Transcript
Introdução
Este manual descreve os procedimentos para operação do sistema de
automação comercial SHOP.
Os capítulos estão ordenados seguindo a mesma ordem das telas do
sistema, de modo a facilitar a consulta. As rotinas são tratadas com
letras de acordo com a sua disposição no sistema. Para você acessar a
rotina desejada, basta estar no menu principal do sistema e teclar as
letras que estiverem em negrito no parágrafo do manual, ou simplesmente
selecionar com o mouse a opção desejada.
Exemplo: Caso estejamos falando na rotina: S.M.M. - Entrada de
mercadorias, para você acessar esta rotina basta estar no menu principal do
sistema e teclar S.M.M. Você estará na rotina de entrada de mercadorias ou
selecioná-la com o mouse, conforme o melhor desejado.
O capitulo 1 trata das rotinas executadas na Loja: venda, troca de
mercadorias, recebimento de crediários, despesas, fechamento e abertura do
caixa, remissão de comprovante de venda e estorno de venda.
O capítulo 2 trata dos Cadastros: de produtos, fornecedores, tipos de
produtos vendedores, cartões, bancos, centro de custos, etc.
Atuando com os vendedores em todas as atividades referentes à venda: o
controle de crediário, cartões de crédito e cheques pré-datados, entre
outros, serão feitos como num passe de mágica.
Atuando como um sistema de retaguarda o SHOP é também um excelente
sistema administrativo, tendo todo o controle de contas a pagar, contas a
receber, comissões de vendedores, entrada e saída de produtos e muitos
mais.
Temos a certeza que você irá descobrir, ao longo dos serviços como
usuário, o mais moderno sistema de automação comercial no mercado.
Não seja apressado, tente aprender um passo de cada vez. Mas não se
contente com pouco, puxe o máximo do sistema e descubra tudo o que ele pode
lhe oferecer. A sua satisfação é nossa maior recompensa.
– Bem vindo ao maravilhoso mundo da Automação Comercial!
TECLAS IMPORTANTES
Para um bom uso do sistema, é muito importante saber utilizar
adequadamente as diversas teclas especiais do computador, as quais
explicaremos a seguir:
- Tecla de Escape, sua função como seu próprio nome já diz é
sair de uma rotina, de uma opção errada ou simplesmente voltar ao menu
anterior. Pressione toda vez que quiser encerrar uma rotina, ou
voltar ao menu anterior;
- Liga/Desliga o modo de Inserção - cada vez que esta tecla é
pressionada o modo de inserção é acionado, ou seja, se estiver ligado,
desliga e vice-versa. Este modo permite que se façam inserções de textos
nos campos, sem sobrepor o que já está escrito;
- Apagar a letra à direita do cursor, quando se está editando
um campo.
As funções das teclas a seguir variam de acordo com o método usado
pelo programador, e o SHOP utiliza estas teclas da seguinte forma:
- Ajuda: ao pressionar esta tecla uma janela se abre e mostra ao
usuário o que ele deve fazer na rotina em execução.
- Tecla de exclusão, esta tecla sé deve ser usada quando
solicitada pelo sistema. Veja capítulo 2 (Cadastros). Quando não existe
cadastro ativo esta tecla aciona um calendário.
- calculadora, ao teclar F4 será acionada na tela uma calculadora
e seu funcionamento é similar a uma calculadora de bolso normal.
- GAVETA - apenas para usuários com gavetas de dinheiro
automáticas. Neste caso a tecla F6 aciona a abertura da gaveta e caso aja
uma impressora fiscal conectada ao micro.
- Pesquisa, toda vez que o sistema estiver esperando que seja
digitado algum código, pressione esta tecla para que o sistema mostre o
cadastro que estiver ativo no momento. Exemplo: caso o sistema esteja
esperando que seja digitado o código de um cliente pressione a tecla F7 e
uma janela se abrirá mostrando todo o cadastro de clientes. Isso ajuda
muito na pesquisa. Veja mais detalhes e exemplos no capítulo que trata
sobre cadastros.
