Estudo Dirigido-ms Office Excel 2007

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Institut F Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 ••\lTO~ ~'r-o~~ ta\ ~:ESI>~ ASSOCIAÇÃO BRASn.EIRA DE I)JREITOS REPRO(;RÃFlCOS ,~/ 'ODJREttO'" EDITORA AFILIADA 1 Seja Nosso Parceiro no Combate à Cópia "egal A cópia ilegal é crime. Ao efetuá-Ia, o infrator estará cometendo a produção de obras literárias, prejudicando profissionais um grave erro, que é inibir que serão atingidos pelo crime praticado. Junte-se a nós nesta corrente contra a pirataria. Diga não à cópia ilegal. Seu Cadastro É Muito Importante para Nós Se você não comprou constante o livro pela Internet, ao preencher no final desta publicação, você passará e remeter a ficha de cadastro a receber informações lançamentos em sua área de preferência. Conhecendo melhor nossos leitores e suas preferências, sobre nossos vamos produzir títulos que aten- dam suas necessidades. Obrigado pela sua escolha. Fale Conosco! Eventuais problemas respectivo(s) referentes ao conteúdo autor(es) para esclarecimento, a pacotes de softwares, as quais sugerimos revendedores deste livro excetuando-se serão encaminhados que sejam encaminhadas aos distribuidores desses produtos, que estão habilitados a prestar todos os esclarecimentos. Os problemas só podem ser enviados por: 1. E-mail: [email protected] 2. Fax: (11) 2097.4060 3. Carta: Rua São Gil, 159 - Tatuapé - CEP 03401-030 - São Paulo - SP INVISTA EM VOCÊ. LEIA LIVROS! 2 ao(s) as dúvidas que dizem respeito Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 e André Luiz N. G. Manzano Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 2ª Edição 4ª Reimpressão " l ,,: o" •. ~ ~ ," _.: - • I t • ' •• :' 4 ~;:: ~São Paulo .. '2010 - Êditora"Éricalida;' í 3 Copyright © 2007 da Editora Érica Ltda. Todos os direitos reservados. Proibida a reprodução total ou parcial, por qualquer meio ou processo, especialmente por sistemas gráficos, microfilmicos, fotográficos, reprográficos, fonográficos, videográficos, intemet, e-books. Vedada a memorização e/ou recuperação total ou parcial em qualquer sistema de processamento de dados e a inclusão de qualquer parte da obra em qualquer programa juscibemético. Essas proibições aplicam-se também às característícas gráficas da obra e à sua editoração. A violação dos direitos autorais é punível como crime (art. 184 e parágrafos, do Código Penal, conforme Lei nº 10.695, de 07/01/2003) com pena de reclusão, de dois a quatro anos, e multa, conjuntamente com busca e apreensão e indenizações diversas (artigos 102,103 parágrafo único, 104, 105, 106 e 107 itens 1,2 e 3 da Lei nº 9.610, de 19/06/1998, Lei dos Direitos Autorais). O Autor e a Editora acreditam que todas as informações aqui apresentadas estão corretas e podem ser utilizadas para qualquer fim legal. Entretanto, não existe qualquer garantia, explícita ou implícita, de que o uso de tais informações conduzirá sempre ao resultado desejado. Os nomes de sites e empresas, porventura mencionados, foram utilizados apenas para ilustrar os exemplos, não tendo vínculo nenhum com o livro, não garantindo a sua existência nem divulgação. Eventuais erratas estarão disponiveis para download no site da Editora Érica. Conteúdo adaptado ao Novo Acordo Ortográfico da Lingua Portuguesa, em execução desde 1º de janeiro de 2009. "Algumas imagens utilizadas neste livro foram obtidas a partir do CorelDRAW 12, X3 e X4 e da Coleção do MasterClips/MasterPhotos© da IMSI, 100 Rowland Way, 3rd fioor Novato, CA 94945, USA." Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) (Câmara Brasileira do Livro, SP, Brasil) Manzano, André Luiz N. G. Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007/ André -- São Paulo: Érica, 2008. -- (Série Estudo Dirigido) Luiz N. G. Manzano. -- 2. ed. Bibliografia. ISBN 978-85-365-0168-0 1. Microsoft Office Excel 2007 (Programa de computador) I. Título. 08-10675 índice CDD-005.369 para catálogo 1. Microsoft 11.Série. Office sistemático: Excel 2007: Computadores: Coordenação Editorial: Rosana Arruda da Silva Capa: Mauricio S. de França Editoração e Finalização: Programas: Processamento de dados 005.369 Pedro Paulo Vieira Herruzo .Flávio Eugenio de Lima Rosana Ap. A. dos Santos IFPB Marlene Teresa S. Alves Carla de Oliveira Morais Editora Érica Ltda. Biblioteca - Campus Patos CEP: 03401-030 Fone: - São Paulo (11) 2295-3066 ~ ._\~ - SP - Fax: (11) 2097-4060 www.editoraerica.com.br 4 N° r·' .;:.'.':.,'sr:::; "" " I." Rua São Gil, 159 - Tatuapé Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 .. CO~bj .·~ •••Iro' r),!!\4r,~ .!at. IrO I JJ Fabricante Produto: Microsoft Office Excel 2007 Fabricante: Microsoft Corporation Site: www.microsoft.com Microsoft Informática Ltda. Av. Nações Unidas, 12901 - Torre Norte - 27 andar Q CEP: 04578-000 - São Paulo - SP Fone: (11) 5102-1431 - Fax: (11) 5504-2227/2228 Site: www.microsoft.com/ptlbr 5 Sobre o Material Disponível na Internet o material disponível na Internet contém os arquivos utilizados nos exemplos do livro. Para utilizá-Io é necessário possuir instalado em sua máquina o Microsoft Office Excel 2007. Exercícios.exe 116 KB Procedimento para Download Acesse o site da Editora Érica Ltda.: www.editoraerica.com.br. do arquivo disponível pode ser feita de duas formas: A transferência Por meio do módulo pesquisa. Localize o livro desejado, digitando palavras-chave (nome do livro ou do autor). Aparecem os dados do livro e o arquivo para download. Com um clique o arquivo executável é transferido. Por meio do botão "Download". Na página principal do site, clique no item "Download". Será exibido um campo, no qual devem ser digitadas palavras-chave (nome do livro ou do autor). Aparecem o nome do livro e os arquivos para download. Com um clique os arquivos executáveis são transferidos. Procedimento para Descompactação Primeiro passo: após ter transferido o arquivo, verifique o diretório em que se encontra e dê um duplo-clique neles. Aparece uma tela do programa WINZIP SELF-EXTRACTOR que conduz ao processo de descompactação. Abaixo do Unzip To Folder há um campo que indica o destino dos arquivos que serão copiados para o disco rígido do seu computador. C:\ed excel 2007 Segundo passo: prossiga a instalação, clicando no botão Unzip, o qual se encarrega de descompactar os arquivos. Logo abaixo dessa tela aparece a barra de status que monitora o processo para que você acompanhe. Após o término, outra tela de informação surge, indicando que o arquivo foi descompactado com sucesso e está no diretório criado. Para sair dessa tela, clique no botão OK. Para finalizar o programa WINZIP SELF-EXTRACTOR, clique no botão Close. 6 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 Dedicatória Em especial à minha família que sempre me apoiou quando o caminho escolhido era correto, responsável e digno; Às pessoas especiais que fazem parte da minha vida, como os amigos fiéis que me cercam, mesmo aqueles que não conhecem informática; Aos brilhantes profissionais da Editora Érica que sempre ajudaram em tudo; Aos executivos tomadores de decisão, aos colegas consultores, professores em geral e alunos que se beneficiarão do livro; Aos colegas de profissão e de empresa, aos meus mestres e alunos. A todos vocês, muito obrigado! Amarás o Senhor teu Deus, com todo teu coração, com toda tua alma e com toda tua mente. Mateus - 22, 37 7 ~'-~------_._ .... _-_ ..._-~----_ .. Agradecimentos Aos meus pais e aos meus irmãos. A unidade familiar é muito importante, pois sozinhos neste mundo não somos nada! Quando há soma de valores e de conduta e se consegue perceber e usar, creio ser um dos pequenos sinais de que estamos em constante evolução. Muito obrigado a todos vocês! 8 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 Sumário Capítulo 1 - Introdução 1.1 Pré-requisitos de sistema 1.2 Convenções 1.3 Pré-requisitos do livro 1.4 Os capítulos 1.5 História da planilha eletrônica 17 19 20 20 20 21 Capítulo 2 - O Que é Planilha Eletrônica? 2.1 Planilha eletrônica 2.2 Como carregar o Microsoft Office Excel 2007 2.3 Apresentação da nova interface 2.4 A faixa de opções 2.4.1 Guias 2.4.2 Grupos e botões de comando 2.4.3 Guias sensíveis ao contexto 2.4.4 Botão Microsoft Office 2.4.5 Barra de Ferramentas de Acesso Rápido 2.4.6 Iniciadores de caixa de diálogo 2.4.7 Painel de tarefas 2.4.8 Área de trabalho 2.4.9 Barra de status 2.4.10 Barra de fórmulas 2.4.11 Caixa de nome 2.5 A dimensão da planilha 2.5.1 O que é célula? 