Excel - 101 Dicas

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Índice Cap. 1 - Primeiros Passos Dica 1 - Inserindo e excluindo planilhas ................................................................... 5 Dica 2 - Organizando planilhas ................................................................................. 5 Dica 3 - Mudando a largura das colunas .................................................................. 6 Dica 4 - Mudando a altura das linhas ....................................................................... 6 Dica 5 - Inserindo linhas e colunas ........................................................................... 7 Dica 6 - Ocultando e excluindo linhas e colunas ...................................................... 7 Dica 7 - Exibindo e ocultando barras de ferramentas .............................................. 8 Dica 8 - Salvando a pasta de trabalho ...................................................................... 9 Dica 9 - Abrindo uma pasta de trabalho ................................................................ 10 Cap. 2 - Edição de dados Dica 10 - Autopreenchimento ................................................................................. 11 Dica 11 - Copiando valores ..................................................................................... 12 Dica 12 - Movendo e excluindo células .................................................................. 13 Dica 13 - Utilizando o Colar Especial ...................................................................... 14 Dica 14 - O painel da Área de Transferência .......................................................... 15 Dica 15 - Localizando e substituindo dados ........................................................... 16 Dica 16 - Trabalhando com comentários ................................................................ 17 Dica 17 - Limpando células ..................................................................................... 18 Dica 18 - Localizando rapidamente células ............................................................ 19 Cap. 3 - Criação de fórmulas e funções Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica 02 19 - Entendendo o que são fórmulas e funções ........................................ 20 - Encontrando a média aritmética de valores ..................................... 21 - Calculando o menor e o maior número ............................................. 22 - Funções para contagem de células .................................................... 23 - Trabalhando com porcentagens ......................................................... 24 - Usando funções lógicas ....................................................................... 25 - Construindo fórmulas condicionais .................................................... 26 - Adicionando valores ............................................................................ 27 - Funções para busca de dados ............................................................ 28 - Convertendo medidas .......................................................................... 29 - Trabalhando com datas e horas ......................................................... 30 - Arredondando valores ......................................................................... 31 - Fazendo verificações nas células com funções É ............................. 32 - Planejando investimentos .................................................................... 33 - Calculando pagamentos e juros ......................................................... 34 - Combinando textos .............................................................................. 35 - Potência, raiz quadrada e logaritmo .................................................. 36 - Seno, co-seno e tangente de um valor .............................................. 37 - Assistente de pesquisa ......................................................................... 38 - Usando o botão Inserir função ............................................................ 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 36 37 38 Dica 39 - Localizando e corrigindo erros nas fórmulas ................................... 39 Cap. 4 - Formatando a planilha Dica 40 - Formato Número e Moeda ...................................................................... 40 Dica 41 - Formato Data e Hora ............................................................................... 41 Dica 42 - Formato Fração ........................................................................................ 41 Dica 43 - Formato de CEP, CIC e telefone ............................................................... 42 Dica 44 - Mesclando células ................................................................................... 42 Dica 45 - Inclinando o texto de uma célula ............................................................ 43 Dica 46 - Ajustando o texto na célula ..................................................................... 44 Dica 47 - Formatando o texto ................................................................................. 45 Dica 48 - Alterando a cor de fundo da célula ......................................................... 45 Dica 49 - Alterando a borda das células ................................................................. 46 Cap. 5 - Criação de gráficos Dica 50 - Inserindo um gráfico com o assistente ................................................... 47 Dica 51 - Alterando o tipo do gráfico ..................................................................... 48 Dica 52 - Formatando o eixo ................................................................................... 49 Dica 53 - Formatando a legenda e título ................................................................. 50 Dica 54 - Mudando cores e linhas .......................................................................... 51 Dica 55 - Inserindo diagramas ................................................................................ 52 Dica 56 - Formatando um gráfico 3D ...................................................................... 53 Cap. 6 - Impressão Dica 57 - Visualizando a planilha antes da impressão ........................................... 54 Dica 58 - Preparando a página para impressão ..................................................... 55 Dica 59 - Inserindo cabeçalho e rodapé ................................................................. 56 Dica 60 - Alterando as margens ............................................................................. 57 Dica 61 - Definindo a área de impressão ................................................................ 58 Cap. 7 - Internet Dica Dica Dica Dica 62 63 64 65 - Visualizando a planilha em um browser ............................................ Salvando como página da Web ......................................................... Criando hiperlinks ................................................................................. Importando tabelas da Internet para uma planilha ........................... 59 60 61 62 Cap. 8 - Integração do Excel com outros aplicativos Dica 66 - Vinculando objetos .................................................................................. 63 Dica 67 - Incorporando objetos .............................................................................. 64 Dica 68 - Usando hiperlinks para acessar outros programas ................................ 65 Cap. 9 - Tabelas Dinâmicas Dica 69 - Construindo uma tabela dinâmica .......................................................... 66 03 Índice Dica 70 - Modificando uma tabela dinâmica .................................................... 67 Dica 71 - Construindo um gráfico dinâmico ...................................................... 68 Dica 72 - Outras opções de configuração .......................................................... 69 Cap. 10 - Aspectos Avançados Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica 73 - Procurando arquivos do computador no Excel ............................... 74 - Distribuindo texto em colunas ............................................................ 75 - Vinculando planilhas ............................................................................ 76 - Personalizando a barra de ferramentas .............................................. 77 - Construindo uma nova barra de ferramentas .................................... 78 - Ferramenta Solver ................................................................................ 79 - Protegendo a planilha .......................................................................... 80 - Outras opções de proteção ................................................................. 81 - Formatação condicional ...................................................................... 82 - Rastreando erros na planilha ............................................................... 83 - Definindo regras de validação ............................................................ 84 - Nomeando intervalos de células ........................................................ 85 - Criando cenários .................................................................................. 86 - Usando o recurso Atingir Meta ........................................................... 87 - Alterando um gráfico com a ferramenta Atingir Meta ..................... 88 - Personalizando o Excel ........................................................................ 89 - Criando relatórios ................................................................................. 90 - Editando relatórios ............................................................................... 91 - Construindo um banco de dados ....................................................... 92 - Usando o formulário de dados ........................................................... 93 - Classificando dados ............................................................................. 94 - Acrescentando um filtro avançado .................................................... 95 - Localizando dados com critérios ....................................................... 96 - Trabalhando com Subtotais ................................................................ Cap. 11 - Macros e Programação 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 88 89 90 91 92 Dica 97 - Gravando uma nova macro ..................................................................... 93 Dica 98 - Executando uma macro .......................................................................... 93 Dica 99 - Outras opções de macro ......................................................................... 94 Dica 100 - Criando uma função para verificar se um número é par ...................... 95 Dica 101 - Criando uma função para saber o tipo de um triângulo ...................... 96 04 Primeiros Passos Dica 001 Inserindo e excluindo planilhas Ao iniciar o aplicativo Microsoft Excel, você se depara com uma janela dividida em linhas e colunas. Esta folha quadriculada é chamada de planilha e é nela que você vai trabalhar. O encontro de uma linha com uma coluna é chamado de célula e para identificar cada célula, há o que denominamos endereço. Se você um dia já brincou de batalha naval, não terá problemas em entender esse termo, pois cada linha da planilha é representada por um número e cada coluna por uma letra. Assim, o encontro da coluna A com a linha 3, resulta na célula A3. As planilhas de sua pasta de trabalho são representadas por abas na parte de baixo da tela. Aprenda abaixo como fazer para inserir ou excluir uma planilha: 1 Para inserir uma planilha, clique com o botão direito sobre ela. 2 Em seguida, clique em Inserir. Surgirá uma tela, onde você pode escolher exatamente o que deseja inserir, como por exemplo, um gráfico, macro, etc. Dica 002 Organizando planilhas Como todo o seu trabalho estará dentro de uma ou mais planilhas, é muito interessante deixá-las organizadas. Assim você poupa tempo no futuro ao ter de buscar informações dentro das muitas planilhas da sua pasta de trabalho. Cada planilha deve ter um nome condizente com o seu conteúdo; assim se você está fechando uma folha de pagamento, pode nomeá-la com Pagamento, por exemplo. Além disso, a ordem em que as planilhas são exibidas pode influenciar no seu trabalho também. Siga os passos apresentados abaixo para organizar as planilhas de sua pasta de trabalho: 1 Para mudar o nome de uma planilha, clique com o botão direito do mouse sobre o nome dela. 2 Escolha a opção Renomear e, em seguida, digite o nome desejado. 3 Pressione a tecla Enter para confirmar. 4 Mude a ordem da planilha, clicando sobre a sua aba e arrastando para o novo local. Observe que antes de soltar o botão do mouse, uma seta preta surge na posição em que a planilha ficará. 5 Se você precisa duplicar uma planilha, basta fazer o procedimento anterior, pressionando a tecla Ctrl antes de soltar o botão do mouse. 3 Clique na opção Planilha e, depois, clique em OK. 4 Para excluir uma planilha, clique com o botão direito sobre ela novamente. 5 Em seguida, clique em Excluir. 6 Além dessas facilidades você ainda pode mudar a cor da aba, clicando com o botão direito do mouse sobre ela e acessando a opção Cor da guia... 7 Logo após, basta escolher a cor desejada e clicar em OK. 05 Primeiros Passos Dica 003 Mudando a largura das colunas Dica 004 Mudando a altura das linhas As colunas representadas pelas letras no alto de sua planilha podem ser redimensionadas, dependendo da sua necessidade. Existem duas maneiras de mudar a largura das colunas. Acompanhe abaixo os procedimentos para aumentar ou diminuir a largura das colunas: Da mesma maneira que é possível aumentar ou diminuir a largura das colunas em uma planilha, você também pode mudar a altura das linhas que são representadas por números no canto esquerdo da planilha. Aprenda agora os passos necessários para alterar a altura das linhas: 1 Posicione o ponteiro do mouse entre uma coluna e outra e note que ele assumirá a forma de uma seta preta dupla. 1 Coloque o ponteiro do mouse entre uma linha e outra, para que apareça uma seta preta dupla. 2 Clique e arraste, assim a largura da coluna à esquerda da seta mudará. 3 No momento em que você arrastar o mouse, é possível ver a medida exata da coluna. 4 Para determinar um valor exato para a largura da coluna, clique na coluna desejada e, em seguida, clique no menu Formatar>Coluna>Largura... 5 Digite um valor para a largura e pressione Enter. 06 2 Em seguida, clique e arraste para cima ou para baixo. Assim a altura da linha acima da seta preta será alterada. 3 Para configurar um valor exato da alt u ra da linha, clique no menu Formatar>Linha>Altura... 4 Digite o valor e pressione Enter. Primeiros Passos Dica 005 Inserindo linhas e colunas Ao digitar um dado numa planilha de cálculos, você está sujeito a esquecer alguma informação e só se dar conta disso no futuro. Neste caso você pode aumentar essa planilha, acrescentando linhas e colunas vazias. Acompanhe passo a passo os procedimentos para inserir uma linha ou coluna em branco: 1 Para inserir uma coluna, clique na coluna à esquerda de onde você deseja que ela seja inserida. Por exemplo, se a coluna vazia deve aparecer entre a coluna B e C, clique na coluna C. Você pode selecionar rapidamente a coluna toda, pressionando CTRL + barra de espaço. Dica 006 Ocultando e excluindo linhas e colunas Do mesmo modo que você consegue inserir linhas e colunas para aumentar o tamanho de sua planilha, é possível também excluí-las quando não são mais necessárias ou somente ocultá-las, caso você queira apenas esconder alguma informação sem destruí-la. O procedimento para isso é extremamente fácil. Confira a seguir: 1 A maneira mais rápida para excluir uma linha ou coluna é clicar com o botão direito sobre ela. 2 Em seguida, você deve escolher a opção Excluir. 2 Em seguida, clique no menu Inserir e escolha a opção Colunas. 3 Para inserir uma linha, clique na linha abaixo de onde você quer inseri-la. Por exemplo, se a linha vazia deve aparecer entre a linha 29 e 30, selecione a linha 30. Você pode selecionar rapidamente a linha toda. Para isso, basta pressionar a tecla SHIFT + barra de espaço. 3 Para simplesmente ocultar, ou seja, esconder a coluna ou linha, clique com o botão direito sobre ela. 4 Depois, clique em Ocultar. 5 Para exibi-las novamente, pressione Ctrl+ T. Dessa forma, toda a planilha será selecionada. 4 Logo após, clique no menu Inserir e na opção Linhas. 6 A seguir, clique no menu Formatar> Colunas ou Linhas e depois selecione Reexibir. 07 Primeiros Passos Dica 007 Exibindo e ocultando barras de ferramentas As barras de ferramentas são conjuntos de botões, que servem como atalho para os itens do menu. Cada uma das barras tem uma finalidade específica. As barras mais utilizadas são a Padrão e a de Formatação. A barra Padrão contém funções padrões do Office, por isso ela é a mesma para todos os programas. Nela, você pode encontrar recursos para criar um novo arquivo, abrir, salvar ou imprimir um existente, entre outros. Na barra de ferramentas Formatação, você encontra recursos para alterar a aparência das células e textos. Caso deseje que o Excel apresente outras barras, siga os passos: 1 Clique no menu Exibir>Barras de ferramentas. 2 Em seguida, escolha a barra desejada, como por exemplo, Figura. 3 Note que em algum local da tela surgiu um conjunto diferente de botões. As barras podem ser movimentadas para qualquer local da tela, facilitando assim o seu trabalho. Para isso, clique no canto mais esquerdo da barra (o ponteiro do mouse ficará preto e com quatro pontas) e arraste. 4 A barra pode ser colocada em qualquer um dos quatro cantos da janela e além disso, ser deixada “livre” no meio da tela. Dessa maneira, surge uma barra de título com o nome da barra e o botão de fechar, como ocorre com qualquer janela. 5 Dê dois cliques no nome da barra para que ela volte a se encaixar no menu. 6 Se você juntar várias barras lado a lado, provavelmente alguns botões ficarão escondidos. Para acessá-los, clique na seta preta dupla que apareceu no canto direito da barra. 7 Para ocultar as barras, basta acessar o menu (Exibir>Barras de ferramentas) e clicar novamente no nome da barra (se ela estiver visível, note que antes do nome aparece o símbolo de checado). 08 Primeiros Passos Dica 008 Salvando a pasta de trabalho A pasta de trabalho é o conjunto de planilhas em que você está trabalhando. Salvar seu trabalho de tempos em tempos é muito importante para garantir que as informações não sejam perdidas. Portanto, salve a sua pasta procedendo da seguinte forma: 2 Na caixa chamada Salvar em:, localize o disco e a pasta de destino para a gravação do arquivo. 3 Em seguida, digite um nome na caixa Nome do arquivo. Clique no botão Salvar. 1 Se for a primeira vez que a pasta será salva, utilize o menu Arquivo>Salvar ou Arquivo>Salvar como... Tanto a primeira quanto a segunda opção abrem a caixa de diálogo Salvar como. 4 As próximas vezes em que você for salvar a pasta, clique na opção Salvar para atualizar o arquivo e no botão Salvar como..., caso queira salvá-lo em outra pasta ou com outro nome. 09 Primeiros Passos Dica 009 Abrindo uma pasta de trabalho Quando você salvar a sua pasta de trabalho, um arquivo com extensão XLS é criado no disco. Para abrir esse arquivo e continuar a trabalhar com suas planilhas, proceda assim: 1 Clique no menu Arquivo>Abrir... Você também pode pressionar Ctrl + A. 2 Na janela que surgiu, localize o disco e a pasta em que se encontra o arquivo. No caso, utilize a caixa Examinar para localizar o disco e, em seguida, o painel branco localizado logo abaixo para abrir alguma pasta, caso seja necessário. 3 Ao encontrar o arquivo XLS, selecione-o e clique na seta ao lado do botão Abrir. 4 A primeira opção simplesmente abre o arquivo, a segunda abre como “somente leitura”, ou seja, as alterações feitas não poderão ser gravadas posteriormente. 5 A opção Abrir como cópia cria um novo arquivo XLS, que recebe uma cópia das informações do arquivo selecionado anteriormente. 6 A última opção chamada Abrir e reparar... é muito útil para corrigir um arquivo, caso ele esteja corrompido. 7 Ao escolher a alternativa mais adequada, basta dar um clique sobre a mesma, para que o arquivo seja carregado na tela do Excel. 010 Edição de dados Dica 010 Autopreenchimento Se você digita um texto qualquer dentro de uma célula e precisa gerar uma seqüência dele, como por exemplo, os meses do ano, utilize o recurso de autopreenchimento. Com isso, os dados que você necessita são gerados automaticamente poupando o tempo e esforço. Caso você queira simplesmente copiar os dados sem gerar uma seqüência ou ainda copiar apenas a formatação da célula para as células vizinhas, também é possível. O uso da ferramenta de autopreenchimento é muito simples: 1 Ao digitar o texto em uma célula, clique sobre a alça de preenchimento (pequeno quadrado preto localizado no canto esquerdo da célula) e arraste até o local desejado. para gerar a seqüência. No exemplo dos dias da semana, surgem duas opções: Preencher dias e Preencher dias da semana. A primeira preenche a seqüência com os dias da semana, inclusive sábado e domingo. A segunda opção coloca apenas os dias de segunda a sexta. 2 Note que surgiu um pequeno ícone, chamado de Opções de autopreenchimento. Este ícone serve para ajudar você a escolher exatamente o que deve ser feito. 3 Clique na seta ao lado do botão. Selecionando a opção Copiar células, você obterá apenas cópias da célula original. 4 A opção Preencher seqüência é a que gera a lista com a seqüência do que foi digitado. Se você, por exemplo, digitou “segunda-feira”, os outros dias da semana serão criados nas células vizinhas. 5 Você ainda pode escolher a alternativa Preencher formatação somente. Assim, não é mais o texto que será copiado para as células vizinhas, e sim a formatação da célula de origem, ou seja, a cor da letra, bordas, entre outras. 6 Algumas opções especiais podem aparecer neste botão. Isso depende do conteúdo que você está copiando ou usando 7 É possível personalizar mais ainda o preenchimento. Você pode criar uma lista com incremento diferente de 1, ou seja, uma lista com números que variam de dois em dois ou de três em três. 8 Para fazer isso, digite o primeiro valor na célula desejada. 