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Resumo para a primeira prova de administração e empreendedorismo
Administração
A definição de administração é a tomada de decisões referentes aos objetivos e recursos para melhor conduzir ao objetivo final. Os recursos são as pessoas, informação, espaço, tempo, dinheiro entre outros. Quando é referida a expressão tomada de decisões, quer dizer que ocorre um planejamento, organização, execução e direção e por fim o controle. Os recursos já foram mencionados acima e os objetivos são os resultados esperado do sistema.
Teoria x Prática
É de muita importância não somente na área do administrador como qualquer outra área a união da teoria e da prática, pois com a teoria o profissional está capacitado para entender os fatos relevantes de um determinado problema, possuindo técnicas e orientações necessárias para elaborar um procedimento para solucionar o mesmo. A prática torna o profissional mais experiente, fazendo com que ele simule cada situação e separe os casos para um estudo específico identificando com precisão e rapidez o melhor método de resolver o problema.
Como surgiu a administração?
O homem sempre se associou a outros para conseguir por meio da força conjunta atingir um determinado objetivo. Através desse conjunto se viu a necessidade de uma coordenação para trabalhar em eficiência e alcançar os objetivos em bem menos tempo. A revolução industrial (1780 a 1860) foi o grande propulsor do capitalismo, pois surgiu a máquina a vapor fazendo com que o trabalho que antes era feita através do homem e de animais, fosse substituída pelas as maquinas a vapor, transformando o antigo artesão em um operário. Daí surgiram novas oportunidades de trabalho, acarretando um grande êxodo rural, ou seja, migração dos trabalhadores rurais para os centros urbanos.
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A administração surgiu em resposta de duas conseqüências provocadas pela revolução industrial:
O crescimento acelerado e desordenado das empresas fez com que existisse uma administração científica capaz de substituir a improvisação e o empirismo. Uma grande necessidade de aumentar a eficiência e produtividade da empresa, devido a intensa concorrência e competição do mercado.
Os grandes pioneiros da administração moderna foram Frederick Winslow (18561915) e Henri Fayol (1841-1925) que desenvolveram respectivamente a chamada Escola da Administração Científica e a Escola Clássica da Administração. Onde através deles surgiram:
Teoria da administração cientifica Teoria clássica da administração Teoria das relações humanas Teoria estruturalista Teoria de sistemas
A administração se divide em três grandes eras, como mostra o quadro abaixo:
Era clássica (1900-1950)
Era Neoclássica (1950-1990)
Era da Informação (1990)
Início da industrialização Poucas mudanças Relações humanas Desenvolvimento industrial Aumento da mudança Necessidade de inovação Tecnologia da informação-TI Globalização Aceleração da mudança
Função do administrador
O administrador tem por função: Planejar (definir objetivos e recursos necessários) organizar (colocar em prática o que planejou e realizar a disposição dos recursos) coordenar ou dirigir (realização dos planos subdividindo em partes em cada setor) e controlar (verificar se os resultados foram alcançados).
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Planejamento
Planejar é um processo, uma habilidade e uma atitude. Que faz com que o indivíduo comece a pensar e agir em relação ao futuro. A essência do planejamento é a tomada de decisões sobre o futuro. Para o administrador uma das razões para planejar é lidar com a incerteza do futuro. Lembrando que quando é citado incerteza do futuro, faz referência ao estudo e informações sobre o comportamento da concorrência, dos consumidores, fornecedores, fontes de financiamento e outros. Por essa razão a não tomada de decisões realizada pelo planejamento acarreta em uma perda de mercado, uma vez que os concorrentes estão a cada instante tentando alcançar o mesmo objetivo, conquistar o mesmo cliente entre outros. Por isso ao se fazer um planejamento é possível antever alguns eventos ou tomada de decisões para que saia na frente em meio ao mercado competitivo.
Processo de planejamento
O processo de planejamento é uma ferramenta para administrar as relações com o futuro. Portanto planejar é:
Definir objetivos ou resultados a serem alcançados Definir meios para possibilitar a realização de resultados desejados Definir um objetivo, avaliar as alternativas para realizá-lo e escolher uma ação específica.