2.6 Como movimentar o cursor pela planilha 2.7 Teclas de função mais comuns 2.8 Comandos de edição 2.9 Como entrar com dados na planilha 2.9.1 O que são títulos? 2.9.2 O que são valores? 2.9.3 O que são fórmulas? 2.10 Seleção de células, linhas e colunas 2.11 Formatos de arquivos 23 25 25 25 26 27 27 27 28 29 30 31 31 31 31 32 32 32 33 33 35 35 36 36 36. 38 39 Capítulo 3 - Como Criar uma Planilha de Uso Prático 3.1 Planilha de orçamento doméstico 3.2 Salvar a planilha 3.3 O procedimento de cálculo 3.3.1 Uso da função =SOMA 3.4 Formatar a planilha 3.4.1 Alargar a coluna 3.4.2 Formatar valores numéricos 41 .43 44 46 47 48 48 .49 9 3.5 3.4.3 Alinhar os títulos 3.4.4 Alinhamento especial 3.4.5 Alterar a fonte Definição dos demais meses 3.5.1 Uso inicial do AutoPreencher 3.5.2 Conclusão da primeira planilha 3.5.3 Ocultar as grades da planilha 3.5.4 Seleção simultânea entre áreas diferentes 3.5.5 Trabalho com molduras 3.5.6 Trabalhar com cores Capítulo 4 - Preparação de Outras Aplicabilidades 4.1 Cópias 4.1.1 O que são cópias relativas? 4.1.2 O que são cópias absolutas? 4.2 Planilha de controle de estoque 4.2.1 Como quebrar texto na célula 4.3 Operadores relacionais 4.4 Análise primária de problemas 4.4.1 Como usar a função "=SE" 4.5 Ampliar o uso com outras funções 4.5.1 Função "=SE" com três respostas 4.6 Criar uma planilha 4.7 Estrutura das funções 4.8 Utilização de funções 4.9 Funções matemáticas e trigonométricas 4.9.1 Função "=ABS" 4.9.2 Função "=ARRED" 4.9.3 Função "=ARREDONDAR.PARA.BAIXO" 4.9.4 Função "=ARREDONDAR.PARA.CIMA" 4.9.5 Função "=INT" 4.9.6 Função "=TRUNCAR" 4.9.7 Função "=LOG" 4.9.8 Função "=LOG10" 4.9.9 Função "=MOD" 4.9.10 Função "=PAR" 4.9.11 Função "=íMPAR" 4.9.12 Função "=PI" 4.9.13 Função "=RAIZ" 4.9.14 Função "=ROMANO" 4.9.15 Função "=SOMA" 4.10 Funções estatísticas 4.10.1 Função "=CONT.NÚM" 4.10.2 Função "=CONT.VALORES" 4.10.3 Função "=CONTAR.VAZIO" 4.10.4 Função "=CONT.SE" 10 EstudoDirigidode MicrosoftOffice Excel2007 50 50 52 53 53 54 59 59 59 61 63 : 65 65 66 68 70 72 72 73 74 76 77 77 80 80 80 80 81 82 82 83 84 84 84 85 85 86 86 86 86 87 87 88 88 89 4.10.5 4.10.6 4.10.7 4.10.8 4.10.9 4.10.10 Função Função Função Função Função Função "=SOMASE" "=MAIOR" "=MENOR" "=MÉDIA" "=MÁXIMO" "=MíNIMO" 90 90 91 91 93 94 Capítulo 5 - Criar Planllha de Projeção de Vendas 5.1 Criação da planilha de projeção 5.2 Marca inteligente 5.3 Agilizar as entradas e mudanças de dados 5.3.1 Incluir colunas nas planilhas 5.3.2 Correção da fórmula 5.3.3 O estouro 97 99 10O 103 104 105 106 Capítulo 6 - Planilha de Controle de Comissão 6.1 Criar a planilha e suas referências 6.2 Como usar a função "=PROCV" 6.2.1 Função "=PROCV" 6.3 Preparação da segunda parte da planilha 6.4 Uso de guias na planilha 6.5 AutoPreencher 6.6 Uso prático da função "=SOMASE" 6.7 Formatação condicional 6.7.1 Diferentes formatações condicionais 109 111 113 114 115 116 117 119 122 125 Capítulo 7 - Trabalho com Base de Dados 7.1 Base de dados 7.2 Aplicar o formulário pela tabela 7.2.1 Filtrar registros 7.2.2 Desfazer filtragem : 7.2.3 Acrescentar registros 7.2.4 Eliminar registros 7.3 Classificar registros 7.4 Aplicar mais chaves de classificação 7.5 Alterar o layout da tabela 129 131 131 133 134 135 135 136 138 140 Capítulo 8 - Gráfico 8.1 Criar gráficos na planilha 8.1.1 Alterar alguns elementos do gráfico 8.1.2 Tamanho das fontes 8.2 Mover gráfico para a folha "Graf' 8.2.1 Mostrar eixos em milhares 8.3 Alterar as escalas 8.3.1 Alterar a aparência das grades 8.4 Alterar o tipo de gráfico 8.5 Gráfico setorial (pizza) 8.5.1 Aplicação de elementos informativos ao gráfico 143 145 147 147 148 150 151 153 154 155 157 11 ••• 8.6 8.7 8.5.2 Explodir fatias do gráfico pizza 8.5.3 Como unir as fatias explodidas Criar um gráfico de linhas Gráfico de colunas empilhadas 8.7.1 Ordem dos dados no gráfico 8.7.2 Aplicar tabela no gráfico 8.7.3 Mudar as cores do gráfico 8.7.4 Apresentar dois gráficos diferentes no mesmo gráfico 159 159 159 161 161 162 163 164 Capítulo 9 . Impressão de Relatórios e de Gráficos 9.1 Imprimir a planilha inteira 9.2 Impressão no vídeo 9.3 Selecionarcorretamentea faixa de impressão 9.4 Desfazer a área de impressão 9.5 Alterar o parâmetro de impressão 9.6 Imprimir a planilha e o gráfico 9.7 Imprimir gráfico 167 169 169 171 172 172 173 174 Capítulo 10 . Facilidades dos Comandos Especiais 10.1 Congelar janelas 10.2 Descongelar janelas 10.3 Esconder dados na planilha 10.3.1 Ocultar células 10.3.2 Mostrar células 10.3.3 Ocultar coluna ou planilha 10.3.4 Mostrar coluna oculta 10.4 Criar senha de proteção 10.5 Desfazer uma senha 10.6 Planilha protegida com áreas editáveis 10.7 Senha de arquivo 10.8 Desfazer senha de arquivo 175 177 179 179 180 181 181 182 183 184 185 186 187 Capítulo 11 • Criar Planilhas de Consolidação 11.1 Preparação da nova planilha 11.2 Consolidação de valores 189 191 195 Capítulo 12· Dicas e Curiosidades 12.1 Personalizar a barra de status 12.1.1 Opções Microsoft Office Excel 2007 12.1.2 Configurar os locais dos arquivos 12.1.3 Mudar a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido 12.2 Ajuda do Microsoft Office Excel 2007 12.2.1 Conexão ao Microsoft Office Online 12.3 Algumas tecias de atalho 12.4 Combinações com as teclas de funções 197 199 199 201 202 203 204 205 209 Bibliografia 211 índice Remissivo 213 12 Estudo Dirigidode MicrosoftOffice Excel2007 Prefácio Caro leitor, É com imenso prazer que apresento este novo livro de Microsoft Office Excel 2007. Com uma versão totalmente remodelada, a Microsoft dá um passo muito importante em direção à produtividade de quem utiliza esse aplicativo, que descobrirá mais facilmente comandos existentes em versões anteriores. A remodelação permite a criação de planilhas de forma criativa e sofisticada, adquirindo maior conhecimento, pois novas ferramentas estão disponíveis na barra de opções. Além de mostrar a nova interface, o livro torna os recursos mais acessíveis ao usuário. Um grande abraço! Boa leitura e muitas surpresas com o novo aplicativo. o autor 13 Sobre o Autor André Luiz N. G. Manzano Administrador de empresas e consultor empresarial de aplicativos Microsoft com foco em produtividade e gestão. Atuou como palestrante da Microsoft no período de 2002 a 2005, responsável por apresentar novas soluções e tecnologias endereçadas à governança, como portais corporativos, Balanced ScoreCard, SixSigma e Gerenciamento de Projetos, tanto para grandes plateias como em reuniões com os tomadores de decisão (discurso técnico e comercial), com foco em produtividade, colaboração e conectividade de pessoas e equipes. Atualmente é consultor, atendendo às demandas de treinamento empresarial nos focos de tecnologia e comportamento. 14 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 Objetivo da Coleção Esta obra faz parte da Série Estudo Dirigido (Coleção P.D.) principal de servir como material de apoio ao ensino relacionadas às áreas de computação, desenvolvimento informação. Fornece um conteúdo programático de aula também ao professor. e tem o objetivo das disciplinas e tecnologia da útil ao aluno e Os exercícios de fixação apresentados ao final de alguns capítulos devem ser trabalhados com a supervisão de um professor, preferencialmente responsável pela matéria, pois ele terá condições técnicas necessárias para proceder às devidas correções e apresentação de seu gabarito, além de poder criar a sua própria bateria de exercícios. Procurou-se fazer um trabalho que não fosse muito extenso e pudesse ser usado em sua totalidade, principalmente dentro do período letivo, sem com isso tomar um tempo demasiado do leitor/aluno. Outro ponto de destaque da obra é a linguagem, pois foi o objetivo, desde o princípio, manter um estilo agradável e de fácil leitura, dosando a utilização de termos técnicos e de conceitos, normalmente considerados de grande complexidade. COordena&>r daColeção: Professor Mestre José Augusto N. G. Manzano 15 ESTUDO DIRIGIDO DE ~~~~7=----------------------------------MS OF"F"ICE EXCEL 2007 InTRODUçAO 17 o Microsoft Office vem passando por uma intensa mudança desde a versão Office 97. Até esse momento, o grande foco era a melhoria da produtividade individual com um conjunto de produtos integrados, mas não estava orientado diretamente ao complexo mundo corporativo. O Office não era totalmente visto como ferramenta de inteligência nos negócios, de colaboração, para gerência de documentos e integração com aplicações e sistemas legados. A partir do Office 2000, a história mudou muito. Da instalação administrativa, controlada e centralizada, aos melhorados gráficos e tabelas dinâmicas, apoiando o BI, ele passou a representar, em várias empresas, um caminho mais curto para as soluções de BackOffice. Hoje, o Microsoft Office System representa a maturidade dessa plataforma para o trabalho colaborativo, a análise das informações de negócios e a gerência de processos e projetos. Esse sistema ainda garante a eficiência na comunicação, em um ambiente a cada dia mais produtivo. O Microsoft Office System é formado por aplicativos servidores, como o Project Server 2007, e uma linha de serviços. Completam esse sistema os já conhecidos Excel, PowerPoint, Outlook e Access, todos na versão 2007. Somam-se a esses produtos, chamados de "categorias", os seguintes: FrontPage 2007, Publisher 2007, Visio 2007 e Project 2007. Este livro apresenta algumas das principais ferramentas do novo Office 2007 e algumas dicas simples que podem ajudar na produtividade individual, no trabalho em equipe e na administração de processos e informações. 