9 Selecione a célula digitada e todas as células vizinhas que farão parte da seqüência. 10 Clique no menu Editar>Preencher> Seqüência... 11 Escolha se a seqüência será apresentada em Linha ou Coluna. Escolha Linear e, na caixa Incremento, digite qual será a variação dos números. 12 Em seguida, clique em OK. 011 Edição de dados Dica 011 Copiando valores Muitas vezes você vai precisar copiar o conteúdo de uma célula em outro local. Para ajudá-lo nessa tarefa, além do autopreenchimento já visto, você pode proceder da seguinte forma: 1 Dê um clique na célula a ser copiada. 2 Clique no menu Editar>Copiar ou simplesmente pressione Ctrl + C. 5 Você ainda pode simplesmente pressionar a tecla Enter, na célula de destino. 6 Assim que o conteúdo for colado, note que uma marca inteligente surgiu no lado esquerdo da célula. O nome desse botão é Opções de colagem. 7 Clique na seta ao lado do botão e veja as alternativas. 8 Clicando na opção Manter formatação original, além do conteúdo, os formatos da célula de origem também serão copiados para a célula de destino. 3 Note que a célula fica com um tracejado ao seu redor. 9 A segunda opção: Fazer correspondência com a formatação de destino, ignora a formatação de origem e permanece com a formatação da célula destino. 4 Em seguida, clique na célula de destino e clique no menu Editar>Colar ou simplesmente pressione a combinação de teclas Ctrl + V. 10 Você pode colar somente a formatação da célula de origem, ignorando o seu conteúdo. Para isso, escolha a opção Somente formatação. 012 Edição de dados Dica 012 Movendo e excluindo células O conteúdo de cada célula pode ser mudado de lugar no momento que você achar necessário. O processo para mover as células com seus conteúdos é tão simples quanto arrastar um ícone na área de trabalho. Além de mudar as informações de lugar, você pode ainda eliminar as células que não são mais úteis em sua planilha. Acompanhe: 1 Selecione a célula (ou o conjunto de células) a ser movimentada. 2 Posicione o ponteiro do mouse sobre uma das bordas pretas das células selecionadas e veja que surgirá uma seta preta de quatro pontas junto ao ponteiro. 3 Clique e arraste para o local desejado. Caso haja informação na célula de destino, uma mensagem surgirá para que você confirme o processo. Se você clicar em OK, o conteúdo da célula de destino será perdido. Se clicar em Cancelar, a movimentação é ignorada. 4 Ao mover a célula, você pode pressionar a tecla Ctrl para que a célula de origem permaneça com o conteúdo e seja criada a sua cópia na célula de destino. 5 Para excluir uma célula de sua planilha, basta selecioná-la e clicar no menu Editar>Excluir... 6 Assim, uma pequena caixa de diálogo surgirá para que você possa escolher o que vai acontecer com as células vizinhas à que está sendo eliminada, ou seja, através desta opção, você pode deslocar as células para esquerda, para cima ou ainda excluir a linha ou a coluna inteira da planilha. 013 Edição de dados Dica 013 Utilizando o Colar Especial Os recursos de colagem do Excel vão muito além do que o simples Ctrl + V. Caso seja necessário copiar somente o formato de uma célula, a sua largura ou sua fórmula, não se preocupe, pois tudo isso é possível com o recurso Colar especial... Além dessas funções de colagem, você ainda pode executar operações entre a célula de origem e de destino, por exemplo, a operação de soma. Assim, o valor de uma célula é copiado e, em vez de ser colado na célula de destino, ele é somado ao valor de destino. 1 Selecione a célula de origem e pressione Ctrl + C para copiar o seu conteúdo. 2 Clique em Editar>Copiar especial... 3 Na tela que surgir, observe que existem duas divisões: Colar e Operação 4 Na divisão Colar, selecione a opção Tudo, caso queira fazer uma colagem padrão, ou seja, com valores e formatação. 5 Você pode escolher se deseja colar a fórmula ou somente o valor na célula de destino. Para isso, escolha Fórmulas ou Valores, respectivamente. 6 Para colar somente a formatação na célula de destino, escolha a opção Formatos. 7 Na parte de Operações, você pode escolher uma das quatro operações, como a Soma, para efetuar entre a célula de origem e a célula de destino. Por exemplo, se você digitar 17 na célula A2 e 12 na célula B2, em seguida copiar a célula A2, clicar 014 na célula B2, acessar a janela de Colar especial, selecionar a opção Soma e clicar em OK, o resultado na célula B2 em vez de ser 17, será 29, pois os dois valores serão somados e o resultado é armazenado na célula de destino. 8 Ainda existem duas opções na parte inferior: Ignorar em branco e Transpor. Selecione a primeira para evitar colar valores em branco, ou seja, se a célula de origem estiver vazia, evita que na célula de destino seja colado o valor em branco, apagando assim o seu conteúdo. 9 A opção Transpor serve para mudar a ordem dos dados copiados nas células de destino. Ele tem efeito somente se você selecionar um conjunto de duas ou mais células e copiá-las. E, após isso, clicar no local de destino na planilha. 10 Em seguida, você deve acessar a tela Colar especial..., selecionar a opção Transpor e clicar em OK. 11 Existem dois resultados possíveis: se os dados que você copiou estavam em linha, ao colar, foram transpostos em colunas ou senão ocorreu o contrário. Se você selecionou os dados em colunas, eles foram transpostos em linhas. Edição de dados Dica 014 O painel da Área de Transferência O painel de tarefas é um novo recurso do Office XP. Através dele, você pode criar novas pastas de trabalho, inserir cliparts na planilha, pesquisar arquivos e acessar a Área de transferência. O painel da Área de transferência pode armazenar até 24 itens e o seu conteúdo fica disponível para qualquer um dos programas do Office. Aprenda a usá-lo, acessar seu conteúdo, limpá-lo e configurá-lo abaixo: 1 Assim que você copiar alguma informação ou imagem, automaticamente é adicionado um item ao painel da Área de transferência. A maneira mais rápida para abrir esse painel é pressionando duas vezes seguidas as teclas Ctrl + C. Você ainda pode abri-lo pelo menu Editar>Área de transferência do Office... 3 Surgirá um pequeno menu com apenas dois itens: Colar e Excluir. O primeiro cola o item da Área de transferência na célula selecionada. O segundo elimina o item da Área de transferência. 4 Caso queira limpar todo o conteúdo do painel de uma vez só, basta clicar no botão Limpar tudo localizado na parte de cima do painel. 5 Para configurar esse painel, use o botão Opções, encontrado na parte inferior do painel. A opção Mostrar Área de transferência do Office automaticamente, permite que o painel seja aberto assim que algo for copiado. 6 A segunda opção chamada Coletar sem mostrar ‘Área de transferência do Office’ guarda os itens copiados na área de transferência, sem mostrá-la. 7 A opção Mostrar ícone da ‘Área de transferência do Office’ na barra de tarefas insere um ícone na bandeja da barra de tarefas do Windows, tornando bem mais fácil acessar a Área de transferência a partir de qualquer programa. 2 Cada item pode ser visualizado em miniatura dentro desse painel e, se você quiser colá-lo em alguma parte da planilha, basta clicar na seta preta que aparece quando você passa o ponteiro do mouse sobre o item apresentado. 8 A última opção chamada Mostrar status ao lado da barra de tarefas ao copiar exibe uma mensagem ao lado do ícone da barra de tarefas quando um novo item é coletado. 015 Edição de dados Dica 015 Localizando e substituindo dados As informações que você digita dentro de uma planilha podem se tornar muito extensas e certamente você precisará em algum momento consultá-las, seja para uma simples conferência ou mesmo uma grande alteração. Para resolver isso, existem dois recursos dentro do Office para localizar e substituir dados: 7 Em seguida, clique na opção Formatar... e na caixa de diálogo que aparecer, escolha o tipo de formatação que deseja encontrar. 1 Estando com a planilha aberta, clique no menu Editar>Localizar... ou pressione Ctrl + L. 9 Ao selecionar a opção Diferenciar maiúsculas de minúsculas, você força o Excel a pesquisar o texto exatamente como você digitou, ou seja, respeitando letras maiúsculas e minúsculas. 2 A janela que aparecer possui uma caixa chamada Localizar, na qual você irá digitar o que deseja procurar. 3 Após a digitação, clique no botão Localizar próxima, para achar a primeira célula em que o texto aparece. Clicando no mesmo botão, outras ocorrências vão sendo mostradas até chegar ao fim da planilha. 4 Ao clicar no botão Localizar Tudo, a caixa de diálogo é expandida e, na parte inferior, aparecem todas as ocorrências do texto procurado. Basta clicar em um item e navegar à célula correspondente. 5 Clique no botão Opções para aperfeiçoar a sua pesquisa. 6 Você pode procurar por alguma célula formatada. Para isso, clique na seta preta ao lado do botão Formatar... 016 8 Você ainda pode determinar o local que será pesquisado, utilizando a caixa Em: e a caixa Pesquisar. 10 A opção Coincidir conteúdo da célula inteira serve para encontrar somente as células que contenham exatamente o texto procurado. 11 Além de localizar, você também pode substituir as informações por outras. Para isso, utilize a guia Substituir da mesma caixa de diálogo. 12 Nela, você encontra duas caixas de texto: a primeira serve para inserir o texto a ser localizado, e a segunda o texto que vai substituir o que foi encontrado. 13 Nesta tela são encontrados os mesmos botões da tela anterior. Ao terminar de digitar e de configurar o que for necessário, você pode clicar no botão Substituir, para ir substituindo o texto aos poucos ou clicar no botão Substituir Tudo para substituir todo o texto da planilha de uma vez só. Edição de dados Dica 016 Trabalhando com comentários Se as suas planilhas estão ficando lotadas de dados e, principalmente, de fórmulas, é hora de começar a colocar algumas “dicas” para que outras pessoas entendam tudo o que você fez. O Excel possibilita a criação de comentários dentro de cada célula. Assim, quando alguém acessar a planilha e ler cada comentário, poderá entender do que se trata e para que servem as informações ali apresentadas. Cada célula é capaz de comportar um comentário, mas procure não colocar em muitas, escolha as mais significativas. 1 Para inserir um novo comentário em uma célula, clique sobre ela e acesse o menu Inserir>Comentário. 2 Note que um pequeno retângulo amarelado aparece ao lado da célula selecionada. Nela surge automaticamente o nome do autor do programa, ou seja, o nome da pessoa que foi colocado no momento da instalação do pacote. Se você preferir, pode apagar o texto que apareceu. 3 Digite na caixa amarela o texto de comentário desejado. Além de digitar, você pode aumentar ou diminuir o tamanho da caixa, clicando e arrastando uma das alças brancas que aparecem ao redor. 4 A cor do fundo e da fonte podem ser alteradas. Todas essa opções e muitas outras estão na caixa Formatar comentário. Para acessá-la, clique duas vezes na borda do comentário. 5 Clique na guia Fonte para mudar o formato do texto do comentário. Você pode escolher outra fonte, estilo, tamanho, cor e efeitos. Todas as alterações podem ser visualizadas dentro da própria janela. 6 A guia Alinhamento permite escolher a maneira como o texto será exibido, mudando o alinhamento horizontal e vertical ou a orientação. 7 Na guia Cores e linhas, você pode alterar a cor do fundo do comentário, usando a primeira caixa, chamada Cor:. Abaixo, determine uma porcentagem de transparência para a caixa. Você ainda pode mudar o formato da linha que envolve o retângulo, escolhendo uma nova cor, tracejado, estilo e espessura. 8 Após configurar o que for necessário, clique no botão OK. 9 Para acessar o comentário de uma célula, basta passar o ponteiro do mouse sobre ela (observe que apareceu uma seta vermelha). 10 Para mudar o texto ou a formatação de seu comentário novamente, basta selecionar a célula e clicar sobre o menu Inserir>Editar comentário. 11 Finalmente, para eliminar o comentário da célula, basta clicar com o botão direito sobre a célula e depois clicar em Excluir comentário. 017 Edição de dados Dica 017 Limpando células Quando você for corrigir a sua planilha em busca de informações digitadas incorretamente, precisará se “livrar” do conteúdo equivocado nas células encontradas. Se quiser você pode deixar uma célula ou um intervalo de células sem formatação nenhuma. Tanto o primeiro quanto o segundo caso podem ser resolvidos num piscar de olhos. 1 A maneira mais fácil de apagar o conteúdo de uma célula é selecionando-a e pressionando a tecla Delete. 2 Mas, se você quer usufruir das outras opções de limpeza de células, acesse o menu Editar>Limpar. 3 A primeira opção, como o próprio nome diz, vai limpar tudo na célula, conteúdo, comentários e formatação. 4 A segunda opção elimina todos os formatos da célula e permanece com o conteúdo e comentário, caso existam. 5 A terceira opção, que corresponde à tecla Delete citada acima, apaga apenas o conteúdo, deixando na célula, a formatação e o comentário. 6 E a última opção apaga apenas o comentário da célula, permanecendo todo o restante. 018 Edição de dados Dica 018 Localizando células rapidamente Da mesma maneira que você utiliza o recurso Localizar, para pesquisar na sua planilha ou pasta de trabalho por algum dado importante, é possível localizar endereços de células. Muitas vezes você não tem a informação da célula em mãos, e sim apenas a sua referência ou o seu endereço. Por isso é que o Excel disponibiliza uma ferramenta de localização rápida de célula: 1 A maneira mais rápida de ir para uma célula específica é digitando o seu endereço na caixa de nome, ao lado da barra de fórmulas. Basta pressionar Enter após a digitação e automaticamente a célula será localizada. 2 Outra alternativa é utilizar o menu Editar>Ir para... Da mesma maneira, você deve digitar a referência da célula na caixa e clicar em OK. 3 Clique no botão Especial, caso queira configurar seleções especiais. Por exemplo, você pode selecionar todas as células em branco da sua planilha. 4 Ao selecionar a opção Comentários, todas as células que possuem comentários serão selecionadas. 5 Se você escolher a opção Objetos, todos os objetos da planilha, como autoformas ou cliparts desenhados, serão selecionados. 6 Caso você clique na alternativa Constantes, todas as células que contêm textos que não se alteram, ou seja, que não possuem fórmulas, serão selecionadas. 7 Ao fazer a sua escolha, clique em OK. 019 Criação de fórmulas e funções Dica 019 Entendendo o que são fórmulas e funções Grande parte do poder do Excel está na sua capacidade de executar desde cálculos simples até funções mais específicas e complexas. E antes de você começar a usar todo esse poder, entenda o que são as fórmulas e funções. As fórmulas, como na matemática, são equações com o objetivo de chegar a algum resultado a partir de valores. No Excel, esses valores são as células da planilha. Acompanhe a seguir como fazer para criar uma fórmula: 1 Digite os seguintes valores nas células: A1 12 B1 30 C1 27 D1 45 2 Toda fórmula no Excel deve, obrigatoriamente, começar com o sinal de =. Portanto, digite-o na célula D3 para começar uma nova fórmula. Nas fórmulas, você utiliza os já conhecidos operadores: + - * e / para construí-la. 3 Você vai realizar uma soma simples com os valores digitados, o resultado aparecerá na mesma célula da fórmula. Bem, em vez de digitar: 12+30+27+45, você deve digitar: A1+B1+C1+D1. Isso porque se em outra ocasião os valores dessas células forem alterados, a fórmula continua sendo válida, pois para o Excel a soma será feita com o valor que estiver dentro de cada célula, seja ele qual for. Portanto, sempre que você for cons- truir uma fórmula, utilize os endereços das células no lugar do seu conteúdo. 4 Após terminar a digitação, pressione a tecla Enter e, se a fórmula não contiver nenhum erro, o resultado aparecerá na célula da planilha. 5 Porém, como muitos tipos de cálculos se repetem com freqüência, como soma ou média, foram criadas as chamadas funções, que são fórmulas predefinidas pelo Excel. Para usar uma função, você deve seguir algumas regras. Você pode, por exemplo, usar uma função para calcular a soma de células, em vez de digitar o cálculo “na mão”. 6 Para isso, você vai utilizar a função SOMA. Ela deve começar com o sinal de igual também. Digite o nome da função e abra parêntese na célula. 7 Em seguida, é preciso informar o intervalo de células a ser somado. Para isso, você deve digitar a primeira célula do intervalo, depois digitar dois pontos ( : ) que significa “até” e, por fim, digitar a última célula do intervalo e fechar parêntese. Assim: =SOMA(A1:D1). 8 Se não quiser digitar o intervalo, você pode também selecionar as células com o mouse no momento de utilizar a função desejada. 020 Criação de fórmulas e funções Dica 020 Encontrando a média aritmética de valores Um dos cálculos matemáticos mais usados é o da média. Através dela, você obtém um valor médio a partir de vários argumentos numéricos. Sua aplicação é bastante ampla, principalmente na área de estatística. Mas você pode usála para fazer cálculos bem simples, como o controle de notas escolares. 4 Para concluir, pressione Enter 1 Para calcular a média de uma seqüência de números, caso esta esteja ordenada em uma linha ou coluna, a maneira mais simples e rápida é usar o recurso de criação de fórmulas automáticas. Para isso, selecione a célula mais abaixo da lista de valores ou à direita. 6 Para fazer referência a células fora de seqüência, basta digitar ponto e vírgula (;) entre elas. Assim:=MÉDIA(A1;C5;B10; D3). 2 Clique na seta preta ao lado do botão Autosoma da barra de ferramentas. 8 Quando você utiliza a função MÉDIA, cada célula do intervalo escolhido faz parte do cálculo, a não ser que exista alguma com valores de texto. Por exemplo, se o seu intervalo possui cinco células, sendo que apenas quatro possuem valores e uma possui texto, o cálculo da média será feito apenas com as quatro células. 5 Agora, se você precisa encontrar a média de células distantes umas das outras, o processo para a criação é um pouco diferente. Você pode clicar no mesmo botão para gerar a função sozinha e digitar as células que serão usadas. 7 Você também pode misturar intervalos com valores independentes; por exemplo: =MÉDIA(A1:A5;A10). 9 No entanto, existe uma variação da função MÉDIA, chamada MÉDIAA, que aceita células com textos e valores lógicos, tratando-as como se valessem zero. Sendo assim, observe a diferença do cálculo feito com o mesmo intervalo de células: 3 Em seguida, clique na opção Média. Observe que a função é inserida automaticamente e a seqüência de números fica com um pontilhado ao seu redor. Caso você queira escolher outro intervalo ou parte desse intervalo, basta selecionálo com o mouse. 021 Criação de fórmulas e funções Dica 021 Calculando o menor e o maior número Imagine que você está criando uma planilha para armazenar os resultados dos jogos da Copa do Mundo e deseja criar uma tabela com a pontuação de cada equipe. Bem, no final da lista você pode colocar indicações da maior pontuação da copa ou o menor saldo de gols. Melhor que isso, você pode mostrar a segunda maior pontuação, ou seja, quantos pontos tem o segundo time do campeonato. Para fazer tudo isso, utilize uma das quatro funções disponíveis no Excel: 1 Ao criar uma seqüência de valores contínuos em coluna ou linha, utilize o recurso de funções automáticas: clique na célula mais abaixo ou mais à direita da lista. 2 Clique na seta preta ao lado do botão de Autosoma da barra de ferramentas. 3 Em seguida, clique em Min, caso queira encontrar o menor número; ou Max, caso deseje encontrar o maior valor. 4 A função usada para encontrar o menor número é chamada de Mínimo e para encontrar o maior número é Máximo. O processo de criação das duas é o mesmo: a única informação que precisa ser fornecida é o intervalo de células a ser usado. Como você usou a função automática, o próprio Excel já selecionou o intervalo para você (repare o pontilhado ao seu redor), mas caso você queira mudar esse intervalo, basta selecionar o desejado com o mouse. 022 5 Para completar o processo, basta pressionar Enter. 6 Se as células que você quer utilizar para encontrar o maior ou o menor valor não estão em ordem, é possível criar a função separando cada endereço com ponto e vírgula (;). Por exemplo: =MÍNIM O(D30;D50) ou =MÁXIMO(D30;D50). 7 Porém, essas duas funções mostram apenas o maior ou menor valor da lista. Se deseja saber o segundo maior da lista, não é possível com elas. Para resolver esse problema é que existem as funções: MAIOR e MENOR. A sua construção difere apenas em um detalhe se comparada às funções MÍNIMO e MÁXIMO: nelas é necessário informar se você quer que retorne o primeiro, segundo, terceiro, etc., item da lista. Basta indicar com números 1, 2, 3,... 8 Para achar o segundo maior número de uma lista, por exemplo, digite a função desse jeito: =MAIOR(A1 :A10;2). Para achar o terceiro menor valor de uma lista digite a s s i m : =MENOR(A1 : A10;3). Observe os dois exemplos apresentados ao lado. Criação de fórmulas e funções Dica 022 Funções para contagem de células Controlar a quantidade que determinada informação aparece em uma planilha, pode ser muito necessário no seu dia a dia. Assim, você tem em suas mãos o número exato de ocorrências de um determinado dado na planilha. Por exemplo, em uma tabela de preços, é possível determinar quantos custam acima de 20 reais. Além disso, há também a possibilidade de contar quantas células vazias existem em um intervalo. Isso pode ser usado no caso de você digitar dados em uma planilha muito grande podendo assim, esquecer de preencher alguma célula. Ao final, você saberá se ficou alguma célula em branco. 1 Para saber quantas células estão preenchidas em um determinado intervalo, ou seja, quais possuem algum conteúdo digitado, seja texto, valor ou fórmula, use a função chamada CONT.VALORES. Basta digitar em uma célula vazia: =CONT. VALORES(. E, em seguida, digite o intervalo a ser verificado. Você pode selecionar esse intervalo de células com o mouse, se não quiser digitar. Para terminar feche o parênteses e pressione Enter. 