Atitudes que devem ser tomadas em relação ao planejamento
Dependendo da capacidade de lidar com algumas mudanças, empresas ou outros tipos de organizações podem transformar para, crescer e sobreviver ou desaparecer. Portanto é uma atitude que os administradores tem que ter em relação ao futuro, essas atitudes podem ser proativa ou reativa. Assim dependendo das atitudes dos administradores, a organização ou empresa podem ser mais ou menos afetadas pelos eventos.
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Atitude proativa x Atitude reativa
As atitudes proativas são as forças que desejam e impulsionam as mudanças na organização. Logo é uma atitude dos administradores que processam de maneira positiva os inputs (entradas) que vêm do ambiente e de dentro da própria organização. Uma atitude é mais proativa quando mais rapidamente a organização anteciparse ao futuro e faz as mudanças necessárias. Então atitudes proativas se dividem em três requisitos básicos:
Entendimento das forças do ambiente Impulso e desejo de mudança Antecipação aos eventos
As atitudes reativas são as forças que desejam e preserva a estabilidade, a manutenção do status quo (expressão utilizada para deixar as coisas do jeito que estão). Essa atitude processa a negativamente as informações que vêm do ambiente externo e dentro da própria organização. Logo ela é definida em três requisitos básicos:
Rejeição das informações do ambiente Tendência para estabilidade Reação aos eventos
Quando se refere a estabilidade, faz referência a resistência a mudanças. Alguns exemplos dessas forças são: a comodidade da situação presente, a tradição e a força dos hábitos, o pensamento conservador entre outros. Logo uma atitude é mais reativa quando demoramos um tempo a tomar decisões as mudanças.
Equilíbrio de força
Em todas as organizações, os dois tipos de forças (proativa e reativa) estão presentes e elas são necessárias. Pense um pouco, tome, por exemplo, uma organização de grande porte, ela não pode, ou melhor, não consegue alterar seus objetivos ou mesmo um programa de trabalho a todo o momento, logo uma atitude reativa em que impedi as mudanças desnecessárias é importante. Porém o equilíbrio é necessário para influenciar o desempenho da organização.
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Etapas do processo de planejamento
O processo de planejar, é realizado em três etapas:
Dados de entrada
Processo de planejamento
Elaboração de planos os
Dados de entrada: São importantes para as informações sobre o passado, presente e futuro em relação ao ambiente externo e dos sistemas internos da organização. Os dados de entrada mostram necessidades, ameaças, oportunidades ou uma situação com a qual o administrador deve lidar. Exemplos dos dados de entrada:
Satisfação ou insatisfação dos administradores com a situação da organização ou do ambiente Encomendas ou solicitações feitas por clientes Perspectiva da abertura de uma grande empresa em uma região, criando problemas de concorrência desleal. Mudanças na legislação Inovações tecnológicas Um problema a ser resolvido
Processamento dos dados de entrada ou processo de planejamento: Significa transformar informações para produzir novas informações e decisões. Esse processamento é o coração do processo de planejamento. Essa transformação se dar por meio de:
Interpretação do significado das informações Identificação de alternativas para lidar com as necessidades, ameaças, oportunidades ou situações previsíveis do futuro Avaliação das alternativas e escolha de um curso de ação ao objetivo
Elaboração de planos: É o resultado do processo de planejamento, através de registros das decisões resultantes do processamento dos dados de entrada. Contém os seguintes meios de controle:
Objetivos Definições e meios para realizar os objetivos Previsão dos meios ou instrumentos de controle
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Componentes principais de um plano
Os componentes básicos para a elaboração de um plano é definido na figura abaixo:
OBJETIVOS
RECURSOS
MEIOS DE CONTROLE
PLANO X
O processo de definir os objetivos chama-se de planejamento estratégico. Já o processo de definir os meios de realização e de controle chama-se planejamento operacional. Esses dois tipos de planejamento formam os dois níveis mais importantes do planejamento, pois no planejamento estratégico (defini os objetivos e forma de atingi-los) e o planejamento operacional (defini as atividades, recursos e meios de controle).
