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Universidade Estadual Paulista Faculdade de Filosofias e Ciências Departamento de Ciência de Informação Curso de Arquivologia
Contabilidade: origem, livros contábeis e suas funções.
Trabalho apresentado á disciplina Documentação Contábil ministrada pelo Docente David. Discentes: Janaína Zaffani Lucas Martins Rafael Saiani Rodrigo Otávio
Marília, 2005.
INTRODUÇÃO Origem da Contabilidade Se a contabilidade abrange toda forma de registrar fatos numéricos para diversos objetivos, a sociedade humana pratica contabilidades há tempos imemoriais. Fourastié e Kovacs (1992) notam que, “embora pouco documentada, a eficiente administração do império romano certamente se apoiava em registros estatísticos e contábeis”. Com sai destruição pelas invasões bárbaras, o mundo retornou a sistemas do tipo Inca de marcas de madeira. A origem da contabilidade atual, conhecida como Contabilidade das Partidas Dobradas, surgiu nas cidades-estados italianas e remonta à expansão comercial dos anos de 1300 e ano conseqüente do desenvolvimento das operações de crédito. A criação da contabilidade é normalmente atribuída ao frei Luca Pacioli que, em 1494, escreveu o Tractatus de Computis et Scripturis, onde o Método das Partidas Dobradas é proposto como mecanismo de controle patrimonial. Embora historiadores afirmem que o Método das Partidas Dobradas já estivesse em aplicação em diversos centros comerciais italianos, a obra de frei Pacioli, ilustre matemático da época, muito ligado a Leonardo da Vinci e autor da primeira obra impressa sobre matemática, serviu pra sistematizar e popularizar a Contabilidade. Esta origem da Contabilidade estabeleceu no Brasil a chamada tradição italiana que além de ter influenciado durante gerações a formação dos contadores, deu base aos regulamentos contábeis, como o Código Brasileiro de Contabilidade (1850) e a antiga Lei das Sociedades por Ações (1940). A evolução da Contabilidade acompanhou o desenvolvimento comercial e industrial durante os séculos. No século XX, a preocupação norte-americana na busca da eficiência gerencial, coerente com os Princípios de Administração Científica propostos em 1911 por Taylor (1947), passou a dar ênfase à informação contábil como suporte e ao processo decisório.
A influência americana na contabilidade brasileira encontra-se materializada na Nova Lei das Sociedades por Ações (Lei 6.404 de 15/12/76) e em todas as circulares e resoluções da Receita Federal posteriores à Resolução do Imposto de Renda nº 1.598/ 77. Por outro lado, com a persistência inflacionária brasileira, durante muitos anos em níveis considerados galopantes, os registros contábeis tradicionais mostraram-se vítimas de deformações absurdas. Por tais razões, o Brasil tornou-se campo dos experimentos na área inflacionária e, em decorrência, foram progressivamente introduzidos na Contabilidade os mecanismos de correção monetária, que são de notável concepção teórica e consistência prática. Entretanto, talvez até por seus méritos, a Correção Monetária dos Balanços costuma ser acusada de provocar nas pessoas a indiferença à inflação e mesmo de realimentar o processo inflacionário, o que levou a sua recente proibição, logo após o Pano Real. PRINCÍPIOS CONTÁBEIS A Contabilidade segue princípios e convenções geralmente aceitos. No Brasil, a legislação implicitamente os utiliza e pressupõe que sejam do conhecimento geral. Não existe unanimidade quanto ao número desses princípios fundamentais. Assim, alguns autores afirmam que seriam sete, enquanto outros afirmam serem quatro, havendo autores que aumentam muito o número desses princípios. A seguir, estão enunciados sete princípios:
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Princípio da Moeda como Denominador Comum
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Princípio do Custo Histórico
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Princípio da Continuidade da Empresa
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Princípio da Entidade Própria
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Princípio da Realização
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Princípio da Competência
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Princípio da Igualdade Contábil
PRINCIPAIS LIVROS CONTÁBEIS Dos vários livros usados pelas empresas, vamos mencionar apenas os utilizados pela contabilização dos atos e fatos administrativos. Os principais livros utilizados pela Contabilidade são:
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Livro Diário
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Livro Razão
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Livro Caixa
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Livro Contas-Correntes
LIVRO DIÁRIO O Diário é um livro obrigatório pela legislação comercial. Por ser obrigatório, o Diário está sujeito às formalidades legais extrínsecas e intrínsecas1. Elementos Essenciais do Lançamento no Livro Diário
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1º - local e data;
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2º - conta ou contas debitadas;
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3º - conta ou contas creditadas, precedida(s) da partícula “a”;
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4º - Histórico da operação;
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5º - valor da operação.
O livro Diário tradicional pode ser substituído por fichas (contínuas, em forma de sanfona, soltas
ou avulsas).Porém, a adoção desse sistema não exclui a empresa de obediência aos requisitos intrínsecos, previstos na lei fiscal e comercial para o livro Diário. As empresas que utilizam fichas são obrigadas a adotar o livro próprio para a inscrição das demonstrações financeiras.
LIVRO RAZÃO O Razão é um livro de grande utilidade para contabilidade porque registra o movimento de todas as contas. A escrituração do livro Razão passou a ser obrigatória a partir de 1991. Na Contabilidade moderna, o Razão é escriturado em fichas. LIVRO CONTAS-CORRENTES O Contas-Correntes é o livro auxiliar do Razão. Serve para controlar as contas que representam Direitos e Obrigações para a empresa. LIVRO CAIXA O livro Caixa também é auxiliar. Nele são registrados todos os fatos administrativos que envolvam entradas e saídas de dinheiro.
PRAZO DE GUARDA DE DOCUMENTOS CONTÁBEIS Livro Balanço Patrimonial/Geral Livro de Apuração de Lucro Real (Lalur) Livro de Razão Livro de Registro de ICMS Livro de Registro de Inventário Livro de Registro de Saídas Livro Diário Livro Registro de Entradas
Permanente 10 anos considerando a data do último lançamento 5 anos 5 anos considerando a data do último lançamento 31 anos considerando a data do último lançamento 10 anos considerando a data do último lançamento Permanente 5 anos considerando a data do último lançamento
A lei não prevê descarte Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional Parecer 410Coordenação do sistema de Tributação (CST/SIPR) Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
CONCLUSÃO A quantidade de declarações e obrigações fiscais muitas vezes levam as empresas a deixar de guardar esses documentos. O empresário corre um sério risco de ter que pagar novamente o que já pagou. "No Brasil, ao contrário da maioria dos países, a boa-fé do contribuinte não é presumida e a responsabilidade de provar o pagamento é dele", alerta o advogado Luis Carlos Galvão, diretor do departamento jurídico do Centro das Indústrias do Estado de São Paulo (Ciesp). Cada documento tem que ser guardado por um prazo mínimo, muitos empresários se esquecem das implicações fiscais de documentos comerciais e jogam fora o que não deveriam. Referência: PIZZOLATO, Nélio D. Introdução à contabilidade gerencial. 2ºed. revisada e ampliada. São Paulo: Pearson Makron Books, 2000. THOMÉ, Irineu. Empresas de serviços contábeis: estrutura e funcionamento. São Paulo: Atlas, 2001. IGNACIO, Laura. Para não pagar duas vezes, é melhor guardar. Diário do Comércio, 2005. Disponível em: . Acesso em: 09 dez. 2005.