2 A função vista acima, conta as células que possuem alguma informação e ignora as vazias. Para fazer o contrário, isto é, contar as células de um intervalo que estão vazias, utilize a função CONT.VAZIO. O processo de criação da fórmula é o mesmo da anterior, você deve digitar =CONT.VAZIO( e depois selecionar o intervalo para verificação. 3 Você ainda pode verificar quantas células dentro de um intervalo contém somente números como conteúdo. Para isso, use a função CONT.NÚM. Como ela é bastante utilizada, você pode aproveitar o recurso de criação automática do Excel. Se o intervalo de células desejado for uma seqüência contínua com a célula que vai receber a fórmula, clique nesta célula e depois acesse a seta preta ao lado do botão de Autosoma da barra de ferramentas do Excel. 4 Clique na opção Contar, observe o intervalo de células capturado pelo Excel, caso não corresponda ao que você precisa, basta selecionar o trecho correto com o mouse. Por último, pressione a tecla Enter. 5 Além de todas essa opções de contagem, você pode precisar contar células, mas dependendo de alguma condição ou regra. Se a condição que você determinar, não for cumprida, a célula não entra na contagem. Faça isso usando a função CONT.SE. 6 Digite =CONT.SE( na célula que desejar. 7 Logo após, selecione ou digite o intervalo das células que serão verificadas, por exemplo: A1:A30. 8 A segunda parte da criação dessa fórmula se trata do critério a ser obedecido para que a contagem seja feita. Suponha que o intervalo que você selecionou possua preços de produtos e você deseja contar aqueles que são mais caros que 20 reais. Então, matematicamente, o seu critério seria: >20. Colocando isso na fórmula, ficaria assim: = CONT. SE ( A1 : A30 ; ”>20”). O ponto e vírgula serve para separar o intervalo do critério. As aspas do critério são obrigatórias. 023 Criação de fórmulas e funções Dica 023 Trabalhando com porcentagens Para muitas pessoas, fazer cálculos envolvendo porcentagens pode ser a tarefa mais difícil do mundo. Na verdade, criar fórmulas no Excel que trabalham com porcentagens é muito simples. A aplicação da porcentagem é bem ampla, pois são incontáveis as situações em que você pode usá-la: cálculo de comissão de vendedores, desconto em pagamentos à vista, porcentagem dos votos nas eleições, e assim por diante. Veja alguns casos que utilizam porcentagens e aprenda a melhor maneira de criá-las: 1 A porcentagem simples de um valor pode ser calculada de diversas maneiras. Digite o valor 14200 na célula A1. Na célula vizinha, a B1, você vai criar uma fórmula para encontrar 23% do valor da célula A1. Você deve simplesmente multiplicar o valor pela porcentagem. Fica assim: =A1*23%. 2 Outra forma de criar este cálculo é digitando 0,23 em vez de digitar o sinal da porcentagem. O resultado será o mesmo, mudando apenas a forma de escrever. 3 Imagine o caso de uma planilha de vendas em que você deve encontrar o preço de um produto com desconto percentual. Nela, você deve ter os preç o s o r i g i n a i s c a d a s t r a d o s . Ne s t e caso, além de encontrar o valor da porcentagem, você deve informar o preço do produto com o desconto. 4 Bem, supondo que o preço do produto esteja na célula C4 e que o valor da porcentagem esteja fixo na célula B2, digite na célula D4: =C4*B2. Por en024 quanto só foi calculado o valor da porcentagem. Como você precisa apresentar o preço final do produto. Altere para =C4*(1-B2). O número 1 representa uma parte inteira ou 100% e dela é tirada apenas a porcentagem que é necessária (B2). Sairia no mesmo resultado escrever =C4-(C4*B2). Atenção: Se você arrastar a fórmula para outras células; o endereço fixo B2 será mudado. Para evitar isso, antes de arrastar digite um cifrão na frente da letra e número: $B$2. Esse processo recebe o nome de congelamento de células. 5 O processo de cálculo de acréscimos é igual ao descrito acima; você deve apenas trocar o sinal de subtração pelo de adição. 6 Outra forma de aplicação é descobrindo a diferença entre dois valores em porcentagem. Por exemplo, na mesma planilha de vendas há uma tabela em que estão relatadas as vendas totais dos meses de maio e junho. No mês de maio a empresa vendeu 325 produtos e no mês de junho 340. É fácil notar que em de junho foram vendidos 15 produtos a mais. Porém, como encontrar esse aumento em forma de porcentagem? 7 Imagine que o primeiro valor está na célula B3 e o segundo em C3, então digite na célula D3: =(C3-B3)/B3. A subtração serve para encontrar o aumento nas vendas, que no caso é 15. A divisão é para encontrar o valor percentual do número 15 com relação ao 325. O resultado deve ser 5%. Criação de fórmulas e funções Dica 024 Usando as funções lógicas 3 Para concluir, pressione Enter. 4 Usando a função E, o resultado só será verdadeiro se todos os argumentos forem, mas pode ser que isso não seja interessante e você queira mudar essa regra, para que a fórmula retorne como verdadeiro mesmo que apenas um dos argumentos seja verdadeiro, não sendo mais necessário que todos os argumentos sejam verdadeiros. É isso que a função OU faz. Em muitas ocasiões você vai precisar criar uma função lógica para testar se os dados cadastrados são VERDADEIROS ou FALSOS. Por exemplo, para encontrar o status de um aluno, este deve ter uma média superior a 7 e número de faltas inferior a 10. Somente assim o seu status será VERDADEIRO, ou seja, superou os dois argumentos. Caso o aluno não consiga passar em um dos argumentos, o retorno já será FALSO. Mas pode ocorrer casos em que não é obrigatório satisfazer todos os argumentos propostos; se apenas um for verdadeiro, o retorno já será verdadeiro. Veja como trabalhar com as funções lógicas do Excel: 1 Para criar o status do aluno, conforme foi citado, você deve utilizar a função E. Digite na célula A1 um valor para a média final do aluno e, na célula B1, a sua quantidade de faltas. Na célula C1 digite =E( para iniciar a fórmula. 2 Você pode adicionar diversos argumentos nesta função, basta apenas separálos com o ponto-e-vírgula. Continue digitando a função colocando o primeiro argumento: A1>7. Digite o ponto-e-vírgula e continue com o segundo argumento: B1<10 e feche o parêntese. A fórmula final ficará: =E(A1>7;B1<10). 5 Utilizando as mesmas células do primeiro exemplo, altere apenas a fórmula criada para função OU, ao invés de E. Faça alguns testes, mudando os valores das células A1 e B1, e observe que se um dos argumentos for verdadeiros, o retorno já será verdadeiro. 6 Ainda há outra função lógica usada para inverter o valor lógico de um argumento, ou seja, se o valor de uma célula for verdadeiro, o retorno será falso e se o valor for falso o retorno será verdadeiro. Essa função é chamada NÃO. 7 Digite, por exemplo, na célula D1: =NÃO(C1). 8 Você ainda pode misturar todas essas funções para atingir um resultado mais específico. Por exemplo: =E(OU(MÉDIA (D8:D16)>7;E8=10);C6<10). Neste exemplo, é verificada primeiramente a função OU, pois ela está dentro da função E. Então, se o aluno ficou com mais de 7 na média ou tirou 10 na prova final (E8=10), o retorno será verdadeiro. Depois disso é feito o teste da falta (C6<10), e se der verdadeiro juntamente com o resultado da função OU, então o resultado final dessa fórmula também será verdadeiro. 025 Criação de fórmulas e funções Dica 025 Construindo fórmulas condicionais falsa. O ponto-e-vírgula serve para separar um item do outro. Neste exemplo de controle de notas, o teste lógico será a verificação da média do aluno, se passar ou for igual a cinco, a mensagem de “Aprovado” deve aparecer, se não a mensagem de “Reprovado” deve aparecer. 3 Sendo assim, a fórmula ficaria: =SE(F2>=5;”Aprovado”;”Reprovado”). Ao construir suas planilhas e as fórmulas que a compõem, você vai perceber a necessidade de criar condições para controlar se um cálculo deve ser feito ou não. Numa planilha simples de controle de notas, por exemplo, você pode apresentar a situação do aluno no final do semestre: se ele foi aprovado, reprovado ou se ficou de recuperação. Para fazer essa análise, a média final do aluno é testada, e dependendo do seu valor, uma das três mensagens é exibida. A função usada para realizar essa tarefa é a conhecida função SE. 4 Mas, dessa maneira há apenas duas possibilidades de determinar a situação do aluno: ou ele foi aprovado ou foi reprovado. Para acrescentar mais possibilidades nesta fórmula, você deve criar o que recebe o nome de funções aninhadas, ou seja, uma função dentro da outra. Observe que se o aluno tem uma média maior que cinco, o Excel exibe direto a mensagem de Aprovado. Porém este aluno pode ter média exatamente igual a cinco ou dez. Tanto um quanto o outro exibe a mesma mensagem de aprovado, mas o correto é mostra recuperação para médias até 7 e só desse valor em diante mostrar “Aprovado”. 1 Construa uma planilha para controle de notas com 4 colunas contendo os valores das notas dos 4 bimestres. Utilize, por exemplo, da célula B2 até a célula E2. Em seguida, gere a média na quinta coluna. Na célula G2 digite a quantidade de faltas desse aluno. Na próxima célula você deve colocar o status do aluno. 5 No lugar da mensagem “Aprovado” na sua fórmula, você deve criar outra função SE, pois é preciso fazer outro teste (maior que sete ou não). A fórmula final ficaria assim: =SE(F2>=5;SE(F2>=7;”Aprovado”;” Recuperação”);”Reprovado”). 2 A estrutura da função SE é a seguinte: =SE(teste lógico; resultado se verdadeiro; resultado se falso). Onde o teste lógico é a condição ou o teste a ser verificado, o resultado se verdadeiro é o que deve ser feito caso a condição for verdadeira e resultado se falso é o que deve ser feito caso a condição for 026 6 Para completar a fórmula, acrescente mais um teste para verificar se as faltas do aluno não ultrapassam 10. Como já existe um teste lógico, que é o da média, você terá que aninhar mais uma função para atingir esse resultado. Para isso você deve usar a função E: =SE(E(F2>=5;G2<10);SE(F2>=7;”Aprovado”; ”Recuperação”);”Reprovado”). Criação de fórmulas e funções Dica 026 Adicionando valores As operações de soma no Excel vão muito além daquele simples recurso de Autosoma. Você pode, por exemplo, fazer um teste lógico e, dependendo do seu resultado, fazer ou não a soma de um intervalo. Além disso, é possível, através de duas tabelas, procurar por um determinado valor e só somar as informações que lhe interessam; por exemplo, somar apenas os produtos vendidos por um determinado vendedor de uma determinada região. Aprenda a usar as funções de SOMA do Excel: 1 Para somar informações selecionadas por algum critério, utilize a função SOMASE. Sua estrutura difere um pouco da tradicional função SOMA. O primeiro argumento da função é o intervalo a ser verificado. O segundo argumento é o que deve ser encontrado e o terceiro e último argumento necessário é o intervalo de soma, que muitas vezes é o mesmo do intervalo de busca. 2 Por exemplo, gere uma tabela com 10 nomes de vendedores (repita o nome de alguns) da célula A1 até a célula A10. Do lado de cada nome digite a quantidade vendida por cada um. 3 Na célula B11, digite =SOMASE( para iniciar a fórmula. O primeiro argumento será o intervalo de A1 até A10, pois nele será procurado o nome de um dos vendedores. O segundo argumento será um dos nomes entre aspas que você cadastrou e o terceiro ar- gumento é o intervalo de valores a serem somados, no caso de B1 até B10. A fórmula final fica: =SOMASE(A1:A10;”Martins”;B1:B10). 4 Dessa forma, serão somados somente os valores que correspondem ao vendedor Martins. 5 Se você tem duas tabelas e deseja pegar a informação de uma e procurar na outra, você pode usar a função BDSOMA. Por exemplo, imagine uma tabela contendo quatro campos com os seguintes nomes: vendedor, vendas, produtos e região. A segunda tabela deve ter a mesma estrutura de cabeçalhos da primeira, ou seja, com títulos iguais e na mesma seqüência. Assim, você pode procurar todos os produtos vendidos por um vendedor e somar seu valor. 6 Cadastre na primeira tabela todos os nomes de vendedores, os valores de suas vendas, os nomes dos produtos e a região (Sul, Leste, Oeste, Centro, Norte). Na segunda tabela, digite um dos nomes de vendedores e digite um nome de produto em suas respectivas colunas. 7 Em uma célula à parte, digite a função: =BDSOMA(. O primeiro argumento dela é a tabela na qual as informações estão cadastradas. Selecione todas as células que fazem parte da primeira tabela, inclusive os cabeçalhos. O segundo argumento é o que a função deve retornar, neste caso é vendas. O terceiro e último argumento mostram a tabela que contém os critérios da pesquisa. Selecione toda a segunda tabela, inclusive os cabeçalhos. A fórmula vai ficar: =BDSOMA(A1:D37;”vendas”;A40:D41). 027 Criação de fórmulas e funções Dica 027 Funções para busca de dados Fazer pesquisas dos dados cadastrados é uma tarefa muito praticada por quem acessa a planilha. Imagine uma planilha que contenha as conversões de preços de produtos, contando com impostos e frete. Sabemos que o valor do frete varia de acordo com a região a ser entregue. Se for, por exemplo, no Norte do País, o frete vale 5% sobre o preço original do produto, bem como a porcentagem para cada região, já fixa. Neste caso, o ideal é criar uma tabela à parte. 1 Crie a tabela principal contendo os campos: Nomes dos produtos, Preço de compra, Região de destino, Frete e Preço de venda, começando pela célula A1. Preencha com informações, exceto as colunas Frete e Preço de venda. 2 Abaixo, crie outra tabela, contendo: Região e Porcentagem. Digite as cinco regiões nacionais e ao lado de cada uma a porcentagem correspondente. 3 A função usada para buscar a porcentagem correta na lista é a função PROCV. Então, na coluna de frete, na célula D2, digite =PROCV(. 4 Em seguida, digite o que deve ser procurado, no caso a célula C2. O segundo argumento é o intervalo de células que 028 contém a informação procurada. Selecione todas as células que fazem parte da segunda tabela. Em seguida, coloque o sinal de cifrão na frente das letras e números da referência. 5 O último argumento é o número da coluna dentro da tabela que interessa saber, ou seja, é a coluna que contém o valor que deve ser retornado. Neste exemplo seria a segunda coluna, pois nela está o valor da porcentagem. A fórmula ficaria assim: =PROCV(C2;$A$15:$B$19;2). 6 Assim, o valor da porcentagem que corresponde à região de frete é calculado na célula D2. Arraste a alça de preenchimento até a última célula da tabela. 7 Na última coluna, calcule o preço de venda do produto, ou seja, acrescente o valor do frete ao preço de compra. Assim: =B2+(B2*D2). 8 Selecione a segunda tabela (da célula A15 até B19), pressione Ctrl + C para copiar. Clique na célula A21 e clique em Editar>Colar especial... Selecione a opção Transpor e clique em OK. 9 Clique na célula F2 para encontrar o frete usando outra função. Digite: =PROCH(C2;$A$ 21:$E$22;2). O primeiro argumento é o que será procurado. O segundo argumento é a referência à nova tabela, na qual o valor será procurado. E o terceiro argumento é o número da linha dessa tabela que deve ser retornado pela função. Criação de fórmulas e funções Dica 028 Convertendo as medidas Todo mundo já teve aula de Física no colégio e certamente aprendeu várias fórmulas para converter uma coisa em outra, como por exemplo, temperatura. No entanto, poucos imaginam que existe um programa, como o Excel, que faz isso automaticamente sem que você precise lembrar dessas fórmulas. No Excel, você consegue converter unidades de medidas, como temperaturas, distância, etc. 1 A principal função usada para fazer conversões é a CONVERT. Para usá-la, você precisa informar basicamente três argumentos. O primeiro é o valor a ser convertido, o segundo é a unidade de medida atual e o terceiro é a unidade de medida que você quer converter. Digite 45 na célula A1. 5 Da mesma forma, se a conversão fosse ao contrário, ou de Grau Fahrenheit para outra medida, a abreviatura de Fahrenheit seria a letra F. 6 Todos os tipos de medidas possuem uma abreviatura. Por exemplo, para converter metros em polegadas, use: =CONVERT (A1;”m”;”in”). 7 A conversão de horas em minutos fica assim:=CONVERT(A1 ;”hr”;”mn”). 8 Já de grama para libra massa ficaria: =CONVERT(A1;”g”;”sg”). 9 Para saber o símbolo de cada unidade de medida, acesse a ajuda do Excel e pesquise sobre a função CONVERT. 2 Em seguida, digite na célula B1: =CONVERT(. 3 Continue construindo a fórmula e informe o valor a ser convertido; neste caso é a célula A1. 4 Agora, informe a unidade de medida do número e depois a unidade desejada para a conversão. Cada unidade de medida possui uma abreviação. Basta colocá-la entre aspas, para que a fórmula fique correta. Por exemplo, para converter graus Celsius em Kelvin, digite “C”;”K”, pois a abreviatura de Celsius é C e de Kelvin é K. Neste caso, a fórmula final ficaria: =CONVERT(A1;”C”;”K”). 029 Criação de fórmulas e funções Dica 029 Trabalhando com datas e horas Manipular datas em uma planilha fica muito mais fácil se você usar as funções de data e hora do Excel. Com elas você pode, por exemplo, adicionar meses a uma data, calcular a diferença entre horas ou converter uma data em dia da semana. 1 Na célula A1, digite: =AGORA(). Essa é a maneira mais fácil de mostrar a data e hora atual do sistema. Você pode, contudo, pegar cada item da data ou hora, utilizando outras funções. Clique na célula B1 e digite =DIA(A1) e pressione Enter. Observe que retornou apenas o número correspondente ao dia da data. Na célula C1 digite =MÊS(A1), na célula D1 digite =ANO(A1), na célula E1 digite =HORA (A1), na célula F1 digite =MINUTO(A1) e na célula G1 digite =SEGUNDO(A1). Cada célula retornou respectivamente o mês, o ano, a hora, o minuto e o segundo retirados da data na célula A1. 2 Nas células A2, B2 e C2 digite respectivamente: 2003, 2, 21. Digite na célula vizinha: =DATA(A2;B2;C2). Dessa forma, as informações que estavam nas três células foram convertidas para uma data formatada. 3 O mesmo ocorre com as horas. Digite nas células A3, B3 e C3: 20, 30 e 16. Ao 030 lado digite: =TEMPO(A3;B3;C3). 4 Para encontrar a diferença entre duas datas em dias, basta fazer uma subtração simples: a data mais atual menos a data mais antiga. Caso você queira retornar apenas os dias da semana, utilize a função: DIATRABALHOTOTAL. Os seus dois argumentos são as datas inicial e final. Ficaria assim: =DIATRABALHOTOTAL(A5;A6). 5 Caso você queira que o resultado da diferença seja em meses ou em anos, basta usar a função MÊS ou a ANO, na diferença das células. Por exemplo: =A6A5 retornaria a diferença em dias; fazendo =ANO(A6)ANO(A5), o retorno será em anos; e digitando =MES(A6)MES(A5), o retorno será em meses. 6 Para saber o dia da semana correspondente a uma data, faça o seguinte: digite na célula A4: =DIA.DA.SEMANA (A1). Em seguida, para que apareça o texto ao invés do número, utilize a função TEXTO em conjunto com a função DIA.DA.SEMANA, fazendo assim: =TEXTO(DIA.DA.SEMANA(A1);”ddd”). As letras “ddd” que aparecem no final da função indicam quantos caracteres terá o texto retornado, por exemplo, seg para segunda-feira. Criação de fórmulas e funções Dica 030 Arredondando valores Utilizando as funções de arredondamento do Excel, você pode truncar um número, arredondá-lo para cima ou para baixo. Acompanhe: 1 Digite na célula A1 o valor 32,78. Você pode arredondar este número para cima e para fazer isso utilize a função ARREDONDAR.PARA.CIMA. Seus argumentos são simples: o primeiro é o valor que deve ser arredondado, no caso a célula A1. O segundo argumento é o número de casas decimais a exibir. Se não quiser exibir casas decimais, apenas digite 0. Então a fórmula ficaria: =ARREDONDAR. PARA.CIMA(A1;0). 2 Além desta função, você ainda tem a possibilidade de usar as funções PAR e ÍMPAR para arredondar para o próximo número par e próximo número ímpar respectivamente. Basta digitar o nome da função e colocar o endereço entre parênteses. Assim:=PAR(A1) e =ÍMPAR(A1). 3 O mesmo se aplica para arredondar um número para baixo, porém use a função ARREDONDAR.PARA.BAIXO. Por e x e m p l o : = A R R E D O N D A R . PA R A . BAIXO(A1;0). 4 Mas você pode preferir que o próprio Excel determine se deve arredondar para cima ou para baixo dependendo da parte fracionária. Assim, se a parte fracionária for maior ou igual a 0,5, então o número será arredondado para cima, caso contrário para baixo. A função que tem essa finalidade é a ARRED. Para utilizá-la, determine qual é a célula a ser arredondada e, em seguida, informe quantos dígitos decimais terá. Caso você não queira casas decimais, apenas digite 0. A fórmula então é: =ARRED (A1;0). 5 Para truncar um valor, ou seja, ignorar as suas casas decimais e permanecer apenas com a parte inteira, utilize a f u n ç ã o TRUNCAR . A f u n ç ã o f i c a : =TRUNCAR (A1). 6 Além disso, você pode alterar somente o formato desse número sem modificá-lo. Para isso, você vai utilizar os recursos de formatação da barra de ferramentas. Selecione a célula que você deseja aumentar ou diminuir as casas decimais, em seguida, clique no botão Aumentar casas decimais ou Diminuir casas decimais presente na barra de formatação. 031 Criação de fórmulas e funções Dica 031 Fazendo verificações nas células com funções É Se você precisa controlar o conteúdo das células, como, por exemplo, saber se existe algum erro ou se ela está vazia, é muito fácil fazer isso através da utilização de algumas funções chamadas de É. Os dados retornados por elas serão sempre VERDADEIRO ou FALSO. 1 Digite na célula A1 uma fórmula incorreta, como: =A2*B. Em seguida, na célula B1 digite =ÉERROS(A1). O retorno será a mensagem VERDADEIRO, pois essa função verifica se a célula A1 possui qualquer tipo de erro. 2 No entanto, essa função verifica apenas se existe um erro, mas não informa qual é. Para resolver isso, use a função TIPO. ERRO. Assim: =TIPO. ERRO(A1). O retorno dela é sempre um número que corresponde a cada erro: #NULO! 1 #DIV/0! 2 #VALOR! 3 #REF! 4 #NOME? 5 #NÚM! 6 #N/D 7 Sendo assim, crie uma função para verificar o tipo de erro e exibir uma mensagem depois: =SE(TIPO.ERRO(B12)=2;”Você não pode dividir um número por zero”;”OK”) 032 3 Para verificar se a célula A1 está vazia, digite =ÉCÉL.VAZIA(A1). Essa função, neste caso, deve retornar FALSO. 