1.1 Pré-requisitos de sistema • Microsoft Office Exce12007; • Sistema Operacional - Microsoft Windows XP com Service Pack (SP) 2 ou posterior; ou Microsoft Windows Server 2007 ou posterior; ou Microsoft Windows Vista; • Processador de no mínimo 500 megahertz (MHz) ou superior; • 256 MB de memória RAM ou superior; • OVO drive; • Disco rígido de, no mínimo, 2 GB livres para a instalação necessária; 19 ji1P • Monitor com resolução 1024x768 ou superior; mínima de 800x600 - ideal definido para • Conexão com Internet de, no rmrumo, 128 Kbps ou superior para download e ativação do produto. 1.2 Convenções No início de cada capítulo há uma breve descrição do que será estudado. Assim sendo, os leitores saberão quais objetivos devem ser atingidos com o estudo. Em cada capítulo e dependendo do assunto, é necessário executar comandos pelo menu do aplicativo em estudo. Nessa situação os comandos aparecem em destaque. Por exemplo, executar o comando de gravação de arquivo de um aplicativo, que será indicado: Grupo: Área de transferência Botão: Copiar • Os nomes de caixas de diálogo, botões, ícones encontram-se aspas e em negrito, por exemplo: "Estilo da fonte:". entre • Informações entre colchetes são consideradas optativas ou variáveis. • Quando houver a necessidade de pressionar teclas ao mesmo tempo para executar uma ação, a indicação aparece como o seguinte exemplo: +. 1.3 Pré-requisitos do livro Para melhor aproveitamento do livro, é muito importante conhecer Microsoft Windows 9x, 2000, NT, 2007 ou XP. 1.4 Os capítulos Sempre no início de cada capítulo aparece uma rápida explicação do assunto a ser estudado, além do seu objetivo, com um parecer prévio a respeito do conteúdo. 20 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 Quando o capítulo se encerra, pode ser indicado algum exerci resolvido pelo leitor, além das conclusões finais do que foi estudado. CIO a ser 1.5 História da planilha eletrônica Em 1978, um aluno da Escola de Administração da Universidade de Harvard (Daniel Bricklin) percebeu que seu mestre de finanças despendia muito tempo para modificar e realizar, no quadro-negro, novos cálculos, que estavam dispostos em colunas e linhas, criando desta forma uma tabela. Quando ele alterava uma variável, todos os dados referentes também deveriam ser atualizados! Nesse momento, o professor tinha de calcular cada fórmula, o que provocava demasiada demora. Bricklin, juntamente com seu amigo e programador Robert Frankston, elaborou um programa que simulava o quadro-negro do professor. Tratava-se da primeira planilha eletrônica. Fundaram a empresa VisiCorp, que desenvolveu o produto VisiCalc. Naquele momento, os micros eram vistos como brincadeira ou hobbies e não eram muito procurados, mas com o VisiCalc houve um repentino aumento nas vendas, pois notaram que era possível utilizá-Ios para assuntos mais sérios e práticos do cotidiano. A figura 1.1 apresenta características básicas de uma planilha eletrônica. C1: f +a1*b1 A 11 B 5 D F 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Figura 1.1 - Caracteristicas básicas de uma planilha eletrônica. 21 Não só o VisiCalc surgiu, mas também outros programas de planilhas eletrônicas disputavam espaço em um mercado em grande expansão. Em 1983, foi lançado um programa integrado denominado 1-2-3, criado pela empresa Lotus Development Corporation, que hoje pertence à 18M. O 1-2-3, além de planilha, gerava gráficos e tratava os dados como uma ferramenta de base de dados. Retirou o VisiCalc da liderança. Nos anos de 1980, a Lotus tornou-se líder de mercado, concorrendo com outras planilhas (SuperCalc, Multiplan e Quattro Pro). Já nos anos de 1990, lançou-se o ambiente operacional Microsoft Windows pela Microsoft e, em seguida, uma planilha eletrônica que rodava nesse ambiente (Microsoft Excel 3.0), que se tornou líder em seu segmento, mesmo concorrendo com os posteriores, Quattro Pro for Windows e Lotus 1-2-3 for Windows. 22 b __ Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 , o QUE E PLAnlLHA ELETROnICA? 23 24 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 2.1 Planilha eletrônica A planilha eletrônica é uma folha de cálculo disposta em forma de tabela, na qual se efetuam rapidamente vários cálculos matemáticos, simples ou complexos. De acordo com uma filosofia matricial, pode ser utilizada por usuários de qualquer setor profissional que tenham, em seu trabalho, a necessidade de fazer cálculos financeiros, estatísticos ou científicos. , Em sua evolução, a humanidade sempre tentou criar ferramentas para suprir as necessidades emergentes. Com a planilha eletrônica não foi diferente. Ela é o software que impulsionou e revolucionou o mercado da informática. A planilha eletrônica Microsoft Excel é considerada um dos mais importantes aplicativos de planilhas para microcomputadores. O nome Excel é abreviatura de excelent, ou seja, excelente. O termo Excel, em inglês, significa primar, superar, sobrepujar, ser superior a. A operação do Microsoft Excel e das demais planilhas eletrônicas, mesmo após três décadas, continua similar. Ao longo dos anos surgiram melhorias, mas a estrutura principal de operacionalidade continua a mesma. 2.2 Como carregar o Microsoft Office Excel 2007 Para acessar o Microsoft Office Excel 2007 com o Microsoft Windows XP, é necessário observar a sequência de comandos: Iniciar Todos os programas Microsoft Office Microsoft Office Excel 2007 2.3 Apresentação da nova interface Com o passar dos anos e das novas versões, o Excel tornou-se cada vez maior, com mais recursos, e isso foi degradando a usabilidade. O usuário "estacionou" apenas no que já sabia, pois a interface era pouco intuitiva, o que dificultava a exploração e consequente uso dos novos recursos. Com esta nova versão totalmente remodelada e um ambiente mais agradável e simples de trabalhar, todos podem adquirir novas experiências na criação 25 -de documentos. A dificuldade é apenas a adaptação da nova interface, .entretanto são muitos os benefícios obtidos com os resultados em menor espaço de tempo. Veja a nova interface do Microsoft Office Excel 2007, com uma folha de cálculo em branco mostrada na figura 2.1. , ~---: --Õ- _ .... j --·1 --- I -----,- i--~~---i j--- 1----+ ~-i I 'I I " I ---7,-- ---~~J=.~ I __ -I- --1-· '---r-- r~-=---i' I! I i 1 L ~~ I --~--_. I ~ --'-, ---i -+'---'--- JI---r-·-i i I 1--' - l . i +--_)i ---~-_. !... _·-t----- -·=t~-f"= ~----~+~- __ . t 1---1 -\---11-- -1---+'I! r---+- -i , -j --l.'--I~U ---;- i -·---+r·---:---· "------r--, T-'----- ~---. I j , , ~---!---+----+- .--. 1 ' I Figura 2.1 - A nova interface do Microsoft Office Excel 2007. 2.4 A faixa de opções Na nova versão, o Microsoft Office Excel 2007 substituiu menus e barras de ferramentas por um conjunto de ferramentas denominado "Faixa de Opções". A figura 2.2 ilustra um exemplo de faixa de opções. Figura 2.2 - Exemplo de faixa de opções referente à guia "Inicio". 