- mostra a qualquer momento o cadastro de produtos. Ao
pressionar esta tecla será aberta uma janela contendo todos os produtos
cadastrados. Você poderá utilizar o recurso de busca automática, para isto
basta digitar, letra por letra, o nome do produto a ser encontrado (note
que o sistema vai procurar letra a letra).
- Usada somente quando o SHOP está sendo utilizado em rede ou
sistema multiusuário. Ao pressionar F11 você ativa o correio eletrônico do
sistema para se comunicar com as outras estações.
- Também utilizada em rede ou sistema multiusuário. Esta tecla
mostra a relação das estações que estão ativas no momento.
- Ativa a rotina para digitação das NOTAS FISCAIS emitidas
manualmente para o sistema processar a baixa oficial.
- Abre janela que mostra o saldo de estoque oficial.
ACESSANDO O SHOP
Quando da instalação do Sistema foi criado um diretório denominado
WINSHOP no seu disco rígido, onde o sistema reside. Para acessar o sistema
siga a seguinte seqüência abaixo:
Clique em [INICIAR], [PROGRAMAS e em seguida no [MENU] [SHOP] e
clicar no ícone [WinShop], você pode ainda clicar no ÍCONE na área de
trabalho para abrir automaticamente.
Ao entrar no sistema será mostrada a tela de abertura (vide figura
abaixo).
Neste momento o sistema está aguardando que seja digitado o nome do
usuário e a senha. Digite seu usuário e senha e tecle .
SENHA DE ACESSO é aquela que permite ao sistema identificar o usuário
e as rotinas a que o mesmo tem acesso. Cada usuário tem uma senha. Quando o
sistema é instalado ele cria um arquivo de senhas com apenas um usuário, o
que chamamos de 'usuário mestre', com acesso total ao sistema, cujo nome do
usuário é < 0 > e a senha é < 0 >, como já foi dito anteriormente. Os novos
usuários serão cadastrados por você, assim como também serão definidas
quais as rotinas que os mesmos terão acesso. Isso você vai aprender
detalhadamente no capítulo que trata dos cadastros, para abrir o sistema
basta pressionar o ou clicar sobre o botão .
Após digitar seu usuário e senha será mostrada a seguinte tela:
Após entrar no sistema selecione no menu horizontal a opção
UTILITÁRIOS e em seguida no menu vertical selecione a opção SENHAS e depois
MUDANÇA DE SENHAS. ( Veja figura abaixo )
O primeiro capítulo deste manual trata das rotinas executadas no
primeiro módulo do sistema: "Loja". Observe que falaremos sobre algumas
rotinas que só serão explicadas nos capítulos posteriores, isso porque
adotamos o método de descrever este manual seguindo a ordem das telas do
sistema, de modo a facilitar a sua consulta.
Após você informar a sua senha de acesso, será apresentado o Menu
Principal:
Escolhendo uma opção.
Existem três maneiras bem simples de se escolher a opção desejada:
- A primeira é usar as teclas de movimentação para navegar com a
barra apontadora entre as opções, até que ela esteja sobre a opção
desejada, e depois teclar
- A segunda é simplesmente teclando a letra em destaque da opção
desejada.
- A Terceira é simplesmente utilizando o mouse para selecionar a opção
desejada;
CAPÍTULO 1
LOJA
Neste capítulo você verá os diversos tipos de vendas, troca de
mercadorias, recebimento de crediário, despesas, fechamento e abertura de
caixa, remissão de comprovante de venda e estorno, de acordo com o menu
apresentado. Ao selecionar a opção LOJA no menu horizontal, será aberto o
menu vertical com as opções da loja:
ATENÇÃO: De acordo com a apresentação das telas do SHOP as operações
da loja são apresentadas primeiras, porém antes de efetuá-las qualquer se
lembre de cadastrar os vendedores, produtos, clientes etc. Operações
detalhadas no capitulo 2 deste manual.