4 Você pode conferir se o conteúdo de uma célula é um valor. Assim é possível controlar erros futuros, principalmente se esta célula for usada em algum cálculo. Para fazer essa verificação, utilize a função ÉNÚM. Para verificar a célula A1, digite: =ÉNÚM(A1). Se a função retornar FALSO, o conteúdo não é numérico. Observação: você pode usar essa função em conjunto com a função SE, para confirmar se o conteúdo é numérico e só então fazer algum cálculo. Isso evita que ocorram erros na fórmula. Por exemplo: =SE(E(ÉNÚM(A2)=VERDADEIRO;A2>7);”a meta foi atingida”;”ela não foi atingida”) 5 Da mesma forma que você pode verificar se o conteúdo é numérico, é possível ver se ele é texto, referência ou lógico. Para isso, use respectivamente as funções: ÉTEXTO, ÉREF e ÉLÓGICO. 6 Além dessas, você pode conferir se o conteúdo da célula não é texto, ou seja, é um número, referência ou mesmo um dado l ó g i c o , isso apenas retornando VERDADEIRO. A função que faz essa checagem é a É.NÃO.TEXTO. Criação de fórmulas e funções Dica 032 Planejando Investimentos Ao planejar um investimento ao longo de vários anos, você vai querer saber qual será o valor obtido no final de tanto tempo. Por exemplo, se você guardar 150 reais todos os meses durante oito anos com juros de 1,2% ao mês, quanto será que você vai ter no final das contas? Bem, considerando taxas e mensalidades fixas, você primeiro deve determinar quantos pagamentos serão feitos, multiplicando a quantidade de anos por 12. 1 Na célula B2 digite : Taxa de juros mensal e na célula C2 digite: 1,20%. 2 Na célula B3 digite : Período em meses e na célula C3 digite: =8*12, para saber em quantos meses será feito o depósito. 3 Na célula B4 digite: Valor a ser depositado e, na célula C4, digite: 150. Este é o valor que você pagará ao longo dos meses. 4 Na célula B5 digite Valor presente e na célula C5 digite 0. O valor presente representa o valor inicial, ou seja, se na sua conta de poupança já existe algum valor, este será chamado de valor presente. 5 Você já tem todas as informações necessárias para calcular o valor de seu investimento no final de oito anos. Para chegar a esse resultado, use a função VF, que significa valor futuro, ou seja, o valor que você terá em mãos após o último depósito do seu investimento. Os argumentos necessários para a construção dela são: a taxa de juros, o número de períodos, o valor por período (é representado com um negativo por se tratar de um pagamento), o valor presente (também é representado com um negativo, caso exista) e o tipo. O tipo indica se os pagamentos serão feitos no início ou no final de cada período, defina 1 para início e 0 final. Digite na célula B7 Valor futuro e, na célula C7, construa a função. A fórmula final é: =VF(C2;C3;C4; C5;1). 6 Mas, imagine o contrário: você quer saber quanto de valor presente é preciso ter para atingir um determinado valor de investimento. Vamos supor que o seu objetivo é obter R$ 40.000 de resultado do investimento. Pagando o mesmo valor mensal com a mesma taxa de juros durante o mesmo tempo, quanto você já precisa ter guardado na poupança? Bem, a função usada é a VP, que significa valor presente, e sua estrutura é semelhante à da VF. 7 Na célula B10 digite Valor desejado ao final do investimento, e na célula C10 digite 40000. 8 Na célula B11 digite Valor presente necessário e na célula C11 coloque a fórmula para calcular o valor presente. Ficaria assim: =VP(C2;C3;C4;C10;1). 033 Criação de fórmulas e funções Dica 033 Calculando pagamentos e juros Se você pediu um empréstimo e agora deseja saber quanto vai pagar por mês para cobrir o valor emprestado, você pode calcular usando uma planilha. Além disso, é possível saber a taxa de juros de um determinado valor que está sendo pago em um período ou ainda saber quanto você deve depositar em um período para chegar a um determinado valor futuro. 1 Digite na célula B2: Taxa de juros anual, e na célula C2: 12%. 2 Digite na célula B3: Período em meses, e na célula C3: 12. 3 Digite na célula B4: Valor do empréstimo, e na célula C4: 6000. 4 Para calcular o valor mensal a ser pago para esse empréstimo, use a função PGTO. O primeiro argumento consiste na taxa de juros periódica. Para mudar essa taxa de anual em mensal, basta dividi-la por 12. O segundo argumento é o período. O terceiro argumento é o valor presente, ou seja, o valor do empréstimo. Digite na célula B6: Valor mensal a ser pago, e na célula C6, digite a fórmula final: =PGTO(C2/12;C3;C4). 5 Se ocorrer o contrário, você está pagando uma mensalidade e não tem a taxa de juros mensal, mas gostaria de saber, utilize a função TAXA . Aproveite as informações inseridas anteriormente e digite na célula B7: Se o valor mensal fosse, e na célula C7 digite 600. 6 Na célula B8 digite A taxa de juros seria, e na célula C8 digite a função TAXA para calcular os juros. Informe primeiro o período de 034 pagamento, no caso a célula C3. Em seguida, digite o valor mensal (com o sinal negativo por se tratar de pagamento), que seria a célula C7, e por último informe qual o valor total do empréstimo, que é a célula C4. A fórmula final fica: =TAXA(C3;C7;C4). O resultado será 3% de juros mensais. 7 Para encontrar o valor mensal a ser depositado para atingir um valor daqui alguns anos, você deve utilizar também a função PGTO. Digite na célula B12: Taxa de juros anual, e na célula do lado 6%. 8 Na célula B13 digite: Período em anos, na célula C13: 10 e na célula B14: Quantia desejada, e na célula C14: 80000. 9 Digite Valor mensal a ser pago na célula B16 e, em C16, calcule finalmente o valor com a seguinte fórmula: =PGTO(C12/ 12;C13* 12;0;C14). Observe que: a taxa de juros foi dividida por 12 e o período foi multiplicado por 12, pois o resultado deve ser um valor mensal. O valor 0 na fórmula é o valor presente, que neste caso não é usado. O que foi usado é o argumento de valor futuro, pois você ainda não tem esse valor, daí o nome de valor futuro. O resultado desse cálculo é R$ 488,16, que significa que para economizar R$ 80.000 em 10 anos com taxa de juros de 6% ao ano, você tem que depositar R$ 488,16 por mês. Criação de fórmulas e funções Dica 034 Combinando textos Trabalhar com os textos digitados nas células torna-se muito simples se você usar as funções de manipulação de textos. Você pode, por exemplo, juntar em uma célula o conteúdo de outras duas, ou ainda, criar frases com as informações de várias células, combinando os seus conteúdos. mero aparecerá com duas casas decimais. A fórmula final ficaria: =CONCATENAR(“O funcionário “;A3;” vendeu “;TEXTO(B3;”R$ 0.000,00");” no mês passado”). E o resultado será: O funcionário Martins vendeu R$ 10.500,00 no mês passado. 1 Tendo duas células com conteúdo em forma de texto, você pode juntá-los em um só, formando uma terceira célula e, para isso, utilize a função CONCATENAR. Digite o seu primeiro nome na célula A1 e na célula B1 digite seu sobrenome. Na célula C1, digite a função: =CONCATENAR(A1;” “;B1). As aspas vazias servem para deixar um espaço em branco entre o nome e o sobrenome. 4 Melhor que isso é poder aninhar funções de cálculo e gerar uma frase já com o resultado. Imagine este mesmo exemplo do Martins. Será preciso calcular a comissão dele. Se ele vendeu acima de R$ 10.000, sua comissão será de 5%; caso contrário, 3%. Para isso, use a função SE (dica 25) e porcentagens (dica 23). Juntando com as funções aprendidas acima, a fórmula seria a seguinte: =CONCATENAR(“A comissão do vendedor Martins será de “;TEXTO( SE(B3>= 10000;B3*5%; B3*3%);”R$ #.##0,00")). 2 Da mesma maneira você pode juntar textos e números. Se, por exemplo, tiver o texto José na célula A2 e o número 10 na célula B2, você pode criar uma frase em C2 usando as duas informações. Então, seria assim: =CONCATENAR(A2;” tirou “;B2;” na última prova”). 3 Para melhorar mais a sua frase, você pode mudar a aparência das informações usadas. Digite na célula A3 o nome Martins e, na célula ao lado, 10500. Com ajuda da função TEXTO, você vai formatar os dados exibidos. Serão necessários dois argumentos para usá-la: o primeiro serve para indicar a célula em que está a informação e o segundo é o formato a ser aplicado. No caso, digite “R$ 0.000,00”. Isso significa que antes do valor será exibido o R$ e o nú- O resultado apresentado: A comissão do vendedor Martins será de R$ 525,00. Observe que no lugar de três zeros, foram colocados três sinais de “cerquilha”. Elas foram usadas no lugar dos zeros, pois eles são fixos, ou seja, mesmo que o número a ser formatado for pequeno, os zeros à esquerda que sobrarem serão mostrados. No exemplo, o resultado será R$ 0.525,00. 035 Criação de fórmulas e funções Dica 035 Potência, raiz quadrada e logaritmo Dica 036 Seno, co-seno e tangente de um valor Você aprendeu a criar diversos tipos de funções, explorou muitos recursos do Excel, mas e os cálculos mais simples, como o da potência de um número ou raiz quadrada? Com certeza, o Excel pode fazer esses cálculos e você não vai precisar usar a calculadora do Windows para isso. 1 Há uma função para obter o resultado de um número elevado a uma potência, porém a maneira mais fácil de fazer isso é simplesmente usando o acento ^. Assim, se você quer elevar o número 23 ao quadrado, basta representar como 23^2. Usando a função POTÊNCIA, ficaria: =POTÊNCIA(23;2). 2 A raiz quadrada pode ser obtida através da função RAIZ. Basta digitar o valor ou a referência dentro dos parênteses. Como não existe raiz quadrada de um número negativo, utilize a função ABS para forçar que o número seja positivo. A raiz quadrada, por exemplo, do número 16, ficaria =RAIZ(ABS(16)). Para encontrar a raiz cúbica de um número, basta elevá-lo a 1/3, usando a função POTÊNCIA. 3 Para encontrar o logaritmo de um número, utilize a função LOG. Ela possui dois argumentos: o primeiro é o número para o qual deve ser encontrado o logaritmo e o segundo é a base que deve ser usada. Assim: =LOG(10,2). 036 Da mesma maneira que com a ajuda de algumas funções, você pode encontrar a potência, raiz quadrada e logaritmo, é possível calcular o seno, co-seno e tangente de um número. 1 Antes de mais nada, você deve converter de graus para a unidade de radianos qualquer número usado para calcular o seno, co-seno ou tangente. Sendo assim, multiplique o valor em graus pelo número PI (3,1417...) e divida por 180 para obter o valor em radianos. Ou, se preferir, use a função RADIANOS. Exemplos: =45*PI()/180 ou =RADIANOS(45). 2 Após obter o valor radiano, use as funções SEN para o cálculo do seno, COS para achar o co-seno e TAN para a tangente. Assim: =SEN(RADIANOS(45)) ou =SEN(45*PI()/180) =COS(RADIANOS(37)) ou =COS(37*PI()/180) =TAN(RADIANOS(25)) ou =TAN(25*PI()/180) Criação de fórmulas e funções Dica 037 Assistente de pesquisa Se você está trabalhando com uma tabela muito grande de informações vai chegar um momento em que será preciso pesquisar algum dado nesta planilha. Para facilitar a sua procura, além do recurso que você já conhece de localizar e substituir, existe o chamado Assistente de pesquisa. Ele procura por um valor ainda não determinado e cria uma fórmula após encontrar a célula desejada. Por exemplo, numa tabela com número de vendas de determinados produtos divididos por datas, você pode encontrar o número de vendas de uma data, pesquisando na coluna de datas e na linha dos produtos. Fazer essa busca é a tarefa do recurso Assistente de pesquisa fornecido pelo Excel. 1 Digite uma tabela que contenha diversos dados como a apresentada abaixo: 2 Em seguida, selecione toda essa tabela, incluindo os rótulos. Clique em Ferramentas>Suplementos. Selecione Assistente de pesquisa e clique em OK. Obs.: para usar este recurso pode ser necessário o CD de instalação do Office. 3 Retorne ao menu Ferramentas e clique no item Assistente>Pesquisa... 4 Na primeira etapa, indique o intervalo de células que será usado na pesquisa. Pressione Avançar. 5 Na próxima etapa, escolha qual é a coluna e a linha que você deseja pesquisar. Clique em Avançar. 6 Na etapa 3, escolha de que forma você quer exibir o resultado: em uma única célula ou em várias. Após escolher, clique em Avançar. 7 Na última tela, digite a célula que conterá o resultado da pesquisa. Clique em Concluir. 037 Criação de fórmulas e funções Dica 038 Usando o botão Inserir função Todas as funções apresentadas foram construídas direto na barra de fórmulas. No entanto, para facilitar o processo de criação das funções, você pode usufruir de um recurso chamado Inserir função. Nesta caixa de diálogo, você poderá acessar todas as funções existentes no aplicativo e, após escolher a função, o Excel continua auxiliando no momento de inserir todos os argumentos exigidos pela função. 1 Clique na célula em que você deseja inserir a função. Clique no botão Inserir função que se encontra ao lado da barra de fórmulas. Ou senão, utilize o menu Inserir>Função. 2 A janela Inserir função está dividida em três partes: na primeira, digite o nome da função e clique no botão Ir. Se ela existir, aparecerá na lista. mentos da função, você vai construir a função SE passo a passo. O primeiro argumento da função SE é chamado de Teste_lógico. Este é o único argumento obrigatório, pois ele aparece em negrito. Ao clicar dentro da caixa branca, observe que uma descrição do argumento aparece logo abaixo. Você pode digitar diretamente na caixa ou, se preferir, pode utilizar o botão com sinal vermelho. Dessa forma, a janela vai diminuir de tamanho e você pode selecionar um intervalo de células. Para voltar a caixa ao tamanho normal, clique no mesmo botão. 4 Assim que você selecionar uma das funções da lista, serão exibidas a sua sintaxe (a sua estrutura) e uma breve descrição sobre a sua finalidade. Selecione, por exemplo, a função SE presente na categoria Lógica e clique em OK. 6 Ao inserir o primeiro argumento, note que ao lado do valor digitado já surgiu uma resposta: VERDADEIRO ou FALSO. Os outros dois argumentos servem para você colocar as mensagens, caso seja verdadeiro ou falso respectivamente. Nestas caixas você pode digitar qualquer valor ou até elaborar outra fórmula. 5 Na próxima tela, chamada de argu- 7 Ao concluir, clique em OK. 3 Você pode ainda selecionar uma das categorias de funções na caixa abaixo. Clicando na opção Todas, serão exibidos os tipos em ordem alfabética. 038 Criação de fórmulas e funções Dica 039 Localizando e corrigindo erros nas fórmulas No momento da elaboração de uma fórmula, pode ocorrer algum erro. Para ajudar a resolvê-lo, o Excel apresenta automaticamente uma pequena caixa chamada de marca inteligente. Nesta caixa de mensagens, você pode saber que tipo de erro ocorreu, avaliá-lo ou mesmo obter algum tipo de ajuda sobre ele. 1 Simule um erro digitando a seguinte fórmula: =SOMA(a;2;3). Ao pressionar Enter, surgirá a mensagem de erro #NOME?. Este erro ocorre quando há uma violação na sintaxe da função, ou foi digitada uma função que não existe. Clique no sinal de exclamação que surgiu ao lado e observe a descrição do erro acima. Para saber exatamente em que parte da fórmula se encontra o erro, clique em: Mostrar etapas de cálculo... que foi encontrada uma divisão de um número por zero na célula. 5 Na célula ao lado digite: =12+”texto”. A mensagem de erro será: #VALOR! Este erro surge quando ocorre violação dos argumentos de uma fórmula, pois no caso não seria possível somar número e texto em uma fórmula do Excel. 6 A Janela de inspeção pode ajudá-lo a controlar esses erros. Para acessá-la, clique no menu Exibir>Barra de ferramentas>Janela de inspeção. Selecione na célula que você deseja fazer a inspeção e clique no botão Adicionar inspeção de variáveis. 2 Na janela Avaliar fórmula, observe que a letra a, digitada propositalmente, aparece sublinhada. Isso indica que o erro se encontra nesta letra, ou seja, o Excel não conseguiu reconhecer essa parte da fórmula nem como um número nem como um endereço de célula. Clique no botão Avaliar. 3 Agora, no lugar da letra a, surgiu uma indicação de erro, clique em Fechar. 7 Em seguida, confira se a referência está correta e clique em Adicionar. 4 Digite agora na célula ao lado: =5/0. O retorno será o erro: #DIV/0. Isso indica 039 Formatando a planilha Dica 040 Formato Número e Moeda 1 Selecione a célula que contém o valor a ser formatado e clique no menu Formatar>Células. Na tela que surgiu, selecione a guia Número, caso ainda não esteja. Nesta seção você escolhe como o valor da célula será apresentado. 2 Na lista ao lado, clique na opção Número. Note que um exemplo é exibido para que você tenha uma prévia do formato do valor antes de abandonar a caixa. 3 Clique na caixa Casas decimais e digite um valor para ela. Você também pode usar as setas para cima ou para baixo. 4 Você pode ativar ou não o uso do separador de milhar e, na caixa a seguir, escolher como um número negativo deve ser exibido nesta célula. 5 Escolha a opção Moeda na lista. Ela traz as mesmas opções que Número, com exceção da caixa símbolo, que permite que você escolha um sinal de moeda para aparecer na frente do valor. A formatação de uma planilha nada mais é do que a mudança da aparência das células, sem alterar o seu conteúdo. Para cada célula é possível aplicar um dos tipos de formatação de número que você vai aprender. Nesta dica, você vai ver como fazer para mudar o formato de uma célula que contenha um valor e fazê-lo aparecer com casas decimais ou símbolo de moeda na sua frente. 040 Formatando a planilha Dica 041 Formato Data e Hora Dica 042 Formato Fração Ao digitar uma data em sua planilha, você pode escolher diversas maneiras diferentes de exibi-la. Por exemplo, mostrar a data por extenso, somente o dia e o mês ou outras opções. O mesmo vale para a hora, que pode ser exibida no modelo americano (am/ pm) ou modelo-padrão. Quando você insere algum valor fracionário em uma célula, como por exemplo 5/2, o retorno dela será o valor 2,5, ou seja, duas partes inteiras e mais um meio. Bem, se você quer mostrá-la como 2 ½, por exemplo, você pode fazêlo usando o recurso de formatação de células apresentado a seguir: 1 Selecione uma célula ou conjunto de células que contenham data. Acesse a janela de formatação de células através do menu Formatar>Células. 1 Digite =5/2 em uma célula, selecionea e pressione Ctrl + 1. Na tela de formatação, selecione a guia Número, caso ela ainda não esteja selecionada. 2 Clique na categoria Data na lista. Selecione um dos modelos de datas na caixa Tipo e observe acima o efeito sobre a data digitada. Ao escolher o modelo, clique em OK. 2 Na lista de categorias, selecione Fração e, ao lado, escolha um dos modelos. Neste caso, você pode escolher: Máximo de um dígito e o resultado será: 2 1/2. Além desse você pode escolher outros denominadores: Quartos para exibir: 2 2/4; Oitavos para exibir 2 4/8, Dezesseis avos para exibir 2 8/16. 3 Selecione alguma célula que contenha hora. Retorne ao menu Formatar >Células. Selecione agora a categoria Hora e, na caixa Tipo, selecione um dos modelos disponíveis. Escolha o desejado e clique em OK. 3 Ainda pode escolher: Em décimos ou Em centésimos. Após optar pelo modelo, clique em OK. 4 No caso de frações maiores, você pode controlar a quantidade de dígitos que vão aparecer no denominador. Digite em uma célula: =24517/56899, por exemplo. Acesse novamente a janela de formatação de células do menu Formatar. Clique na categoria Fração e, em seguida, escolha o tipo: Máximo de três dígitos. Por fim, clique em OK. 041 Formatando a planilha Dica 043 Formato de CEP, CIC e telefone Imagine você cadastrando as informações de seus clientes e cada vez que fosse preciso colocar o telefone de um deles, você precisasse digitar os parênteses e traços. Seria muito mais fácil se você digitasse somente os números sem se preocupar com esse detalhes. Para fazer isso, acompanhe a seguir: 1 Selecione a célula ou o intervalo que deve ser formatado. Clique no menu Formatar>Células e selecione a primeira guia, caso ainda não esteja marcada. 2 Na caixa de categorias, escolha Especial. Ao lado observe que ficaram disponíveis quatro tipos de formatos: CEP, CEP +3, Telefone e CIC. 3 Escolha CEP ou CEP + 3 e clique em OK. Em seguida, digite na célula: 540 e pressione Enter. Observe que os zeros à esquerda são mantidos respeitando o tamanho do CEP. 4 Retorne àquela tela e selecione Telefone. Digite agora na célula o valor: 117841584. Note que, ao pressionar Enter, automaticamente surgem os parênteses e o traço. 5 Por fim, retorne novamente à tela de formatação e selecione o tipo CIC. Digite na célula: 98765432100 e observe o resultado apresentado na célula. 042 Dica 044 Mesclando células Ao criar sua planilha de cadastro, lembre-se sempre de deixá-la com um aspecto bem interessante, principalmente se outras pessoas forem acessá-la. Coloque sempre um título, na parte de cima da planilha, condizente ao seu conteúdo; por exemplo: Tabela de Importação. E como esse título merece bastante destaque, você pode aumentar a célula que ele ocupa e fazer com que ela “se junte” às células vizinhas. Esse processo recebe o nome de mesclagem de células. 1 Após definir quantas colunas de dados a sua planilha terá, digite o título dessa planilha nas suas primeiras células. Em seguida, selecione da primeira célula até a coluna onde termina a tabela. Por exemplo, se a sua tabela tem cinco colunas que variam da coluna A até a E, então selecione das células A1 até a célula E1 da planilha. 2 Agora, clique no botão Mesclar e centralizar na barra de ferramentas. 3 Observe que as cinco células selecionadas agora formam apenas uma e que o texto ocupa o centro dela. Para retornar as células ao seu estado original, selecione a célula mesclada e clique no botão Mesclar e centralizar. 4 Você pode acessar esse mesmo recurso através do menu Formatar>Células. Na guia Alinhamento, selecione a opção Mesclar células para mesclá-las ou tire a seleção para voltar ao normal. Formatando a planilha Dica 045 Inclinando o texto de uma célula 1 Selecione a célula que contém o texto a ser inclinado. 2 Acesse o menu Formatar>Células ou pressione Ctrl + 1. Clique na guia Alinhamento. 3 Na seção Orientação, você pode deixar o texto em pé clicando na primeira caixa. Ou apenas incliná-lo em determinados graus, bastando, para isso, clicar nos pequenos quadrados ao lado da palavra Texto. Assim que você clicar, observe a inclinação da palavra. O conteúdo da célula terá a mesma inclinação. Você já deve ter visto uma tabela periódica em que cada “quadradinho” possui o número de massa, número atômico, entre outros, e os textos ou valores às vezes aparecem inclinados para caber melhor. Fazer um texto ficar inclinado, de ponta-cabeça ou de pé é muito fácil dentro de uma planilha do Excel. 