Monografia - Administração De Materiais (logística)

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UNIVERSIDADE PAULISTA PROGRAMA DE PÓS GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO E NEGÓCIOS PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU EM ADMINISTRAÇÃO GERAL ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS E ESTOQUE NA EMPRESA ALUNO: RICHARD ROBERTO CAIRES RA:9085054 CIDADE : CAMPINAS-SP 2010 RICHARD ROBERTO CAIRES RA:9085054 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS E ESTOQUE NA EMPRESA Trabalho de Curso apresentado programa de Pósgraduação lato sensu em Administração e Negócios da Unip Interativa, como parte dos requisitos necessários para a obtenção do título de especialista em Administração Geral Orientador: Prof. Dr. Cristiane Betanho CIDADE: CAMPINAS-SP 2010 UNIVERSIDADE PAULISTA – UNIP INTERATIVA PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU EM ADMINISTRAÇÃO GERAL CAMPINAS /2010 RICHARD ROBERTO CAIRES TÍTULO DO TRABALHO: ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS E ESTOQUE NA EMPRESA APROVADO EM ____/____/____ BANCA EXAMINADORA ______________________________________________________________ Dr. Cristiane Betanho – ORIENTADOR E PRESIDENTE DA BANCA ______________________________________________________________ NOME DO PROFESSOR – EXAMINADOR ______________________________________________________________ NOME DO PROFESSOR – EXAMINADOR RESUMO: Este trabalho tem como objetivo descrever como é desenvolvida a logística empresarial e as áreas de administração de materiais dentro de uma organização. A logística de materiais em grandes empresas facilita o fluxo de produtos do ponto de aquisição da matéria-prima até o ponto de consumo final, e fluxos de informação que colocam os produtos em movimento, obtendo níveis de serviço adequados aos clientes, a um custo razoável. É um tema de grande importância por estar ligado a lucratividade e sobrevivência da empresa num mundo globalizado e competitivo. Para realização do trabalho foi realizada pesquisa na área de Logística, através de livros, papers, apostilas e internet. Buscou-se informações sobre logística de materiais de empresas de grande porte e as principais ferramentas administrativas que compõe o escopo da administração moderna, buscando sempre a satisfação do cliente desde a aquisição de matérias primas até o produto final. O resultado obtido através da pesquisa foi a identificação de que a globalização tem mudado drasticamente a forma de administrar as empresas. Multinacionais ou transnacionais contribuíram para a efetivação do processo de globalização, tendo em vista que essas empresas desenvolvem atividades em diferentes territórios. A importância deste estudo para o avanço da pesquisa de gestão organizacional é descrever o processo logístico e administração que se faz necessário em empresas no mundo e refletir que dentro de um processo complexo dentro da organização como um todo existem muitas vezes outras empresas, funcionários, colaboradores que precisam estar alinhados a filosofia da empresa que pretende se manter e se destacar no mercado competitivo. A logística tornou-se fundamental com a globalização. Vê-se que feitos no mercado de trabalho da globalização são evidentes, com a criação de empregos em países com mão-de-obra de salários baixos em execução de serviços que não tem necessidade de alta qualificação. Com a produção distribuída entre vários países, seja para criação de um único produto, onde cada empresa cria uma parte, seja para criação do mesmo produto em vários países para redução de custos e ganhar vantagem competitiva no acesso de mercados regionais. Conclui-se que a globalização é o fator fundamental que afeta todas as áreas da sociedade, principalmente o comércio internacional e liberdade de movimentação, com diferente intensidade dependendo do nível de desenvolvimento e integração das nações ao redor do planeta. Funcionários precisam estar cada vez mais capacitados, pois a necessidade em processar informações ficou mais importante que a sua capacidade de trabalhar como operário graças a automação. O mundo esta todo interligado, onde crises financeiras afetam todos a nível mundial. Palavras-chave: Administração. Logística. Cliente. Globalização ABSTRACT: This paper aims to describe how it is developed business logistics and the areas of materials management within an organization. The logistics of materials in large enterprises facilitates the flow of products from the point of acquisition of raw materials to the point of consumption and information flows that put products on the move, getting adequate service levels to customers at a reasonable cost . It is a subject of great importance because it is linked to profitability and survival in a globalized and competitive. To perform the work was carried out research in the area of Logistics, through books, papers, handouts and internet. We tried to information on material logistics companies large and the main tools that make up the scope of modern management, always striving for customer satisfaction since the acquisition of raw materials to finished product. The result obtained by the research was the identification that globalization has changed the way of managing companies. Multinational or transnational contributed to the realization of the globalization process, given that these companies carry out activities in different territories. The importance of this study to advance research in organizational management to describe the process and logistics management that is required in companies in the world and reflect that in a complex process within the organization as a whole there are often other companies, officials, employees that need to be aligned with the philosophy of the company you want to stay and stand out in a competitive market. Logistics has become central to globalization. It is seen that done in the labor market globalization are evident, with the creation of jobs in countries where labor-intensive low-wage service running that does not need highly qualified. With distributed among several countries, is to create a single product, where each company creates a part, is to create the same product in several countries to reduce costs and gain competitive advantage in access to regional markets. We conclude that globalization is the key factor that affects all areas of society, especially international trade and freedom of movement, with different intensity depending on the level of development and integration of nations across the globe. Staff need to be increasingly capable, as the need to process information was more important than the ability to work as a laborer through automation. The whole world is interconnected, where financial crises affect all the world. Keywords: Administration. Logistics. Customer. Globalization LISTA DE ILUSTRAÇÕES FIGURA1 – Logística internacional – Globalização.........................................................6 FIGURA 2 – Atividade da distribuição física....................................................................17 FIGURA 3 – Relação entre distância e tempo – Transportes.............................................20 FIGURA 4 – Transporte para abastecimento e atendimento a clientes..............................23 FIGURA 5 – Curva ABC (Valor x Quantidade)................................................................31 FIGURA 6 – Software de controle estoque........................................................................33 FIGURA 7 – Sistema de apoio e decisões – MRP.............................................................35 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas. ERP – Enterprise resource planning GR WEB – Software de Controle Estoque - GR WEB de Aplicativos Comerciais MRP – Planejamento das necessidades de materiais SAP R/3 – Empresa alemã criadora do Software de Gestão de Negócios SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO.......................................................................................... 1 1.1 Objetivos....................................................................................................... 2 1.2 Procedimentos Metodológicos..................................................................... 2 1.3 Estrutura do trabalho.................................................................................... 3 2 DEFINIÇÃO LOGISTICA........................................................................ 5 2.1 Conceitos de logística................................................................................... 7 2.2 Logística empresarial.................................................................................... 8 2.3 Missão Logística........................................................................................... 9 2.4 Custos........................................................................................................... 10 2.5 Logística - Serviços...................................................................................... 11 2.6 Indicadores................................................................................................... 12 3 LOGÍSTICA INTEGRADA...................................................................... 15 3.1 Distribuição Física........................................................................................ 17 3.2 Gestão de Transporte.................................................................................... 18 3.3 Logística Reversa......................................................................................... 23 4 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS NA ORGANIZAÇÃO.............. 25 4.1 Subsistemas Típicos..................................................................................... 26 4.2 Subsistemas Específicos.............................................................................. 27 4.3 Armazenamento de Material na Empresa.................................................... 28 4.3.1 Armazenamento............................................................................................ 28 4.4 Instrumentos para administração.................................................................. 30 4.4.1 Curva ABC................................................................................................... 30 4.6 Softwares de Gerenciamento e Controle de Estoque ................................ 32 4.6.1 ERP (Enterprise Resource Planning)............................................................ 