Organização, Sistemas E Métodos

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Organização, Sistemas e Métodos Alírio Alírio S. S. Nogueira Nogueira Jr. Jr. www.jotamarketing.blogspot.com SISTEMAS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS ADMINISTRATIVOS 1. Conceito

conjunto conjunto de de partes partes interagentes interagentes ee interdependentes interdependentes que, ário com unit que, conjuntamente, conjuntamente, formam formam um um todo todo unitá unitário com determinado ção especí ífica. fun espec determinado objetivo objetivo ee efetuam efetuam funç função específica. 2. Componentes Objetivo Entradas Entradas Processo de transformação Entropia Saí ídas Sa Saídas Controle e Avaliação Retroalimentação 1 1. Conceito

conjunto conjunto de de todos todos os os fatores fatores que, que, dentro dentro de de um um limite limite especí ífico, se espec específico, se possa possa conceber conceber como como tendo tendo alguma alguma influência sobre a operaç ç ão do sistema considerado. opera influência sobre a operação do sistema considerado. Mercado de mão-de-obra Governo Fornecedores Sistema Financeiro Concorrência Consumidores Empresa Comunidade Sindicatos Tecnologia Ecossistema Ecossistema Sistema Sistema Subsistema Subsistema Subsistema Subsistema SISTEMAS SISTEMAS DE DE INFORMAÇÕES INFORMAÇÕES GERENCIAIS GERENCIAIS 2 SISTEMA DE INFORMAÇÕES
processo de transformaç ção transforma
processo transformação de dados em informaç ções. informa informações. SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS
processo de transformaç ção de dados em informaç ções que são transforma informa
processo transformação informações utilizadas no processo decisó ório da empresa. decis decisório DADO: DADO: elemento identificado em sua forma bruta que, por si, não conduz à compreensão de um fato ou situaç ção. situa ão. situação. INFORMAÇ ÇÃO: INFORMA ÃO: dado trabalhado que permite ao executivo INFORMAÇÃO: tomar uma decisão. modelo A ÇÕES AÇÕES INFORMAÇ ÇÕES INFORMA INFORMAÇÕES DADOS RESULTADOS DECISÕES CONTROLE E AVALIAÇ ÇÃO AVALIA AVALIAÇÃO TRATAMENTO benefícios para as empresas redução dos custos melhoria dos relatórios aumento da produtividade melhoria nos serviços melhoria na tomada de decisões maior interação profissional melhores projeções e análises melhoria da estrutura organizacional e dos métodos administrativos
melhoria da estrutura de poder
redução na centralização decisória
melhoria na adaptabilidade da empresa







3 itens de apoio











envolvimento da alta e média administração; competência dos profissionais envolvidos; plano-mestre; atenção ao fator humano; habilidade na identificação das necessidades de informações; habilidade na tomada de decisões; apoio dos planejamentos; apoio da estrutura organizacional e dos métodos administrativos; apoio da controladoria; conhecimento e confiança no S. I. G.; existência de informações relevantes e atualizadas; adequada relação custos versus benefícios. análise estruturada 1. Conceito
técnica que consiste em construir, graficamente, um modelo lógico para o sistema de informações gerenciais, o qual permite que usuários e analistas de sistemas, organização e métodos encontrem uma solução clara e única para o sistema, de modo que este transmita as reais necessidades dos usuários. 2. Partes integrantes