4 Além disso, você pode definir em graus a inclinação de seu texto. Para isso, basta digitar o valor desejado na caixinha graus ou clicar na seta para cima ou para baixo. 043 Formatando a planilha Dica 046 Ajustando o texto na célula 3 Além dessa opção, você pode usar a Reduzir para ajustar, encontrada na mesma caixa de diálogo. A diferença desta para outra é que a primeira ajustava o texto ao tamanho da célula, mas mantinha o tamanho das letras, enquanto que a segunda diminui o tamanho do texto ao máximo para fazê-lo caber dentro da célula. 4 Digite o texto Salário na célula A1 de sua planilha. Em seguida, altere a largura da coluna A para 15 e a altura da linha 1 para 50. Observe que o texto ficou em algum canto da célula. Para mudar a sua posição dentro da mesma, basta utilizar os recursos de alinhamento da tela de formatação de células. Quando você digita um texto em uma célula, já notou que ele “avança” sobre as outras, caso seja muito extenso? Para resolver isso, você pode simplesmente aumentar o tamanho da coluna. Mas suponha que o título da sua coluna seja: Média de pessoas entrevistadas no mês de Outubro e Novembro. Será que a melhor solução é aumentar o tamanho da coluna? Você vai aprender agora, como resolver isso de uma outra maneira: 1 Dê um clique sobre a célula com um texto muito extenso e que você deseja formatar. Pressione Ctrl + 1 para abrir a caixa de diálogo de formatação. Clique na guia Alinhamento. 2 Localize nela a opção: Retorno automático de texto e clique em OK. Dessa forma, mesmo que a coluna onde está a célula esteja com uma largura pequena, o texto se ajustará ao tamanho da célula. Mas você verá que pode ser necessário mudar a altura da linha para que o texto apareça por completo na tela. 044 5 Selecione a célula A1 e acesse o menu Formatar>Células novamente. Clique na guia Alinhamento e veja que existem duas caixas de alinhamento de texto: Horizontal e Vertical. Para fazer com que o texto fique no centro da célula, por exemplo, escolha a opção Centro nas duas caixas e pressione a tecla OK. Formatando a planilha Dica 047 Formatando o texto Ao concluir a digitação das informações em sua planilha, mude a aparência do texto para torná-la mais amigável. O processo para a formatação do texto de uma célula é muito parecido com a de outros aplicativos do Office e é bem simples. Acompanhe: 1 Selecione a célula ou intervalo de célula que deve ser modificado. Você pode usar a barra de ferramentas de Formatação para formatar mais rápido. 2 Clique na caixa Fonte para escolher uma das fontes do sistema para o seu texto. Ao lado, digite ou escolha o tamanho da fonte. 3 Em seguida, encontram-se os botões para aplicar estilos de: Negrito, Itálico ou Sublinhado. Clique em um deles. Dica 048 Alterando a cor de fundo da célula Você já aprendeu a formatar a fonte das células, mas com certeza a sua planilha ainda precisa de um toque a mais, que a deixe mais atrativa. Para aprimorar ainda mais a aparência de sua tabela, você tem em mãos o recurso de preenchimento de células, que muda a cor do fundo branco da célula para a que você desejar. 1 Selecione a célula ou o intervalo de células que você deseja mudar o fundo e acesse o menu Formatar>Células. Estando nele, clique na guia Padrões. 2 Provavelmente a opção Sem cores deve estar selecionada. Clique em uma cor qualquer para vê-la em tamanho ampliado no quadro Exemplo. Basta escolher a que mais lhe agradar e clicar em OK. 3 Para configurar um fundo personalizado para as células, retorne à tela de formatação na guia Padrões, escolha a cor que servirá de segundo plano, ou seja, que ficará por trás. 4 Mais adiante, no último botão, você pode escolher uma cor para as letras. Clique na seta preta do lado do botão para escolher outras cores. >>>>>>Inserir figura: Dica 47_2.tif 4 Em seguida, clique na caixa Padrão, selecione a cor que servirá de primeiro plano e escolha um dos modelos de preenchimento-padrão, como o quadriculado. Ao selecionar a opção, clique em OK. 045 Formatando a planilha Dica 049 Alterando a borda das células 1 Selecione o intervalo de células a ser colocado bordas. Você pode começar selecionando a tabela inteira para colocar as bordas externas, que vão contornar a tabela. No exemplo abaixo, as células A1 até F11 foram selecionadas: 2 Em seguida, pressione Ctrl + 1 para acessar a janela de formatação de células. Clique na guia Borda. 3 No lado direito da janela, você encontra a seção Linha, onde pode mudar o estilo da borda para pontilhado ou tracejado, por exemplo, e escolher uma cor na caixa de opções mostrada. 4 É no lado esquerdo da tela que você vai definir onde aplicar as bordas. Para colocar ao redor das células selecionadas, por exemplo, clique no botão Contorno. Note que abaixo a borda é inserida ao redor das palavras “Texto”. 5 Mas, além de aplicar a borda ao redor da seleção, você pode colocá-la na parte interna. Escolha outro estilo e cor de borda, se desejar e, em seguida, clique no botão Interna. Para deixar a sua planilha com aparência de uma tabela, adicione bordas personalizadas nela. Assim, sua planilha ficará com uma aparência melhor e as informações mais importantes ficarão com um maior destaque. 046 6 Todas as bordas podem ser retiradas ou inseridas, bastando apenas que você clique sobre ela dentro da caixa branca de exemplo. Se você quiser tirar a borda superior, por exemplo, basta clicar sobre ela na caixa e ela sumirá. Após terminar, clique em OK. Criação de Gráficos Dica 050 Inserindo um gráfico com o assistente Bem melhor do que apresentar uma planilha com os dados da empresa em uma reunião é mostrar um gráfico dessa planilha. Criá-los no Excel é muito simples, pois o programa oferece o chamado Assistente de gráfico, que guiará você no desenvolvimento passo a passo, mostrando todas os dados necessários para sua elaboração: Pizza, você ainda pode escolher subtipos, dentre eles Pizza 3D. Clique sobre um deles e, depois, no botão Avançar. 4 Clique no botão ao lado da caixa Intervalo de dados, para diminuir a tela. Em seguida, selecione na planilha, as células necessárias. Clique novamente no botão para voltar ao tamanho da tela. Observe que um pequeno exemplo é exibido. Clique em Avançar. 1 Acesse a planilha que contém os dados a serem convertidos em um gráfico. Clique no menu Inserir>Gráfico. 2 Agora você deve escolher o tipo de gráfico. Use o tipo Pizza ou Rosca se os dados usados são únicos, ou seja, que ocupam apenas uma linha ou coluna e se você deseja mostrar a relação de uma parte com o conjunto. Por exemplo, a porcentagem mensal de vendas durante um ano. Caso você deseje criar um gráfico comparativo, use os tipos: Colunas, Barras, Cone, Cilindro ou Pirâmide. 3 Neste exemplo, será criado um gráfico de Pizza, pois as informações usadas compõem apenas uma coluna. Ao clicar no tipo 5 Na guia Título, você pode digitar um título para aparecer na parte de cima do seu gráfico. Na guia Legenda, é possível escolher mostrar ou não a legenda do gráfico e sua posição. Se você prefere não mostrar a caixa de legenda, é possível mudar os rótulos dos dados na guia Rótulos de Dados, onde cada “fatia” da pizza é rotulada com um nome de série, de categoria, o valor ou a porcentagem. Clique em Avançar. 6 A última etapa define o local onde o novo gráfico será criado: como um objeto dentro da planilha atual ou separado em uma nova planilha. Se você escolher como nova planilha, digite um nome para a planilha e clique em Concluir. 047 Criação de Gráficos Dica 051 Alterando o tipo do gráfico Após ter criado o gráfico, você pode querer mudar o tipo escolhido para ele. Por exemplo, se você escolheu Colunas simples e deseja mudar para Colunas 3D, não é preciso criar outro gráfico e executar todos os passos novamente. Basta modificar o gráfico já criado. 1 Selecione a planilha que contém o gráfico já criado. Suponha que você tenha criado um gráfico de Pizza e deseja mudá-lo para Pizza 3D. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse no fundo do gráfico, chamado de Área do gráfico. Em seguida, clique em Tipo de gráfico... 2 A tela da primeira etapa de criação do gráfico é aberta e você pode escolher qualquer um dos tipos disponíveis. Além dos tipos mais usados e conhecidos, ainda há os tipos personalizados. Clique na guia Tipos Personalizados. 3 Estes gráficos possuem aspectos diferentes do padrão, apresentando alguma formatação personalizada, como fundos gradientes, por exemplo. Selecione o tipo desejado e clique em OK. 048 Criação de Gráficos Dica 052 Formatando o eixo do gráfico tela você pode escolher um estilo para a linha, clicando em Personalizada. Ao lado, escolha como as marcas de escala serão mostradas. Essas marcas são pequenos traços que aparecem ao longo do eixo. 4 Clique na guia Fonte para mudar a aparência do texto, nesta tela você pode escolher uma fonte, cor, estilo ou tamanho para as letras. 5 Clique em Ok para concluir. Os eixos são linhas que envolvem o gráfico e controlam as informações da tabela. Não estão presentes em gráficos do tipo Pizza ou Rosca. O eixo de categorias (x) é horizontal e o eixo de valores (y) é o vertical. Os gráficos tridimensionais podem apresentar um terceiro eixo (z). 6 Selecione o eixo de valores (vertical) e dê dois cliques nele. Na tela de formatação, clique na guia Número e escolha um formato diferente para representar os valores. Se você quer mudar o símbolo do Real para Dólar, por exemplo, clique na categoria Moeda, na lista, e depois escolha o símbolo do dólar na caixa Símbolo e clique em OK. 1 Para ocultar qualquer um dos eixos, basta clicar com o botão direito do mouse na área do gráfico e, em seguida, clicar em Opções de gráfico. 2 Depois disso, clique na guia Eixos e desmarque ou marque os eixos que deseja ocultar ou mostrar. Clique em OK para confirmar a alteração. 3 Para formatar o eixo horizontal, dê dois cliques nele. Com a tela Formatar eixo aberta, clique na guia Padrões. Nesta 7 Por fim, acesse a última guia, chamada Alinhamento, caso queira inclinar o texto ou deixá-lo de pé. Vale ressaltar que essas opções são as mesmas da caixa Formatar Células. 049 Criação de Gráficos Dica 053 Formatando a legenda e o título O título inserido no processo de criação do gráfico nada mais é do que uma simples caixa de texto que pode ter o seu conteúdo alterado a qualquer momento e também formatado. 1 Caso você não tenha colocado um título, basta clicar com o botão direito no fundo do gráfico e ir em Opções de gráfico. Depois, acesse a guia Títulos, digite o título do gráfico e clique em OK. Após criá-lo, dê dois cliques nele para abrir a caixa Formatar título do gráfico. 2 Para escolher uma borda e uma cor de fundo para a caixa de texto do título, clique na guia Padrões. Escolha a borda, clicando em Personalizada. Na caixa Estilo, mude a linha para pontilhado ou tracejado, abaixo escolha a cor e a espessura. Ao lado, 050 na seção chamada Área, você pode selecionar uma cor para aparecer no fundo da caixa do título. 3 Além disso, você tem a possibilidade de escolher outro formato para a fonte, usando a guia Fonte e mudar o alinhamento e inclinação do texto, usando a guia Alinhamento. Clique em OK. 4 A legenda, que aparece por padrão do lado direito do gráfico, também pode ser formatada e da mesma maneira que você escolher uma fonte, cor de fundo e borda para o título, faça-o para a legenda. Ao clicar duas vezes sobre a legenda e a tela Formatar legenda aparecer, a única guia diferente é a Posicionamento, que simplesmente muda o local da legenda em relação ao gráfico. Criação de Gráficos Dica 054 Mudando cores e linhas Todos os elementos que compõem o gráfico podem ser formatados de alguma maneira, seja para mudar a fonte, o fundo ou a borda. Basta clicar duas vezes sobre algum item para que uma caixa de formatação apareça. 1 Para formatar o fundo branco do gráfico, chamado de Área do gráfico, e escolher uma cor ou um efeito de preenchimento, clique no fundo do gráfico para selecioná-lo. Certifique-se de que a área do gráfico esteja selecionada, observando a caixa de nome no canto da planilha. 4 Além do efeito gradiente, você pode aplicar uma textura, acessando a guia Textura, um preenchimento-padrão (como listrado ou pontilhado), usando a guia Padrão; ou ainda, escolher uma imagem do computador, usando a guia Figura. Após escolher que tipo de preenchimento terá o gráfico. Clique em OK. 5 Você pode mudar a cor das colunas da base ou das paredes, clicando duas vezes sobre o item desejado e procedendo da mesma maneira que para aplicar efeitos de preenchimento. 2 Acesse o menu Formatar>Área do gráfico selecionada . N a g u i a Padrões, clique no botão Efeitos de preenchimento . N a j a n e l a q u e s u r g i r, c l i q u e n a guia Gradiente. O gradiente é uma mistura de duas ou mais cores. Clique na opção Uma cor e, na caixa Cor 1, escolha a cor desejada. Arraste o botão em dir e ç ã o d o Escuro o u Claro . E m s e g u i d a , mude a direção do sombreamento para Horizontal , Vertical , etc. Visualize o exemplo ao lado. 3 Selecione Duas cores para misturar duas cores diferentes ou Predefinidas para acessar um dos modelos de cores já prontos do Office. 051 Criação de Gráficos Dica 055 Inserindo diagramas Além dos gráficos, você pode ilustrar a sua planilha com desenhos chamados de diagramas. Você pode, por exemplo, mostrar em uma reunião toda a estrutura hierárquica de sua empresa, usando um organograma. Você pode escolher dentre os cinco modelos de diagramas e, para criá-los, não será necessário fazer referência a informações, pois eles não são baseados em dados. 5 Se você está trabalhando com um organograma, por exemplo, e quer adicionar mais formas para aumentar o seu tamanho, basta selecionar uma das formas e clicar na sua borda com o botão direito do mouse. Em seguida, escolha o que você quer adicionar: um subordinado, um colaborador ou um assistente. 1 Clique no menu Exibir>Barra de Ferramentas>Desenho, caso essa barra ainda não esteja visível. 2 Em seguida, clique no botão Inserir Diagrama ou Organograma. Assim, surgirá uma tela contendo os cinco tipos de diagramas e o organograma. Selecione um dos tipos e, em seguida, clique em OK. 3 Assim que o diagrama for criado, você já poderá formatá-lo. Para digitar textos, basta clicar dentro das caixas. Em seguida, selecione o texto digitado para formatá-lo, usando a barra de ferramentas de formatação. Para mudar o tamanho do diagrama, clique em uma das alças e arraste. 4 Clique duas vezes sobre uma das partes do diagrama para formatá-lo. Surgirá a tela Formatar Autoforma, na qual além da Fonte você pode mudar as cores e estilos para linha e fundo. Clique na guia Cores e Linhas. Na caixa Cor, escolha uma das cores, que vai servir como preenchimento. Abaixo, você pode definir a porcentagem da transparência da forma; se você quer que ela fique opaca, digite 0%. Na seção Linha, escolha uma cor, tracejado, estilo e espessura para o contorno da forma. Assim que concluir, clique em OK. 052 6 Mesmo que você já tenha digitado textos ou alterado o formato do diagrama, você pode mudá-lo para outro diagrama; basta clicar no botão Alterar para na barra de Diagrama e escolher outro tipo. 7 Para facilitar a formatação e criar um efeito interessante nos diagramas, utilize a galeria de estilos presente na barra de Diagrama. Selecione o diagrama e clique no botão Autoformatação. Em seguida, escolha o estilo mais apropriado e clique em Aplicar. Criação de Gráficos Dica 056 Formatando um gráfico 3D Quase todos os tipos de gráficos possuem subtipos tridimensionais. Eles chamam muito mais a atenção que os gráficos simples, pois os dados ficam mais claros de se distinguir dentro do conjunto. Como esse é um tipo especial de gráfico, ele também possui configurações especiais. Para começar, acostume-se que o eixo de valores de um gráfico 3D é representado pela letra Z (no gráfico plano é a letra Y). Siga os seguintes passos para configurar um gráfico 3D: 3 Você também pode mudar a elevação deste gráfico. Para isso, use as setas da parte superior da tela Exibição 3D ou digite diretamente na caixa Elevação. Todas as alterações podem ser visualizadas no esboço do gráfico, presente na tela apresentada abaixo. 1 Após criar o gráfico, além de mudar as cores de preenchimento e linhas, formatar as fontes e os eixos, você pode fazer alterações que são exclusivas de gráficos 3D. Clique no fundo do gráfico para aparecer o menu, depois clique na opção Exibição 3D... 4 Além disso, você ainda pode rotacionar o gráfico usando a caixa rotação, para digitar um valor, ou clicando sobre as duas setas ao lado da caixa de rotação. Após concluir, clique em OK. Para retornar às configurações originais, basta clicar no botão Padrão. 2 Para mudar a altura ou a perspectiva do gráfico, desmarque a opção Eixos em ângulo reto e utilize as duas setas que apareceram para alterar a perspectiva e também para poder digitar uma altura para o gráfico. Clique em Aplicar para ver o resultado na tela. 053 Impressão Dica 057 Visualizando a planilha antes da impressão Após finalizar o trabalho de criação e formatação da planilha terminada, chegou a hora de imprimir o resultado. No entanto, para que você controle exatamente como é que a planilha ou gráfico será impresso, você deve visualizálos antes da impressão. páginas que também serão impressas, através do botão Próxima, no canto da barra. Ao clicar nela, o botão Anterior fica ativo para que você volte para a primeira página. Caso só tenha uma página a ser impressa, o botão Próxima ficará desativado. 1 Certifique-se de que você tem uma impressora instalada no sistema. Em seguida, abra a planilha que você deseja visualizar. Clique no menu Arquivo> Visualizar Impressão. A tela da planilha é fechada e você pode analisar o tamanho do papel e como a informação será impressa. 4 Você também pode controlar o número total de páginas e qual página está sendo exibida na tela, lendo a mensagem mostrada pela barra de status, na parte inferior da tela. 2 Como o papel está sendo exibido por inteiro na tela, pode ser que as letras estejam pequenas e você não consiga lê-las. Sendo assim, clique no botão Zoom ou simplesmente clique em qualquer lugar da tela para aumentar o zoom. 3 Pode ocorrer de a sua planilha ser muito extensa e, no momento de imprimir, p r e c i sar de mais de uma página. Caso isso ocorra, você pode visualizar as demais 054 5 Para voltar à planilha de trabalho, clique no botão Fechar. Se você quer imprimir somente um gráfico, basta selecioná-lo antes de entrar na tela de Visualizar Impressão apresentada pelo Excel. Impressão Dica 058 Preparando a página para impressão 3 Na caixa Tamanho do papel, você deve escolher o valor equivalente ao tamanho do papel que você usa na impressora. O modelo A4 é o mais utilizado . 4 Você ainda pode mudar a qualidade da impressão em dpi (dots per inch). Quanto maior for o valor escolhido, melhor será a qualidade da impressão. Você já viu como fazer para visualizar a planilha antes da impressão, mas ainda não sabe como controlar os dados no papel para que a impressão saia da melhor maneira possível. Primeiro, você deve analisar se os dados ficarão melhor na folha “em pé” ou “deitada”. Sabendo isso, você já pode melhorar a aparência dos dados na impressão. 5 Mas, se você vai imprimir apenas um rascunho e não quer gastar tinta colorida, escolha a opção Preto e branco , clicando n a g u i a Planilha . Você também pode escolher a opção Qualidade rascunho, para diminuir ainda mais a qualidade da impressão da planilha. 1 Acesse novamente a janela de Visualizar Impressão, através do menu Arquivo. Clique no botão Configurar, presente na barra de ferramentas. 2 Na janela Configurar página, clique na guia Página, escolha a orientação em Retrato ou Paisagem, para imprimir na folha “em pé” ou “deitada”. 055 Impressão Dica 059 Inserindo cabeçalho e rodapé Se no seu dia-a-dia você precisa imprimir relatórios periódicos para arquivá-los e consultá-los no futuro, seria muito útil se cada página do relatório fosse numerada e tivesse a data e horário exatos do momento da impressão. Fora isso, é muito importante imprimir no relatório o nome do arquivo de origem da informação, assim quem consultá-lo conseguirá saber onde se encontra esse arquivo XLS. Para fazer tudo isso, utilize um recurso do Office chamado de Cabeçalho e Rodapé. Um cabeçalho é um texto predefinido que deve aparecer na parte superior de todas as folhas de impressão. O rodapé tem a mesma finalidade, porém é impresso na parte inferior. 1 Clique no menu Exibir>Cabeçalho e rodapé. Observe que a tela Configurar página é aberta e a guia Cabeçalho/ rodapé está ativa. 2 Há dois retângulos brancos vazios indicando que ainda não foi configurado nenhum cabeçalho ou rodapé para esta planilha. Clique na seta ao lado da caixa Cabeçalho. Diversas sugestões para cabeçalhos são apresentadas. Escolhendo o primeiro item da lista, por exemplo, todas as folhas terão o texto “Página” seguido pelo respectivo número de página. Essa numeração é controlada pelo próprio Excel. 3 Em vez de escolher algo da lista, você pode personalizar o cabeçalho. Para isso, clique no botão Personalizar cabeçalho. A tela que surgiu possui três 056 retângulos brancos que representam as três partes da folha: o lado esquerdo, o centro e o lado direito. Basta escolher a caixa e digitar o texto. Você pode colocar o nome da empresa, por exemplo, na caixa da esquerda; na caixa do centro a data e; na caixa da direita, o horário. Não digite a data e horário, você deve usar os recursos do Excel, para que os dados sejam sempre atualizados. Para inserir a data, clique no botão com o desenho de um calendário e, para inserir a hora, use o botão com um relógio amarelo. 4 Além disso, você ainda pode formatar o texto, selecionando-o e clicando no primeiro botão com a letra A como rótulo. Ao terminar, clique em OK. 5 Ao retornar, observe que o primeiro retângulo exibe as informações que você configurou. O mesmo processo usado no cabeçalho se aplica ao rodapé. Clique no botão Personalizar rodapé, insira o caminho e o nome do arquivo no retângulo esquerdo. Para isso, clique no sexto botão com o desenho de uma pasta amarela. Na seção da direita, coloque o número da página, clicando no segundo botão. Clique em OK. 6 Para saber como ficaria impresso no papel o cabeçalho e o rodapé configurados, clique no botão Visualizar impressão. Impressão Dica 060 Alterando as margens Quando as informações são impressas em uma folha, sempre há um espaço vazio entre a beirada do papel e o início dos dados. Esse espaço que existe nos quatro lados da folha é chamado de margem. É possível definir margens mais largas ou mais estreitas dependendo de sua necessidade. Também é possível definir a margem do cabeçalho e do rodapé, ou seja, a que distância do limite da folha eles devem aparecer. 