26 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 2.4.1 Guias A faixa de opções disponibiliza o maior número de recursos no mesmo local (parte superior da tela), composta principalmente por "Guias". A figura 2.3 exibe um conjunto de guias. Figura 2.3 - Conjunto de guias. As guias podem ser ocultas com um clique duplo em seu nome. O inverso também é verdadeiro, ou seja, para reexibir a guia, basta um clique duplo no nome. 2.4.1.1 Atalhos Os atalhos, agora conhecidos como "Dicas de teclas", que se localizam nas guias, são obtidos com a tecla do lado esquerdo do teclado. 2.4.2 Grupos e botões de comando Em cada uma das "Guias" ficam os "Grupos" de tarefas, que são compostos por "Botões de comando". A figura 2.4 mostra os grupos e seus botões de comando. Botões de comando Grupos Figura 2.4 - Exemplo de grupos e botões de comando. 2.4.3 Guias sensíveis ao contexto A faixa de opções pode apresentar outro tipo de guia. Isso ocorre quando se trabalha com elementos diferenciais no documento, como, por exemplo, uma foto ou imagem. 27 2.4.3.1 Ferramentas contextuais São conhecidas como "Ferramentas contextuais", pois oferecem uma gama de ferramentas referentes ao contexto trabalhado naquele instante, ou seja, de acordo com o local em que se clica. A figura 2.5 mostra as "Ferramentas contextuais" referentes a uma tabela selecionada no documento. Figura 2.5 - Exemplo de ferramentas contextuais. • O nome das ferramentas contextuais tem como principal característica ser exibido em cor de destaque. • As guias contextuais fornecem os controles pertinentes ao item selecionado (tabela, imagem, elementos nas margens ou desenho). 2.4.3.2 Guias do programa É possível substituir o conjunto padrão das guias quando se escolhe um comando para determinados modos de criação ou de exibição, como, por exemplo, a "Visualização de impressão". 2.4.4 Botão Microsoft Office Localizado no canto superior esquerdo da janela do Excel, oferece comandos referentes ao arquivo e ao documento trabalhado. Quando o ponteiro do mouse está sobre ele, muda de cor, a fim de mostrar que está prestes a ser selecionado. A figura 2.6 ilustra o botão Microsoft Office. 28 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 ltI ~ , ~afvar 5atvar..ÇomQ í 11 t. ---I I ~ ~mprimjr : ~ greoerer l 1iiJ 11 f ! I f:nviar Figura 2.6 - Botão Microsoft Office selecionado. 2.4.5 Barra de Ferramentas de Acesso Rápido Encontra-se normalmente ao lado do botão Microsoft Office e fornece acesso rápido às ferramentas que você usa frequentemente. É possível personalizar a "Barra de Ferramentas de Acesso Rápido" adicionando comandos a ela. Observe na figura 2.7 que a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido pode ser personalizada ao clicar no botão de personalização. "p~~rr~~~~ess.(/Rápiiro ·1 ~ Novo I Abrir 01 Salvar j - Enviar para destinatário do eman [como anexo) J Impressão Rápida 1 vtsuenzaçâo de Impressão 1 Verificar,Ortografia 0;- Destazer {fI! Refazer j I j Clesstticeçêo. Crescente ::~s~~~~~~~~ __. Mais Comandos i Mostrar.~aixo ,--- 1 ... da FaiXa de Opções ~ Minimizar a Faixa de Opções Figura 2.7 - "Barra de Ferramenta de Acesso Rápido" e o botão de personalização. 29 •••• 2.4.6 Iniciadores de caixa de diálogo Alguns grupos mostram um pequeno ícone localizado na parte inferior direita, conhecido como "Iniciador de Caixa de Diálogo". Ele oferece comandos além dos apresentados no grupo ao qual pertence. Esses comandos adicionais podem ser mostrados em caixa de diálogo ou em painel de tarefa. A figura 2.8 mostra um exemplo de iniciador de caixa de diálogo. '-------- Caixa de diálogo Figura 2.8 - Caixa de diálogo "Formatar Células" obtida com o "Iniciador de Caixa de Diálogo". Uma caixa de diálogo nada mais é do que um conjunto de opções dispostas na mesma tela, e a maioria delas tem quatro botões em comum, a saber: 30 • OK - confirma a utilização referente à caixa. • Cancelar - usado para sair da caixa. Caso tenha feito qualquer alteração, ela não é válida. • X - similar ao botão "Cancelar". • ? - fornece ajuda referente ao comando utilizado. Estudo Dirigido de Microsoft Office do comando, Excel 2007 aplicando toda mudança 2.4.7 Painel de tarefas Ambiente que oferece recursos sofisticados e de fácil visualização, como é o caso do painel de tarefas "Seleção e Visibilidade". É obtido também com o uso do "Iniciador de Caixa de Diálogo". Veja um exemplo na figura 2.9. Séf~~;;~iiíf~ ~"m"as. nes!a '", _ .-": P.I_~i." Gráfico 1 i~~~f:r!P~.'· o o_~U + c::> Posiciona o cursor na última célula à direita + ç, Posiciona o cursor na última célula à esquerda + 1l' Posiciona o cursor na última célula acima + Posiciona o cursor na última célula abaixo .J} + Posiciona o cursor na célula "A 1" + Posiciona o cursor na guia de planilha posterior + Posiciona o cursor na guia de planilha anterior 2.7 Teclas de função mais comuns Alguns comandos do Microsoft Office Excel 2007 podem ser executados pelas chamadas "Teclas de Função", que vão de até , e indicam: - Ajuda • Exibe tópicos de ajuda; se você pressionar essa tecla em uma opção de menu, ele responde à dúvida referente ao ponto selecionado anteriormente, pois é sensível ao contexto. 33 - Editar • Quando você posiciona o cursor em uma célula e deseja modificar seu conteúdo (fórmula ou dados). - Nome • Lista as faixas nomeadas no arquivo. Deve-se utilizá-Ia durante a criação de uma fórmula ou no uso de caixas de diálogo que necessitem de endereçamento de células. - Repetir I Ref. Absoluta • Repete a última operação (edição ou formatação) executada no Microsoft Office Excel 2007, ou fixa o endereço de célula em uma fórmula para cópia posterior. - Ir Para • Permite ir a um endereço de célula qualquer ou a uma faixa nomeada no arquivo. - Janela • Possibilita ir de uma divisão de janela a outra na mesma planilha. - Verificador Ortográfico • Corrige a ortografia dos textos da planilha. - Extensão • Pode ser usada para selecionar células. - Calcular Agora • 34 Quando se escolhe o cálculo manual, deixa-se de efetuar o cálculo automático, como é o padrão, esperando que se finalize, após a inclusão de todos os valores e fórmulas. Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 - Faixa de Opções • Equivalente ao uso de da esquerda do teclado, - Gráfico • Cria um gráfico dos da dos no intervalo selecionado, - Salvar Como • Exibe a caixa de diálo go "Salvar Como". 2.8 Comandos de edição Os comandos de edição torn am-se disponíveis ao apertar a tecla de função , sobre alguma fórmula, valor ou texto, que são descritos em seguida: _. ~ Tecl~9'ombi~a&;ão ' ~"; y _i>,""i; _." .• ~ .C Ação '(te Movimento d~ .Cursor_~ . Ç::J Move um caractere à esquerda q Move um caractere à direita Posiciona-o no início da linha Posiciona-o no fim da linha Apaga o caractere à esquerda Apaga o caractere sobre o cursar Cancela edição, volta a planilha + q Move o cursor à palavra ou ao argumento posterior + Ç::J Move o cursor à palavra ou ao argumento anterior 2.9 Como entrar c om dados na planilha Há basicamente três diferente s formas de introduzir dados em uma planilha: • • • Digitar o conteúdo dire tamente na célula, Copiar conteúdos de u ma célula para outra. Copiar conteúdos de um arquivo para uma célula, 35 Uma célula pode conter títulos (textos), fórmulas ou valores, identificados das maneiras explicadas em seguida. 2.9.1 O que são títulos? As informações armazenadas nesta modalidade devem ser introduzidas com letras, para que o Microsoft Office Excel 2007 perceba que não se trata de valores. Qualquer texto digitado deve ser considerado como título ou rótulo. Já os números a serem usados como títulos precisam ser precedidos do caractere apóstrofo ('). Valor Cálculo 12 Litros Média Maior Pico Base 1,5 Ton. Projeto Horas Mês Período 2.9.2 O que são valores? As informações armazenadas algum algarismo (de O a 9). -4 nesta modalidade devem ser introduzidas com 2 56612 121 121,1 121,12 -6 -8 -10 -10,5 -21 Quando você iniciar um cálculo, deve começar pelo sinal de igual (=), para depois seguir os números. Veja o próximo tópico. 2.9.3 O que são fórmulas? Toda fórmula, por mais simples que seja, deve ser iniciada com o sinal de igual (=). As informações armazenadas operadores aritméticos: 36 nesta • Adição [+] • Subtração [-] • Multiplicação [*] modalidade Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 utilizam os seguintes • • Divisão [I] Exponenciação ["] =2+2 =2*2 =2-2 =2/2 =-2+2 =3*2+(3-2) =2"3 =3*2/4 =3+2/4 =(3+2)/4 =(-3+2)/4 =(3+2)/1 Os níveis de prioridade de cálculo são: 1 • Prioridade 1 - exponenciação e radiciação (vice-versa); • Prioridade 2 - multiplicação e divisão (vice-versa); • Prioridade 3 - adição e subtração (vice-versa). Os cálculos são executados de acordo com a prioridade matemática, conforme a sequência anteriormente mostrada. Se for necessário, é possível utilizar parênteses "( )" para definir a nova prioridade de cálculo. Exemplo 1 • 3*5+2=17 Exemplo 2 • 3*(5+2)=21 Para introduzir títulos, seguintes passos: valores e fórmulas em uma planilha, observe os 1. Posicione o cursor na célula desejada. 