L.V. - VENDAS, esta é a primeira opção do menu da loja. Vejamos como
é simples fazer uma venda no SHOP.
Ao escolher esta opção será mostrada a tela de vendas:
O sistema está aguardando que seja informado o código do vendedor
(para o qual será creditado o valor da comissão desta venda). Caso você
desconheça o código, tecle e serão mostrados todos os vendedores
cadastrados. Como incluir, alterar dados e excluir vendedores, você verá no
capítulo que trata dos cadastros.
Após identificar o vendedor, o sistema pedirá que informe o código do
produto a ser vendido. Digite o código do produto ou passe o produto pelo
leitor de código de barras. Tecle ou para pesquisar, digitando o
nome do produto desejado. Veja exemplo na próxima página e a tela de vendas
do sistema.
Tela de vendas do sistema:
Exemplo: caso você queira pesquisar "boneca" pressione ou e
uma tela se abrirá mostrando os nomes dos produtos em ordem alfabética.
Comece a digitar o nome "boneca", note que quando você pressionar a letra b
na primeira linha da tela aparecerá um produto que começa com a letra b e
quando você pressionar a letra o na primeira linha será mostrado um produto
que começa com bo, pressionando n serão mostrados os produtos que começam
com bon e assim sucessivamente até que você encontre o produto desejado, ou
caso não exista tal produto, você notará que a seqüência de letras não mais
coincide com a que você está digitando.
Caso você encontre o produto desejado, tecle , note que o
código deste produto já aparece no local onde você deveria digitá-lo. Tecle
e o nome do produto juntamente com o preço será mostrado na linha
de digitação, a quantidade default é 1 (um), caso a leitora de códigos de
barras esteja ativa o sistema assumirá a quantidade default e pedirá para
que você informe o próximo código a ser vendido; caso não esteja ativa, o
sistema aguardará que você digite a quantidade desejada; depois, de acordo
com a sua configuração, o sistema permitirá ou não que você digite o preço
unitário do produto (veremos mais adiante como fazer esta configuração).
O sistema desce uma linha e a rotina pedirá o código do próximo
produto a ser vendido. Caso haja, repita a operação. Caso não tecle
para finalizar a venda.
Se você desejar apagar um dos produtos já digitados pressione a seta
para cima <(> e uma barra apontadora aparecerá no primeiro item que foi
digitado, use as setas de movimentação para posicionar essa barra sobre o
item desejado e pressione a tecla .
Caso não haja mais itens a vender, tecle . Será aberta uma
janela com as opções para a forma de pagamento. Escolha uma delas:
I - A VISTA Será aberta uma janela para que você possa informar os dados
complementares da venda;
Desconto: Este é dado em percentual de acordo com a configuração que
você mesmo vai fazer. Por padrão o desconto máximo é de 10%, quem quiser
poderá liberar um descanso maior, será necessário a liberação através da
FUNÇÃO e será solictado a senha para liberar o desconto.
Total a Pagar: será mostrado o valor a ser cobrado após o desconto;
Valor autorizado: serve para você fazer um eventual arredondamento
manual, caso seja necessário. Este valor autorizado pode ser limitado por
você para não permitir que o vendedor faça arredondamentos exagerados
(veremos tudo isto na configuração, mais adiante).
Após informar o valor arredondado final, o sistema abrirá uma janela
perguntando se o pagamento é em ou . Escolha a opção
desejada e tecle .
Valor recebido, esta informação só será necessária se o tipo de
pagamento for . Informe o total que o cliente está entregando (e
não o valor da compra) para que o sistema calcule o troco a devolver.
Troco: preenchido pelo sistema quando o tipo de pagamento é dinheiro.
Após o preenchimento destas informações será exposto um menu em linha
que chamamos de menu complementar, conforme abaixo:
VENDA, esta opção confirma a venda, baixa estoque dos produtos, gera
comissão para o vendedor e fluxo de caixa do dia;
ORÇAMENTO, esta opção somente imprime o comprovante para orçamento,
não baixando estoque e nem gerando nenhum fluxo;
SAIR, esta opção faz com que você retorne para o menu de formas de
pagamento, caso você tenha se enganado ou o cliente resolveu trocar a forma
do mesmo.