1 Clique no menu Arquivo>Configurar Página. Clique na guia Margens. Note que existem seis caixas representando as margens esquerda, direita, superior, inferior, o cabeçalho e o rodapé. 2 Clique dentro de uma das caixas para ver o traço preto da margem no exemplo. Altere as medidas das margens conforme for necessário. Para isso, use as setas ou simplesmente digite o valor na caixa. Se você usar as setas para aumentar ou diminuir, note que as medidas variam de meio em meio, então se você precisar de um valor mais específico, o jeito será digitar mesmo. 3 Você deve ter notado ao visualizar a impressão que a planilha é sempre colocada do lado esquerdo da folha e na parte de cima. Fica muito mais apresentável quando essa planilha está situada no centro da folha. Para isso, use a seção Centralizar na página, na guia Margens. Nela, você encontra as opções Horizontal e Vertical. Para deixar a planilha no centro da folha, selecione as duas opções. 057 Impressão Dica 061 Definindo a área de impressão Suponha que você queira imprimir apenas uma parte da planilha e não ela inteira. Isso pode ocorrer, por exemplo, se você precisar imprimir somente os resultados finais. Neste caso você deve definir a região exata da planilha a ser impressa. Caso tenha sido apenas uma eventualidade e já não seja mais necessária essa definição, também é possível limpá-la. Acompanhe passo a passo como você deve proceder para isso: 2 Clique no menu Exibir>Normal para voltar a exibição da planilha como estava antes. 3 Outra maneira de fazer isso é selecionando as células que lhe interessam (no modo de exibição Normal) e, em seguida, clicar no menu Arquivo>Área de impressão>Definir área de impressão. Repare que ao redor das células selecionadas apareceu um pontilhado. 1 Para visualizar as chamadas Quebras de páginas diretamente na planilha e com isso ter a visão exata das informações que serão impressas e em que folha cada dado vai ficar, acesse o menu Exibir>Quebra de página. O zoom da planilha é reduzido e agora o limite de cada folha de impressão é representado por uma borda azul, e no centro, aparece a numeração das páginas. Você pode definir o seu próprio limite, clicando e arrastando as bordas. Assim, você definirá as células exatas a serem impressas. 4 Visualize a impressão para ter certeza de que somente as informações da área definida serão impressas. Retorne à tela do Excel e, para eliminar a definição criada, clique no menu Arquivo > Área de impressão > Limpar área de impressão. 058 Internet Dica 062 Visualizando a planilha em um browser Um dos recursos mais interessantes do Office é a possibilidade de gerar páginas Web automaticamente de seus aplicativos. Isso auxilia muito o trabalho daqueles que ainda não conhecem a linguagem HTML para a geração de páginas e permite aproveitar todas as vantagens das ferramentas usadas no Excel para a Internet. Dessa forma, você pode gerar um gráfico no Excel e exibi-lo na Web. Porém, antes de fazer a publicação, é interessante ter uma idéia de como a planilha seria mostrada em um browser. Siga os procedimentos abaixo: 2 Repare que todas as planilhas são exibidas também e não somente a planilha selecionada. Para provar o quanto a Web está integrada no Excel, existe uma barra de ferramentas com botões de navegação típicos de um navegador, e se você tem acesso à Internet, é possível abrir uma página de dentro da planilha. 1 Com a planilha aberta na tela, clique no menu Arquivo>Visualizar página da Web, para acessar o seu navegador-padrão da Web. 3 Clique no menu Exibir>Barras de Ferramentas>Web. A barra que apareceu possui os mesmos botões de um browser: Voltar, Avançar, Parar, Atualizar, Página inicial, Pesquisar na Web, ou seja, o funcionamento da barra é idêntico ao de um navegador. Se você estiver com várias pastas de trabalho abertas, use o botão Ir para navegar entre elas. 4 Você pode digitar um endereço de página da Web na caixa branca e pressionar Enter logo após. Assim, se você tiver conectado à I n t e r n e t , o s e u b r o w s e r -p a d r ã o será chamado automaticamente. 059 Internet Dica 063 Salvando como página da Web Depois de navegar pela sua planilha usando o navegador-padrão e de verificar que todas os dados foram exibidos sem problemas, você já pode publicar a sua planilha no formato para Internet. 1 Selecione as células que devem fazer parte da sua página da Internet. Caso você deseje que a página contenha mais de uma planilha, não selecione nada. 2 Clique no menu Arquivo>Salvar como página da Web. 3 A tela de Salvar como você já conhece, somente algumas opções foram acrescentadas. Observe que na caixa Salvar como tipo, no lugar da extensão XLS, estão as extensões HTM e HTML. Esse é o formato aceito pelos navegadores na Internet. Você tem a opção de criar a página contendo todas as planilhas da sua pasta de trabalho ou criar uma página contendo somente as informações das células que você selecionou. Para isso, escolha entre os itens: Pasta de trabalho inteira ou Seleção. 4 Clique na caixa Alterar, para definir um título para sua página. Esse texto deve aparecer na barra de título do navegador Web. Clique em Salvar para criar a página. 060 Internet Dica 064 Criando hiperlinks Um hiperlink ou simplesmente link é uma referência a uma página ou a um local dentro da mesma planilha. A sua utilidade é imensa, pois basta apenas um clique sobre um texto ou imagem para que algo seja acessado. Se você costuma navegar bastante na Internet, deve saber o que isso significa. Aquelas frases azuis e sublinhadas são links, pois servem de ligação a alguma página. o site da Microsoft, coloque a seguinte dica de tela: “Clique aqui para abrir a página da Microsoft”. Clique em OK. 1 Um link, dentro da planilha, é representado da mesma maneira que no navegador: azul e sublinhado; e assim que a seta do mouse passa sobre ele, vira uma mãozinha branca. Para criar o seu próprio link, digite um texto qualquer, por exemplo: CLIQUE AQUI. Depois disso, selecione a célula e pressione Ctrl + K. 4 Crie agora um link para acessar uma célula de uma planilha qualquer de sua pasta de trabalho. Digite o texto: ACESSAR PLANILHA, selecione a célula e pressione Ctrl + K. 2 Na tela Inserir hiperlink, defina a página que você vai vincular à célula. Inicialmente, selecione a primeira opção: Página da Web ou arquivo existente. Ao lado, você pode escolher uma das páginas navegadas recentemente ou digitar na caixa Endereço a página da Internet desejada. Na parte superior, defina uma dica de tela, que seria uma pequena mensagem a ser exibida quando o ponteiro do mouse parar sobre o link. Por exemplo, se o link vai acessar 3 O texto da célula ficou azul e se você clicar nela agora, o site será acessado. Para selecionar uma célula que contenha link, ou você utiliza as setas de direção do teclado ou você clica na célula, e mantém o mouse pressionado por um tempo. 5 Agora, escolha a opção: Colocar neste documento. Digite a referência da célula e, na lista abaixo, escolha a planilha a ser acessada. Neste exemplo, a planilha INVESTIMENTOS foi escolhida e a célula A1 será o destino. Da mesma forma que na página da Web, você também pode colocar uma dica de tela para este link. Depois desta operação, dê um clique em OK para finalizar. 6 Para retirar o link de uma célula, basta selecioná-la, pressionar Ctrl + K e clicar no botão Remover vínculo apresentado pelo Excel. 061 Internet Dica 065 Importando tabelas da Internet para uma planilha A integração do Excel com a Internet está cada vez melhor. Nas últimas versões é possível capturar uma informação da Rede e trazê-la diretamente para a sua planilha. Mais útil ainda é que essa tabela retirada da Internet pode ser atualizada de tempos em tempos, e você terá sempre acesso a dados atualizados. 1 Certifique-se de que você está acessando a Internet. Em seguida, clique no menu Dados>Importar dados externos>Nova consulta à Web. de cada tabela da página aparece uma seta amarela. Selecione a(s) tabela(s) que você precisa e clique no botão Importar. 4 Na tela seguinte, indique o local a ser colocado os dados; você pode escolher uma célula da planilha atual ou criar uma nova planilha. Clique no botão Propriedades. Selecione a opção Salvar definição de consulta, se no futuro você quer que as informações da tabela sejam atualizadas. A opção Ativar atualização em segundo plano permite que você continue trabalhando no momento da atualização dos dados. Caso você queira estipular um tempo para que os dados sejam atualizados com os da Internet, selecione a opção Atualizar a cada... e digite os minutos ao lado. 5 Você pode programar a atualização para ocorrer quando o arquivo for aberto. Para isso, selecione Atualizar dados em Abrir arquivo. Clique em OK. 2 Um pequeno browser será aberto. Nele você pode navegar normalmente pelas páginas da Internet. No entanto, algumas opções de visualização das páginas podem ser mudadas. Para isso, clique no botão Opções. Na tela que surgir, você pode escolher que tipo de formatação será exibido. Dê preferência para Nenhuma. Clique em OK. 3 Digite o endereço do site desejado na caixa de endereço e clique no botão Ir. Em seguida, a página é exibida abaixo. Ao lado 062 Integração do Excel com outros aplicativos Dica 066 Vinculando objetos Não é à toa que muitas ferramentas do Excel também estão disponíveis no Word e demais aplicativos do pacote Office. O objetivo é compartilhar as informações de um programa com o outro, fazendo eles trabalharem em conjunto, aproveitando as vantagens que o outro pode oferecer. Se, por exemplo, você deseja criar um documento e no meio dele inserir uma tabela, crie a tabela no Excel e jogue-a no Word. Melhor ainda é modificar as informações em um programa e no outro atualizar no mesmo instante. Isso recebe o nome de vínculo, pois a tabela que for colocada no Word dependerá das informações que forem digitadas no Excel. 1 Para criar um vínculo, primeiro defina qual será o arquivo de origem e qual será o arquivo de destino. A origem contém as informações-base que podem ser modificadas. O destino é onde as informações são mostradas e sempre atualizadas, conforme a origem. No exemplo citado, a origem seria o arquivo do Excel e o destino, o documento do Word. Abra uma planilha que contenha a tabela a ser vinculada. 2 Acesse o aplicativo Microsoft Word através do menu Iniciar. Ao abrir o programa, pressione Alt + Tab para retornar ao Excel. Selecione o intervalo de células que interessa e clique no botão Copiar da barra de ferramentas. 4 Clique em Colar vínculo e depois no primeiro item da lista Como:. Esta opção define para o Word que tipo de informação está sendo colada; no caso, está vindo de uma planilha do Excel. 5 Clique em OK para vincular os arquivos. Agora, coloque as duas janelas lado a lado (se você estiver com os dois programas abertos, basta clicar com o botão direito na barra de tarefas e em Janelas lado a lado). Altere algo no Excel e veja se a atualização é feita no Word. 3 Retorne ao Word, pressionando Alt + Tab novamente. Clique no menu Editar>Colar especial. Provavelmente a indicação do intervalo de células que foi copiado aparece na parte superior da janela, como sendo a origem dos dados. 063 Integração do Excel com outros aplicativos Dica 067 Incorporando objetos O processo para incorporar um objeto não é muito diferente da vinculação. Da mesma maneira, você deve definir qual será o arquivo de origem e o de destino. A diferença é que o objeto incorporado não depende mais da sua origem, ou seja, uma vez que o objeto foi colado, ele não depende mais da origem e, conseqüentemente, o destino não sofrerá atualizações, caso a origem mude. 1 Faça o mesmo que no exercício anterior: selecione o intervalo de células desejado dentro do Excel e copie. 2 Abra um novo documento no Word e clique no menu Editar>Colar especial. Selecione Colar e, em seguida, escolha a opção Microsoft Excel Worksheet de planilha do Microsoft Excel para indicar para o Word que a informação é proveniente do Excel. Clique em OK. 3 Aparentemente, o resultado foi o mesmo, mas altere algo no Excel para ver se ele atualiza no Word. Como poderá observar, incorporar um objeto é inseri- lo efetivamente dentro do programa de destino. 064 Integração do Excel com outros aplicativos Dica 068 Usando hiperlinks para acessar outros programas Você já viu que o recurso hiperlink é capaz de acessar uma página da Internet ou se deslocar para uma parte da planilha em determinada célula. Agora, você vai aprender a acessar outros programas através de um link criado no Excel. Para abrir, por exemplo, uma apresentação do PowerPoint, proceda da seguinte forma: 1 Abra o arquivo que contém a planilha do Excel. Dela, você vai abrir um documento do Word que se encontra na área de trabalho. O nome desse arquivo é Controle de Vendas.doc. 2 Digite dentro de uma célula o nome do documento. Selecione a célula e acesse o menu Inserir>Hiperlink. 3 Na tela que surgir, escolha a opção: Página da Web ou arquivo Existente. Selecione Pastal atual ou Arquivos recentes para achar o documento. Se não achá-lo, use o botão Procurar arquivo. 4 Ao encontrá-lo, digite uma dica de tela para o link, clicando no botão Dica de tela... Clique em OK. 5 Assim, quando você clicar sobre a célula que contém o link, o documento Controle de Vendas.doc será aberto juntamente com o programa Word. 065 Tabelas dinâmicas Dica 069 Construindo uma tabela dinâmica As tabelas dinâmicas, como o nome sugere, permitem a exibição dos dados de uma tabela de forma bem eficiente e rápida. Ela é usada para manipular informações muito extensas, seja do próprio Excel ou de algum banco de dados externo. 1 Construa uma tabela, por exemplo, com nome de vendedores, número de vendas, região e produtos. Clique no menu Dados> Relatório de Tabela e Gráficos Dinâmicos. O Assistente de tabela dinâmica o guiará por três etapas para criar a tabela. A primeira etapa consiste em mostrar onde estão os dados a serem analisados. Você pode escolher os dados de uma planilha do Excel ou de alguma fonte de dados externa. Abaixo, escolha o que deve ser criado; no caso, uma Tabela dinâmica. Clique em Avançar. 2 Na próxima etapa, mostre onde estão os dados para a construção da tabela, digitando o endereço na caixa Intervalo ou clicando no botão com a marca vermelha e selecionan066 do o intervalo na planilha. Caso esteja em outro arquivo, clique no botão Procurar. Clique no botão Avançar. 3 Na última etapa, clique no botão Layout. As colunas da tabela aparecem à direita: vendedor, vendas, região e produtos. Use o diagrama ao lado para criar o layout. Para isso, arraste vendedor para o campo LINHA, região para COLUNA, vendas para DADOS e produtos para PÁGINA. Clique em OK. 4 Escolha a célula de destino para a tabela dinâmica. Se desejar, escolha a opção Nova planilha. Clique em Concluir. A tabela dinâmica será criada na célula indicada, listando os vendedores cadastrados em coluna, as regiões em linha e os valores no centro, que são a soma das vendas de cada vendedor por região. Para escolher um produto específico a ser exibido por vez, clique na seta ao lado da caixa produtos acima e escolha o desejado. Tabelas dinâmicas Dica 070 Modificando uma tabela dinâmica Após criar a tabela dinâmica e se acostumar com o seu funcionamento, você pode mudar a sua estrutura ou layout no momento que achar necessário. Observe que uma barra de ferramentas chamada Tabela dinâmica surgiu assim que a tabela foi criada. É ela que você vai usar para configurar a sua tabela dinâmica. 1 Dê dois cliques no campo em que está escrito Soma de vendas. Uma pequena tela se abrirá para que você escolha outro cálculo a ser feito com os valores, caso queira. Escolha, por exemplo, média e clique em OK. 2 Você pode reorganizar o layout de sua tabela, arrastando os itens para fora dela. Arraste a caixa vendedor e a caixa região para fora da tabela. Assim, somente o total será exibido. Localize a janela Lista de campos da tabela dinâmica. Caso ela não esteja na tela, clique no último botão da barra de ferramentas de Tabela dinâmica. Note que os itens em negrito são os que estão na tabela no momento. Clique no item vendedor e arraste para o local que estavam as regiões (em linha) e arraste região para onde estavam os vendedores. 3 Para retornar ao assistente de criação da tabela dinâmica e mudar algumas configurações que você achar necessário, clique em qualquer local da tabela. Clique no botão Tabela dinâmica da barra e, em seguida, em Assistente..., você pode mudar, por exemplo, os dados que estão sendo usados para consultar. Clique no botão Voltar e selecione um novo intervalo. Ao terminar, clique em Concluir. 4 Você pode criar uma planilha para cada produto e, com isso, separar as informações. Só é permitido fazer isso se você escolheu algum item para o campo PÁGINA. Clique em algum lugar da tabela e, em seguida, na opção Tabela dinâmica da barra. Depois, clique em Mostrar páginas... Selecione o único item da lista (no caso, produtos) e clique em OK. 067 Tabelas dinâmicas Dica 071 Construindo um gráfico dinâmico Da mesma maneira que você criou uma tabela que acessa dinamicamente os dados de outra planilha, você também pode criar um gráfico dinâmico que acessa os mesmos dados. Este gráfico pode ser formatado como qualquer outro gráfico. 1 Clique em qualquer lugar da sua tabela dinâmica. Selecione o botão Tabela dinâmica e depois Gráfico dinâmico. Automaticamente um gráfico será gerado em uma nova planilha e você poderá modificá-lo quando quiser. 2 Clique no botão Assistente de gráfico que está na barra de ferramentas de Tabela dinâmica. Assim você pode escolher outro tipo de gráfico ou configurar algumas opções. Escolha o tipo Colunas 3D e avance. 3 Na próxima etapa, digite um título para o gráfico e para os eixos; se desejar. Mude também as opções de legenda ou linhas de grade e clique em Avançar. Escolha uma nova planilha para colocar o gráfico modificado e clique em Concluir. 4 Modifique o seu gráfico dinâmico usando os botões de produtos, região e vendedores. Escolha, por exemplo, apenas um dos vendedores da lista. Clique no botão vendedores e selecione somente um. 068 5 Você também pode clicar duas vezes no botão de Média das vendas e mudar o cálculo usado para os dados do gráfico. Tabelas dinâmicas Dica 072 Outras opções de configuração Além dos recursos já citados para configurar a sua tabela dinâmica, existem alguns que podem tornar ainda mais objetivos os dados mostrados na planilha. É possível também formatar essa tabela, como em qualquer outra, e personalizar mais o cálculo feito com as vendas. escrito James. Em seguida, clique em Tabela dinâmica > Agrupar e mostrar detalhes > Mostrar detalhes. Escolha o item Produtos na tela que surgir e clique em OK. Para tirar esse detalhe, clique no botão Ocultar detalhe. 1 Para aplicar uma formatação à tabela dinâmica, a maneira mais rápida é clicando no botão Tabela dinâmica e, em seguida, em Formatar relatório. Escolha um dos modelos de autoformatação e clique em OK. 2 As informações da tabela dinâmica não podem ser removidas ou modificadas, como você já deve ter notado. Para alterar os dados da tabela, você deve fazê-lo na planilha de origem dos dados. Após isso, retorne à planilha da tabela dinâmica. Para que as novas informações cadastradas tenham efeito na tabela dinâmica, clique no botão Tabela dinâmica e depois em Atualizar dados. 4 Para classificar a ordem em que os vendedores aparecem e deixar o que vendeu no topo da lista, clique na caixa vendedor. Clique em Tabela dinâmica> Classificar e 10 primeiros. Selecione Decrescente, no lado esquerdo, e Soma de vendas na caixa. Deixe a AutoApresentação dos 10 primeiros desativada. Clique em OK. 3 Use o recurso Mostrar detalhes para exibir os dados originais de um item. Por exemplo, você pode mostrar as vendas por produto do vendedor James ao invés da média. Para isso, clique na célula onde está 069 Aspectos avançados Dica 073 Procurando arquivos do computador no Excel O novo painel de tarefas do Office, que pode ser acessado facilmente pelo menu Exibir, possui recursos que ficam disponíveis para todos os aplicativos do pacote. Você pode, por exemplo, procurar por pastas de trabalho que está em seu computador sem precisar sair do programa. 1 Assim que você abrir o painel de tarefas, vá em Pesquisar, usando a seta preta ao lado do botão X de fechar. 2 Na caixa Texto de pesquisa, digite o nome ou parte do nome do arquivo a ser procurado. Na seção Outras opções de pesquisa:, selecione o local a pesquisar. Para isso, clique na caixa Pesquisar em:. Você pode escolher Todos os locais ou clicar em Meu Computador para definir apenas uma unidade de busca. 3 Em seguida, informe o tipo de arquivo: Arquivos do Word, Arquivos do Excel, Arquivos do PowerPoint, etc. Para que retornem os tipos de arquivos, clique na opção Tudo. 4 Para realizar a pesquisa básica, clique no botão Pesquisar. Os resultados são mostrados em uma lista onde você pode clicar no arquivo desejado para acessá-lo. Para fazer outra pesquisa, basta clicar na opção Modificar. 070 5 Faça uma pesquisa mais aprimorada, clicando no link Pesquisa avançada. Selecione na caixa Propriedade alguma das informações do arquivo a ser pesquisado, como Tamanho, por exemplo. Escolha a condição de busca, como maior que e, na caixa valor, digite o tamanho limite. Clique em Adicionar para incluir o critério na lista. Você pode criar outros critérios de busca, como por exemplo: pela data da última modificação. Escolha como condição esta semana e clique no botão Adicionar novamente. 6 Como foram inseridas duas condições para busca, você pode escolher entre verificar se a pesquisa satisfaz as duas (opção E) ou uma das duas (opção OU). Após configurar tudo, selecione abaixo o tipo do arquivo e o local a ser procurado e depois clique no botão Pesquisar. Aspectos avançados Dica 074 Distribuindo texto em colunas Graças à integração do Excel com outros aplicativos do Office, você pode copiar as informações de um documento, colá-las numa planilha e, se desejar, até vinculá-las. No entanto, pode se tornar trabalhoso copiar cada texto ou valor do documento dentro de uma célula do Excel, principalmente se forem muitas informações. Por isso, há uma maneira rápida para transferir cada texto e valor para a sua respectiva célula. Veja como: 1 Separe as informações do seu documento com algum sinal (ponto-e-vírgula, traço, etc.) ou com tabulação ou mesmo com espaços. Selecione o texto e acesse o Excel. 