recursos necessários para o trabalho do dia a dia. Além
de tornar os ambientes mais agradáveis e funcionais, a ordenação contribui
para a redução de stress, cansaço físico e acidentes de trabalho.
2.3.3. SEISOU – Senso de limpeza
Sentido literal - Retirar sujeiras, utilizando-se de vassoura, limpar o
interior.
Sentido no 5S - Similar ao literal, ou seja, varrer deixando bem limpo,
lavar o que é lavável. Significa também corrigir as falhas humanas,
desenvolver atitudes limpas.
Também pode ser definido como Senso de Zelo. Cada pessoa deve saber a
importância de estar em um ambiente limpo e dos benefícios de ambiente com
a máxima limpeza possível. O ambiente limpo traduz qualidade e segurança.
Num sentido mais amplo, utilizar com critério os equipamentos e
máquinas, limpando-os após o uso, para deixá-los na melhor condição para o
próximo. No plano psicológico, significa adotar comportamentos éticos,
limpos, transparentes.
O desenvolvimento do senso de limpeza proporciona maior produtividade,
evitando o retrabalho, e evita perdas e danos de materiais e produtos. Para
isto, é importante que o pessoal tenha consciência e habitue-se a:
Procurar limpar os equipamentos após o seu uso, para que o próximo a usar
encontre-o limpo;
Aprender a não sujar e eliminar as causas da sujeira;
Definir responsáveis por cada área e sua respectiva função;
Manter os equipamentos, ferramentas, etc, sempre na melhor condição de
uso possível;
Após usar um aparelho, deixá-lo limpo e organizado para o próximo
utilitário;
Cuidar para que se mantenha limpo o local de trabalho, dando atenção para
os cantos e para cima, pois ali se acumula muita sujeira;
Não jogar lixo ou papel no chão;
Dar destino adequado ao lixo, quando houver.
Inclui-se ainda neste conceito manter dados e informações atualizadas,
procurar ser honesto no ambiente de trabalho e manter bom relacionamento
com os colegas. Tudo isto é fundamental para a imagem (interna e externa)
da empresa.
2.3.4. SEIKETSU – Senso de saúde
Sentido literal - Manter as condições de trabalho favoráveis a saúde
física e mental, exercitando continuamente os três primeiros Sensos.
Sentido no 5S - Verificação da efetividade dos 3S. Os três Sensos
anteriores deixam de ter sentido se nos esquecermos de manter o que já foi
selecionado, ordenado e limpo. Outro significado deste senso é a harmonia
ambiental que se estabelece com a prática e vigilância permanente de
Arrumação, Ordenação, Limpeza de tudo e de todos.
Higiene é manutenção de limpeza e ordem. Quem exige qualidade cuida
também da aparência. Quem não cuida bem de si mesmo não pode fazer ou
vender produtos ou serviços de qualidade.
Deve-se ter consciência da importância desta fase, tomando um conjunto
de medidas:
Ter os três S's previamente implantados;
Capacitar o pessoal para que avaliem se os conceitos estão sendo
aplicados realmente e corretamente;
Eliminar as condições inseguras de trabalho, evitando acidentes ou
manuseios perigosos;
Humanizar o local de trabalho numa convivência harmônica;
Respeitar os colegas como pessoas e como profissionais;
Colaborar, sempre que possível, com o trabalho do colega;
Cumprir horários, etc.
As vantagens são:
Melhor segurança e desempenho do pessoal;
Prevenção de danos à saúde dos que convivem no ambiente;
Melhor imagem da empresa internamente e externamente;
Elevação do nível de satisfação e motivação do pessoal para com o
trabalho.
Algumas medidas importantes e úteis nesta fase também podem ser
colocar avisos ou instruções para evitar erros nas operações de trabalho,
bem como designações, avisos e identificação dos equipamentos (recursos
visuais).
É importante nesta fase conferir se o programa está sendo realmente
implantado, verificando cada etapa, se o pessoal está preparado e motivado
a cumprir o programa.
5. SHITSUKE – Senso de Autodisciplina
Sentido literal - Exercício de força mental, física e moral, utilizando
instruções e auto treinamento com força de vontade, na busca de melhoria.
Sentido no 5S - Ter a equipe habituada a cumprir os procedimentos
operacionais, éticos e morais.
Autodisciplina diz respeito a internalização de padrões. Significa
estimular as pessoas a realizarem o seu trabalho corretamente, com alegria,
e a assumirem responsabilidades pelos seus resultados. É importante cumprir
os procedimentos operacionais e os padrões éticos da instituição, sempre
buscando a melhoria. A consciência da qualidade é essencial.