fatores externos; fluxo de informações; processos; banco de informações identificaç ção do problema; identifica identificação aná álise do problema; an análise
soluç ções alternativas; solu soluções
comparaç ção das alternativas; compara comparação
seleç ção de uma alternativa; sele seleção
implantaç ção da alternativa; implanta implantação
avaliaç ção. avalia avaliação. 4 1. Conceito
escolha entre vários caminhos alternativos que levam a determinado resultado. 2. Tipos 3. Elementos
incerteza;
recursos alocados.
programadas;
não programadas. 4. Condiç ções da situaç ção Condi situa Condições situação
certeza;
risco;
incerteza. Adm g . da t in Pro rke a du ç M ão de . m d A Áreas funcionais fins . m ra Ad cei n na Fi Áreas funcionais meios Ad Ma m. d ter e iai s de m. de Ad Adm. içoss rviço Se Serv Adm. de R. H. Em Ge pr st ã es o ar ia l EMPRESA atividades da área funcional Produto Preço Funções Praça
desenv. de produtos;
lançamento de novos;
estudo de mercado;
embalagem.
estrutura de preços, descontos e prazos.
expedição;
venda direta;
venda por atacado. Promoção
material promocional;
propaganda;
publicidade. 5 atividades da área funcional Funções Manutenção
corretiva;
preventiva;
preditiva. Fabricação
processo produtivo;
programação;
controle. Qualidade
planejamento;
desenvolvimento;
controle. atividades da área funcional Funções Capitação dos recursos
títulos;
emprést. financeiros;
adm. de contratos. Gestão dos recursos
pagamentos;
recebimentos;
operações bancárias;
fluxo de caixa Seguros
contratação de apólices;
adm. das apólices ;
liquidação de sinistros. Contábil
contab. patrimonial;
contabilidade custos;
contabilidade geral. atividades da área funcional Plan. de materiais Funções
orçam. de compras;
normat. e padronização;
análise de estoques;
prog. de necessidades Aquisições
seleção de fornecedores;
compra de materiais;
contratação de serviços. Gestão de materiais
inspeção e recebimento;
movim. de materiais;
alienação de materiais;
controle de estoques. 6 atividades da área funcional Planejamento Suprimento de pessoal Gestão de Recursos Humanos Funções Desenv. de Recursos Humanos Recolhimentos e pagamentos Benefícios Obrigações sociais atividades da área funcional Serviços de apoio Funções Patrimônio Imobiliário Transportes atividades da área funcional Planejamento do controle empresarial
planej. estratégico;
planej. táticos;
planej. operacionais;
auditoria. Funções Sistema de informação
planejamento do S. I.;
desenv. e manutenção;
equip. de informática;
relatórios gerenciais. 7 modelo Planos Relató Relatório Gerencial Área: Data:__/__/09. nº Assunto: Números: Gráficos: Comentários: Decisões e ação Recursos Resultados ESTRUTURA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL ORGANIZACIONAL 1. Conceito
ordenação e agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance dos objetivos e resultados estabelecidos. 2. Funç ções da Administraç ção Fun Administra Funções Administração PLANEJAMENTO CONTROLE ORGANIZAÇÃO DIREÇÃO 8 formatações básicas 1. Informal
rede de relações sociais e pessoais que não é formalmente estabelecida pela empresa, a qual surge e se desenvolve espontaneamente e, portanto, apresenta situações que não aparecem no organograma da empresa. 2. Formal
representa a estrutura organizacional da empresa – ou parte dela – e que procura consolidar, ainda que de forma geral, a distribuição das responsabilidades e autoridades pelas unidades organizacionais da empresa 1. Conceito
instrumento administrativo resultante da identificação, análise, ordenação e agrupamento das atividades e dos recursos das empresas, incluindo o estabelecimento dos níveis de alçada e dos processos decisórios, visando ao alcance dos objetivos estabelecidos pelos planejamentos das empresas. Organização da empresa é a ordenação e o agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance de objetivos resultados estabelecidos. Estrutura organizacional é o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões das unidades organizacionais de uma empresa. Estrutura Formal - objeto de grande parte de estudo das organizações empresarias, é aquela deliberadamente planejada e formalmente representada, em alguns de seus aspectos, pelo organograma. Estrutura Informal - rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida ou requerida pela estrutura formal. Surge da interação social das pessoas, o que significa que se desenvolve espontânea mente quando as pessoas se reúnem. Portanto, apresenta relações que, usualmente, não aparecem no organograma. 9 FATOR HUMANO FATOR AMB. EXTERNO Sistema de Responsabilidade Sist. de Autoridade • • • • • Departamentalização • Linha e Assessoria • Descrição das atividades Amplitude de controle Níveis hierárquicos Delegação Centraliz/descentralização Níveis de Influência Estratégico, tático e operacional Níveis de Abrangência Empresa, UEN, Corporação Sist. de Decisões • Dado • Decisão Sistema de Comunicação Informação Ação • • • • FATOR OBJETIVOS E ESTRATÉGIAS O que comunicar Como comunicar Quando comunicar De quem/para quem FATOR TECNOLÓGICO 1. Conceito
atuação profissional de qualidade nos trabalhos e na busca de resultados, com ou sem a cobrança por parte de terceiros. 1. Conceito
direito estabelecido de se designar o que – e, se necessário, como, por quem, quando e por quanto – deve ser realizado em sua área de responsabilidade na empresa. mais alto 2. Amplitude Limites de autoridade Amplitude de autoridade Nível hierárquico mais baixo 10 Autoridade Funcional Autoridade Hierárquica Presidência A B C Diretoria de Mkt Diretoria Financeira Diretorias Regionais Região Norte D E Setor vendas Setor caixa 1. Conceito
processo interativo em que dados, informações, consultas e orientações são transacionadas entre pessoas, unidades organizacionais e agentes externos à empresa. 2. Conteú údo Conte Conteúdo