2 Clique na célula desejada e pressione Ctrl + V. Selecione as células com texto. 4 Na tela seguinte, selecione qual é o delimitador do texto, por exemplo, o sinal da vírgula, e clique em Avançar. 5 Você pode atribuir um formato para cada uma das colunas que serão criadas ou até mesmo ignorar uma das colunas que seja desnecessária. Selecione a coluna e escolha acima o formato, por exemplo, Data. Caso contrário, deixe todas como Geral. Defina qual será a célula de destino (em geral a mesma de origem) e clique no botão Concluir. 3 Clique no menu Dados>Texto para colunas... Na tela do Assistente para conversão, escolha a opção Delimitado e clique em Avançar. 071 Aspectos avançados Dica 075 Vinculando planilhas Imagine se você estiver trabalhando com duas planilhas diferentes onde alguns dos dados que estão em uma se repetem na outra. Qualquer alteração que ocorrer em uma, você tem de mudar manualmente na segunda. Isso, além de trabalhoso pode gerar diversos erros de digitação. Saiba como corrigir isso: 1 Para que os dados de uma planilha estejam ligados ou vinculados com os dados da outra, clique na planilha de origem. Selecione o intervalo de células a ser vinculado; você pode fazer isso, por exemplo, com os nomes dos seus clientes, que devem aparecer em duas planilhas. 2 Clique na segunda planilha, que precisa das informações dos clientes também. Em vez de simplesmente colar, clique no menu Editar>Colar especial... 3 Clique no botão Colar Vínculo. Clique em uma das células que foi colada e observe que o conteúdo dela é algo como: ‘CADASTRO DE CLIENTES’!A4. Isso quer dizer que o valor dessa célula é igual ao da célula A4 da planilha CADASTRO DE CLIENTES. 4 Faça um teste com os valores das células e clique na primeira planilha. Altere um dos nomes de cliente e volte para a segunda planilha para ver a alteração. 072 Aspectos avançados Dica 076 Personalizando a barra de ferramentas A barra de ferramentas oferece os recursos presentes nos menus de maneira mais fácil e rápida. Conforme a sua necessidade, você pode exibir ou ocultar as barras da tela. Melhor que isso é que você pode escolher qual botão da barra vai ser exibido ou não. Para fazer isso: 1 Clique no menu Exibir>Barras de ferramentas>Personalizar. Clique na guia Barras de ferramentas para escolher uma das barras do Excel. Os itens selecionados indicam que a barra já está visível na tela. 3 Clique no comando desejado e arraste para a tela do Excel. Observe que ao arrastar, o item fica com um contorno preto. Para tirar qualquer botão da tela, basta fazer o contrário, ou seja, arrastá-lo para a janela Personalizar. 4 Clique na guia Opções. Nesta tela, você pode definir que as barras Padrão e Formatação serão mostradas em apenas uma linha, escolher ícones grandes para representar os botões ou ainda escolher mostrar ou não as dicas de tela na barra de ferramentas. Ao finalizar, clique em Fechar. 2 Clique na guia Comandos. Nela você tem acesso a todas as tarefas do programa. Basta selecionar a desejada na lista de categorias a desejada. Algumas coincidem com a barra de menu. Ao clicar na categoria, serão exibidos ao lado os comandos pertencente a ela. 073 Aspectos avançados Dica 077 Construindo uma nova barra de ferramentas Além de exibir, ocultar ou modificar as barras de ferramentas que já existem no Excel, você tem a possibilidade de criar a sua própria barra com botões personalizados. Isso facilita se você precisa sempre usar um botão de uma barra e outro botão de outra; junte todos em uma barra só. 3 Observe que um novo item foi adicionado à lista e uma pequena barra vazia foi apresentada. Ela possui os mesmos elementos de uma barra do Excel. Porém, ainda não possui nenhum comando. Clique na guia Comandos. Selecione os botões que você deseja colocar na barra e arraste-os para ela. 1 Clique com o botão direito sobre qualquer barra ou menu do programa. Clique na opção Personalizar. Se desejar, use o menu Exibir>Barras de Ferramentas>Personalizar. 2 Na tela Personalizar, clique na guia Barras de ferramentas. Depois disso, clique no botão Nova... Digite um nome qualquer para a sua nova barra e clique em Ok. 074 4 Ao soltar o botão na sua barra, aproveite enquanto ele ainda está selecionado e clique no botão Modificar Seleção para modificar a maneira que este botão será exibido. Assim você poderá, por exemplo, exibir somente texto ou imagem e texto no botão. Aspectos avançados Dica 078 Ferramenta Solver Esta ferramenta é muito usada para fazer projeções futuras de valores baseados em hipóteses. Suponha que você deseja chegar a um determinado lucro, e para isso, existem diversos valores vinculados a ele, como o desconto de despesas, comissão de vendedores, etc., e você quer saber o que acontece com todos esses valores, para que o lucro suba para R$ 17.000, por exemplo. 1 Digite a seguinte planilha e crie as seguintes fórmulas: na célula C2, digite: =B2*$C$1. Arraste essa fórmula para as duas linhas de baixo. Crie uma auto-soma na célula B5 e C5 para os valores de cima, e crie essa formula para obter o lucro: =B5C9+C7C5. 2 Clique no menu Ferramentas> Suplementos. Selecione a opção Solver e OK. 3 Após fazer isso, clique novamente no menu Ferramentas, mas agora clique na opção Solver... 4 Na tela Parâmetros do Solver que apareceu, defina a célula de destino para C10. Abaixo, escolha Valor de: para definir um valor exato de modificação da célula. Digite 17000. Na caixa Células variáveis defina quais células da planilha poderão sofrer alterações para que o lucro seja atingido. Clique no botão com a marca vermelha que se está dentro da caixa Células variáveis. Selecione a célula C1 e, segurando a tecla Ctrl, selecione o intervalo B2:B4 e as células C7 e C9. Clique no mesmo botão. 5 Adicione restrições às mudanças que o Solver vai fazer na planilha. Por exemplo, não será permitida, comissão de vendedor negativa. Clique no botão Adicionar. A primeira caixa serve para você escolher qual a célula que será aplicada a restrição, no caso, selecione o intervalo de C2 até C4. Ao lado, escolha o sinal de maior e igual. E, na última caixa, digite 0. Assim, você força o Excel a sempre permanecer com valores positivos ou nulos nestas células. Clique em OK. Clique no botão Resolver. 6 Na janela Resultados do Solver, você pode escolher aceitar a solução proposta (observe os valores na planilha). Para isso, selecione Manter solução do Solver, ou recusar, clicando em Restaurar valores originais. Escolha resposta e clique em OK. Uma nova planilha chamada Relatório de respostas 1 será criada. Use-a para fazer as suas análises. 075 Aspectos avançados Dica 079 Protegendo a planilha Se a planilha que você acabou de criar vai ser acessada por várias pessoas e algumas informações não podem sofrer alterações, como as que possuem fórmulas e funções, você precisa protegê-la de alguma forma. Você pode simplesmente bloquear a edição das células (neste caso, qualquer pessoa pode desbloquear) ou bloquear colocando uma senha para acesso. Proceda assim: 1 Selecione todas as células da planilha, pressionando Ctrl + T. Clique no menu Formatar>Células. Selecione a guia Proteção. Nela existem duas opções: Travada e Oculta. Desmarque as duas opções e clique em OK. 2 Agora selecione o intervalo de células a ser bloqueado. Pressione Ctrl + 1. Clique na guia Proteção. Escolha Oculta para que ninguém possa alterar este intervalo e para que o conteúdo da célula não seja exibido na barra de fórmulas. Isso pode ser muito interessante para ninguém copiar uma função que você criou.Selecione as duas opções e clique em OK. 3 Apesar de ter selecionado as opções, a célula ainda não está bloqueada. Clique em Ferramentas>Proteger>Proteger planilha. Na tela Proteger planilha selecione a primeira opção: Proteger a planilha e o conteúdo das células. Abaixo, digite uma senha que será exigida no momento de desprotegê-la. 4 Na lista maior, selecione as funções a que os usuários terão acesso, ou seja, que poderão fazer sem precisar desbloquear a planilha. Clique em OK e se você digitou uma senha, uma nova tela será aberta para a sua confirmação. Tome cuidado com a senha que digitar, observe se o Caps Lock está ligado, pois o programa faz distinção entre caixa-alta e baixa. 5 Para desbloquear a planilha, clique no menu Ferramentas>Proteger> Desproteger planilha. 076 Aspectos avançados Dica 080 Outras opções de proteção Ao proteger a planilha, todas as suas células ficam bloqueadas. Porém, a própria planilha que contém essas células pode sofrer alterações, como ser excluída ou copiada. Para evitar que isso ocorra, você deve proteger toda a pasta de trabalho. Além disso, ao proteger a planilha, você pode querer deixar um intervalo de células livre para alteração do usuário. Acompanhe: 1 Para proteger toda a pasta de trabalho, clique no menu Ferramentas>Proteger> Proteger pasta de trabalho... Na tela que surgir, selecione Estrutura para impedir que os usuários modifiquem as planilhas, excluindo-as, movendo ou renomeando e que novas planilhas não sejam inseridas. Escolha Janelas para que os usuários não possam mudar as janelas da pasta, redimensionando-as, por exemplo. 2 Digite uma senha para essa proteção de pasta. Ela é opcional, mas se você for cadastrá-la, preste atenção se a tecla Caps Lock está acesa, porque senhas com letras maiúsculas são diferenciadas. Clique em OK. Uma pequena janela aparecerá para a confirmação da senha, redigite a senha e clique em OK. 3 Para permitir que algumas células sejam alteradas pelos usuários, clique no menu Ferramentas>Proteger>Permitir que os usuários editem intervalos. Clique no botão Novo... Digite um título para o intervalo, clique na caixa Referência a células para digitar o intervalo. Se quiser, clique no botão com marca vermelha para selecioná-lo. Clique em OK e no botão Proteger planilha. 4 Você pode eliminar ou modificar os intervalos cadastrados. Para isso, retorne à tela Permitir que os usuários editem intervalos. Selecione um intervalo e clique no botão Modificar. Você pode digitar outro nome, selecionar um novo intervalo ou configurar uma senha para o intervalo. Clique em OK para voltar. Para eliminar um dos intervalos da lista, selecione-o e clique em Excluir. 077 Aspectos avançados Dica 081 Formatação condicional Seria interessante que uma célula mudasse de cor conforme o seu conteúdo, não é mesmo? Em uma planilha de controle de notas escolares, por exemplo, quando o status do aluno for verificado, a célula pode ficar com letras vermelhas se o aluno for reprovado, letra verde se o status for recuperação, e letras azuis, se ele for aprovado. Isso é chamado de formatação condicional. 1 Selecione a célula que deve sofrer a formatação condicional. Crie, por exemplo, uma fórmula para verificar o status do aluno: se for maior que 7 está aprovado, se for menor que 5 está reprovado, caso contrário, o status será recuperação. Para criá-la, use a função SE (veja dica 25). Clique no menu Formatar>Formatação condicional. 2 Na primeira caixa, escolha se uma fórmula ou valor será analisado. Neste caso, selecione: O valor da célula é:. Na próxima caixa escolha a condição para o valor: maior, menor, igual, etc. Escolha a opção igual a. Na caixa seguinte, digite o valor a ser verificado ou, se o valor estiver em alguma célula da planilha, clique no botão e selecione a célula. Neste caso, digite: APROVADO. 3 Clique no botão Formatar. Selecione a guia Fonte. Escolha o estilo Negrito e a cor azul. Clique na guia Borda, escolha a cor azul e clique no botão Contorno. Clique na guia Padrões e escolha a cor de fundo para a célula como azul claro. Clique em OK. 078 4 Clique no botão Adicionar... e proceda da mesma forma da primeira condição, mude apenas o texto para RECUPERAÇÃO e as cores de formatação para verde, em vez de azul. 5 Clique no botão Adicionar... para fazer a última condição. Proceda da mesma forma que na condição anterior, mude apenas o texto para REPROVADO e as cores de formatação para vermelhas. Aspectos avançados Dica 082 Rastreando erros na planilha Ao construir planilhas, muitas coisas podem passar despercebidas, pois você pode, por exemplo, criar uma fórmula incorretamente e gerar um resultado inconsistente. Mas saiba que dividir um número por zero ou fazer uma referência circular são erros diagnosticados pelo Excel: 1 Provoque um erro: clique na célula A1 e digite =B4. Agora, clique na célula B4 e digite =A1. Ao pressionar Enter, uma mensagem de erro será exibida. O erro diagnosticado recebe o nome de referência circular e, em muitas ocasiões, você pode correr o risco de gerar este erro ao criar fórmulas. Mesmo sabendo do erro, pressione OK. 2 Uma barra chamada Referência circular aparecerá e as duas células com as fórmulas estarão unidas com uma seta azul. A primeira caixa desta barra mostra a referência das duas células com erro. Use o botão Rastrear Dependentes e Rastrear Precedentes para verificar as referências de erro da célula selecionada com as demais. O último botão remove as setas azuis. você pode criar um comentário na célula selecionada ou avaliar a fórmula da célula. Digite em uma célula qualquer: =SEA2(. Isso vai retornar um erro para o Excel do tipo #NOME?. 4 Usando a barra de Auditoria de fórmulas, clique no primeiro botão chamado Verificação de erros. Nesta tela, você pode obter ajuda sobre o erro, mostrar etapas de cálculo ou ignorar o erro. Clique no botão Opções. Defina se a verificação de erros deve ficar sempre ativada ou não, clicando na primeira opção. A cor do indicador de erro pode ser alterada usando a caixa abaixo. Nas opções seguintes selecione tudo o que você quer que o Excel trate como um erro: textos que possuam datas com anos de 2 dígitos, células que possuam um valor como se fosse um texto, dentre outras. O ideal é que todas essas opções estejam selecionadas. Ao terminar, clique em OK. 3 Outra maneira de controlar os erros é usando a barra Auditoria de fórmulas, que pode ser acessada pelo menu Exibir> Barras de ferramentas>Auditoria de fórmulas. Além dos botões de rastreamento, 079 Aspectos avançados Dica 083 Definindo regras de validação Muitos usuários, ao cadastrar as informações na planilha que você criou, podem estar desatentos e digitar um dado errado, como um salário negativo ou idade igual a zero. Para evitar que isso ocorra, adicione regras às células que precisam ser controladas: 2 Clique na guia Mensagem de entrada, selecione a opção Mostrar mensagem de entrada ao selecionar célula, se você quer que o Excel envie uma mensagem para o usuário. Ative esta opção, digite abaixo o título da mensagem na caixa Título e na caixa Mensagem de entrada, a mensagem em si. 1 Selecione o intervalo de células para os quais você precisa definir uma regra de validação, por exemplo, idade do cliente. Clique no menu Dados>Validação... Na tela Validação de dados, defina os critérios para a verificação: na caixa Permitir, escolha que tipo de dado o usuário deve digitar. Neste caso, escolha Número Inteiro. Na próxima caixa, escolha o critério: maior do que e na caixa Mínimo que apareceu, digite o valor 14. 3 Clique na guia Alerta de erro para definir a mensagem que o usuário vai receber, caso o critério estabelecido seja violado. Selecione a primeira caixa da tela, escolha o estilo do desenho da mensagem. Digite o título e a mensagem de erro. Ao final, clique em OK. 4 Para tirar a validação de uma célula, basta voltar à tela de validação e clicar no botão Limpar tudo. 080 Aspectos avançados Dica 084 Nomeando intervalos de células No momento de elaborar uma fórmula ou mesmo depois, para alterá-la, você estará sempre se deparando com intervalos e mais intervalos de células. Se na sua planilha você faz referência diversas vezes para o mesmo intervalo de células, é muito mais fácil dar um nome para ele e usá-lo nas fórmulas. 1 Clique em alguma célula. Observe que ao lado da barra de fórmulas se encontra a caixa de nome, e que a função dela é mostrar o nome da célula ou intervalo ativo. Selecione o intervalo de células ao qual você deseja atribuir um nome. 2 Acesse o menu Inserir>Nome>Definir... Digite na primeira caixa o nome desejado para o intervalo. Se necessário, clique no botão com a marca vermelha para selecionar o intervalo. Clique em Adicionar e depois em OK. 3 Em vez de digitar o nome para o intervalo, você pode selecionar uma coluna de dados já com o nome na parte superior. Dessa forma, o nome atribuído para o intervalo será o próprio título da coluna. Selecione a coluna e clique no menu Inserir>Nome>Criar... Selecione a opção Linha superior e clique em OK. 4 Para eliminar algum nome de intervalo, retorne à tela de definição. Depois disso, clique sobre o nome e pressione o botão Excluir. Caso deseje incluir um nome, bastar repetir o procedimento descrito. 081 Aspectos avançados Dica 085 Criando cenários Fazer previsões financeiras é uma tarefa muito praticada pelas pessoas. Para ajudar a calcular os gastos baseados em hipóteses de valores, você pode criar os chamados cenários em uma planilha. O que um cenário faz é guardar informações de valores para que você possa analisar melhor sua situação financeira. 3 Para ver lado a lado a situação atual e as projeções futuras em uma planilha, clique no botão Resumir... Na tela seguinte, mostre a célula com a fórmula que foi afetada pelo cenário, no caso B3. Escolha a opção Resumo do cenário e clique em OK. 1 Crie a planilha apresentada abaixo. E, logo após, selecione as células B1 e B2. 2 Clique em Ferramentas>Cenários. Clique em Adicionar... Digite um nome para o novo cenário, algo como Previsão e clique em OK. Agora é hora de digitar as suas previsões, por exemplo: “Se a receita valesse 24780 e as despesas fossem 7410, quanto eu teria de saldo?” Para responder a essa pergunta, digite os valores abaixo e clique em OK. Presione o botão Mostrar. 082 4 Você ainda pode mesclar cenários de outras planilhas com os cenários desta. Para isso, basta retornar à tela de cenários e clicar no botão Mesclar. Selecione a planilha desejada e o seu cenário será adicionado à lista. Para excluir um cenário, selecione-o e clique em Excluir. Macros e programação Dica 101 Criando uma função para saber o tipo de um triângulo Você vai aprender a criar uma função que pede três parâmetros: os três lados de um triângulo e retorna o tipo de triângulo. Ela deve retornar “eqüilátero” se os três lados forem iguais, “isósceles” se dois deles coincidirem e “escaleno” se nenhum dos três lados tiver o mesmo valor. 2 Altere o código gerado para que fique igual ao da imagem abaixo: 1 Na mesma planilha da dica anterior, acesse o Editor do Visual Basic novamente, através do menu Ferramentas>Macro... Na tela do editor, dê dois cliques sobre o ícone do Módulo1 ao lado. Em seguida, clique no menu Inserir>Procedimento. Dê o nome de Triângulo para ela, selecione a opção: Função e Público. Clique em OK. 3 Esta função recebe três informações (parâmetros) da planilha: lado1, lado2 e lado3. Nenhum cálculo é feito dentro dela, apenas uma verificação (If) dos valores recebidos. O primeiro teste é para saber se todos são iguais. Foi usado o operador lógico And, pois as duas condições obrigatoriamente precisam ser verdadeiras; se forem iguais, a função retorna a mensagem “Eqüilátero”. 4 O segundo teste é usado para saber se quaisquer dois lados do triângulo são iguais. Como, neste caso, as três condições não precisam ser verdadeiras, foi usado o operador Or. O último teste é o “CASO CONTRÁRIO”, quer dizer, se nenhum dos três lados tiver o mesmo valor, então o triângulo será “Escaleno”. 5 Retorne à planilha fechando a tela do editor. Clique no botão Inserir função. Escolha a categoria Definida pelo usuário e selecione a função Triângulo. Clique em OK e, na próxima tela digite valores para os três lados do triângulo. 096 96 Aspectos avançados Dica 086 Usando o recurso Atingir Meta O recurso Atingir Meta, como o nome sugere, ajuda a analisar uma situação para chegar a algum fim. Imagine que uma empresa tem um lucro de R$ 10.000 por mês, mas gostaria de ter R$ 11.000. Quanto será que essa empresa deve vender a mais para ter esse lucro ou quanto a menos de despesas deve ter? 1 Digite a seguinte planilha e crie as seguintes fórmulas: na célula C2, digite: =B2*$C$1. Arraste essa fórmula para as duas linhas de baixo. Crie uma auto-soma na célula B5 e C5 para os valores de cima e crie essa fórmula para obter o lucro: =B5-C9+C7-C5. plo, ou da comissão dos vendedores. Selecione a célula C1 e clique em OK. 4 Ao clicar em OK, os valores da planilha são modificados até que o lucro fique igual a 11.000, ou seja, para atingir esse lucro, a comissão dos vendedores deve ser alterada de 15% para 7%. 2 Para fazer as projeções agora, ou seja, determinar o que deve ser feito para chegar ao lucro de R$ 11.000, clique no menu Ferramentas>Atingir meta. Na tela Atingir meta, clique na caixa Definir célula, que serve para determinar qual é a célula na qual o seu objetivo se concentra, no caso é a célula do lucro, pois é o lucro que você quer aumentar. Selecione a célula C10. 3 Na próxima caixa, digite o valor visado, neste exemplo é 11.000. Em seguida, na caixa Alternando célula, defina qual das células vai sofrer a alteração. Você pode escolher a célula dos gastos, por exem083 Aspectos avançados Dica 087 Alterando um gráfico com a ferramenta Atingir Meta Já que as informações cadastradas na planilha podem sofrer alterações e, com isso, ajudar na análise de hipóteses, porque não melhorar ainda mais o estudo e gerar um gráfico desses dados? Assim, torna-se mais claro o efeito de cada modificação de metas. ou use o botão ao lado da caixa para selecionar a célula. Pressione Tab e digite 17500 na caixa Para valor. Por fim, defina na caixa Alternando célula a célula B3. Dessa forma, você está configurando a tabela para atingir o lucro de 17500, afetando a quantidade de lápis vendidos. Clique em OK. 1 Usando a mesma planilha da dica anterior, acrescente apenas duas colunas: a de quantidade de material e a de preço unitário. Na célula que continha os valores de venda, coloque uma fórmula para multiplicar a quantidade pelo preço. Em seguida, selecione a coluna de nomes dos produtos e dos totais de vendas. 