34 5 RESULTADOS E DISCUSSÃO............................................................... 38 6 CONCLUSÃO............................................................................................. 40 7 REFERÊNCIAS......................................................................................... 42 1 INTRODUÇÃO: Este trabalho apresenta conceitos relacionados à atividade logística e como esta atividade pode ser melhor compreendida e implementada em qualquer tipo e porte de organização. O gerenciamento logístico tem a missão de planejar atividades necessárias sempre buscando níveis desejáveis dos serviços e qualidade com custos competitivos. A logística é a junção de quatro atividades básicas: as de aquisição, movimentação, armazenagem e entrega de produtos. Para atender a satisfação do cliente a importância com a Qualidade Total dentro da Administração de Materiais deve ser contínua. Para que possa ser gerenciada de forma integrada é muito importante que a logística seja tratada como um sistema, um conjunto de componentes interligados, que funcione de forma coordenada, com o objetivo de atingir um objetivo comum. Um movimento em qualquer um dos componentes de um sistema tem, em princípio, efeito sobre os outros componentes do mesmo sistema. Com o mundo globalizado torna-se necessário que organizações se planejem de forma estratégica para poder se manter neste espaço competitivo. Ferramentas de TI para gerenciamento de informações se tornaram importantes dispositivos para empresas integrarem seus sistemas que antes não proporcionavam a confiabilidade e transparência que o mercado exige, gerenciando assim a organização de forma integrada conforme deve ser tratado à logística. Um ponto de grande importância para todo sistema logístico é o comprometimento de todos os funcionários e pessoas ligadas ao trabalho de logística, independente da especialidade. Os trabalhadores devem ter conhecimento básico da importância que a sua tarefa tem para o bom desempenho do processo no contexto geral. Desafios são enormes dentro do gerenciamento logístico, mas um desafio que deve ser encarado com maior atenção é fazer a integração com os funcionários, mostrando como funções específicas estão ligadas entre si e que a atividade não acaba em si mesma, portanto a comunicação entre pessoas envolvidas é muito importante para que os resultados sejam positivos. 2 1.1 Objetivos O objetivo deste trabalho é descrever a logística moderna e as áreas de administração de materiais dentro de uma empresa. Entender a logística de materiais em grandes empresas, que facilita o fluxo de produtos do ponto de aquisição da matéria-prima até o ponto de consumo final, e fluxos de informação que colocam os produtos em movimento, obtendo níveis de serviço adequados aos clientes, a um custo razoável. Entende-se que a Qualidade visa o atendimento das necessidades do cliente continuamente. Para uma boa administração de materiais, existem pontos importantes que serão descritos neste trabalho, como controle de estoques, preservação de material, alocação de material, curva ABC, classificação de materiais, inspeção de materiais, sistemas de gerenciamento ERP, entre outros pontos importantes que fazem parte do escopo da logística empresarial moderna que assume uma nova postura com o mundo globalizado. 1.2 Procedimentos Metodológicos Para realização do trabalho foi realizada pesquisa na área de logística, Administração de Materiais, através de livros, papers, apostilas e internet. Foi estudado como é realizada a logística de materiais em grandes empresas e as principais ferramentas administrativas que compõe o escopo da administração moderna, buscando sempre a satisfação do cliente desde a aquisição de matérias primas até o produto final. Vive-se hoje uma grande busca de mercado e maiores lucros entre as empresas a níveis mundiais, pois efeitos na indústria e serviços com a globalização são evidentes. É de grande importância o estudo da logística que é um conjunto de funções que devem ser racionalizadas desde a aquisição de matérias primas, preservação de produtos até a entrega, assegurando vantagens competitivas dentro da cadeia de abastecimento e conseqüentemente a satisfação de seus clientes. A tamanha importância do assunto em questão levou a pesquisa a esta direção. 3 1.3 Estrutura do trabalho: O trabalho aborda o que é a Logística de Materiais, as ferramentas para a Administração, o controle e gerenciamento da informação nos serviços de logísticas. Com o mercado extremamente e o mundo globalizado, conforme IMAM (2008), empresas foram obrigadas a traçar sua estrutura reunindo os meios necessários como capitais, mercadorias, recursos humanos de forma lógica e objetiva com maior controle e identificação de oportunidades para redução de custos, redução nos prazos de entrega, disponibilidade constante dos produtos nos clientes, programação eficientes de entregas, facilidade na gestão dos pedidos e constante adequação dos negócios, necessitando de serviços com maior controle de qualidade. Vê-se que empresas para manter-se no mercado precisam estar alinhadas, buscando atender seus clientes de forma satisfatória e buscando sempre a melhoria contínua de seus serviços, produtos enfim satisfazer seus clientes. Portanto é de grande importância o estudo e aplicação da logística de materiais em empresas. Conforme o Gerente (2009), Logística é o conjunto de Planejamento, Operação e Controle do Fluxo de Materiais, Mercadorias, Serviços e Informações da Empresa, integrando e racionalizando as funções sistêmicas desde a Produção até a Entrega, assegurando vantagens competitivas na Cadeia de abastecimento e a conseqüente satisfação dos clientes. Existem diversas ferramentas para administração de materiais que fazem parte da logística da empresa. O Sebrae (2009), demonstra que a Administração de Materiais pode ser definida como um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou não, destinadas a suprir as diversas áreas. Decompondo esta atividade através da separação e identificação dos seus elementos componentes, encontramos as seguintes subfunções típicas da Administração de Materiais, além de outras mais específicas de organizações mais complexas como: controle de estoque, classificação de material, aquisição / compra de material, armazenagem / almoxarifado, movimentação de material, inspeção de recebimento, cadastro, inspeção de suprimentos, padronização / normalização e transporte. Para um bom gerenciamento destas atividades e maior confiabilidade é necessário aplicação de sistemas integrados de gestão, o qual integra as atividades de processamento de 4 transações das áreas funcionais de toda a empresa. Portanto conforme a Escola de Educação Profissional (2008), o sistema ERP foi inicialmente ampliado para incluir fornecedores internos e clientes e, posteriormente, para incorporar fornecedores e clientes externos, o que é chamado de software de ERP/SCM ampliado. O principal objetivo do ERP é integrar todos os departamentos e funções da empresa em um sistema unificado de informática, com capacidade de atender todas as necessidades da organização informação prévia do pedido. Esta disponibilidade de informação aumenta a produtividade e a satisfação do cliente. Para satisfazer os clientes e obter a melhoria continua, deve-se implantar a qualidade total em serviços de logística que é atendimento das necessidades do cliente continuamente. Procura evitar erros, defeitos na realização de serviços e produção de bens, tempo desperdiçado, demoras, falhas, falta de segurança nas condições de trabalho, erro na compra de produtos, serviço desnecessário e produtos inseguros conforme (IMAM, 2008). Nas considerações finais, conclui-se que efeitos na indústria e serviços com a globalização são evidentes. Portanto ferramentas para a administração logística em geral, quanto para área gerencial, facilitam a descoberta de problemas e suas origens. Para uma boa estratégia logística na organização é fundamental treinamento aos funcionários para que entendam a sistemática logística, assim serviços prestados possam atingir níveis de excelência e atendam o que seus clientes buscam. 5 2 DEFINIÇAO LOGISTICA: Logística é o conjunto de todas as atividades de movimentação e armazenagem necessárias facilitando o fluxo de produtos do ponto de aquisição da matéria-prima até o ponto de consumo final, como também dos fluxos de informação que colocam os produtos em movimento, obtendo níveis de serviço adequados aos clientes, a um custo razoável. A logística é um campo relativamente novo, embora esta atividade há muito seja desenvolvida pelo homem. Por ser uma área que envolve operações complexas e devido a sua particularidade geográfica característica, seu processo está sempre se renovando e a “implementação das melhores práticas logísticas tornou-se uma das áreas mais desafiadoras e interessantes da administração nos setores privado e público”, (BOWERSOX; CLOSS, 2009 p. 19). A logística é a área da administração que cuida do transporte e armazenamento das mercadorias. Logística é o conjunto de planejamento, operação e controle do fluxo de materiais, mercadorias, serviços e informações da empresa, integrando e racionalizando as funções sistêmicas desde a produção até a entrega, assegurando vantagens competitivas na cadeia de abastecimento e a conseqüente satisfação dos clientes conforme o Gerente (2009). Pode-se definir logística como sendo a junção de quatro atividades básicas: as de aquisição, movimentação, armazenagem e entrega de produtos. Para que essas atividades funcionem, é imperativo que as atividades de planejamento logístico, quer sejam de materiais ou de processos, estejam intimamente relacionadas com as funções de manufatura e marketing. O termo Logística, de acordo com o Dicionário Aurélio, vem do francês logistique e tem como uma de suas definições: A parte da arte da guerra que trata do planejamento e da realização de: projeto e desenvolvimento, obtenção, armazenamento, transporte, distribuição, reparação, manutenção e evacuação de material para fins operativos ou administrativos. Logística também pode ser definida como a satisfação do cliente ao menor custo total (FERREIRA, 1986, p. 1045). 