Componentes de um plano
Sabe-se que o plano é um guia para a ação no futuro. O plano estabelece qual situação deverá ser alcançado, o que precisa ser feito para alcançá-la e os recursos que serão aplicados nesse esforço. Os planos também devem incluir uma previsão dos meios de controle da ação e do consumo dos recursos, para assegurar a realização dos objetivos.
Logo, seus componentes estruturais são:
Objetivos: Ou também as metas, que são os resultados desejados, que orientam o intelecto e a ação. São também os fins, propósitos, intenções ou estados futuros que as pessoas e as organizações desejam alcançar. Os objetivos podem ser: Uma situação ou estado futuro desejado (ganhar uma parcela de mercado, vencer
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um oponente, ser aprovado), a realização de um produto, físico ou conceitual – (construção de uma casa, veículo e outro) e a realização de um evento (festas). Meios de realização dos objetivos: São as ações para atingir o objetivo ou os caminhos necessários para alcançá-los através da execução de tarefas e empregos de recursos. Meios de controle: São as informações para avaliar até que ponto os objetivos estão sendo atingidos e se os caminhos são realmente apropriados. Um exemplo bastante simples é o boletim escolar.
Tipos de planos
Temporários ou permanentes
Os planos podem ser classificados segundo os administradores por dois critérios bastante importantes:
Planos Permanentes
Políticas Procedimentos Missão e outros objetivos permanentes
Planos singulares ou temporários
Cronogramas Calendários Orçamentos Projeto
Planos temporários: São também chamados de planos de finalidade singular, acabam quando os objetivos são realizados. Alguns exemplos são: o calendário de um curso da faculdade, o cronograma de construção de uma obra ou uma campanha publicitária. Em geral os planos temporários contêm decisões não programadas. Planos permanentes: Contêm decisões programadas, que são utilizadas em situações predefinidas. Políticas, procedimento e certos tipos de objetivos são planos permanentes.
Políticas: Sinônimo de diretriz, uma política ou diretriz é uma orientação ou guia que define de maneira geral o curso da ação a ser seguido quando determinado tipo de problema se apresenta. Orientando o processo de tomar decisões, deixando os gerentes a seleção dos detalhes. Exemplos: evitar endividamento (política de finanças); comprar apenas de fornecedores com certificação de
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qualidade (política de compras) e atender imediatamente a qualquer reclamação feita pelo consumidor (política de qualidade e relacionamento com cliente). As políticas, assim como todas as decisões programadas, servem para economizar a energia intelectual dos gerentes, evitando a solução de problemas um a um. Além disso as políticas definem a identidade da organização.
Procedimentos: Também chamados rotinas ou normas, são descrições detalhadas de sequencias de atividades, que devem ser realizadas para que um objetivo possa ser cumprido. Os procedimentos procuram reduzir ao mínimo as possibilidades de erro e, para isso, definem com precisão o comportamento a ser seguido. Ao contrário das políticas, os procedimentos não deixam nenhuma margem de autonomia para os tomadores de decisões, exemplo disso são os funcionários que devem conferir as informações e preencher os campos em branco. No final da tela, clicar sobre o botão enviar.
Os procedimentos padronizam a conduta das pessoas, uniformizando o processo de tomar decisões para resolver determinados tipos de problemas.
Nível de planejamento organizacional
Dependendo da abrangência e do impacto que têm sobre a organização, os planos podem ser classificados em três níveis:
Planos Estratégicos: É o processo de definir a missão e os objetivos da organização, considerando as ameaças e oportunidades do ambiente e outros fatores.
Planos funcionais ou administrativos: São elaborados para possibilitar a realização dos planos estratégicos. Abrangem áreas de atividades especializadas da empresa (marketing, operações, RH, finanças) sendo responsável pelos gerentes de cada área podendo ser auxiliada por unidades especializada.