2. Digite os dados. 3. Tecle ou qualquer uma das setas de movimentação do cursor para dar a entrada dos dados. 1 Para encontrar a V8 (raiz cúbica de 8), basta usar afórmula: =81\(1/3). 37 2.10 Seleção de células, linhas e colunas A seleção de células pode ser realizada de três formas: • Mouse - quando se pressiona o botão esquerdo do mouse sobre as áreas que devem ser selecionadas. É obrigatório que o ponteiro do mouse seja uma pequena cruz branca. • Teclado - enquanto usa as teclas de movimentação, mantenha a tecla pressionada. • Mouse + teclado - pode-se clicar em uma célula primeiramente e, em seguida, com o apoio da tecla , clicar na última célula de uma sequência. Caso pretenda selecionar alternada mente as células, use a tecla para dar o devido apoio. Exercícios 1. Execute os cálculos indicados em seguida: 2+4+3+4+1+7 7-9 3*4 3/1 4+5+8+12+9 3-5-5 12*56 4/2 3+5+4 -3-5-5 -12*56 -5/3 -3"(-2) -2+2+2 -8-8-8 -6*-7 -4/-2 3"(-2) -9+9+9 -8-8 -4/-3 30"(1/3) 2. 38 12*3*3*3*3*3 3"(1/2) Calcule as fórmulas seguintes e compare com os respectivos resultados: • 3* (4-5) -3 • 3-(2-1+5) -3 • (4*(3-(2-1+5»-5) • (4-5)+(4*(3-(2-1+5»-5) • 3*(4-5)+(4*(3-(2-1+5»-5)j2A2 -17 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 -18 -7,25 3. Por que o Microsoft Office Excel 2007 é uma planilha eletrônica? 4. O que são guias? 5. Como se ocultam as guias? 6. O que são grupos e botões de comando? 7. Defina faixa de opções. 8. O que é uma caixa de diálogo? 9. O que é e qual a finalidade do botão Microsoft Office? 10. Que elementos compõem uma caixa de diálogo? 11. O que é célula? 12. Defina título. 13. O que é valor? 14. Que sinal identifica o início de uma fórmula? 2.11 Formatos de arquivos A tabela seguinte apresenta os novos formatos de arquivos usados na versão 2007. B . ''''- '/;,,- _Exte'flsão ~·...ornrato ~ - ~~, '"'' :r 1, .," '''"' ",,-~:"'~'; ';"' .. :;. Descrição' "'i::";:,:." .~'. "":.:''''. Formato de arquivo padrão do Office Excel 2007 Pasta de trabalho do Excel .xlsx baseado em XML. Não armazena código de macro VBA nem planilhas de macro do Microsoft Office Excel4.0 (.xlm). Formato de arquivo do Office Excel 2007 Pasta de trabalho do Excel (código) .xlsm baseado em XML e habilitado por macro. Armazena código de macro VBA ou planilhas de macro do Excel 4.0 (.xlm). Pasta de trabalho binária do Excel .xlsb Formato de arquivo binário do Office Excel 2007 (BIFF12). 39 Formato de arquivo padrão do Office Excel 2007 Modelo .xltx para um modelo do Excel. Não armazena código de macro VBA nem planilhas de macro do Excel 4.0 (.xlm). Formato de arquivo padrão do Office Excel 2007, Modelo (código) .xltxm habilitado por macro para um modelo do Excel. Armazena código de macro VBA e planilhas de macro do Excel 4.0 (.xlm). Pasta de trabalho do Excel 97-2003 Modelo do Excel 97-2003 .xls .xlt Pasta de trabalho do Microsoft .xls Excel 5.0/95 XML Spreadsheet 2003 XML Data .xml .xml Formato de arquivo binário do Excel 97 - Excel 2003 (BIFF8). Formato de arquivo binário do Excel 97 - Excel 2003 (BIFF8) para um modelo do Excel. Formato de arquivo binário do Excel 5.0/95 (BIFF5). Formato de arquivo do XML Spreadsheet 2003 (XMLSS). Formato do XML Data. Suplemento do Office Excel 2007, baseado em Suplementos Excel do XML e habilitado por macro, um programa de .xlam suplemento que é projetado para executar código adicional. Fornece suporte ao uso de projetos VBA e de planilhas de macro do Excel4.0 40 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 (.xlm). ESTUDO DIRIGIDO MS OFFICE EXCEL DE 2007 COMO CRIAR UMA PLAnlLHA, DE USO PRATICO 41 42 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 3.1 Planilha de orçamento doméstico Vamos criar uma planilha que trata de um assunto bastante comum, o orçamento doméstico de uma família composta por um casal e dois filhos com 12 e 14 anos. Digite os dados nas coordenadas de células mostradas, para que a partir delas as fórmulas sejam colocadas corretamente, figura 3.1. Figura 3.1 - Planilha de orçamento doméstico (inclusão de títulos). Preencher uma planilha como esta é o mesmo que escrever no caderno e fazer cálculos, figura 3.2. Após escrever os valores em suas respectivas células, o objetivo é calcular as células com o título "Total". Não se preocupe caso esteja "atropelando" os títulos, pois serão ajustados posteriormente. 43 Figura 3.2 - Planilha de orçamento doméstico (inclusão de valores). 3.2 Salvar a planilha o termo "Salvar" é usado para gravar as informações colocadas no aplicativo em que se trabalha de tal forma que não as perca caso haja alguma queda de energia. Entre os comandos que permitem salvar um arquivo, destacam-se: • Salvar - caso o arquivo em questão seja salvo pela primeira vez, permite que o usuário determine nome, local e formato do arquivo. Se o arquivo já tiver sido salvo, ele simplesmente troca o antigo pelo atual com todas as alterações efetuadas. • Salvar como - similar ao anterior, no entanto ele sempre permite que se determinem nome, local e formato do arquivo. Usado para salvar um arquivo existente com outro nome. Para salvar uma planilha, transformando-a da seguinte forma: 1. Execute o comando e veja a figura 3.3. Botão: Microsoft Office Salvar como 44 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 em um arquivo, deve-se proceder D _~var.l;l:macópi~-dO.d.o:. 5. Para a coluna "8" determine tamanho "7". 3.4.2 Formatar valores numéricos Formatar os números é muito importante, porque eles fornecem uma ideia precisa do que se discute na planilha. Se for quantidade, não precisa separar as casas decimais (a não ser que se estipule uma precisão limite de "n" casas). Se for valor monetário, pode-se optar por mostrar o símbolo da moeda ou, simplesmente, separar os milhares e as casas decimais (duas casas). Para mudar o formato dos números, basta executar os passos enumerados em seguida. Procedimento 1. Selecione as células a serem modificadas (use o mouse ou o teclado para as seleções de células). Nesse caso, é preciso selecionar a faixa "84:823" (da célula "84" até a "823"). 49 2. Execute o comando: Guia: Início Grupo: Número Botão: Separador de milhares 3.4.3 Alinhar os títulos Serve para melhorar o posicionamento de títulos (rótulos) nas células. Para esta planilha, pode ser feito da seguinte forma: Procedimento 1. Selecione a célula a ser alinhada: "A3". 2. Execute o comando: Guia: Início Grupo: Alinhamento Botão: Centralizar 3. Repita esse mesmo comando para as células "A8" e "A23". 3.4.4 Alinhamento especial Alinha o conteúdo da célula em uma faixa selecionada anteriormente. Procedimento 1. Selecione as células para esse alinhamento, 3.8 apresenta essa seleção. 2. Execute o comando: Guia: Início Grupo: Alinhamento Botão: Mesclar e centralizar 50 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 no caso "A1 :G1". A figura A seleção foi feita até a coluna "G", pois o orçamento será calculado para seis meses. Compare o resultado com a figura 3.9. ... H iA", Or amento Doméstico f 6.200.00 670.00 il 68!Ó:ÕÕ' 730.00 '230.00 1,150.00 j- 8BO,C'Ó 140.00" 200.00 420-:-00 560,00 240.00 450.00 900,00 510,00 641Ó~00 . Figura 3.8 • Seleção na faixa A 1:G1. . '''''''_Eh. ,i" j,.,~ "·k=~1J . J... ÕrSamento Doméstico !...?j 34 Rendimento 4 .Salário i 5. iSãnco rS"lTotal -G- L .H ! 6.200.00 670,OÕ'" 6.870,00 t"--"'i 1 _.. E 7 , "8'-'-" Despesas 9 Supermercado J:QJ.Feira .. , 11 !Aluguel . 1~JEs~cola 13j;.;;g~~lluz . 14 iTele!one i-fi; iEmpr~g?d~. , 16 iMédico 1[[Carro ...1?";'~~uro ~Vestuári-" 20lLazer i 2111'olal '22r- ·Zn...... i-'~: Saldo 730,00 230,00 1.150.00 880,00 140,00 '200,00 420,00 560~ÕO 240,00 450,00 --'9'00,00 -I 510.00 .6,410,00_, '.~60,00 Figura 3.9 . Alinhamento na faixa de células. 3. Salve o arquivo, 51 3.4.5 Alterar a fonte Altera a estética da planilha, melhorando-a ainda mais. Depende de você escolher a fonte mais adequada às suas necessidades. Procedimento 1. Posicione o cursor na célula "A1". 