Com o tempo, a implantação do programa traz benefícios:
Reduz a necessidade constante de controle;
Facilita a execução de toda e qualquer tarefa/operação;
Evita perdas oriundas de trabalho, tempo, utensílios, etc.;
Traz previsibilidade do resultado final de qualquer operação;
Os produtos ficam dentro dos requisitos de qualidade, reduzindo a
necessidade de controles, pressões, etc.
O Senso de Autodisciplina é uma construção infinita de uma maneira
cada vez melhor de ser, agir e sentir. Na verdade, é uma tentativa de
consolidação dos Sensos de Utilização, Ordenação, Limpeza e Saúde. As
pessoas que possuem um nível elevado de autodisciplina são as que,
principalmente, fazem uso ao extremo do Senso de Utilização, conscientes de
que ele a todo momento está presente em sua vida.
3. CONCLUSÃO
O final do milênio apresentou inúmeras mudanças no contexto
empresarial. Com a tão falada e comentada globalização, as empresas
obrigaram-se a buscar incessantemente a modernização. Quebrou-se o
paradigma, de que os parques industriais deveriam ser grandes e imponentes,
ou seja, as corporações tornaram-se enxutas e extremamente organizadas. A
ferramenta 5S, como parte da Gestão da Qualidade Total, surge como um dos
caminhos para alcançar-se a modernidade e competitividade.
A cultura ocidental difere-se da oriental em vários aspectos,
principalmente no que tange, a importância dada para pequenas coisas do dia-
a-dia. Os 5S procuram difundir para toda a empresa, a idéia de que a
melhoria de pequenas coisas, praticadas de forma persistente e honesta,
atinge resultados extraordinários.
Esta ferramenta em questão tem como vantagem, a sua simplicidade de
implementação. Em decorrência deste fato pode ser aplicado com facilidade
em qualquer nível hierárquico. Mais especificamente, no Brasil, onde as
diferenças culturais e educacionais são gritantes, os 5S vêm sendo aplicado
com muito sucesso.
Torna-se importante salientar que esta ferramenta é um programa
japonês de educação básica e não deve ser encarada como solucionador de
todos os problemas da empresa, mas como parte da Gestão da Qualidade Total.
Por isso, a implantação dos 5S requer de nós, brasileiros, uma
reeducação também ideológica. É sempre importante frisar que os 5S, quando
bem conduzidos, são a melhor ferramenta de mobilização para a Qualidade
Total.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
COSTA, Roseane M. C.,Pena, Solange M. N.,Boschi, Celisa M: Como Praticar o
5S
na Escola - Belo Horizonte: UFMG, Escola de Engenharia, Fundação Christiano
Ottoni, 1996.
LOURENÇO JR, Antônio: Promovendo Resultados com os 5S- Belo Horizonte:
Editora de Desenvolvimento Gerencial, 1999.
RIBEIRO, Haroldo: 5S A Base para Qualidade Total- Salvador, BA: Casa da
Qualidade, 1994.
RESUMO
Os conceitos de excelência organizacional, projetos de controle de
qualidade, gerenciamento da qualidade, entre tantos outros, precisam estar
embasados na conscientização coletiva da importância da ordenação e
disciplina. Por isso, está sendo apresentado a metodologia proposta pelo
programa dos cinco sensos (5S) onde o mesmo é constituído de um conjunto de
cinco conceitos simples que, ao serem praticados, são capazes de modificar
o humor, o ambiente de trabalho e a maneira de conduzir as atividades
rotineiras. Correspondem a: "SEIRI"/ utilização, "SEITON"/ordenação,
"SEISOU"/limpeza, "SEIKETSU"/asseio, "SHITSUKE"/autodisciplina. O programa
nasceu em meio ao projeto de controle de qualidade, pela necessidade de
racionalizar o serviço, diminuir esforços físicos e melhorar o atendimento
aos clientes e fornecedores. Para executá-lo basta que ocorra o
planejamento para a implantação do programa, a implantação, a adaptação/
avaliação e manutenção do mesmo, sendo essa última, a fase que o finaliza e
mantém o programa em dia. Os resultados observados em diversas empresas são
satisfatórios, visto que o programa constitui um passo importante no
desenvolvimento de atitudes racionais na padronização de tarefas, levando a
diminuição do desperdício, principalmente o desperdício de tempo. Pode-se
notar que em toda e qualquer empresa existe uma tendência à acomodação, que
acontece principalmente quando a equipe envolve--se na correria do dia-a-
dia. Portanto, é importante estar sempre norteado em processos de gestão da
qualidade, como o 5S. Logo, o programa é uma importante ferramenta, pois
promove mudanças positivas de comportamento no ambiente de trabalho,
enfatiza o respeito ao próximo e ao local de trabalho, e por outro lado,
demonstra-se também, que a instituição preocupa-se com seus colaboradores.
Palavras-chaves: Programa 5S, Sistema de Qualidade, Implantação.