Planos operacionais: É o processo de definir meios para a realização de objetivos, como atividade e recurso. Especificando as atividades e recursos que são necessários para a realização de qualquer espécie de objetivo. Podemos fazer a seguinte relação: Ao definir como a empresa vai atuar elaborando a sua missão estamos tratando do plano estratégico, após a missão elaborada definiremos os objetivos e como as ações serão realizadas em determinados setores chamamos de planos administrativos e ao definir quais atividades e recursos necessários para realizar as ações escolhida com controle referimos ao plano operacional. Podemos então associar o seguinte esquema:
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Plano estratégico
Plano administrativo
Plano operacional
Planejamento estratégico
É o processo estruturar e esclarecer os cursos de ação da empresa e os objetivos que deve alcançar para superar os concorrentes. A ideia de estratégia aplica-se em todas as situações em que a realização de objetivos significa superar um concorrente. Então o que seria uma estratégia empresarial? Podemos então definir como uma estratégia (caminho) que a empresa ou a organização desempenha para sobreviver ao mercado competitivo, sobressaindo seus produtos sobre os concorrentes em relação preço, qualidade e quantidade. Porém como podemos iniciar a realização de um plano estratégico? O esquema abaixo mostra como podemos iniciar o procedimento do processo de planejamento estratégico.
Analisar as ameaças e oportunidades
Pontos fortes e pontos fracos da organização
Desempenho da organização
Missão/objetivo da organização Processo de planjemanto estratégico
Processo de planejamento estratégico é complexo e dinâmico
Ele é definido como complexo, pois na prática pode ser realizadas em qualquer ordem ou simultaneamente, dependendo da situação e das pessoas. E pode ser dinâmico, quando a situação é diferente do momento anterior, fazendo assim
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uma analise para acompanhar a evolução dessas variáveis propulsoras dessas mudanças.
Análise da situação estratégica
A avaliação ou diagnóstico da situação estratégica da organização é o ponto de partida para a elaboração do plano estratégico, pois seus componentes a serem considerados ajudam nas tomadas de decisões futuras como, por exemplo:
Missão da organização até o presente Vantagens competitivas Estratégicas vigentes
Em um planejamento estratégico, como funciona a participação dos clientes no faturamento?
A participação dos clientes no faturamento é uma das bases do planejamento estratégico, pois Um estudo dos números de componentes dos clientes na organização, através de seus negócios com a empresa se estão aumenta ou diminuindo fazem com que seja possível identificar problemas e situações vantajosas, fornecendo assim uma base para definição dos objetivos.
Participação dos produtos e serviços no faturamento: Fazendo uma análise ao longo de um período, podemos também identificar ameaças, oportunidades, tendências e as necessidades de decisões. Participação do mercado: Esta informação mostra o crescimento ou declínio dos diversos concorrentes e as preferências do consumidor ou usuários.
Análise do ambiente: ramo de negócios, mudanças tecnológicas, ações e controle do governo, conjuntura econômica e tendências sociais.
A análise das ameaças e oportunidades do ambiente é um dos pilares do planejamento estratégico. Pois quanto mais competitivo, instável e complexo o ambiente, maior a necessidade dessa análise. Os componentes para facilitar essa análise são: Magno Monteiro
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Ramo de negócios: Esse estudo fornece o comportamento das forças competitivas, através do crescimento do mercado e da empresa, dos compradores e seus comportamentos as linhas de produtos fornecidas pela empresa. Mudanças tecnológicas: Ajudam nas competições do mercado e é considerado também um importante passo para tornar o produto muito procurado, pois os avanços tecnológicos seguem as novas tendências do mercado. Ações e controle do governo: As políticas governamentais criam oportunidades e ameaças que as organizações devem sempre procurar acompanhar. Essas ações é uma forma do controle do governo impondo para que as empresa se esforce a deixar seus produtos nas devidas exigências do mercado. Conjuntura econômica: Diversos indicadores do funcionamento da economia mostram sinais de ameaças e oportunidades como, por exemplo: emprego e desemprego, demissão e admissões, taxa de juros, movimento dos negócios entre outros. Tendências sociais: Essa variável auxilia o acompanhamento dos desejos e necessidades dos consumidores, informando as oportunidades que podem ser geradas e as ameaças do mercado.