6 A definição de Council of Logistics Management, logística é a parte do gerenciamento da cadeia de abastecimento que planeja, implementa e controla o fluxo e armazenamento eficiente e econômico de matérias-primas, materiais semi-acabadas e produtos acabados, bem como as informações a eles relativas, desde o ponto de origem até o ponto de consumo, com o propósito de atender às exigências dos clientes. Foi utilizado na área militar de modo a combinar da forma mais eficiente, quanto a tempo e custo, e com os recursos disponíveis realizar o deslocamento das tropas e supri-las com armamentos, munição e alimentação durante o trajeto, expondo-as o mínimo possível ao inimigo. Atualmente são utilizadas diferentes modalidades de transporte, moedas, sistemas cambiais, políticas de incentivo ou contenção pelos países. A logística internacional necessita de alguns cuidados dispensáveis quando se opera unicamente com o mercado doméstico. Figura 01 – Logística internacional – Globalização Fonte: www.enciclopedia.com.pt/images/221_post.jpg O mercado atual exige maior controle e identificação de oportunidades para redução de custos, redução nos prazos de entrega, disponibilidade constante dos produtos nos clientes, programação eficientes de entregas, facilidade na gestão dos pedidos e constante adequação dos negócios necessitando de serviços que atendam as necessidades do cliente. Portanto é necessário 7 conhecer a sistemática da logística que precisa trabalhar de forma coordenada e com muito planejamento. 2.1 Conceitos de logística A logística teve inicio na área militar e foi a partir de então que veio a tona seu reconhecimento, mas ao longo do tempo seu conceito foi ganhando espaço e sua aplicabilidade na área empresarial tornou-se muito importante. Diversos outros autores discorrem sobre este assunto tão importante e que cada vez vem ganhando mais atenção pelas empresas. A Logística é o fluxo de processos e informações que garantem os produtos no local necessário na hora desejada, desde os armazéns e centros de distribuição até os clientes. Segundo o Council of Logistic Management (CLM), Logística é o processo de planejamento, implantação e controle do fluxo eficiente e eficaz de mercadorias, serviços e das informações relativas desde o ponto de origem até o ponto de consumo com o propósito de atender às exigências dos clientes. De acordo com Bowersox e Closs (2009, p.19), “O objetivo da logística é tornar disponíveis produtos e serviços no local onde são necessários, no momento em que são desejados”. Novaes (2001) explica que a Logística moderna procura coligar todos os elementos do processo – prazos, integração de setores da empresa e formação de parcerias com fornecedores e clientes – para satisfazer as necessidades e preferências dos consumidores finais. De acordo com o Dicionário Aurélio, logística é: [...] parte da guerra que trata do planejamento e da realização de: projeto e desenvolvimento, obtenção, armazenamento, transporte, distribuição, reparação, manutenção e evacuação de material (para fins operativos ou administrativos). Conforme as tecnologias estão avançando nos setores empresariais o conceito de logística vem mudando e acompanhando as mudanças. Inovações na área tecnológica, principalmente na telecomunicação e na informática, deram início ao processo de globalização. Com a rede de telecomunicação como telefonia fixa e móvel, internet, televisão, aparelho de fax, entre outras 8 inovações, tornou possível a difusão de informações entre as empresas e instituições financeiras ligando os mercados do mundo. 2.2 Logística Empresarial Logística é a junção de quatro atividades básicas: as de aquisição, movimentação, armazenagem e entrega de produtos. A integração de todas as atividades envolvidas na logística constitui a logística integrada e embora essa integração das operações seja um passo para o alcance do bom desempenho é necessário que a logística seja administrada, Para que essas atividades funcionem, é imperativo que as atividades de planejamento logístico, quer sejam de materiais ou de processos, estejam intimamente relacionadas com as funções de manufatura e marketing. A logística empresarial trata de todas atividades de movimentação e armazenagem, que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição da matériaprima até o ponto de consumo final, assim como dos fluxos de informações que colocam os produtos em movimento, com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos clientes a um custo razoável. (BALLOU, 1993, p. 24). Pode-se dizer que a logística empresarial é o gerenciamento da integração de todas as etapas do processo logístico que facilitam o fluxo dos produtos desde quando esta se adquirindo a matéria prima até o ponto de consumo final. Abrange processos que vão desde o recebimento de pedidos até a entrega do pedido e só termina quando o cliente é atendido. A maior parte de suas operações ocorre sem a supervisão direta do gerente, por possuir uma característica geográfica dispersa. Deve existir comprometimento de todas as pessoas ligadas ao trabalho de logística, independente da especialidade. Os funcionários devem ter conhecimento básico da importância que a sua tarefa tem para o bom desempenho do processo no contexto geral. Existem diversos desafios em gerenciamento logístico, mas um desafio que deve ser encarado com maior atenção é fazer essa integração com os funcionários, mostrando como funções específicas estão ligadas entre si e que a atividade não acaba em si mesma, e neste sentido, Lima (2000, p.35) afirma que: 9 Para que possa ser gerenciada de forma integrada, a logística deve ser tratada como um sistema, ou seja, um conjunto de componentes interligados, trabalhando de forma coordenada, com o objetivo de atingir um objetivo comum. Um movimento em qualquer um dos componentes de um sistema tem, em princípio, efeito sobre os outros componentes do mesmo sistema. Esta visão também é compartilhada por Novaes (2001, p.14): Na nova conceituação de cadeia varejista, todo o processo logístico, que vai da matéria-prima até o consumidor final, é hoje considerado uma entidade única, sistêmica, em que cada parte do sistema depende das demais e deve ser ajustado visando o todo. Num espaço competitivo, a empresa precisa alcançar vantagens competitivas e ter como estratégia a criação de valor para seus clientes. Precisam satisfazer seus clientes com desafios de equilibrar gastos de modo a alcançar seus objetivos de negócio e atende–los satisfatoriamente. No mundo globalizado que se vive, pode-se afirmar que as organizações trabalham com logística seja direta ou indiretamente. Ballou (2006, p.45) afirma, “seja qual for a perspectiva a partir da qual se examina a questão – custo, valor para os clientes, importância estratégica para a missão da empresa – a logística é vital”. Ballou (2006, p.45), defende que as atividades logísticas a serem desenvolvidas variam de acordo com o negócio da empresa. Também defende que a logística pode ser definida como a integração da administração de materiais com a distribuição física. Como a logística tem foco seus clientes buscando atendê-los de maneira satisfatória, é necessário que as organizações busquem atender a missão da logística e assim seus serviços e produtos que fazem parte da cadeia de suprimentos atinja a qualidade necessária, que será visto posteriormente. 10 2.3 Missão logística O gerenciamento logístico tem a missão de planejar atividades necessárias sempre buscando níveis desejáveis dos serviços e qualidade com custos competitivos. Segundo Ballou (1993, p.23): A logística empresarial reúne planejamento e gerenciamento dos fluxos de bens e serviços e da informação agregada que o põe em movimento (...), ou seja, sua missão é colocar a mercadorias ou os serviços certos no lugar e no instante corretos e na condição desejada, ao custo mais competitivo possível. Vê-se que a logística deve ser entendida como uma importante conexão entre o mercado e a atividade operacional da empresa, atingindo metas e atendendo seus clientes de forma rápida, disponibilizando bens e serviços de forma eficiente e eficaz. É uma missão de grande importância para a empresa, pois envolve custos e atendimento ao cliente que é o ponto principal para a organização. Na administração o custo deve ser estudado com muito cuidado como explanado a seguir. 2.4 Custos Um dos maiores desafios que são enfrentados pelos administradores na atualidade são os custos logísticos, onde produtos e serviços devem ter qualidade e com custos competitivos, conforme Lima (2000), o nível de exigências dos serviços tem aumentado, mas estes clientes não estão dispostos a pagar mais por isso. O preço está caminhando para ser um qualificador, e o nível de serviço, um diferenciador, perante o mercado. Desta forma, a logística ganha a responsabilidade e agregar valor ao produto por meio do serviço oferecido por ela. (LIMA, 2000, pg.251) De acordo com Ballou (1993, p. 78), “os custos afetam o nível de serviço, uma vez que, custos logísticos tendem a aumentar com taxas crescentes à medida que nível de serviço é 11 empurrado para níveis mais altos”. Com isso, a medida que o serviço tem um nível mais elevado o custo também será maior para o cliente. O que ocorre é que em busca da redução de custos, empresas têm concentrado a produção e armazenagem em únicas plantas, onde em decorrência da necessidade de reduzir custos, estas procuram investir em fábricas para propiciar o crescimento da produção de um conjunto mais reduzido de produtos, em planta única, para obter economias de escala e centralizando estoques, pois com estoques centralizados reduzem níveis de estoque. Conseqüentemente essa concentração pode-se também proporcionar: Aumento dos custos logísticos, pelo aumento das distâncias que resultam em redução do nível de atendimento ao cliente, pelo motivo do afastamento dos mercados. Portanto, estas circunstâncias tornam necessário um maior esforço para oferecer ao cliente um diferencial, que pode ser adquirido com a administração logística. 