2. Execute o comando: Guia: Início Grupo: Fonte Botão: Fonte 3. Altere para a fonte "Times New Roman". 4. Escolha o botão "Tamanho da Fonte" e altere para o tamanho "14". Compare com a figura 3.10. H -t------- T 1. -- _ Figura 3.10 - Planilha com alteração do tamanho e fonte do título. 52 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 . I ... J 3.5 Definição dos demais meses Um orçamento doméstico precisa vislumbrar diversos meses, pois por parte do usuário deve haver total atenção para evitar mais problemas na vida financeira do que poderia ter. 3.5.1 Uso inicial do AutoPreencher o recurso AutoPreencher do Microsoft Office Excel 2007 facilita a extensão de dados comuns que podem ser usados cotidianamente, como os dias da semana ou meses. Procedimento 1. Posicione o cursor na célula "B3". 2. Escreva "Jan". 3. Centralize essa palavra. 4. Mantenha-se na célula "B3". 5. Mova o mouse para o sinal do lado direito inferior da célula, figura 3.11. !.~ A 1i 21--·-- .t . .B:~l 01 - ;3"' Rendimento ---~ 4 'Salário ; 6.200.00+ ; 5 ---o -. 67000-1 6870:ºº~ fi Figura 3.11 - Célula com Ponteiro do mouse O mouse posicionado sobre o sinal de AutoPreencher. Note que o ponteiro do mouse se transforma em uma cruz pequena e preta. 6. Arraste o mouse definindo a faixa de "B3:G3". Note como deve ficar o preenchimento da área das células ao arrastar o mouse, conforme a figura 3.12. 53 ~- t ~-a";d c. .L -º·~dl=.~..-=E:"Orçamento Doméstico ·.A LU :2"j ~ "Rendimento'-'t",1 ~ànco ~Total__ __ ~~. ~ ; a· I --:=:-- ~Jan~~Ih6.200,00 ~ 670,0Q.._6.870,OQ ! 4.1Salário •• ,,,",--.:.F=.. ~.,-,!~_.;:::G.::n,=.-"f=-~,,,-,.H="·~_1 .+ ._ .. ~ , Despesas Figura 3.12 - Faixa de células com preenchimento obtido pelo AutoPreencher, 7, Salve o arquivo, 3.5.2 Conclusão da primeira planilha Após escrever os títulos dos meses, é possível ampliar ainda mais a planilha. Basta proceder da forma apresentada a seguir: Procedimento 1. Use o "AutoPreencher" para copiar a informação que está na célula "B4" e tê-Ia na faixa "B4:G4", como mostra a figura 3.13. Imagine que não haja alteração no salário do casal. 84 ilF.jj_.__ 1 ~ .1'. A l I ',,-::.J~,.6200 :a..,:.' c:': j" ....ti. . 1· H~.~_. I.~._._I_ Orçamento Doméstico i... ?,J 1 3 j Rendimento '4' Salário 'I 5.'.18am:.o'-: 6 ITotal 71' 4i ai ._- _.Qespesa.?_ , 9 iSupermercado !"101 Feira Jan Fev 6200.00 6.200.00 670,00 .~' _6.870,00 Mar 6.200,00 Abr 6.200.00 Mai Jun 6.200.006.200.00 !_. 730,00 230,00 : , 1j1Ág~ãii.uz 14 iTelef".~15 'Empregada "-].g..iMédiCO .. !7jCarro iS-é9uro ---r 191Vestuário ~11-2tIAEis'c,gou,ea'- 1150:óij' : 880,00: ' -140,00"-' 200,00420,00 . 560~OO~ ~_J40,QO_,_ 450,00 • 900,00 ' 21 ITotal _l::Jà 10,0o_, .1a siO,oO , 20jLazô,--- t.m- _ , 231 Saldo 460,00 TI-tt-H'_Pianl /.~'~Plan3'4. _ . . •. ==-1 Figura 3.13 - Faixa de células com informação copiada com o AutoPreencher, 54 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 2. O item "Banco" nada mais é do que o "Saldo" restante e disposto na célula "823". Desta forma, tem-se a seguinte fórmula na célula C5", figura 3.14. • =B23 C5 ...b._.~~~~.=.,,~ __.Jiiili=_iL" ••~=".I_ J;...=.l.==G •• Orçamento Doméstico ~iiili= 11 '2'1 -'--'.,! ;.]J. Rendimento ..iJ§aJ.á~., .o.~~Banco ~jTotal Jan 6.200.00 -670:00 6.8J.Q.QQ. ...IJ, Fev 6.200.00 Mar 6.200,00 t:JIDili:1" Abr Mai 6.200.00.'J;200,Ol!..: 6.200,OO.==-_ J • _U_Despesas "--- 9 iSupermercado '101Feira '"ff'!Aluguel _._-- 730.00 230.00 1.150))Õ· 880.00 '-140.00 200,00 420,00 , 560,00 i 240:00T 450,00 12lEseola . ÚlAg~alLuz'14 iTelefone -t5]E'';;-pcã9ãdá 16'1Mé 2!!J L~! 510,ÕO" 6.41O,Q0 _ ..?!JTotal 22i 23T!

pressionada, para então realizar a seleção com o mouse. 3.5.5 Trabalho com molduras Inserir molduras proporciona uma estética diferente ao trabalho que se deseja apresentar. Neste livro, o uso desse recurso é feito em conjunto com a seleção simultânea entre áreas diferentes da planilha. Procedimento 1. Selecione as áreas dos títulos "A1 :G1" e "A3:G3", como mostra a figura 3.20. 59 Figura 3.20 - Seleção simultânea entre áreas diferentes. 2. Execute o próximo comando e compare com o ilustrado na figura 3.21. Guia: Início Grupo: Fonte Botão: Borda Figura 3.21 - Algumas bordas aplicadas na planilha. 60 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 3.5.6 Trabalhar com cores É possível aplicar cores dentro das células, o que enriquece muito a estética e a apresentação da planilha. Procedimento 1. Aproveite a seleção de células ainda ativa para colorir a área selecionada. 2. Execute o comando seguinte para ver as cores que podem ser criadas, figura 3.22. Guia: Início Grupo: Fonte Botão: Cor de Preenchimento Figura 3.22 - Opções de cores de preenchimento. 3. Escolha a cor que desejar. 4. Calcule a célula "G21" e repare que ainda "sobraram" R$ 20,00 para o próximo mês. 5. Aplique bordas e cores na planilha de tal modo que fique como a apresentada na figura 3.23. 61 1. H G r 2 i-nSaláno , 5,IBanco -----1j 6.200,00 6.200,00 6,200,00 6.200,00 6200,00 6.200,.00 670,00 460;00 11,8S0,OÓ 11.885,00 11,520,00 (745,00 ()<&70,00:'I>.;55U:00 4.3:10;:00;, 4.\3f6;litl' 4,580.00_ 6..455,00, ~ ~ '7 --- :i ~,Supermercado 730,00 1,120.00 1,0S-º,O,O 1,130,00 1,230,00 1,080,00 ..10JFeira 230,00 190,00 210,00 205,00 105,00 210,00 ;::fu~uguer -'1.150,00- USO.oo_ 1150:00T.150,00 1,150:00-1'150,00 '~2 Escola 880,00 880,00 880,00 880,00 - 880,00 880,00 T3 Ág"jll,uz '--14il,oo :::'240-.00 - 195.00 160-:00 170:Oo-i95.00 1: 14 Telefone 200,00 430,00 340,00 230,00 210,~(). 210;00 1. __._ : 15 E~prega.~.a.420.00-=4'2'9,à0420:00 _4.20:ÕO ~,2.Q,OO 420,02 IMéd",,,,,,_ 560,00__ .. 780,00 _._670,00. _ 540,0.0 }40,00 }f2!i,OO' 5A35.OU 0-~ i221 ;; ! 23 ! Saldo 460,00' I~,i .•".,m..elaAl A'lm2"·"'!cElan3"tl" ' ;OQ\1.í1_8115,Otill (U2G;llOII " __' ", __.:':::: ~. í746.00lJ:, -" I -~ -- ~ i-----IªIj= L- F -I .; ª .- l2!f.OQ I ,,,."C,, ••. _ ,-,.! ,... , Figura 3.23 - Planilhacom bordas e cores aplicadas. 6. Feche o arquivo. Caso não tenha gravado o arquivo, antes desse comando o Microsoft Office Excel 2007 mostra um aviso de alerta, figura 3.24. Microsoft ürüce êxcél ;.m~ '< De~~ ~~_;a~ ~ite~ões.~~.~~~ame 1L:-::~J1"'"""" N~:t·'fSanc Figura 3.24 - Tela de advertência. Quando surgir essa advertência, você tem três opções: 62 • Sim - confirma que deseja salvar o arquivo prestes a ser fechado. • Não - fecha o arquivo sem salvá-Io. • Cancelar - não salva, mas também não fecha o arquivo, simplesmente sai da advertência sem que nada de diferente seja feito. Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 ESTUDO MS DIRIGIDO OF"F"ICE EXCEL DE 2007 PREPARAÇAO DE OUTRAS APLICABILIDADES 63 64 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 4.1 Cópias o Microsoft Office Excel 2007, copiar é um dos recursos mais importantes e utilizados, pois abrevia muito o tempo utilizado para construir fórmulas. Existem basicamente dois tipos de cópia: • Cópias relativas; • Cópias absolutas. 4.1.1 O que são cópias relativas? Para trabalhar de forma mais rápida e confortável, pode-se escolher o recurso de cópia, que agiliza consideravelmente a construção de qualquer planilha. Quando utilizar a cópia, procure se valer de um macete. 4.1.1.1 Identificar origem Para identificar a origem da sua cópia (o que deseja copiar), faça a seguinte pergunta: • "Quem eu quero copiar?" Após descobrir quem você deseja copiar, selecione a área "Origem" e em seguida utilize o comando: Guia: Início Grupo: Área de transferência Botão: Copiar Os dados copiados são levados a uma área do Windows denominada "Área de transferência", que nada mais é que a memória reservada para "guardar" até 24 dados copiados. Ainda há a possibilidade combinação +C. de utilizar o atalho das cópias ao empregar a 65 4.1.1.2 Identificar destino Após identificar a origem, o próximo passo é reconhecer o destino da cópia, portanto faça a seguinte pergunta: • "Para onde irei copiar?" Após descobrir para onde você deseja levar a cópia que se encontra na área de transferência, selecione a área "Destino" e utilize o comando: Guia: Início Grupo: Área de transferência Botão: Colar o dado que estava na área de transferência é colado. Também pode utilizar o atalho das cópias ao empregar a combinação teclas +V. de Para ter uma ideia melhor do processo de cópia pelo Microsoft Office Excel 2007, verifique a figura 4.1. Toda cópia, por si só, é considerada relativa. Cópia relativa: + A ~ B =F4*H6+4 =G4*16+4 =F5*H7+4 =G5*17+4 + ~C + =H4* J6+4 ~ D =14*K6+4 =F6*H8+4 =F7*H9+4 Figura 4.1 - Demonstração de cópia relativa. 