Análise interna
A identificação de pontos fortes e fracos dentro da organização é outra base do processo de planejamento estratégico. Umas das ferramentas utilizadas são: Análise das áreas funcionais: Avalia o desempenho das áreas funcionais da organização, focalizando especificadamente os pontos fortes e fracos em cada setor. Benchmarking: É uma técnica por meio da qual a organização comprara o seu desempenho com o de outra. Ou seja, uma organização procura imitar outras organizações, concorrentes ou não para que façam algo de maneira particularmente mais bem feita. Tem por ideia central obter vantagens competitivas.
Elaboração de um plano estratégico
A elaboração de um plano estratégico nada mais é do que a consequência da análise das ameaças e oportunidades do ambiente e dos pontos fortes e fracos da organização. Um plano estratégico define em três elementos básicos do futuro da empresa eles são: missão, objetivos e estratégia. Magno Monteiro
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Processo de organização
O processo de organização é uma das funções do administrador e tem por definição, dispor qualquer recurso em uma determinada estrutura que facilite a realização de objetivos também podemos enfatizar que é um conjunto estruturado ou ordenado segundo algum critério. A estrutura organizacional pode ser representada através de um gráfico chamado de organograma, onde no qual se encontra a divisão de trabalho: representa as divisões das responsabilidades da organização (no organograma é representada através de retângulos na qual cada unidade é especificada) temos também a comunicação: fornece a interligação das unidades de trabalho e possibilita sua ação coordenada (sua representação no organograma são as linhas que interligam os retângulos) e por últimas autoridade e hierarquia: é o poder de decisão investido numa pessoa ou grupo, que possibilita mobilizar o comportamento de outros para a realização das tarefas (sua representação é dada através aos níveis em que os retângulos estão agrupados mostrando como a autoridade é graduada).
Divisão do trabalho
É o processo na qual uma tarefa é dividida em partes, onde permite que às organizações realize tarefas complexas. Na divisão de trabalho existem 3 aspectos principais a considerar: Magno Monteiro
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Responsabilidades e tarefas
Responsabilidade: São deveres e obrigações em relação a resultados, atividades, recursos, pessoas, decisões ou padrões de conduta. Lembre-se assumir uma responsabilidade significa garantir que o resultado será atingido. Tarefas: Não confunda com o conceito de responsabilidade, pois tarefas são atividades operacionais que realiza as responsabilidades imposta pela a organização ao individuo.
Unidade de trabalho
Departamento: É a unidade responsável por uma função ou por conjunto de funções. A denominação genérica varia em função da hierarquia e as diferentes formas de dividir e agrupar as unidades de trabalho também se engloba no conceito de departamento. O nível mais alto do processo de organizar é a divisão do objetivo principal (missão) da organização em funções. As funções organizacionais são conjuntos de tarefas interdependentes. A missão da organização divide-se em funções. As funções dão origem aos departamentos e estes aos cargos. Funções, departamentos e cargos desdobram-se em responsabilidade e tarefas. A unidade de trabalho é definida na seguinte figura abaixo:
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Especialização
A especialização de um cargo refere-se na quantidade de tarefas que nele estão contidas, ou seja, quanto menor o numero de tarefas que o ocupante tem que desempenhar e quanto mais semelhante entre si as tarefas mais especializado é o ocupante.
Autoridade
É o direito legal que os chefes ou gerentes têm de influenciar o comportamento de seus subordinados bem como de utilizar ou comprometer os recursos organizacionais. A utilização da autoridade nas organizações envolve quatro questões, que serão analisadas a seguir: tipos de autoridades, hierarquia, amplitude de controle e centralização ou descentralização.
Tipos de autoridade formal
Autoridade de linha: O chefe manda uma obrigação e os subordinados executam Autoridade de assessoria: Diferente da autoridade de linha, as relações se baseiam no desempenho de funções especializadas. Esse tipo de autoridade oriente os gerentes de linhas. Autoridade funcional: É o poder para determinar o que os outros devem fazer, e não apenas simplesmente aconselhar como a autoridade de assessoria faz.