esquemas de comunicação; fluxos da comunicação; custo da comunicação; subsistema de procedimentos. 1. Processo decisó ório decis decisório
sistemática estruturada e descritiva de uma futura situação, que pode ser verdadeira ou falsa, em função dos elementos que o tomador da decisão tem acesso e que lhe permite ter visão factual da situação presente e futura. 2. Decisão
escolha entre vários caminhos alternativos que levam a determinado resultado. 3. Conteú údo Conte Conteúdo
decisões necessárias para os resultados esperados;
em que nível da empresa (devem estar o mais próximo possível da ação correspondente);
quais atividades afetam;
quais executivos devem ser envolvidos. 11 Valor das pessoas Qualidade da Estrutura Organizacional Nível de conhec. Nível de motivação ambiente externo Nível de Estrutura Influência Organizacional Fatores externos ou não controláveis pela empresa objetivo, estratégia e políticas 1. Objetivo
alvo ou situação que se pretende alcançar. 2. Estraté égia Estrat Estratégia
definição do caminho mais adequado para se alcançar o objetivo. 3. Polí íticas Pol Políticas
parâmetro ou orientação para tomada de decisão. 12 1. Evoluç ção tecnoló ógica Evolu tecnol Evolução tecnológica
processo gradativo e acumulativo dos conhecimentos que têm influência direta ou indireta sobre os negócios, produtos e serviços de um conjunto de empresas. 2. Tecnologia
conjunto de conhecimentos que são utilizados para operacionalizar, de forma otimizada, as diversas atividades da empresa. níveis de influência Planejamento Estraté égico Estrat Estratégico N ível Estraté égico Estrat Nível Estratégico Planejamento T ático Tático N ível Tá ático T Nível Tático Nível Operacional Planejamento Operacional níveis de abrangência
empresa;
unidade estratégica de negócio;
corporação. 13 implementação 1. Mudanç ça: Mudan Mudança:
certeza da necessidade;
forças restritivas e propulsoras de influência;
certeza que é a melhor alternativa estrutural. 2. Processo de implementaç ção implementa implementação
aprovação pela diretoria (aspectos conceituais);
aprovação pelas unidades organizacionais (aspectos conceituais e descritivos);
implementação com treinamento;
acompanhamento e avaliação; implementação 3. Resistências possí íveis: poss possíveis: 3.1- Cooperação e aprovação dos responsáveis 3.2- Estrutura organizacional adequada:
qualidade intrínseca da estrutura;
nível de conhecimento dos envolvidos;
capacitação profissional;
motivação. avaliação 1. Momentos de aná álise: an análise:
situação atual;
situação futura ideal. 2. Focos de aná álise: an análise:
resultados apresentados;
problemas evidenciados;
nível de satisfação proporcionado. 3. Etapas:
levantamento;
análise;
avaliação. 14 DEPARTAMENTALIZAÇÃO DEPARTAMENTALIZAÇÃO 1. Departamentalizaç ção: Departamentaliza Departamentalização:
agrupamento, de acordo com um critério específico de homogeneidade, das atividades e correspondentes recursos em unidades organizacionais. 2. Organograma:
representação gráfica de determinados aspectos da estrutura organizacional. objetivos
aproveitar a especialização
maximinizar recursos
coordenar e controlar as atividades
descentralizar
integrar ambiente e organização
reduzir custos 15 tipos