2.5 Logística - Serviços O esforço logístico tem como resultado um bom serviço ao cliente. Segundo Razzolini (2008), o valor limitado de alguns produtos com relação ao seu preço de venda pode ocorrer, mas dependendo da necessidade do consumidor, pode apresentar grande valor. Conforme estas informações, o grande desafio logístico é buscar atender prontamente à necessidade do cliente, e para tanto, as empresas podem utilizar e ter como grande apoio a tecnologia da informação que possuem características básicas de agilidade, rapidez e também flexibilidade. A qualidade do fluxo de produtos e serviços tem como necessidade que exista um gerenciamento chamado nível de serviço. Conforme Ballou (1993, p. 73), “nível de serviço pode ser descrito como o desempenho que fornecedores oferecem aos seus clientes no atendimento de pedidos”. De acordo com Bowersox e Closs (2009), o nível de serviço básico tem como ser alcançado considerando disponibilidade, desempenho operacional e confiabilidade conforme expresso abaixo: • disponibilidade - É a capacidade ter imediatamente o produto para atender o cliente assim que o este solicitar para atender imediatamente sua necessidade. Para Lavalle (2003, pg. 12 155”) “ Esta é a dimensão de maior importância do serviço ao cliente”, Receber uma solicitação de pedido e aceitar este pedido, mas não realizar a entrega, pode ser visto como um modo de perder os cliente para os concorrentes; • desempenho operacional - medido com o ciclo das atividades, tempo gasto entre o pedido e a geração da ordem de compra até sua entrega, o desempenho operacional pode ser definido pela agilidade na entrega do produto, coerência das informações, flexibilidade para atender solicitações inesperadas e planos de contingência para recuperar falhas no serviço que possam vir a acontecer. Procura atender o cliente no prazo estimado. • confiabilidade – É a capacidade de possuir disponibilidade do produto e desempenho operacional que foram planejados. Manter informações da solicitação sempre atualizadas e a disposição do cliente que é o fator tão importante quanto a entrega do pedido. A empresa que pretende ter um desempenho de alto nível deve estar sempre atenta e deve medir os erros e os apurar, transformando em informações e indicadores que facilitem a sua melhoria continua. Lima (2000, p.146) vê que o nível de serviço é um grande indicador como um todo e pela sua importância, este deve ser monitorado sempre. 2.6 Indicadores Mundialmente, empresas estão mais conscientes de que a tarefa de atender às expectativas de nível de serviço dos clientes e ao mesmo tempo, satisfazer os objetivos de custo da organização sem trabalhar de forma conjunta com outros integrantes da cadeia de suprimentos é praticamente impossível (FLEURY E LAVALLE, 2000). Indicadores logísticos são instrumentos de grande importância e auxiliam no monitoramento da eficiência e eficácia das atividades logísticas internas e externas à organização, tem como objetivo maximizar lucros, diminuir perdas e ainda melhorar a relação ente os clientes e fornecedores. 13 Portanto, estes indicadores logísticos, conforme Ballou (2006) “proporcionam encontrar uma mensuração com abrangência suficiente garantindo uma avaliação efetiva do desempenho logístico”. A corrida pela eficiência tem como pré-requisito a grande qualidade dos serviços prestados ao cliente (FLEURY E LAVALLE, 2000 apud ÂNGELO, 2005). A busca por qualidade em serviços e nas relações empresariais é fator de grande importância para a competitividade. Indicadores logísticos tem o papel de transformar isso em uma realidade, tornando-se uma ótima ferramenta estratégica para tomadas de decisão na organização. O indicador de desempenho logístico tem como finalidade monitorar a qualidade das atividades logísticas internas executadas na empresa ou também a de seus fornecedores. Conforme ÂNGELO, (2005) podem ser: • Interno: Estes indicadores internos verificam o desempenho de processos internos à empresa. Pode ter como exemplo a ruptura de estoque, pedidos perfeitos, tempo de ciclo do pedido, giro de estoque, pedidos por hora, estoque disponível para venda, tempo de permanência do veículo de transporte, custo por pedido, coletas no prazo e capacidade de carga de transporte. • Externo: Estes indicadores externos verificam a performance de serviços prestados pelos fornecedores da empresa como entregas realizadas dentro do prazo, tempo de ressuprimento do fornecedor, entregas devolvidas parcial ou integrais, atendimento do pedido realizado, recebimento de produtos que atendam as especificações de qualidade Dentro de uma organização existem evidentemente vários processos logísticos, o que torna muito difícil e até inviável o acompanhamento de todos através de indicadores, devido esta enorme dificuldade na coleta de diversos dados, que pode afetar negativamente todo o processo de tomada de decisão, causando um efeito contrário à sua criação. Desta maneira, cada empresa deve medir o desempenho dos processos mais importantes que são considerados “chave” para terem sucesso e atender positivamente seus clientes. A logística deve ser tratada como um 14 sistema composto de componentes interligados, trabalhando coordenadamente, como será visto posteriormente. 15 3 LOGISTICA INTEGRADA A logística integrada surgiu logo no início dos anos 80. Introduzido pelo movimento da qualidade total e a produção enxuta, ela evoluiu rapidamente nos anos posteriores, alavancado principalmente pela revolução tecnológica e pela exigência do mercado por desempenhos melhores em serviços de distribuição. Logística Integrada é pode ser definido como o conjunto das atividades logísticas executadas que buscam a atingir um objetivo comum, conforme Lima (2000, p. 35): Para o gerenciamento de forma integrada, a logística deve ser tratada como um sistema, ou seja, um conjunto de componentes interligados, que trabalha de forma coordenada, buscando atingir um objetivo comum. Um movimento em qualquer dos componentes do sistema tem, em princípio, efeito sobre outros componentes do mesmo sistema. De acordo com Bowersox e Closs (2009, p. 43), a logística integrada é a “integração de todas as funções e atividades envolvidas na logística”. Neste contexto, está à área de distribuição física, que será tratada mais adiante, devida sua grande relevância. Bowersox e Closs (2009, p.43) dizem que “a logística é tida como a competência que vincula a organização a seus clientes e fornecedores”, as informações recebidas de clientes e sobre os próprios circulam na organização e passam a planos de compra e produção, onde ocorrendo o seu suprimento de produtos e materiais disponíveis, avançam num fluxo de bens de valor agregado até a fase dos produtos estarem acabados para o cliente. Tradicionalmente a logística sempre foi uma fragmentação, dificultando o processo de implementação da logística integrada que é complexa, apesar do ganho com a sua utilização. Aperfeiçoar processos agindo de forma isolada pode prejudicar o desempenho do fluxo logístico, empurrando todo o sistema a uma subutilização. Esta prática é o trade-off como é chamada, ou princípio das compensações ou também conhecido como perdas e ganhos. A integração de processos logísticos pode ocorrer através da integração interna e externa, de acordo com Fleury (2000, p. 37): 16 1) Integração interna: É a integração e gerência dos processos logísticos para que organizações possam chegar a excelência operacional a um custo menor. Portanto é necessário ter bom conhecimento com relação aos trade-offs de cada processo para que decisões sejam tomadas de forma integrada. 2) Integração externa é o desenvolvimento e interatividade de relacionamentos cooperativos entre diversos integrantes da cadeia de suprimentos, com o objetivo busca de informações, redução de custos, eliminar duplicidades, agilidade no aprendizado e a melhora contínua em atender cliente. Neste foco o conceito de Supply Chain Management (SCM) ou gerenciamento da Cadeia de Suprimentos (CGS) surgiu. Embora a integração da logística seja de grande importância para o sucesso da mesma, não é garantia de que a empresa alcance o desempenho esperado, sendo uma expressão recente e que tange a essência da logística integrada, conforme Ballou (2006, p. 29): O gerenciamento da cadeia de suprimentos tem como destaque as interações logísticas que acontecem entre as funções do marketing, logística e produção no âmbito de uma empresa, e dessas mesmas interações entre as empresas legalmente separadas no âmbito do canal de fluxo de produtos. O SCM começou a ser reconhecido no Brasil no final da década de 90, empurrado pelo movimento da logística integrada e também pela revolução da tecnologia da informação, que deu condições excelentes para a implementação de processos eficientes de coordenação. O SCM ficou conhecido por este esforço de coordenação em canais de distribuição, por meio da integração de processos de negócios que uniam seus integrantes. É um elemento que diferencia da logística, por identificar e explorar novas vantagens competitivas, através da integração de fluxo de materiais e informações dentro e fora das organizações (LIMA, 2000). Com esta ferramenta de gerenciamento dos processos da cadeia de suprimentos, a organização tornar-se mais competitiva, garantindo um nível de serviço aos clientes melhor. 17 Mesmo sendo enorme o potencial de redução de custos na cadeia, um elenco de profundas mudanças tem que ser realizado, apesar das vantagens, são poucas as empresas que conseguem introduzir o SCM com sucesso. Conforme Lima (2000, p. 48), as razões da dificuldade são: falta de profissionais com capacidade para operar com base nos novos requisitos do SCM, e a grande dificuldade da implantação do conceito, porque é uma abordagem que exige mudanças profundas nas práticas já existentes dentro da organização. Introduzir o SCM é uma operação de enorme desafio, mas de grande oportunidade para o momento atual, já que a redução de custos pode ser o grande diferencial para as empresas sobreviverem e se destacarem em um mercado tão competitivo. 3.1 Distribuição física É a parte da logística que movimenta mercadorias desde o início da produção até o consumidor final. Novaes (2001, p. 107) diz que a distribuição física trata-se de “processos operacionais e também de controle que permitem transferir os produtos desde o ponto de fabricação, até o ponto em que a mercadoria finalizada é entregue ao consumidor”. Para atender as entregas, a distribuição física segue a um ciclo de atividades de acordo com (LACERDA, 2003), conforme apresentado na figura 02 : Figura 02 - Atividades da distribuição física - Ciclo Fonte: Adaptado de (LACERDA, 2003, p.198) A distribuição física é um processo que tem grande influência para o sistema logístico, a distribuição de materiais deve ser tratada com grande atenção em uma organização que procura ter a maior satisfação do cliente, além de reduzir os custos e aumentar os ganhos. Com um 18 projeto de distribuição de mercadorias e serviços bem elaborados e alinhados com cenários que estão envolvidos com a rede logística, pode ser fator diferencial no cenário atual. Fronteiras deixaram de existir, dando espaço a um comércio ou uma negociação de produtos e serviços de todos os gêneros e tipos. Hoje a matéria prima que sai do ocidente e chega ao oriente para ser transformada em produto acabado e retornar ao lugar de origem para satisfazer as necessidades do cliente final. Conforme Bowersox e Closs (2009, p.44): A área de distribuição física trata da movimentação de produtos acabados para entrega aos clientes. Na distribuição física, o cliente é o destino final dos canais de marketing. A disponibilidade do produto é parte vital do trabalho de marketing de cada participante do canal. Para a distribuição física acontecer é muito importante uma boa localização dos seus centros distribuidores. Anteriormente era indispensável que uma empresa estivesse instalada no local de distribuição de seu produto, mas com o avanço da tecnologia da informação, transportes mais adequados que proporcionaram maior rastreabilidade das cargas, tornou possível que o centro de distribuição se localize de forma flexível, em locais mais estratégicos. Afirmam Bowersox e Closs (2009, p. 415) que “a empresa pode ter sofisticados instrumentos analíticos associados a teorias sólidas capazes de orientar a seleção de localização de fábricas, proporcionando maiores vantagens competitivas e econômicas.” A boa distribuição física com certeza facilita a Gestão de transportes reduzindo custos. 