Hierarquia
A divisão de trabalho das funções até os cargos, tem como resultado a distribuição da autoridade em níveis. Essa quantidade de níveis chama-se de número de escalões hierárquicos.
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Amplitude e controle
Nada mais é do que o número de pessoas subordinadas a um gerente. A amplitude de controle normalmente não é padronizada e apresenta duas alternativas principais:
Estrutura achatada: Grande número de subordinados por chefes e um pequeno numero de chefes Estrutura aguda: Grande número de chefes e pequeno número de subordinados.
Centralização ou descentralização
Ambas possuem vantagens e desvantagens. Outra forma de usar a autoridade pode ser adequada a diferentes situações. Na descentralização, por exemplo, permite avaliar os gerentes com base em sua capacidade de tomar decisões e resolver problemas produz também criatividade e engenhosidade na busca de soluções para o problema da organização. Na centralização podemos produzir uniformidades e facilitar o controle, os gerentes tem acesso rápido a informação e podem cuidar dos problemas a medida que ocorrem e também reduz a duplicação de esforços.
Delegação entre pessoas
É realizada de uma pessoa para outra, com a transferência de poder de decisão para a execução de tarefas específicas. Quanto mais tarefas e poder de decisão forem transferidos para uma pessoa, mas autonomia ela tem. Os gerentes que sabem delegar podem supervisionar mais pessoas e os que não conseguem são denominados centralizadores.
Organização de linha e assessoria
Organização de linha: Não há interferência entre chefes e subordinados já na Organização de linha e assessoria: O chefe é auxiliado por uma função de apoio, ao lado da linha de comando.
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Comunicação
A comunicação entre as pessoas da organização podem ser feita de várias formas entre elas podemos citar: Falada, escrita e por meio de equipamentos:
Falada: apresentações formais, conferências, reuniões e outros. Escrita ou impressa: memorandos, cartazes, relatórios e outros. Meio de equipamento: Televisão, Fax, internet e outros.
Tipos de comunicação
Comunicação para baixo: Vai dos níveis superiores para os inferiores da hierarquia. Comunicação para cima: Existem diferentes conteúdos, em primeiro lugar, se seguem para cima as informações sobre o desempenho e os eventos nos níveis inferiores também engloba atitudes e sugestões dos empregados estão entre as mais informações. Comunicação lateral: É a que ocorre entre unidades de trabalho do mesmo nível ou entre unidades de trabalho de níveis diferentes.
Fundamentos de direção
É definido como o processo de dirigir esforços coletivos para um propósito comum, ou seja, coordenar as atividades para que o objetivo seja cumprido. Também Conduz e motiva os empregados na realização das metas organizacionais.
Estilos de direção
Os estilos de direção são divididos em duas teorias principais:
Teoria X: Pressupõe que as pessoas aversão ao trabalho e o evita sempre que possível, em razão disso elas necessitam ser controladas, dirigidas e ameaçadas de punição ou premiada, para se esforçar e produzir.
Teoria Y: Pressupõe que as pessoas aceitam a responsabilidade do trabalho e pode considerar o trabalho da mesma forma que um jogo. Para essa teoria as Magno Monteiro
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pessoas não são preguiçosas e assumem responsabilidades e são motivadas para produzir e participar mais da organização.
Função de controle
Uma das funções principais do administrador verifica se os objetivos estão sendo alcançada, também monitora e avalia o desempenho. O processo de controle basicamente realiza o seguinte ciclo: As atividades fornecem informações necessárias que podem ser comparadas e aplicadas uma ação corretiva, caso necessita.
Padrão de controle
Aquisição de informação
Comparação e ação corretiva
Padrão de controle: Necessita dos objetivos (qualitativos e quantitativos) e as normas de comportamento. Aquisição de informações: Qual informação? (qualidade ou quantidade) que são obtidas fazendo as observações e questionários. Comparação e ação corretiva: Avalia o andamento dos processos, podendo auxiliar na correção caso não esteja nos padrões.
As informações produzidas no processo de controle permite tomar decisões sobre novos objetivos e novos padrões de controle. Assim como o controle complementa o planejamento, o inverso também ocorre. Logo:
Planejamento
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Controle
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