4.1.2 O que são cópias absolutas? São cópias que mantêm parte ou todos os endereços de células fixos, sem que haja mudança do endereçamento à medida que se copia, quando colocado no local de destino. Se desejar "fixar" a coluna de um determinado endereço de célula, conserve a ideia apresentada na figura 4.2. 66 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 Cópia com coluna absoluta: A --... =$F4*H6+4 B -----+. =$F4*16+4 C ------.. D =$F4*J6+4 =$F5*H7+4 =$F6*J8+4 Figura 4.2" Demonstração de célula com a coluna fixada (mista). Se quiser "fixar" a linha de um determinado endereço de célula, use a ideia descrita na figura 4.3. Cópia com linha absoluta: .c A c.. c.. 2 c..: 1 =F$4*H$6+4 • D =H$4*J$6+4 =H$4*J$6+4 =F$4*H$6+4 Figura 4.3 " Demonstração de célula com a linha fixada (mista). Se necessitar "fixar" a coluna e a linha em determinado endereço de célula, deve ficar como a figura 4.4. Cópia absoluta: A B C D =$F$4*$H$6 2 3 4 =$F$4*$H$6 =$ F$4*$H $6 Figura 4.4 " Demonstração de célula com a coluna e a linha fixadas (absoluta). 67 4.2 Planilha de controle de estoque o objetivo dessa planilha é controlar o estoque de fitas de uma locadora. Também pode ser usada, com as devidas adaptações, para outros fins, de acordo com a necessidade de quem a criar. 1. Caso tenha fechado o Microsoft Office Excel 2007 e não haja nenhuma planilha aberta, execute o comando e observe a figura 4.5. Botão: Microsoft Office Novo Pasta de trabalho em branco Criar Calendários Relatórios de- despesas formuláriosEstoques Notas Fiscais listas Plartejadores Agendas Papel de carta Folhas de ponto Mais categorias Figura 4.5 - Caixa de diálogo "Nova Pasta de Trabalho". 68 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 2. Após esse procedimento, digite os dados nas devidas exibidas na tabela seguinte: coordenadas ~B.~:~~mm~·;;''';,,··!~ . ',. ~umn!ll 1 Locação de Fitas 2 Controle do Estoque - Diário "·,,~~ii!!.,;j;\ "'~n~í!i'J,", ~~ . 3 4 Quant. Alugado Estoque Original Filmes Valor Unitário Valor Alugado 5 Inimigo Meu 15 12 4,50 6 Águia de Aço 111 15 2 2,50 7 O Cangaceiro 5 3 2,50 8 Blade Runner 10 8 4,50 9 Sem Lei, Sem Alma 10 4 3,50 10 A Múmia 25 21 4,50 11 Star Wars 15 15 3,50 12 Nosferatu 15 4 3,50 13 Em Terreno Selvagem 20 34 4,50 Saldo do Estoque Veja como deve ficar a planilha após a inclusão desses dados, figura 4.6 .. i~ A l B. l C.! Di E I .. ~ 9 ;Tlo~-ª~d~-Íitas .• _~" I __ , 2 [Controle do Estogue ~Diário 3 J ~~---7 --: 4 jFilmes .Estoque Q Quant. AlUo Valor Unilá ValorAlug,Saldo do Estoque ê~"'lríimjo Mei-' 151 ._ 12:-' 4 5 --. 1---- . L3..JII ~9!. __ " ~-"~r _... ~~._.. .l_---~ .L_ o =: : 9 fSemgiS __ )0' AMúmia__ _ ' o .._~! -jf- ... __ ! _.. 10 .10 25J__ 8 4 21 15; 15 111StarWars __ -_-- tff~gr:n~~~ ~~-.1;; :_JWBI,!~Run _.. 12... • "==- J_.. -f" ~ 4,5 35 :.. _ ._-,-- - J 112lNosferatu-Te!!:~n.. i 14! till~fl1 1sr- 4 --- .?JL .. 3.5 - ,Ú. . Figura 4.6 - Início de criação da planilha de controle de estoque. 3. Selecione a faixa de células "A1 :F1". 4. Aplique a centralização dessa faixa. 5. Deixe-a com tamanho "14". 69 6. Repita para a faixa de células "A2:F2". 7. Deixe-a com tamanho "14". 8. Aplique "Negrito" em toda a linha "4". 9. Efetue as formatações já comentadas e deixe a planilha como a figura 4.7. Figura 4.7 - Planilha de controle de estoque melhor formatada. As informações referentes à linha "4" precisam de uma formatação especial, pois do modo como estão, não é interessante ter um título de coluna muito grande para dados pequenos, portanto deve-se quebrar o texto na célula. 4.2.1 Como quebrar texto na célula Após a aplicação da quebra de texto em uma célula, o efeito é muito interessante, pois evita que se escreva parte do texto em uma célula e o restante em outra. Procedimento 1. Selecione as células "B4:F4". 2. Execute o comando: Guia: Início Grupo: Alinhamento Botão: Quebrar texto automaticamente 70 ...., Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 A figura 4.8 apresenta o efeito da quebra de texto nas células . .A . L~c..aç~2de Fitas__ ç_ontr~le~ Estoque • Diárl~ 'Valor -~~,; Filmes ·Alu adj) 4,2 __ 5lnim~eu 6 Águia de Aço 11I C~!@<;elro _. Blade Runner .,------9 Sem lei Sem Alma 10 AMúmi~ -- :"719 GIl St~rJlVars Nosferatu 13 Ê~TerrenoSehÍagem i4 -- l __ _ 2..L~. _ __3 __ 8_.~ _--::-,-4~ 21 ~L__ o, __ 3,5 4,5 ----3,5; 3,5 __ __ -,-,-4,5:_· ' _ o Figura 4.8 - Quebra de texto nas células referentes à faixa B4:F4. 3. Centralize as informações referentes à faixa de células "B4:F4". 4. Deixe as colunas "B:F" com largura de "8,5". 5. Faça os cálculos para descobrir: = "Quant. Alugado" * "Valor Unitário". do Estoque" = "Estoque Original" - "Quant. Alugado". • "Valor Alugado" • "Saldo 6. Repita essas fórmulas para os demais registros. 7. Aplique a formatação de "Separador de Milhares" na faixa "D5:E13". 8. Os números que não correspondem a dinheiro devem ser centralizados. 9. Grave a planilha com o nome CONTROLE DE ESTOQUE.XLS. A figura 4.9 exibe a aparência da planilha após os procedimentos anteriores. 71 Figura 4.9 - Planilha com cálculo efetuado e formatação concluída. 4.3 Operadores relacionais Para comparar grandezas, é necessário saber trabalhar com os operadores relacionais, pois eles criam condições para informarmos ao Microsoft Office Excel 2007 o que desejamos. > Maior que < Menor que >= Maior que ou igual <= Menor que ou igual = Igual <> Diferente 4.4 Análise primária de problemas o valor representado na célula "F13" está negativo, o que é um erro, pois a planilha trata de quantidades dos produtos, ou seja, saíram mais fitas do que havia, portanto é preciso controlar a saída. Para corrigir o erro, basta proceder da seguinte forma: 72 • Verificar se o problema ocorreu por falha de digitação. • Conferir se o sistema não vislumbra a hipótese desse erro. Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 4.4.1 Como usar a função n=SEn Essa função compara grandezas e, a partir disso, auxilia na tomada de decisão a respeito do caminho a seguir. Verifique a sintaxe descrita: • =SE (CONDIÇÃO; VERDADEIRO; FALSO) Se a condição for satisfeita, ela executa o que erdadeiro"; caso contrário, o que está em "Falso". Os locais "Verdadeiro" está no argumento e "Falso" podem conter textos, números ou fórmulas. Procedimento 1. Posicione o cursor na célula "F5". 2. Selecione os dados "B5-C5" (com exceção do sinal de "igual") na fórmula a partir da barra de fórmulas, como mostra a figura 4.10. 2i :3~ ; i ! Estoque' ··Quairt:··, . Valor Valor' Saldo dO , 4 ·FiI.!"..!s_ __ Original Alugado Unitário Ai~~dCl Estoque, &' IrlimigoMeu _ 15 12 4,20 ~,OO I=BS-C5 ~~guiadeAÇQJlI __ 15_. _2 _' .fáº- _.5JQQ... _13 ~ 7 ro Cangaceiro 5 3 2,50, 7,50 2 (g-l,BladeRunner . --- 10 8 450' 3600' 2.._- • ._. --:--1. -_. -"---~._~. -_!_."--~Sem lei Sem Alma _ -.J..O .i... 3,50 14,00 . 6 UQ..jAMúmia 25 21 @ 94,50 4- _ ~ : H~~iãrwars.~ .~ -:15 ~ 15 320 52,50 O . , 12.~.9sf.E'rªtu.._....... ...4. :3 50-;'i4 00 ~ 11 i-~Em 1erreoQ Selva,gem 34 4;~Õ:153:ÕO- ,1.~ ! I ! 1 . 14; Figura 4,10 - Seleção da fórmula a partir da barra de fórmulas, 3. Recorte com +X. 4. Escreva a nova fórmula seguir. • 5. utilizando =SE (BS>=CS ; BS -CS ; "Nulo" a função "=SE", como descrito a ) Finalize com . 73 A fórmula digitada com o uso da função "=SE" apresentou elementos: os seguintes Comentários 6. • B5>=C5 B5: célula do conteúdo "Estoque Original". >=: operador relacional de comparação "maior que ou igual". C5: célula do conteúdo "Quant. Alugado". • B5-C5 Fórmula da diferença entre "Estoque Original" e "Quant. Alugado". • "Nulo" "Nulo": resposta negativa da função "=SE", em que a resposta deve ser nula por não existir volume negativo de quantidade para o "Saldo do Estoque". Copie para os demais registros. Deve ser similar à figura 4.11. A B 1 2 j ::8~\~tg: i C.l D G. Lº~ação d~-.fitas _Controle c:I.~Estoqu~~_ºiário 3· Meu Estoque! Quant. ori~~nal I A[U~;dO -ª2-'::=~~Úo _ .~ ~gUia!íeAçoííl-=15--: . 7 O Cang~.c:.~o . 8 BladeR.!J..1!l~L 9 Sem lei Sem Alma __ .§.; 10· _1 O 25 1{) A Múmia Valor Valor Saldo do ! unitri~- ~.AIU~~~ , Est~q_U.e. -.1-__ .1,QQ i-=JllQ 13 - 8 4 21 _"_~.50 i ,__ .~Q. I _~09 _11J19_ 2 2 6 _~QQ_. 94.5Q 4 34 . L~- I I.5Q t- --- ~i '~~~Jr::~s -~- ~~-; _~~_ ~~H~~:~~ --f1Se~qe.;:D; 29 ,; .,," EmTirr:eno 111 ~ ; ._L i 4,5.º-LJ53,OO i I Nufo Figura 4.11 - Nova fórmula aplicada aos demais registros. 