3.2 Gestão de transportes Transporte é para muitas empresas, um dos mais importante dos processos logísticos, tanto pela quantidade e pelo custo dos recursos que consome, como por movimentar materialmente produtos de um local ao outro. É uma parte da logística que tem grande destaque e é muito visível dentro do processo, pois a entrega das mercadorias efetiva a finalidade dos processos. As primeiras manifestações no Brasil de atividades logísticas se deram na Distribuição Física de Produtos, processo qual o transporte adquire uma dimensão bastante expressiva e considerando o Brasil um país com grandes dimensões continentais, exige que se de uma importância ainda maior ao processo do transporte (TABOADA, 2002). 19 A gestão de transportes é muito importante dentro do sistema logístico. Consome grande número de ativos, que se encontram dispersos geograficamente, tornando a gestão de transportes ainda mais complexa. É parte integrante de sistema logístico também responsável pelos fluxos de matéria-prima e produto acabado e todos os processos da cadeia, trabalhando com vários integrantes da cadeia de suprimentos como produtores, distribuidores, varejistas e consumidores, satisfazendo também as necessidades de seus participantes. A gestão de transporte, apesar de ser considerada como a responsável por grande parcela dos custos logísticos totais, tem enorme importância e pode facilitar o movimento de mercadorias. Ballou (1993, p. 24) defende que: [...] é essencial, pois nenhuma firma moderna pode operar sem providenciar a movimentação de suas matérias-primas ou de seus produtos acabados de alguma forma. Sem transporte, o produto não chega ao cliente, podendo deteriorar-se ou tornar-se obsoleto. Conforme a Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT), que é o orgão regulamentador dos transportes no Brasil, basicamente temos cinco modalidades de transporte de cargas e cada uma tem suas particularidades próprias: 1) Dutoviário – bastante limitado, embora seja uma das modalidades mais econômicas de transporte para grandes volumes, como de óleo, gás natural e derivados, especialmente quando comparados com os mais utilizados como rodoviário e ferroviário. 2) Ferroviário – utilizado para distâncias maiores e baixa velocidade, mais utilizado no transporte de matérias-primas como minério, madeiras, produtos químicos e manufaturados de baixo custo, como alimentos e papel. Ferrovias oferecem diversos serviços, como a carga e descarga parciais entre a origem e o destino. 3) Aeroviário – o grande diferencial do transporte aéreo é a sua agilidade, incomparável à dos outros mais comuns. Mas seu custo é proporcionalmente, muito elevado. Segundo Bowersox e Closs (2006, pg. 155) “as taxas são mais de duas vezes maiores às do transporte rodoviário e 16 vezes mais elevadas que a do transporte ferroviário.” 20 4) Aquaviário – possui objetivo de serviços bastante limitados. O tempo para transporte e entrega de produtos chega a ser menor ao ferroviário. Tem a vantagem de ter possibilidade de transportar grandes volumes e o custo não ser muito alto; 5) Rodoviário – Usa o serviço porta-a-porta, sem a necessidade de carga e descarga entre origem e destino obrigatoriamente. Tem maior a freqüência entre os modais, além de enorme disponibilidade, velocidade e comodidade ao serviço. Conforme os estudos realizados por Piercy (1977 apud BALLOU, 2006, p. 152), com mais de 16 mil carregamentos militares e industriais por serviços selecionados de transporte apontam para o desempenho de transportadores que utilizaram os transportes mais comuns como aéreo, ferroviário e rodoviário. A figura 03 demonstra a relação entre a distância e o tempo médio de trânsito gasto, podendo observar facilmente a vantagem do frete aéreo sobre os demais, quando for considerado o tempo de entrega: Figura 03 – Relação entre distância e tempo - Transportes Fonte: (PIERCY, 1977 apud BALLOU, 2006, pg.152), 21 Para atender seus clientes a logística conta com diversos tipos de transporte para que os materiais cheguem de forma mais rápida e eficaz dependendo da urgência ou emergência, levando em consideração o tipo e especificação dos produtos que devem ser transportados. Apesar de ser um transporte de menor velocidade, o transporte ferroviário, pode fazer viagens longas, de muitos quilômetros. Ele oferece uma redução no custo do frete e tem a possibilidade de transportar maior volume de produtos em uma única vez, como alimentos em grãos de soja, milho. Pode transportar carvão, cimento entre outros produtos pesados. Tem a vantagem de executar as viagens sem problemas de congestionamento. Segundo Ballou (1993, p. 127): A ferrovia é basicamente um transporte lento de matérias-primas ou manufaturados de baixo valor para longas distâncias. Pode-se afirmar que no Brasil o meio de transporte mais utilizado é o rodoviário. Em segundo lugar destaca-se o transporte ferroviário, mesmo tendo o custo do frete maior e carregando menor quantidade. O transporte rodoviário é responsável por levar ao destino entregas variadas que limitam o tamanho e o peso dos carregamentos, portanto é o mais utilizado no transporte de pequenas cargas e nas entregas de mercadorias dentro das cidades e entre alguns estados. Segundo Ballou (1993, p. 127): O transporte rodoviário difere do ferroviário, pois serve rotas de curta distância de redutos acabados ou semi-acabados. A carga média por viagem também é menor do que no caso ferroviário. As vantagens inerentes do uso de caminhões são (1) o serviço porta a porta, de modo que não é preciso carregamento ou descarga entre origem e destino, como freqüentemente ocorre com os modos aéreo e ferroviário (2) a freqüência e disponibilidade dos serviços e (3) sua velocidade e conveniência no transporte porta a porta. O transporte aeroviário é avaliado como um meio de transporte mais caro. Normalmente este transporte é utilizado para pequenas cargas de alto valor. Mesmo com alto custo do frete, tem sua vantagem pela velocidade de entrega. Produtos que precisam chegar com urgências para atender solicitação de clientes podem utilizar este serviço de transporte. 22 De acordo com Ballou (1993, p. 128): O transporte aéreo tem tido uma demanda crescente de usuários no segmento de cargas com serviço regular, mesmo apesar de seu frete exceder o valor do frete rodoviário mais de três vezes e quatorze vezes o ferroviário. Outro tipo de transporte é o hidroviário que tem a desvantagem de ser mais lento que a ferrovia; mas possui a grande vantagem de transportar um maior número de cargas de diferentes tamanhos. Podem transportar materiais entre países de diversos continentes. As más condições climáticas podem atrasar a entrega e a disponibilidade dos produtos para o cliente. Conforme Ballou (1993, p.129): O serviço hidroviário tem sua abrangência limitada por diversas razões. As hidrovias domésticas estão confinadas ao sistema hidroviário interior, exigindo, portanto, que o usuário ou esteja localizado em suas margens ou utilize outro modal de transporte, combinadamente. Além disso, o transporte aquático é, em média, mais lento que a ferrovia. Disponibilidade e confiabilidade são fortemente influenciados pelas condições meteorológicas. O transporte por duto tem a finalidade de transportar principalmente petróleo bruto e derivados como gás natural e apesar de ser bastante lento, é um tipo de transporte bastante seguro. Tem operação de 24 horas por dia e sete dias por semana, resultando uma velocidade efetiva superior a outros modais. É bastante confiável em termos de tempo de trânsito e os fatores meteorológicos não são significativos como no caso do transporte hidroviário. De acordo com Ballou (1993, p. 130): Até hoje, o transporte dutoviário oferece um rol muito limitado de serviços e capacidades. Petróleo bruto e derivados são os principais produtos que têm movimentação economicamente viável por dutos. Contudo a atividade de transporte tem muitos atributos de desempenho que são passíveis de quantificação como freqüências, distâncias percorridas, número de transferências e que estão sujeitos a alterações em face da percepção dos usuários como tempos de viagem e tempo de espera. Com o intuito de gerir efetivamente suas operações, o prestador de serviço de transporte tem necessidade de entender interações entre elementos que são essenciais ao sistema de 23 distribuição e que tem em mente o que o mercado exige, para desempenhar seu papel de forma mais competitiva. Transporte de Materiais Fontes de abastecimento Fábricas/operações Clientes Figura 04 – Transporte para abastecimento e atendimento a clientes. Fonte: Adaptado de (BALLOU, 2006, p. 31) Depois de todo o processo para atender o cliente final, alguns produtos podem ter a necessidade de retornar após seu consumo, realizando um caminho reverso, seja por naturezas econômicas, ecológicas, entre outras conforme será visto. 