por quantidade; por turno; funcional; territorial; por produtos e serviços; por clientes; por processos; por projetos; matricial; mista. por quantidade Organograma:
representação gráfica da estrutura da empresa, onde é possível perceber a divisão do trabalho (departamentalização) e a relação superior subordinado (linha de autoridade e responsabilidade). pode-se demonstrar
os cargos existentes;
os nomes dos titulares;
a quantidade de pessoas por unidade;
a relação funcional. 16 técnica de elaboração Definição dos objetivos Definição das funções primárias e secundárias - afinidade e similaridades Descrição das funções Levantamento dos relacionamentos Hierarquização dos órgãos Definição de autoridade Escolha do modelo técnica de elaboração Nome da organização, data e revisão Nome dos órgãos - (siglas legendadas) Linha pontilhada pode ter qualquer significado desde que haja a explicação na legenda. A linha contínua significa autoridade. Unidade da mesma nomenclatura devem sempre estar no mesmo nível É comum e correta a a utilização da forma mista. Uma atividade de apoio a várias unidades deve ficar subordinada a unidade que mais frequentemente utiliza. As atividades de controle devem ficar dissociadas das atividades a serem controladas. 17 por afinidade de funções DIRETORIA ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO SUPRIMENTOS ALMOXARIFADO ALMOXARIFADO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE DE R. R. H. H. COMPRAS COMPRAS RECRUTAM. RECRUTAM. PESSOAL PESSOAL por área geográfica DEPARTAMENTO DE VACINAÇ ÇÃO VACINA VACINAÇÃO REGIÃO REGIÃO NORTE NORTE REGIÃO REGIÃO SUL SUL por clientela ESCOLA NOSSO LAR CURSOS CURSOS -- 11ºº GRAU GRAU CURSOS CURSOS -- 22ºº GRAU GRAU 18 por tipo de produção FÁBRICA DE SAPATOS PRODUÇ ÇÃO PRODU PRODUÇÃO INFANTIL INFANTIL PRODUÇ ÇÃO PRODU PRODUÇÃO ADULTOS ADULTOS por turnos FÁBRICA DE BRIQUEDOS EQUIPE EQUIPE TRABALHO TRABALHO DIURNO DIURNO EQUIPE EQUIPE TRABALHO TRABALHO NOTURNO NOTURNO por processo DIVISÃO DE PRODUÇ PRODUÇÃO SEÇÃO DE PREPARAÇ PREPARAÇÃO SEÇ SEÇÃO DE CORTE SEÇ SEÇÃO DE SEÇ SEÇÃO DE ESTAMPARIA PRÉ PRÉ-MOLDAGEM SEÇ SEÇÃO DE MONTAGEM 19 por projeto PRESIDÊNCIA DIRETORIA DE PROJETOS DIRETORIA COMERCIAL PROJETO B PROJETO C PROJETO A DIRETORIA ADMINISTRATIVA/ FINANCEIRA estrutura mista DIRETORIA ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE DE MATERIAS MATERIAS DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE DE RECURSOS RECURSOS HUMANOS HUMANOS DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE DE MARKETING MARKETING NORTE SUL 20