II - CARTÃO Também será aberta uma janela para as informações
complementares:
Desconto: informe o valor em percentual do desconto, caso haja;
Código do cartão: informe o código do cartão, caso tenha esquecido
use a tecla de pesquisa e serão mostrados os cartões cadastrados;
Nº do comprovante: informe o número do comprovante do referido cartão
que será utilizado na venda.
Entrada: Informe se será pago algum valor de adiantamento do
pagamento.
Total a Pagar: Informe o total da compra.
Agora será mostrado o menu complementar, onde você finaliza a
operação.
III – CREDIÁRIO - assim como os anteriores, este também abre uma janela
para as informações complementares:
Desconto: informe o valor em percentual do desconto, caso haja;
Cliente: informe o código do cliente (previamente cadastrado) para o
qual você irá fazer a venda no crediário. Caso não saiba seu código, você
pode usar a técnica de pesquisa pressionando a tecla . Após informar
este código o sistema apresentará o nome do cliente, o seu limite de
crédito e o valor da compra atual e pedirá a sua confirmação;
Valor a pagar: Informe o valor da parcela a ser paga;
Entrada: informe o valor da entrada, quando houver; caso não haja
confirme o 0 (zero);
Parcelas: informe o número de parcelas a financiar pelo crediário;
Total a Pagar: Informe o total da compra.
Finalize a operação, utilizando-se do menu complementar.
IV – CREDITO DEVOLUÇÃO - assim como os anteriores, este também abre uma
janela para as informações complementares
Informe o crédito que seu cliente possui na empresa, ele será debitado
automaticamente do valor da compra.
Informe a forma de pagamento e finalize a compra.
L.S. - DEVOLUÇÃO: Esta opção é responsável pela devolução de
mercadorias da loja, será aberto uma janela para tal procedimento (Veja
figura abaixo.)
- Informe o código do produto a ser devolvido, será mostrado o nome
do mesmo, informe a quantidade a ser devolvido e em seguida informe o preço
do produto, note que o sistema mostrará o preço atual, mas voc6e tem a
opção de mudar, pois no dia da venda o preço poderia ser diferente. Repita
esta operação tantas vezes quanto à quantidade de produtos devolvidos. Para
finalizar tecle e SHOP pedirá que você confirme a operação. Um vez
confirmada o SHOP irá colocar as quantidades de volta para o estoque e
mostrará a tela para completar a devolução. Nela você terá duas opções:
CREDITAR, nesta você vai criar um crédito para o cliente comprar outro
produto e no ato do fechamento da venda você deverá selecionar a opção 4-
CR. DEVOLUÇÃO; PAGAR, nesta você informa ao SHOP que irá devolver o
dinheiro para o cliente e a mercadoria será devolvida ao estoque. Isso fará
com que o SHOP faça um lançamento automático no arquivo de despesas e
retire do caixa o valor devolvido para esta operação.
L.R. - RECEBIMENTO DE CREDIÁRIO: quando você vende no crediário, o
sistema automaticamente projeta a dívida do cliente para o contas a
receber.
Ao selecionar esta opção será aberta uma janela para o procedimento
de baixa. Informe o código do cliente, que esta efetuando o pagamento, ou
tecle F7 para pesquisar. Será mostrada uma janela com todos os documentos
em aberto do cliente em questão, será mostrado o número do documento,
vencimento, valor e o valor corrigido, este valor corrigido será maior que
o valor do documento quando este não tiver sido pago no vencimento.
Selecione um documento utilizando as setas de movimentação e tecle .
Note que será aberto uma pequena janela para as informações complementares
para a baixa do documento. Acréscimo, este campo será maior que zero quando
o documento a ser baixado estiver em atraso, o valor mostrado é o calculado
pelo sistema, você pode aumentar diminuir ou até retirar este valor, para
isso digite o valor do acréscimo, digite 0 (ZERO) para retirar os juros.