3.3 Logística reversa Quando temos um processo logístico, ele nem sempre nem sempre acaba com a entrega do produto ao cliente final, diversas vezes, por algum motivo, os bens ou materiais voltam à empresa seguindo etapas do ciclo reverso. Assim nasceu a logística reversa, ou logística verde, que reflete uma preocupação atualmente com o meio ambiente. Leite (2003, p. 16), afirma que: Logística reversa como a área da logística empresarial que planeja, opera e controla o fluxo e as informações logísticas correspondentes, de retorno dos bens de pósvenda e de pós-consumo ao ciclo de negócios ou ao ciclo produtivo, por meio dos canais de distribuição reversos, agregando-lhes valor de diversas naturezas: econômico, ecológico, legal, logístico, de imagem corporativa, entre outros. A logística reversa não é uma novidade e já acontecia com fabricantes de bebidas que precisa gerenciar o fluxo de retorno de garrafas até o ponto de origem, o uso de sucata como insumo na produção e reciclagem de vidro, já vem sendo praticados faz bom tempo. Também tem se visto que o conceito tornou-se mais abrangente e a escala das atividades de reciclagem e reaproveitamento de produtos e embalagens aumentou drasticamente nos últimos anos. Fatores 24 que contribuíram para isso podem ser: um maior interesse por questões relacionadas ao ambiente, legislação ambiental, redução de custos com a reutilização de materiais, tornar-se um diferencial de serviço ou de imagem, estarem à frente da concorrência conforme (Lacerda, 2003). Conforme Leite (2003, p. 33) “a maior preocupação da logística reversa é o equacionamento de processos e caminhos que esses bens percorreram ou pelos seus materiais constituintes após o fim de sua vida útil”. A distribuição reversa de pós-venda tem como canais diversos e infinitas formas para retorno de um produto, que podem ser com ou mesmo sem uso. Seguem um fluxo inverso que vai do consumidor ao fornecedor e muitas vezes por possuírem problemas de qualidade do produto ou até de processos comerciais entre empresas retornam ao ciclo de negócios de alguma maneira. (LEITE, 2003). Estes produtos podem retornar ao mercado após passarem por processos de conserto ou reforma. Quando retornam ao mercado novamente são conhecidos como secundário, agregando novamente valor comercial a estes produtos, conforme Leite (2003, p. 206) A Logística reversa de pós-venda específica área de atuação da logística reversa que se ocupa do planejamento, da operação e do controle do fluxo físico e das informações logísticas correspondentes de bens de pós-venda, sem uso ou com pouco uso, que por diferentes motivos retornam aos diferentes elos da cadeia de distribuição direta. Empresas que utilizam como estratégia a logística reversa exigem de seus parceiros, rede de fornecedores e clientes entre outros, um comportamento ético e responsável ambientalmente, pleiteando sempre o desenvolvimento sustentável, que conforme a ONU (Organização das Nações Unidas), afirma ser aquele que atende às necessidades presentes sem comprometer a possibilidade de gerações futuras atenderem às suas necessidades próprias. Leite (2003, p. 139) fala que “novas condições de sensibilidade ambiental se refletirão em novas posições estratégicas nas organizações, dado por instinto de conservação ou por espírito proativo”. Para que a logística de materiais tenha resultados positivos é importante que se administre a empresa de forma adequada desde a aquisição de materiais, estoque e transporte dos mesmos até que o produto chegue ao cliente final. O próximo capítulo descreve como é a administração de suprimento de materiais e ferramentas administrativas que faz parte do sistema logístico e são indispensáveis ao funcionamento da organização. 25 4 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS NA ORGANIZAÇÃO A Administração de Materiais pode ser definida como um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou não, destinadas a suprir as diversas áreas, com os materiais necessários ao desempenho normal das respectivas atribuições. A Administração de Materiais trabalha para à garantia de existência contínua do estoque, organizado de modo a nunca faltar nenhum dos itens que o compõem, sem tornar excessivo o investimento total. Hoje a administração de Materiais é conceituada e estudada como um Sistema Integrado em que diversos subsistemas próprios interagem para constituir um todo organizado. Destina-se a dotar a administração dos meios necessários ao suprimento de materiais que são indispensáveis ao funcionamento da organização, com agilidade, quantidade necessária e na qualidade requerida visando o menor custo. Lima (2000, p.35) afirma que: Para que possa ser gerenciada de forma integrada, a logística deve ser tratada como um sistema, ou seja, um conjunto de componentes interligados, trabalhando de forma coordenada, com o objetivo de atingir um objetivo comum. Um movimento em qualquer um dos componentes de um sistema tem, em princípio, efeito sobre os outros componentes do mesmo sistema. Visão que também é compartilhada por Novaes (2001, p.14): Na nova conceituação de cadeia varejista, todo o processo logístico, que vai da matériaprima até o consumidor final, é hoje considerado uma entidade única, sistêmica, em que cada parte do sistema depende das demais e deve ser ajustado visando o todo. Por se tratar de um sistema tão complexo, onde envolve muitas pessoas e cada parte depende de outra, todos precisam trabalhar de forma coordenada e com enfoque nas atividades logísticas. Portanto a comunicação é fator fundamental para que os resultados sejam positivos. Segundo Cecatto (2004, p. 01): Hoje, o novo enfoque das atividades logísticas e de gestão de informação exigem trabalhar em equipe, valorizando a integração de todos os departamentos da empresa, e estabelecendo alianças com outras organizações, o que ainda é uma barreira nas empresas brasileiras, onde é muito comum encontramos estruturas muito departamentalizadas e com má comunicação interna. 26 Na Administração de Materiais, os subsistemas integrados de forma sistêmica, fornecem, meios necessários à consecução das quatro condições básicas para uma boa Administração de material. Decompondo esta atividade através da separação e identificação dos seus elementos componentes, encontramos as seguintes subfunções típicas da Administração de Materiais, além de outras mais específicas de organizações mais complexas: 4.1 - Subsistemas Típicos Conforme SEBRAE (2009), segue abaixo os subsistemas típicos mais importantes que fazem parte do escopo da administração de materiais: Controle de Estoque - subsistema responsável pela gestão econômica dos estoques, através do planejamento e da programação de material, compreendendo a análise, a previsão, o controle e o ressuprimento de material. O estoque é necessário para que o processo de produção-venda da empresa opere com um número mínimo de preocupações e desníveis. Os estoques podem ser de: matéria-prima, produtos em fabricação e produtos acabados. O setor de controle de estoque acompanha e controla o nível de estoque e o investimento financeiro envolvido. Classificação de Material - subsistema responsável pela identificação (especificação), classificação, codificação, cadastramento e catalogação de material. Aquisição / Compra de Material - subsistema responsável pela gestão, negociação e contratação de compras de material através do processo de licitação. O setor de Compras preocupa-se sobremaneira com o estoque de matéria-prima. É da responsabilidade de Compras assegurar que as matérias-primas exigida pela Produção estejam à disposição nas quantidades certas, nos períodos desejados. Compras não é somente responsável pela quantidade e pelo prazo, mas precisa também realizar a compra em preço mais favorável possível, já que o custo da matéria-prima é um componente fundamental no custo do produto. 27 Armazenagem / Almoxarifado - subsistema responsável pela gestão física dos estoques, compreendendo as atividades de guarda, preservação, embalagem, recepção e expedição de material, segundo determinadas normas e métodos de armazenamento. O Almoxarifado é o responsável pela guarda física dos materiais em estoque, com exceção dos produtos em processo. É o local onde ficam armazenados os produtos, para atender a produção e os materiais entregues pelos fornecedores Movimentação de Material - subsistema encarregado do controle e normalização das transações de recebimento, fornecimento, devoluções, transferências de materiais e quaisquer outros tipos de movimentações de entrada e de saída de material. Inspeção de Recebimento - subsistema responsável pela verificação física e documental do recebimento de material, podendo ainda encarregar-se da verificação dos atributos qualitativos pelas normas de controle de qualidade. Cadastro - subsistema encarregado do cadastramento de fornecedores, pesquisa de mercado e compras. 4.2 Subsistemas Específicos Conforme SEBRAE (2009), segue abaixo os subsistemas específicos mais importantes que fazem parte do escopo da administração de materiais: Inspeção de Suprimentos - subsistema de apoio responsável pela verificação da aplicação das normas e dos procedimentos estabelecidos para o funcionamento da Administração de Materiais em toda a organização, analisando os desvios da política de suprimento traçada pela administração e proporcionando soluções. Padronização e Normalização - subsistema de apoio ao qual cabe a obtenção de menor número de variedades existentes de determinado tipo de material, por meio de unificação e especificação dos mesmos, propondo medidas de redução de estoques. 28 Transporte de Material - subsistema de apoio que se responsabiliza pela política e pela execução do transporte, movimentação e distribuição de material. A colocação do produto acabado nos clientes e as entregas das matérias-primas na fábrica é de responsabilidade do setor de Transportes e Distribuição. É nesse setor que se executa a Administração da frota de veículos da empresa, e/ou onde também são contratadas as transportadoras que prestam serviços de entrega e coleta. Para maior agilidade entre suprimento e as necessidades de produção, ou atendimento de seus clientes é necessário que matérias primas ou produtos semi-acabados ou acabados estejam bem acondicionados, por isso a logística conta com função de armazenamento de material. 4.3 Armazenamento de Materiais na Empresa 4.3.1 Armazenamento: A função de armazenamento de material é agir com maior agilidade entre suprimento e as necessidades de produção. O armazenamento incorpora diversos aspectos diferentes das operações logísticas. Devido à interação, o armazenamento não se enquadra nitidamente em esquemas de classificação utilizados quando se fala em gerenciamento de pedidos, inventário ou transporte. Segundo IMAM (2000, p. 209-210): A função do armazém representa mais uma atividade de custo agregado do que uma de valor agregado. A questão fundamental que precisa ser perguntada é, portanto: “Por que precisamos de um armazém?” Estocagem: o armazém atua como pulmão entre a oferta e a demanda, uma função que se torna especialmente importante quando a sazonalidade está envolvida. Consolidação: o armazém atua como um ponto de consolidação para “puxar” o produto dos fornecedores para um local que consolida e então movimenta ao cliente final. Este armazém pode ser somente para consolidação sem nenhum estoque mantido. Distribuição: a rede de armazém permite que o produto seja “empurrado” do fabricante através da rede ao usuário final. Serviço ao cliente: finalmente, não pode haver outro motivo para ter um armazém do que para fornecer o nível de serviço desejado que principalmente será o tempo de entrega. 