2 Clique no botão Assistente de gráfico para gerar um gráfico de Pizza 3D dessas informações. Coloque como rótulo, o valor e o nome da categoria e posicione o gráfico como um objeto nesta planilha mesmo (em caso de dúvidas, veja a dica 50 sobre criação de gráficos). 3 Após a criação, acesse a ferramenta Atingir meta no menu Ferramentas. Na caixa Definir célula, digite E10 084 4 Observe a alteração efetuada na planilha, no gráfico e na mensagem. Clique em OK para aceitar ou em Cancelar para retornar às informações originais. Aspectos avançados Dica 088 Personalizando o Excel O ambiente em que você trabalha precisa ser muito agradável. Com o Excel não é diferente, por isso aprenda agora a configurar o programa da maneira que você achar melhor para que ele fique com a sua cara. Basta seguir os passos: 1 Clique no menu Ferramentas>Opções. A tela que surgir possui diversas guias. Comece pela guia Exibir. Nela você pode mostrar ou não a barra de fórmulas, a barra de status ou as janelas das pastas de trabalho na barra de tarefas. Além disso, você pode ocultar as linhas de grade da planilha, tirando a seleção do item: Linhas de grade. Caso queira exibi-las, pode mudar a sua cor, usando a caixa Cor das linhas de grade. Mostre ou oculte as barras de rolagem vertical ou horizontal e as guias das planilhas. 2 Acesse a guia Geral. Mude nesta tela opções-padrões como a lista de arquivos usados anteriormente e que são exibidos no menu Arquivo. Você pode começar uma nova pasta com apenas uma planilha, se desejar. Basta mudar na caixa Número de planilha na nova pasta. Altere também a fonte, o tamanho e o local-padrão para gravação de arquivos do Excel. 3 Clique na guia Listas. Nesta tela você pode controlar as listas personalizadas que você usa quando arrasta a alça de preenchimento. Se desejar pode criar outras listas, digitando valores ou importando da planilha. Escolha a opção NOVA LISTA ao lado e, no outro canto, clique em Adicionar. Digite a sua lista personalizada e, ao terminar, clique novamente em Adicionar. Dessa maneira, a sua lista ficará disponível a qualquer momento, caso use o autopreenchimento. 4 Ao terminar, clique em OK. Você pode mudar a aparência de sua planilha ainda mais do que já alterou. Para isso, clique no menu Formatar>Planilha>Plano de fundo. Esta opção serve para você colocar uma imagem como fundo da planilha somente para ilustrar. Selecione a imagem na janela e clique em Inserir. No lugar do fundo branco, a imagem escolhida aparecerá. 085 Aspectos avançados Dica 089 Criando relatórios Esta ferramenta oferece recursos para que você possa criar relatórios personalizados para impressão. Ela pertence ao grupo de ferramentas de suplementos do Excel, portanto, provavelmente você vai precisar do CD de instalação do Office para usá-la, ou se preferir, você pode baixála do site da Microsoft. 1 Clicando no menu Ferramentas, acesse a opção Suplementos. Selecione o item Gerenciador de relatórios e clique em OK (se esta opção não aparecer na lista, baixe o programa do site ou use o CD do Office para instalar). Assim que você selecioná-lo, um novo comando será adicionado ao menu Exibir do Excel. 2 Clique em Exibir>Gerenciador de relatórios. Na tela que aparecer, defina um novo relatório, clicando em Adicionar... Digite um nome para o relatório na primeira caixa. Para criar as seções do relatório, caso você queira, escolha a planilha ou o 086 cenário que fará parte de cada seção. Clique na lista Planilha e selecione a planilha desejada. 3 Assim que você escolher a planilha, suas opções aparecem abaixo. Escolha um dos modos de exibição, caso essa planilha tenha, clicando na caixa Exibição. Em seguida, clique em Adicionar para acrescentar uma nova seção à lista abaixo. Se você deseja criar uma seção baseada em um cenário, escolha a planilha que contém o cenário, clique na caixa Cenário e em Adicionar. 4 Clique em OK para finalizar. Agora que o seu relatório está criado, você pode criar outros baseados em novas planilhas. No entanto, o que mais interessa é imprimir o relatório criado. Para isso, estando no Gerenciador de relatórios, clique no botão Imprimir. Digite o número de cópias e clique em OK. Aspectos avançados Dica 090 Editando relatórios rece com uma lista apresentando os relatórios atuais da pasta. Selecione o relatório a eliminar e clique no botão Excluir. Em seguida, clique em OK. Faça isso com os relatórios desnecessários. 2 Você pode reorganizar cada relatório, em vez de apagá-lo. Por exemplo, pode mudar a ordem das seções ou escolher outro cenário para o relatório. Para isso, selecione na lista o relatório a ser alterado. Clique no botão Editar... A tela que surgirá é a mesma da criação. Mude o nome do relatório na caixa, se desejar. Todos os relatórios criados estão armazenados no Gerenciador de relatórios. Além de criar outros e imprimir os que já existem, você pode alterá-los ou excluílos quando não são mais necessários. Sendo assim, sempre evite ajuntar muitos relatórios sem importância no gerenciador de relatórios. 1 Para alterar um dos relatórios criados anteriormente, clique no menu Exibir> Gerenciador de relatórios. A janela apa- 3 Abaixo, escolha outra planilha para fazer parte do relatório. Se for necessário, escolha outra exibição ou cenário. Lembrese sempre de clicar no botão Adicionar, assim que você terminar de fazer as escolhas, pois só assim a seção é inserida. 4 As seções presentes no relatório aparecem em uma lista abaixo. Se uma dessas seções não for mais importante para você, selecione-a e clique em Excluir. Mas o problema às vezes é só a ordem. Então, use os botões: Mover para cima e Mover para baixo. Você ainda pode escolher a opção Usar números de páginas contínuos para o momento que for imprimir. 087 Aspectos avançados Dica 091 Construindo um banco de dados Um banco de dados, resumidamente, pode ser considerado como um arquivo organizado logicamente e usado para cadastrar grande quantidade de informações. Apesar de não ser esse o ponto forte do Excel (pois o Access gerencia banco de dados), nele você consegue criar um pequeno banco de dados e estruturá-lo como no Access. 1 O primeiro passo antes de criar um novo banco de dados é definir os campos. Esses são os “containers” de informações e são definidos pelo tipo. Assim, se você quer guardar as informações de clientes, especifique “que tipo” de dados serão gravados. Seriam bons exemplos de campos: Nome, Idade, Sexo, Telefone. Dessa forma, crie uma nova pasta de trabalho e renomeie a planilha para Banco de dados. 2 Clique na célula A1 e digite Nome. Na célula B1, digite Telefone. Na célula C1, digite Cidade. Na célula D1, digite Idade e, por fim, na célula E1, digite Sexo. Selecione esse intervalo de células e aplique negrito nelas. 3 Comece a cadastrar os seus clientes, adicionando as informações de cada um por linha. A esse processo dá-se o nome de cadastramento de registros. No caso, cada cliente se tornará, um registro, ou um cadastro. 4 Ao cadastrar, lembre-se de que você pode excluir ou incluir linhas entre os registros. Para isso, clique no cabeçalho da linha com o botão direito do mouse e clique em Excluir ou Inserir. O mesmo pode ser feito com as colunas. 088 Dica 092 Usando o formulário de dados Para que este cadastro de clientes se torne mais fácil e dinâmico, existe a ferramenta de formulário de dados. Com ela, além de cadastrar, você pode localizar, alterar ou excluir informações do banco de dados do Excel. Saiba como: 1 Selecione os nomes dos campos na parte superior da tabela, que, no caso, equivale da célula A1 até a célula E1. Clique em Dados>Formulário... A janela Banco de dados é aberta e você já pode observar a estrutura de campos criada. 2 Cada conjunto de informações pertence a um registro (um cliente) diferente. Note que a tela possui uma barra de rolagem, que pode ser usada para navegar entre os registros já cadastrados. Mas você também pode clicar no botão Localizar anterior e Localizar próxima. 3 Para alterar qualquer um dos registros, basta clicar no campo a ser mudado, digitar o novo valor e clicar na barra de rolagem para confirmar a informação. Caso você queira voltar atrás com o dado cadastrado, basta clicar no botão Restaurar e o registro fica igual ao que era antes. 4 Se você quer cadastrar mais um registro neste banco, basta clicar no botão Novo e se quer eliminar um dos registros, localize-o na tela e clique em Excluir. Para sair da tela do formulário de banco de dados, clique em Fechar. Aspectos avançados Dica 093 Classificando dados Após cadastrar todos os dados, seja usando o formulário ou digitando direto na planilha, você pode mudar a ordem dos clientes. Fazer isso é bem simples se você usar os recursos de classificação do Excel. Deixar os dados organizados torna a leitura mais clara e fica mais fácil encontrar informações. 4 Na caixa Classificar por, escolha o primeiro campo a ser classificado e, depois, defina se será exibido em ordem crescente ou decrescente. Informe o segundo campo a ser classificado, no caso de haver repetições no primeiro. Utilize a caixa: Em seguida por. E por fim, defina o terceiro campo a ser classificado. 1 Clique em qualquer registro do seu banco, mas certifique-se de que está na coluna do nome do cliente. Depois disso, clique no botão Classificação crescente da barra de ferramentas Padrão. Observe que os dados foram colocados em ordem alfabética. 2 Agora, clique na coluna de idade, sem selecionar mais que uma célula. Localize o botão Classificação decrescente na barra de ferramentas e note que agora os dados foram colocados na ordem da idade, do mais velho para o mais novo. 3 Mas você pode querer classificar pelo nome e pela idade, pois é possível que existam dois clientes com o mesmo nome. Para fazer isso, clique em qualquer célula de seu banco. Acesse o comando Dados>Classificar... 5 Escolha a opção Linha de cabeçalho para que a primeira linha em negrito, que contém os nomes dos campos, não seja incluída na classificação. Se você não está usando título para os campos, clique na opção Nenhuma linha de cabeçalho. Clique em OK para finalizar. 089 Aspectos avançados Dica 094 Acrescentando um filtro avançado Melhor do que classificar os dados, deixando-os em uma ordem lógica, é exibir na tela somente as informações que você precisa, sem apagar as demais, é óbvio. O processo em que você escolhe que tipo de informação será mostrada, dependendo de um critério, é chamado de filtro. 1 A maneira mais rápida de criar um filtro é clicando em Dados>Filtrar> Autofiltro. Assim, algumas setas serão inseridas na sua planilha, cada uma ao lado de um campo. Clique na seta que está ao lado de Cidade. Note que todas as cidades cadastradas aparecem na lista. Basta apenas clicar sobre uma delas para mostrar clientes somente dessa região. Para mostrar, por exemplo, os clientes de São Paulo, do sexo masculino, clique na seta ao lado de Cidade e escolha a cidade, depois clique na seta ao lado de Sexo e clique em M. As setas agora estão na cor azul, pois foram selecionados um critério de filtragem. 2 Para voltar a mostrar todas os dados, você deve clicar nas duas setas, e em cada uma, clicar na palavra Tudo. Para personalizar o filtro, ou seja, aumentar mais os critérios de exibição, escolha o campo a ser feito o filtro, por exemplo, Idade. Clique na seta ao lado do nome do campo e vá em Personalizar. Nesta janela, você vai definir o intervalo de células a ser exibido, por exemplo, somente dos 20 aos 30 anos. 090 90 3 Na primeira caixa, escolha a opção: é maior ou igual a e na caixa vazia ao lado digite o número 20. Certifique-se de que a opção E esteja selecionada, pois assim as duas condições serão verificadas e só terá algum efeito se as duas forem verdadeiras. Clique na caixa de baixo do E, escolha menor ou igual a e digite ao lado o valor 30. Clique no botão OK para finalizar. Note que os clientes com idade entre 20 e 30 estão sendo exibidos na tela. 4 Selecione a célula H1 e digite nela o texto Cidade. Na célula de baixo, digite São Paulo. Em seguida, clique no menu Dados>Filtrar>Filtro Avançado. Na primeira caixa: Intervalo da lista, selecione todo o seu banco de dados. Em Intervalo de critérios, selecione as células H1 e H2. Ative a caixa Copiar para outro local, na parte superior da tela. Clique na terceira caixa que agora ficou ativa, selecione a célula de destino para o texto na mesma planilha. Clique em OK. Aspectos avançados Dica 095 Localizando dados com critérios Mais um recurso para ajudá-lo a encontrar informações no banco de dados do Excel é a busca com critérios, na qual você define o que deve ser exibido ou qual registro deve ser acessado. 1 Para localizar dados, você pode usar a já conhecida ferramenta de busca do Office: o Localizar e substituir. Para acessá-la, clique em Editar>Localizar. Digite o nome do cliente, por exemplo, a ser procurado e clique em Localizar próxima. Caso queira localizar aqueles que começam com a letra A, você deve digitar a letra da inicial e depois digitar o sinal de interrogação. 2 Mas como você já conhece esta ferramenta, deve ter percebido que, para o que queremos, é um pouco limitada. Para localizar os dados dependendo de um critério, acesse novamente a tela do Formulário do banco de dados, usando o menu Dados. 3 Nesta tela você pode visualizar todos os registros. Clique no botão Critérios para definir uma condição de busca. Note que os dados presentes nos campos foram “limpados” da tela. Agora, você deve definir quais critérios precisa, digitando no próprio campo. Por exemplo, para localizar os nomes que tenham o prefixo 54, digite na caixa de Telefone o texto: 54?. 4 Em seguida, clique no botão Localizar próxima ou Localizar anterior, para navegar somente entre os registros que tenham o telefone começando com 54 ou, se preferir, clique no botão Formulário. Para mudar o critério, basta clicar novamente no botão Critérios. Para eliminar o critério e poder ver todas as informações, clique no botão Limpar e clique em Formulário para voltar. 091 91 Aspectos avançados Dica 096 Trabalhando com Subtotais Agora que você já cadastrou o seu banco de dados, já alterou e classificou, chegou a hora de trabalhar mesmo com os dados gravados. Para ajudar o seu trabalho, use a ferramenta de subtotais, que agrupa os dados semelhantes para executar algum cálculo estatístico com ele. Proceda da seguinte forma, para criar subtotais: 1 Acesse a sua planilha com banco de dados, você só verá efeito se as suas informações tiverem itens repetidos, por exemplo, o mesmo vendedor aparecendo várias vezes na planilha, pois ele vendeu um certo produto em uma região e outro produto em outra. Como descobrir o total de suas vendas? Clique em qualquer célula que pertença ao banco de dados. Acesse o menu Dados>Subtotais... 2 Na caixa A cada alteração em: escolha o campo que se repete, como vendedor. Escolha a função usada ao agrupar os valores, por exemplo, Soma, e na caixa Adicionar subtotal a:, escolha um campo numérico a ser feito o cálculo. Clique em OK para gerar o subtotais. 092 92 3 Observe que cada vendedor foi agrupado pela soma de suas vendas e ao lado da numeração das linhas, apareceu uma nova barra cinza. Ela é usada para aninhar os vendedores e seus totais. Clicando no número 3, todas as informações de venda são exibidas. Clicando no botão 2, são mostrados os totais parciais por vendedor e, clicando no número1, é apresentado apenas o total geral das vendas. 4 Para alterar a função usada nos totais, clique em qualquer célula dos dados e retorne à tela de subtotais. Clique na lista de funções e escolha a função desejada, por exemplo, a média. Clique em OK para alterar. Caso você queira excluir os subtotais, acesse a tela de Subtotais no menu Dados e clique na opção Remover todos. Macros e programação Dica 097 Gravando uma nova macro Note que, ao trabalhar no Excel, você executa algumas tarefas muitas vezes ao longo do dia. Essa repetição pode ser simplificada se você usar o recurso das macros. Com elas, você pode automatizar o trabalho, ganhando muito mais tempo para realizar outras tarefas. 1 A macro é uma gravação de tarefas repetitivas guardada na pasta de trabalho e que pode ser executada a qualquer momento. Imagine que todos os dias você precise formatar o mesmo trecho de células com as mesmas configurações. Para resolver isso, faça uma vez esse processo, mas grave a seqüência de ações dentro de uma macro. A próxima vez em que refazer a formatação manualmente, basta acionar a macro criada. 2 Com a planilha aberta, clique no menu Ferramentas>Macro>Gravar nova macro. Digite um nome para macro e clique em OK. Observe que uma pequena barra de ferramentas foi aberta na tela. Isso indica que a gravação já começou e que todas as alterações feitas na planilha a partir daí estão sendo armazenadas. 3 Sendo assim, selecione as células a serem formatadas, clique no menu Formatar>Autoformatação e escolha o estilo de formatação chamado Clássico2. Ao terminar, clique em OK. 4 Imagine que, além da formatação, você deseje gerar um gráfico. Portanto, selecione os dados e clique no botão Assistente de gráfico. Selecione o tipo de gráfico, por exemplo, em colunas e avance as telas até o final. Logo em seguida, clique no botão chamado Parar gravação da barra de macros do Excel. Dica 098 Executando uma macro Agora que a macro está criada e armazenada no computador é hora de executá-la para ver se realmente os passos foram gravados e se a planilha será modificada. As macros estão todas armazenadas e gravadas nas suas pastas de trabalho. Elas podem ser acessadas pelo menu Ferramentas>Macro. 1 Após acessar esse menu, clique na opção Macros... Observe que uma lista de macros é apresentada. Nela são exibidas as macros de todas as pastas de trabalho abertas, ou seja, você pode executar uma macro na pasta de trabalho atual que foi criada em outra pasta de trabalho. Se você quiser visualizar somente as macros da pasta de trabalho atual, clique na caixa Macros em: e escolha Esta pasta de trabalho. 2 Ainda nesta tela você pode modificar algumas informações da macro criada: a tecla de atalho, que é uma tecla qualquer definida pelo usuário para executar a macro rapidamente e a descrição, que é importante para se saber quem criou a macro e para que ela serve, pois dificilmente alguém vai executar a macro numa planilha sem saber o que faz. 3 Bem, para fazer essas alterações, clique no botão Opções... Na tela que apareceu é mostrado o nome da macro e abaixo há um caixinha para você digitar, se quiser, a tecla de atalho. No caso, será atribuída junto à tecla Ctrl. 4 Para finalmente executar a macro, clique no botão Executar logo acima. Observe que toda planilha foi modificada, conforme o que foi gravado. Mas tome cuidado, pois neste caso, se as células não tivessem sido selecionadas, a macro teria retornado uma mensagem de erro. 093 93 Macros e programação Dica 099 Outras opções de macro Além de criar e executá-las, as macros podem ser manipuladas por aqueles que entendem de programação VBA. Isso só é possível, porque o código gerado pela macro pode ser visualizado e alterado por qualquer pessoa. Há também umas opções de segurança que podem ser configuradas. 1 Clique no menu Ferramentas>Macro>Macros. Nesta tela, clique no botão Editar. Dessa forma, você terá acesso ao código interno da macro. Essa tela que foi apresentada é a do Visual Basic, ferramenta para programação da Microsoft. Observe que na esquerda da tela toda a estrutura da pasta de trabalho é apresentada. Para voltar para o Excel, clique no primeiro botão, chamado Exibir Microsoft Excel. 2 Clique no menu Ferramentas>Macro>Segurança. As macros podem causar estragos se as fontes não forem confiáveis. Portanto, é possível proteger a sua planilha de macros suspeitas que, na verdade, funcionam como vírus. Para aumentar a proteção, escolha a opção Alto na guia Nível de Segurança, ou Médio ou Baixo, que inclusive não é recomendado pelo próprio fabricante. 094 94 3 É possível inserir a sua macro criada em uma barra de ferramentas. Para isso, clique no menu Exibir>Barras de ferramentas, depois clique na guia Barras de ferramentas e clique no botão Nova... Digite o nome “Minha macro” para a barra e clique em OK. 4 Clique na guia Comandos. À esquerda, acesse a categoria Macros. Clique no botão com o sorriso, chamado Personalizar botão. Arraste-o para a sua barra de ferramentas Minha macro. Clique em Fechar. Pressione o seu botão personalizado para atribuí-lo à uma macro. Macros e programação Dica 100 Criando uma função para verificar se um número é par Todas as funções que você elaborou no Excel foram um dia idealizadas por alguém. Mas, mesmo o Excel tendo diversos tipos de categorias com muitas funções dentro, pode acontecer de você ter de criar a sua própria função personalizada. Aprenda aqui a produzir uma função simples que busca o valor da planilha e analise se ele é par ou não. 3 Para testar se a função funciona mesmo, acesse o menu Inserir>Função. A função criada por você já está na lista junto com as outras. Na tela de Inserir função, clique na caixa de Categorias e selecione a opção Definida pelo usuário. Abaixo, a função Épar já aparece, clique nela e observe a sua sintaxe em negrito. Em seguida, clique em OK. 1 Abra a pasta de trabalho, onde você quer criar a função. Clique no menu Ferramentas>Macro>Editor do Visual Basic. Na tela que surgiu, clique no menu Inserir e escolha Módulo. Clique em Inserir novamente e escolha Procedimento. Coloque o nome de Épar. Selecione Função e Público. Altere o código gerado para que ele fique como abaixo: 4 Uma tela aparece como ocorre com qualquer outra função. Digite o valor do parâmetro (você pode usar referências também) e depois clique em OK para ver o resultado. 2 A palavra num é uma variável que a planilha vai mandar para o VB. Rest é uma variável local, ou seja, o valor dela só interessa dentro da função. A linha rest = num Mod 2 significa que rest vai receber o resto da divisão de num por 2. E logo após foi feito um teste com o conteúdo de rest. Se (If) rest = 0 então (then) a função (Épar) deve mostrar a mensagem True (ou seja, se o resto é 0, então o número é par) e caso contrário, retorna False. Salve a função criada e, em seguida, feche a janela. 095 95