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SISTEMAS DE INFORMAÇÕES NAS ORGANIZAÇÕES Estrutura, definições e objetivos
MERCADO DE UMA EMPRESA (AMB.EXTERNO) LEIS AMBIENTAIS
CONCORRENTES POTENCIAIS TECNOLOGIA
REFERÊNCIAS DE EXCELÊNCIA
FATORES CULTURAIS-SÓCIOCOMPORTAMENTAIS
FORNECEDORES DE PRODUTOS/SERVIÇOS CLIENTES REGULAMENTOS
EMPRESA POLÍTICAS ECONÔMICAS
CLIENTES POTENCIAIS
ORGANISMOS DE NORMALIZAÇÃO POLÍTICAS DE COM.EXTERIOR INCENTIVOS GOVERNAMENTAIS CONCORRENTES
QUESTÕES TRABALHISTAS
O MERCADO ATUAL - TRÊS CARACTERÍSTICAS DOMINANTES -
É competitivo: variações entre a oferta e a demanda……….
É complexo: muitos elementos interagindo……...
Muda rápida e continuamente………
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DEFINIÇÃO
O que é um processo ? Processo é um conjunto de atividades (passos ou etapas), logicamente ordenadas, para gerar um resultado específico (produto ou serviço).
O que é um processo-chave ? Processos-chave são processos desempenhados pela organização (não são terceirizados) e que são muito importantes para seu o sucesso (core business).
FLUXOGRAMAS
Definição: técnica de representação gráfica que utiliza símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo (sequência) de passos de um processo, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou as unidades organizacionais nele envolvidas.
FLUXO GRAMAS
Também conhecido como: diagrama de fluxo, é uma representação gráfica que utiliza formas geométricas padronizadas ligadas por setas de fluxo, para indicar as diversas ações (instruções) e decisões que devem ser seguidas para resolver o problema em questão.
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FLUXO GRAMAS Principais objetivos: Padronizar a representação dos processos; Rapidez na descrição do processo; Facilitar leitura e entendimento dos processos; Evidênciar os aspectos mais importantes; Flexibilizar a visualização; Facilitar processo tomada decisão.
FLUXO GRAMAS Principais aspectos demonstrados: • • • • • •
Quais são as operações realizadas; onde são realizadas; Quem as executa; Quais as entradas e saídas; Qual o fluxo de informações; Quais os recursos empregados.
FLUXO GRAMAS Vantagens: • • • •
Descreve qualquer tipo de processo (até os mais complexos); Permite visão ampla de todo o processo; Descreve o funcionamento de todos os componentes do processo; Possibilita a verificação das falhas de funcionamento, gargalos, duplicidades, retrabalhos, redundâncias e outros problemas; • Não permite dupla interpretação; • Possibilita a análise e proposição de modificações; • Permite fácil atualização.
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FLUXO GRAMAS
Tipos: • Fluxograma vertical; • Fluxograma horizontal descritivo; • Fluxograma horizontal de colunas.
SIMBOLOGIA
TERMINAL - indica o início ou término do fluxo.
OPERAÇÃO/AÇÃO MANUAL - utilizado para indicar uma operação / ação que se realiza no momento. Ex: preencher, receber, enviar, analisar, validar, contabilizar, lançar, anotar, arquivar, etc.
SIMBOLOGIA TERMINAL DE COMPUTADOR - utilizado para demonstrar operação / ação realizada em computador. Ex: digitar, imprimir relatório, consultar cadastro, etc.
DOCUMENTO - serve para representar qualquer tipo de documento. Ex: Requisição de Material, Cadastro de clientes, etc.
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SIMBOLOGIA
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DOCUMENTO com mais de uma via. Os números indicam a quantidade de vias.
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RELAÇÃO / RELATÓRIO – utilizado conforme o símbolo anterior (documento). Ex: Relatório Fechamento de Vendas, Relação de Clientes em Atraso, etc.
SIMBOLOGIA 3 2
RELAÇÃO / RELATÓRIO com mais de uma via.
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DECISÃO - indica um ponto do sistema em que é necessário seguir por caminhos diferentes. As alternativas são sempre excludentes (SIM e NÃO). Tem sempre uma entrada e duas saídas.
SIMBOLOGIA CONECTOR DE FLUXO - indica a continuação do fluxo na mesma página. Utilizado para evitar linhas de ligação muito longas. Usar números para a amarração da seqüência.
CONECTOR DE PÁGINA – indica a continuação do fluxograma em outra página. Usar letra maiúscula para amarração da seqüência e número para indicar as páginas.
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SIMBOLOGIA
CONECTOR DE SISTEMAS - indica a ”interface” com outros sistemas. Indicar o nome do sistema - Ex: Transporte, Folha de Pagamento, Cobrança etc.
ARQUIVO PROVISÓRIO – indicar maiúscula a ordem de arquivamento. A = alfabética N = numérica C = cronológica
com
letra
SIMBOLOGIA ARQUIVO DEFINITIVO - além da ordem de arquivamento, indicar também o tempo de prescrição do documento no arquivo.
MATERIAL de MATERIAL (Físico): Ex: produto, matéria-prima, etc.
SIMBOLOGIA
Destruição de documento
Ex:
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SIMBOLOGIA Sentido do fluxo
Segunda
Primeira
Sentido remoto do fluxo
Exemplo: Processo “Instalação de TV” Início Colocar a TV no local definitivo
Fim Não Chamar a Assistência Técnica
Imagem aparece? Sim
Verificar voltagem da tomada
Não Imagem é boa?
Sim
Colocar o plug na tomada Não Imagem é boa?
Conectar o cabo da antena ou TV por assinatura
Operar ajustes através do “Menu de Opções”
Sim Ligar a TV
Assistir ao programa desejado
Fim
FLUXO GRAMAS Desenhando fluxograma manualmente - Utilizar gabaritos; - Símbolos com tamanho uniformee proporcionais entre si; - Tamanho do fluxo depende da complexidade do processo e do grau de detalhamento; - Desenharda esquerdapara a direita, de cima para baixo; - Dados do fluxograma: • • • • • • •
Nome da organização, Denominação do processo, Data, Versão, Identificaçãoda equipe de trabalho, Notas explicativas, Legendas.
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FLUXO GRAMAS Desenhando com softwares específicos VISIO – desenhos técnicos; EXCEL - fluxos e planilhas; POWER POINT – apresentações e fluxos; FLOW CHART - específico para fluxogramas; PROCESS CHART - destinado a análise e desenho de processos. Possibilita o desenho do fluxograma, além de disponibilizar contagem de tempo de execução, custos, recursos e análise através de simulações.
FLUXO GRAMAS Exemplo do software VISIO:
FLUXO GRAMAS Exemplo do software VISIO:
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FLUXO GRAMAS Vantagens da utilização de softwares específicos: Maior rapidez na elaboração; Possibilita mais facilidade nas alterações e manutenções; Permite fácil ajuste do tamanho do fluxograma; Facilita a apresentação do fluxograma (impresso em papel ou em tela de projeção - Data Show); Proporciona maior agilidade na fase de aprovação; Pode ser gravado em meio magnético e enviado através
de
correio eletrônico ou disponibilizado em um drive compartilhado da empresa (rede interna ou Intranet).
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