Dinheiro: informe o valor recebido em dinheiro. Cheque, caso o valor em
dinheiro seja menor que o valor a receber o sistema lhe pedirá para
informar o valor em cheque, caso tenha recebido, informe agora.
ATENÇÃO, se o valor recebido for menor que o valor da fatura o
sistema automaticamente fará um novo lançamento para o cliente, da
diferença deste valor. Note que esta fatura já desapareceu do quadro do
cliente.
Caso deseje dar baixa em mais de uma fatura deste cliente, repita a
operação, caso não tecle . Neste momento o sistema pedirá sua
confirmação. Tecle ou <+> para confirmar ou ou <-> para não
confirmar. Será impresso o comprovante da operação.
L.D. - DESPESAS: esta mais simples ainda, pois só existem dois
campos a serem preenchidos e se solicitado o comprovante é impresso.
Descrição: informe a descrição da despesa, Exemplo: Despesa com Vales
e em seguida informe o valor da despesa.
L.C - ABERTURA DO CAIXA: Ao escolher esta opção, o sistema fará a
verificação se o caixa está aberto: Caso esteja esta rotina tratará de
fazer o fechamento do mesmo; Caso não a mesma tratará de proceder à
abertura. Vejamos:
- Abertura do Caixa: No caso do caixa estar fechado o sistema fará a
abertura, bastando para isso que você preencha os campos na janela que será
aberta:
Caixa Responsável: Informe o nome do responsável pela abertura do
caixa;
Saldo para troco: informe o valor inicial, que ficará no caixa para
posterior prestação de conta, quando do fechamento do caixa. (Veja figura
abaixo).
SUPRIMENTO DO CAIXA
Será aberta uma janela para informações do caixa, informe o total em
dinheiro à ser adicionado ao velor de caixa, este será somado ao final do
dia.
REIMPRIME O CAIXA
É possível reimprimir o caixa de determinado dia, caso tenha faltado
papel ou tenha ocorrido algum problema, essa impressão poderá ser
reimpressa em qualquer impressora não fiscal conectada ao equipamento.
FECHAMENTO DO CAIXA
Será aberta uma janela para informações do caixa, informe o total em
dinheiro, ou tecle para passar para a próxima janela. Informe os
cheques recebidos à vista, não precisa calcular os cheques e informar o
total, informe um a um até que sejam lançados todos os cheques note que
esta janela funciona como uma calculadora, quando terminar basta teclar
no valor (zero). Informe agora os cheques pré-datados, utilize o
mesmo processo anterior. Informe as vendas em cartão. Agora informe as
vendas a prazo e por ultimo informe as despesas.
Após informar estes campos passando tela a tela, o sistema abrirá a
última janela do fechamento, mostrando todo o movimento do dia e as
diferenças encontradas, entre o movimento e os valores informados por você
no momento do fechamento. Agora o sistema aguarda sua confirmação para
efetuar o fechamento e emitir o relatório do mesmo. Agora basta pressionar
e seu caixa será finalizado.
L.E. – ESTORNO DE VENDAS: Esta rotina estorna uma venda já efetuada,
retornando todos os valores anteriores. Informe a data e o número do
comprovante da venda a ser estornada. O sistema abrirá uma janela para
mostrar à forma de pagamento, os produtos, as quantidades e por quanto foi
vendido, para que você tenha certeza de que vai estornar a venda correta.
Antes de efetuar o estorno o sistema aguardará sua confirmação. (Veja
figura abaixo.)
CONSULTA DE VENDA: Esta rotina verifica uma venda já efetuada. Informe
a data e o número do comprovante da venda. O sistema abrirá uma janela para
mostrar à forma de pagamento, os produtos, as quantidades e por quanto foi
vendido, e demais informações sobre a venda. (Veja figura abaixo.)