29 O armazém é normalmente visto como um lugar para se guardar ou armazenar produtos ou materiais. Entretanto, nos sistemas de logística contemporâneos, a funcionalidade dos armazéns pode ser mais bem compreendida como um conjunto de produtos. Para movimentar os materiais dentro ou fora do armazém são necessários alguns equipamentos de movimentação, podendo ser: paleteiras, empilhadeiras, transelevador, esteiras, carrinhos, entre outros. Estes equipamentos variam de acordo com o tipo de material a ser transportado, para que haja segurança e rapidez, assim evitando avarias nas embalagens e até mesmo, perda do material. Conforme Ballou (1993, p. 172): O manuseio ou movimentação interna de produtos e materiais significa transportar pequenas quantidades de bens por distâncias relativamente pequenas. É atividade executada em depósitos, fábricas e lojas, assim como no transbordo entre modais de transporte. Segundo Bahia, 2008, o termo controle de estoques, dentro da logística, é em função da necessidade de estipular os diversos níveis de materiais e produtos que a organização deve manter, dentro de parâmetros econômicos. Esses materiais e produtos que compõem os estoques são: matéria-prima; material auxiliar; material de manutenção; material de escritório; material e peças em processos e produtos acabados. E a razão pela qual é preciso tomar uma decisão acerca das quantidades dos materiais a serem mantidos em estoques está relacionada com os custos associados tanto ao processo como aos custos de estocar. Embora os sistemas logísticos efetivos não possam ser projetados para manter estoques por um longo período, há ocasiões em que a manutenção de estoques se justifica, em termos de custo e serviço. Empresas não devem possuir grandes estoques para evitar custos desnecessários com armazenagem e capital parado. Devem possuir estoques para atender as necessidades dos clientes e pedidos de emergências. Existem casos de empresas terem de manter grandes estoques de materiais sobressalentes por possuírem equipamentos importados. No caso de emergência para não parar um determinado equipamento ou máquina, recorre-se ao estoque de sobressalentes. 30 Segundo Ballou (1993, p. 152): Se as demandas pelos produtos da empresa forem conhecidas com exatidão e se as mercadorias puderem ser fornecidas instantaneamente, teoricamente não há necessidade para manter espaço físico para o estoque. Portanto, as empresas usam estoques para melhorar a coordenação entre oferta e demanda e diminuir os custos totais. 4.4 Instrumentos para administração 4.4.1 Curva ABC Independentemente de se automatizar ou robotizar as atividades de produção, vendas, transportes, distribuição e as de apoio e suporte, sempre terá oportunidades para a introdução de melhorias de produtos e de processos como o kaizen (contínuo aperfeiçoamento) e eliminação de todas as formas de desperdícios. As empresas sempre se preocuparam com estas questões e promoveram com sucesso “campanhas” diversas e incentivaram seus empregados a fazerem “sugestões” mediante premiação (BAHIA, 2008). O ABC é conceitualmente algo muito simples. Trata-se de uma metodologia desenvolvida para facilitar a análise estratégica de custos relacionados com as atividades que mais impactam o consumo de recursos de uma empresa. O princípio da curva ABC ou 80-20 foi observado por Vilfredo Pareto, na Itália, no final do século passado, num estudo de renda e riqueza, segundo o qual, uma parcela apreciável da renda concentrava-se nas mãos de uma parcela reduzida da população, numa proporção de aproximadamente 80% e 20% respectivamente. A curva ABC é um instrumento de grande importância e tem como objetivo examinar estoques, permitindo a identificação daqueles itens materiais que justificam atenção e tratamento adequados quanto à sua administração. Consiste na verificação, em um período de tempo (normalmente 6 meses ou 1 ano), do consumo em valor monetário, ou quantidade dos itens de estoque, para que eles possam ser classificados em ordem decrescente de importância (SEBRAE, 2009). Aos itens mais importantes de todos, segundo a ótica do valor, ou da quantidade, dá-se a denominação de itens da classe A, aos intermediários, itens da classe B, e aos menos importantes, itens da classe C. 31 A experiência demonstra que poucos itens, de 10% a 20% do total, são da classe A, enquanto uma grande quantidade, em torno de 50%, é da classe C e 30% a 40%, são da classe B. De acordo com SEBRAE (2009), a curva ABC é muito usada para a administração de estoques, para a definição de políticas de vendas, para estabelecimento de prioridades, para a programação da produção entre outros. Conforme Bahia , 2008 a utilização da Curva ABC é extremamente vantajosa, porque se pode reduzir as imobilizações em estoques sem prejudicar a segurança, pois ela controla mais rigidamente os itens de classe A e, mais superficialmente, os de classe C. A classificação ABC é usada em relação a várias unidades de medidas como peso, tempo, volume, custo unitário etc. Figura 05 - Curva ABC (Valor x Quantidade). Fonte: Artigo o Gerente, disponível em http://www.ogerente.com.br/img_artigos/logistica/logistica-colunaclassificacao_abc1.jpg Podem-se observar também diversas empresas preocupadas em usar o ABC para avaliar inventários, ou seja, para fins de elaboração de balanços e outros relatórios financeiros complementares. Embora isto seja perfeitamente possível, desde que feito de maneira adequada, a área de eficácia do ABC ainda é a da análise estratégica de custos. 32 4.4.2 Softwares de gerenciamento e controle de Estoque Na administração de materiais, existem instrumentos para se examinar estoques, permitindo à identificação daqueles itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto à sua administração como a curva ABC. O transporte de materiais deve ser visto com muito critério por ter elevados custos e ter que atender seus clientes para que materiais cheguem de forma mais rápida e eficaz dependendo da urgência ou emergência. Para o auxilio do gerenciamento de materiais e controle de estoque existe ferramentas de TI que auxiliam em tomadas de decisões importantes. Facilitam a visualização, quantificação e necessidades reais da empresa. Na área de almoxarifados o controle de estoques tem como objetivo é evitar a falta de material sem que esta diligência possa resultar em estoque excessivo com as reais necessidades da empresa. O controle de estoques procura manter os níveis estabelecidos em equilíbrio com as necessidades de consumo ou das vendas e custos decorrentes dos mesmos. Quando não dimensionamos bem as necessidades do estoque, podemos ter excesso de material ou à ultrapassagem dos seus níveis em relação à demanda real, com prejuízos para a circulação de capital. Portanto o equilíbrio entre a demanda e a obtenção de material, onde atua, sobretudo, o controle de estoque é fundamental. 33 Figura 06 - Software de Controle Estoque Fonte: GR WEB de Aplicativos Comerciais O setor de controle de estoques é de muita importância e tem como objetivo pontos que estão descritos a seguir e devem ser executados para um gerenciamento adequado de estoque. a) determinar "elementos" que devem permanecer em estoque. Número de itens; b) determinar "quando" se estes elementos devem reabastecer os estoques. Periodicidade; c) determinar "quantidade" de estoque que será necessário para um período predeterminado; quantidade de compra; d) acionar o Departamento de Compras para aquisição de estoque; e) receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; f) controle dos estoques em termos de quantidade e valor, e fornecer informações a respeito a posição do estoque; g)manter inventários periódicos visando avaliação das quantidades e como estão o estado geral dos materiais estocados; h) identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados. 34 Um gerenciamento onde integrem diversos sistemas e integrem todos os departamentos e funções da empresa em um sistema unificado de informática, com capacidade de atender todas as necessidades da organização é necessário o uso de softwares destinados a gestão empresarial. O ERP é um sistema que vem crescendo em grandes organizações. 4.4.3 ERP ( Enterprise resource planning) A utilização de softwares destinados à gestão empresarial, conhecidos como sistemas ERP –Enterprise esource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais) - teve enorme crescimento, a partir da década de 1990, iniciando nos mercados americano e europeu e, a partir de 1996, o mercado brasileiro vem presenciando uma demanda crescente pelo uso dessas ferramentas. O ERP forma um sistema integrado e possui uma arquitetura aberta, com facilidade de operação com diversos sistemas operacionais, banco de dados e plataformas de hardware. Com isto, é possível a visualização completa das diversas transações efetuadas por uma empresa. Sistemas esses que oferecem às organizações a capacidade de modelar todo o panorama de informações que possui e de integrá-lo de acordo com suas funções operacionais. Eles devem ser capazes de relacionar as inúmeras informações para a produção de respostas integradas a consultas que digam respeito à gestão de todo negócio (JAMIL,2001). Nos anos 60, o foco dos sistemas de manufatura era o controle de estoque. Nos anos de 70, o fato de os computadores terem evoluído e se tornado mais poderosos e com custo de aquisição menor, surge o MRP, sigla para Material Requirement Planning (Planejamento de Necessidades de Materiais), voltados para aplicações em empresas manufatureiras. O sistema MRP “basicamente traduzia o planejamento de produção de vendas na necessidade de materiais para produzi-los à medida que estes conjuntos, subconjuntos e componentes fossem necessários no chão de fábrica” (SLACK ET AL, 1996,pg. 139). Nos anos 80, o sistema e o conceito do planejamento das necessidades de materiais foram expandidos e integrados a outras partes da empresa e o MRP evolui para o MRP II, uma extensão do antigo sistema para o chão de fábrica e o gerenciamento da distribuição das atividades. O 35 MRPII era usado para o planejamento e monitoramento de todos os recursos de uma empresa de manufatura: Manufatura, Marketing, Finanças e Engenharia (SLACK ET AL, 1996). A evolução do MRP permitiu a integração de sistemas de informação e tornou-se cada vez mais aplicada. Com esta evolução em contínuo crescimento levou ao conceito de ERP (enterprise resource planning), ou sistemas integrados de gestão, que integra as atividades de processamento de transações das áreas funcionais de toda a empresa de forma de fácil gerenciamento. Figura 07 – Sistema de apoio e decisões – MRP Fonte: Corrêa et al (1999, p. 67) O ERP foi inicialmente difundido para incluir fornecedores internos e clientes e, logo mais, para incorporar fornecedores e clientes externos, o que é nomeado de software de ERP/SCM ampliado. O principal objetivo desta poderosa ferramenta ERP é integrar todos os departamentos e funções da empresa em um sistema unificado de informática, com capacidade de atender de forma organizada todas as necessidades da organização. Por exemplo, uma melhor organização na entrada de pedidos permite acesso imediato ao estoque, dados dos produtos, histórico de crédito do cliente e informação prévia do pedido. Com estas facilidades e disponibilidade de informação, resulta em aumento de produtividade e a satisfação do cliente. 36 O principal benefício que pode ser identificado é a integração propiciada pelo novo sistema, pois como a empresas geralmente utilizam diferentes sistemas para as diferentes áreas, diversas vezes ocorrem inconsistências de informações entre eles. Com o sistema ERP espera-se que exista integração de todos departamentos, mas quando ocorre a unificação das informações, pode ser encarada como um problema, pois qualquer erro do usuário interfere diretamente nos demais departamentos. Isso acontece pelo fato que usuários não conhecem o processo como um todo e não tem conhecimento de como um erro seu pode influenciar o restante do sistema. No final dos anos 90, os sistemas ERP começaram a serem implantados e estendidos ao longo da cadeia de suprimentos até os fornecedores e clientes. Eles podem receber funcionalidades para interação com o cliente e para gerenciar relações com fornecedores e distribuidores, tornando o sistema mais voltado para o sistema externo, de acordo com a Escola de Educação Profissional (2008, p .07). O ERP possui algumas vantagens com sua implementação numa empresa como: • • • • • • • Acabar com o uso de interfaces manuais Diminuir custos Melhorar o fluxo da informação e a qualidade da mesma dentro da organização (eficiência) Otimizar todo o processo de tomada de decisão Eliminar as redundâncias de atividades Reduzir os limites de tempo de resposta ao mercado Reduzir incertezas do lead-time do sistema Sem dúvidas é um grande sistema de gestão empresarial a nível mundial, que vem sendo aplicada em grandes organizações como estratégia de gestão administrativa. Ao se analisar uma organização, precisa-se considerar diversos fatores como seu ambiente externo, composto por clientes, concorrentes, Governo, fornecedores entre outros, pois é ele quem condiciona o desenvolvimento das organizações, que interferem significativamente em decisões organizacionais, pois a empresa deve se adaptar aos fatores externos e às novas situações do mercado. Conforme Hehn (1999), esta afirmação é validade, quando este afirma que a decisão de adotar ou não uma nova tendência tecnológica pode estar fora do controle da organização quando determinada tecnologia se torna de uso generalizado. Com isso, empresas não têm mais as 37 alternativas de adotá-las ou não, e acabam por ser levadas pela decisão da maioria, pois caso não venham a adotar esta nova tendência, acabam ficando obsoletas. Toda mudança causa receio em trabalhadores, principalmente porque a atividade exercida é impactada com as modificações em razão da nova tecnologia. Novos conhecimentos e habilidades são necessários, portanto a introdução de novas tecnologias causam desconforto em parte dos funcionários. 38 5 RESULTADOS E DISCUSSÃO: Este trabalho é um estudo de como é realizada a logística de materiais de empresas de grande porte e as principais ferramentas administrativas que compõe o escopo da administração moderna, que busca a satisfação do cliente desde a aquisição de matérias primas até o produto final. Procura-se expor como é a composição da logística empresarial e demonstrar de forma simples a estrutura do sistema que é bastante complexo que envolve custos, velocidade de atendimento ao cliente e mais importante a satisfação dos mesmos. A grande competitividade entre empresas leva organizações a estudarem a melhor forma de implantar uma logística inteligente. Um conjunto de funções que racionalizam a aquisição de matérias primas, preservação de produtos até a entrega, localização geográfica, assegurando vantagens competitivas dentro da cadeia de abastecimento e conseqüentemente a satisfação de seus clientes. Num espaço competitivo, a empresa precisa alcançar vantagens competitivas e ter como estratégia a logística de forma integrada e sistêmica, visando atender de forma satisfatória seus clientes. A importância deste estudo para o avanço da pesquisa de gestão organizacional é descrever o processo logístico e administração que se faz necessário em empresas no mundo e refletir que dentro de um processo complexo dentro da organização como um todo existem muitas vezes outras empresas, funcionários, colaboradores que precisam estar alinhados a filosofia da empresa que pretende se manter e se destacar no mercado competitivo. Portanto o comprometimento de todos, independentes de sua especialidade ou função é fundamental. O conhecimento básico do processo como um todo pelos envolvidos é necessário para que estes colaboradores entendam que a logística moderna deve ser encarada com muita atenção e com muita integração. Deve-se atentar que diversas funções estão correlacionadas entre si e que a atividade não acaba em si mesma, mas sim inicia uma nova atividade. A logística tornou-se fundamental com a globalização. Efeitos no mercado de trabalho da globalização são evidentes, com a criação de empregos para países com mão-de-obra mais baratas para execução de serviços que não tem necessidade de alta qualificação, com a produção distribuída entre vários países, seja para criação de um único produto, onde cada empresa cria 39 uma parte, seja para criação do mesmo produto em vários países para redução de custos e ganhar vantagem competitivas no acesso de mercados regionais. Outro fato importante descrito no trabalho é a utilização de softwares para administração de empresas em geral. É de grande importância empresas estarem alinhadas com relação a inovação de tecnologia na área administrativa para se manterem no mercado. Ferramentas na área de logística como softwares destinados à gestão empresarial, denominados sistemas ERP – Enterprise Esource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais) podem ser um grande diferencial em uma organização, porque é possível a visualização completa das transações efetuadas por uma empresa trazendo maior transparência, facilidades de análise de toda corporação pelos diretores, facilidade de visualização gráfica entre outras que o sistema permite. Empresas que não estiverem alinhadas com a logística moderna, não sobreviverão com um mercado tão agressivo como na atualidade. Um mercado globalizado que corre em busca de vantagens e custos cada vez mais reduzidos. 40 6 CONCLUSÃO A pesquisa atingiu o objetivo geral proposto, possibilitando descrever como é a logística moderna e as áreas de administração de materiais dentro de uma empresa. A importância deste estudo para o avanço da pesquisa de gestão organizacional é refletir que dentro de um processo complexo na organização, todos devem estar alinhados a filosofia da empresa que pretende se manter e se destacar no mercado competitivo. Portanto o comprometimento de todos e o treinamento dos envolvidos é fundamental para a organização. A metodologia empregada para realização do trabalho foi pesquisa na área de logística e administração, através de livros, papers, apostilas e internet que foi suficiente para coleta de informações para elaboração do trabalho. A bibliografia correspondeu às expectativas, pois foram selecionados livros e apostilas de autores de grande conhecimento do assunto. Um bom exemplo foi a apostila da IMAM que é uma grande consultora na área de logística que favoreceu muito para a elaboração do trabalho. Nota-se que na biografia pesquisada tem-se muita teoria, pouca informação de pesquisas da realidade das empresas e como estas vêm se desenvolvendo no mercado atual, quais suas maiores dificuldades, além de falta de informações dos setores que estão sendo mais afetados com o mercado globalizado. Conclui-se que a globalização é o fator fundamental que afeta todas as áreas da sociedade, principalmente o comércio internacional e liberdade de movimentação, com diferente intensidade dependendo do nível de desenvolvimento e integração das nações ao redor do planeta, com isso a logistica empresarial se tornou fundamental. A capacidade do funcionário em processar informações ficou mais importânte que a sua capacidade de trabalhar como operário graças a automação. Fenômenos mundiais como crises financeiras afetam o mundo. Paises estão dependentes uns dos outros e já não há possibilidade de se isolarem ficando espostos a estes contágios finaceiros positivos ou negativos. Com relação à implantação de novos sistemas destinados a gestão empresarial como o ERP conclui-se que causam receio nos funcionários, pois existem modificações que interferem no trabalho e impactos tecnológicos na realização do mesmo, principalmente, às novas habilidades e conhecimentos exigidos dos operadores. Essas mudanças acabam interferindo nos aspectos 41 psicológicos, despertando medo devido à necessidade de aquisição de novos conhecimentos e à responsabilidade sobre as informações inseridas no sistema. O trabalho desenvolvido pode ser mais aprofundado ficando como sugestão o aprofundamento na pesquisa em softwares destinados à gestão empresarial que vem ganhando espaço mundialmente em grandes empresas e estudo das empresas que vem ganhando mercado e quais estão perdendo mercado no modelo atual. 42 7 REFERÊNCIAS ÂNGELO, Lívia. 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