7. Corrija a célula "C13" para o novo valor "20". 8. Salve a planilha. 4.5 Ampliar o uso com outras funções Para utilizar outras funções, é necessário preparar adequadamente Acompanhe os passos indicados em seguida: 74 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 a planilha. Procedimento 1. Escreva nas células referenciadas a seguir os títulos: • A15: Valor Total Alugado. • A16: Valor Médio Alugado. • A 17: Maior Valor Alugado. • A18: Menor Valor Alugado. 2. Posicione o cursor na célula "E15". 3. Digite a fórmula: • =SOMA(E5:E13) 4. Posicione o cursor na célula "E16". 5. Digite a fórmula: • =MÉDIA(E5:E13) 6. Posicione o cursor na célula "E17". 7. Digite a fórmula: • =MÁXIMO(E5:E13) 8. Posicione o cursor na célula "E18". 9. Digite a fórmula: • =MÍNIMO(E5:E13) 10. Salve novamente a planilha e compare com o resultado da figura 4.12. 75 A !;l..! ç . D. L. E .. T i-~--Figura 4.12 - Planilha de controle do estoque finalizada. 4.5.1 Função "=SE" com três respostas Quando houver três situações distintas, escolha uma solução denominada "IF Encadeado" ou "Funções Aninhadas". Veja, a seguir, a sintaxe de uma função "=SE" com três respostas: • =SE(CONDIÇÃ01;VERDADEIR01;SE(CONDIÇÃ02;VERDADEIR02; FALSO) ) o local "Falso" é a negativa de todas as "condições" anteriormente madas. A figura 4.13 ilustra o encadeamento conceituado. t =SE(CONDIÇÃ01; VERDADEIR01; SE(CONDIÇÃ02; VERDADEIR02; FALSO) ) I'----~-,--,----------' Figura 4.13 - Diagrama hierárquico de funções aninhadas. Podem ser aninhadas até 64 funções "=SE". 76 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 infor- Exercícios 1. Altere a fórmula da célula "F5" para a apresentada a seguir: • =SE (BS>CS ; BS-CS ; SE (BS=CS ; "Zero" 2. Copie para as demais células. 3. Salve e feche o arquivo. ; "Nulo") ) 4.6 Criar uma planilha Ao fechar uma planilha no Microsoft Office Excel 2007, ele mostra a área de trabalho vazia. Para obter um novo arquivo, acompanhe os passos apresentados em seguida: 1. Execute o comando: Botão: Microsoft Office Novo Pasta de trabalho em branco Criar 2. Surge uma nova planilha, pronta para ser utilizada. 4.7 Estrutu ra das tu nções o Microsoft Office Excel 2007 oferece uma gama de funções matemáticas, que ajuda a resolver problemas com a apresentação e o uso de valores numéricos. o Microsoft Office Excel 2007 não vai ensinar matemática, tampouco resolver magicamente os problemas numéricos. Ele é apenas uma ferramenta muito poderosa que auxilia no controle de dados numéricos e suas peculiaridades. Normalmente, as funções tratadas têm uma sintaxe. Verifique uma fictícia: • =FUNÇÃO.EXEMPLO(argl;arg2) Se o nome da função seguintes exemplos: for composto, é separado por ponto, como nos 77 • =ARREDONDAR. • =CONT.NÚM PARA. CIMA Regras • Quando trabalhar dentro dos parênteses, (argumento) por ponto e vírgula. • Não pode haver espaço dentro da função. separe as informações Procedimento 1. Para obter uma assistência de função, utilize o ícone "Assistente Função", que fica na barra de fórmula. de Após o acionamento da referida ação, surge na tela do Microsoft Office Excel 2007 a figura 4.14, que exibe a caixa de diálogo "Inserir função": Insenr função -- "'::'i-:" Figura 4.14 - Caixa de diálogo "Inserir função". 2. Para um rápido teste, na categoria "Todas" selecione a função ABS e clique no botão "OK". 3. Nesse instante, apresentam-se na tela o nome da função e um campo denominado "Num", no qual pode ser informado um valor numérico. Digite o valor "-7" e observe a apresentação do resultado como "7". A figura 4.15 ilustra essa ocorrência na caixa de diálogo "Argumentos da função". 78 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 Resultado apresentado Figura 4.15 - Apresentação da função "=ABS" escolhida na caixa de diálogo "Argumentos da função". 4. Ao acionar o botão "OK", o valor informado e a função são inseridos na célula em que o cursor está posicionado. Há outra maneira de usar funções. Basta digitar diretamente a função pretendida na célula. Para que a função opere corretamente, quando digitada diretamente em uma célula, ela deve ser antecedida pelo caractere = (igual). Ao iniciar uma função no Excel, ele mostra uma legenda das informações referentes a cada elemento necessário e solicitado na função escolhida. Procedimento 1. Abra uma planilha em branco. 2. Escreva a seguinte função: • 3. '=ABS ( À medida que se digita a fórmula, o Microsoft Office Excel 2007 mostra uma lista de funções. Assim que se "abrem" parênteses, surge uma legenda, figura 4.16. Figura 4.16 - Apresentação de uma legenda ao usar uma função. 4. Se quiser, pode colocar qualquer valor negativo. 5. Termine com 3. 3 o Microsoft Office Excel2007 fecha automaticamente os parênteses quando se constrói umafórmula. 79 4.8 Utilização de funções Em seguida, há alguns exemplos trigonométricas. do emprego de funções matemáticas e 4.9 Funções matemáticas e trigonométricas As funções matemáticas são aplicadas habitualmente nas planilhas de cálculo que dependem de valores arredondados, inversões de números negativos para positivos, determinação de valores absolutos ou a parte inteira de um resultado. 4.9.1 Função "=ABS" Essa função retorna o valor absoluto de um número, que é o próprio número sem o respectivo sinal (+ ou -). Converte qualquer número negativo em positivo. • =ABS(núm) Em que núm é o número real do qual se deseja obter o valor absoluto. Exemplos • =ABS(162) = 162 • =ABS(-162) = 162 4.9.2 Função "=ARREO" Essa função arredonda um número a uma quantidade especificada de dígitos, em que você pode determinar uma precisão numérica de "n" casas decimais. • =ARRED(nÚIn; nÚIn_dígitos) Em que núm é o número que você deseja arredondar. 80 • núm_dígitos especifica o número de dígitos ao qual você deseja arredondar núm. • Se núm_dígitos for maior que 'O (zero), núm é arredondado número especificado de casas decimais. Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 para o • Se núm_dígitos for O (zero), núm é arredondado para o inteiro mais próximo. • Se núm_dígitos for menor que O (zero), núm é arredondado esquerda da vírgula decimal. à Exemplos • =ARRED(3,35; • =ARRED(3,349; • =ARRED(-3,475; = 3,4 1) 1) 2) = 3,3 = -3,48 4.9.3 Função "=ARREDONDAR.PARA.BAIXO" Arredonda um número para baixo até O (zero). • =ARREDONDAR. PARA. BAIXO (núm, nÚIn_dígitos) Em que núm é qualquer número real que se deseja arredondar. • núm_dígitos núm. é o número de dígitos ao qual se deseja arredondar • Se núm_dígitos for maior que O (zero), o número é arredondado para menos, pelo número de casas decimais especificado. • Se núm_dígitos for O (zero) ou omitido, o número é arredondado para menos, até o valor inteiro mais próximo. • Se núm_dígitos for menor que O (zero), o número é arredondado para menos, à esquerda da vírgula decimal. Exemplos • =ARREDONDAR.PARA.BAIXO(8,4; O) • =ARREDONDAR. PARA. BAIXO (63 ,9; • =ARREDONDAR. PARA. BAIXO (-3,14159; = 8 = 63 O) 3) = -3,141 81 4.9.4 Função n=ARREDONDAR.PARA.CIMAn Arredonda um número para cima, afastando-o de O (zero). • =ARREDONDAR.PARA.ClMA(nÚIn; nÚIn_dígitos) Em que núm é qualquer número real que se deseja arredondar. • núm_dígitos núm. é o número de dígitos ao qual se deseja arredondar • Se núm_dígitos for maior que O (zero), o número é arredondado para cima, pelo número de casas decimais especificado. • Se núm_dígitos for O (zero) ou omitido, o número é arredondado para cima, até o próximo inteiro. • Se núm_dígitos for menor que O (zero), o número é arredondado para cima, à esquerda da vírgula decimal. Exemplos • =ARREDONDAR.PARA.ClMA(5,4;0) = 6 • =ARREDONDAR.PARA.ClMA(76,9;0) = 77 • =ARREDONDAR.PARA.ClMA(5,24159; • =ARREDONDAR.PARA.ClMA(-3,34159; 1) = -3,4 • =ARREDONDAR.PARA.ClMA(31415,92; -2) = 31500 3) = 5,242 4.9.5 Função n=INTn Arredonda um número para baixo até o número inteiro mais próximo. • =INT (núm) Em que núm é o número real que se deseja arredondar para baixo até um inteiro. 82 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 F Exemplos • =INT(8,9) = 8 • =INT(8,4) = 8 • =INT(-8,9) = -9 • =INT(84,455) = 84 • =INT(899,999) = 899 • =INT(-80,OOOl) = -81 4.9.6 Função n=TRUNCARn Trunca um número para um inteiro, removendo sua parte fracionária. • =TRUNCAR(nÚIn; nÚIn_dígitos) Em que núm é o número que se deseja truncar. • núm_dígitos é um número que especifica a precisão da operação. O valor padrão para núm_dígitos é O (zero). • "=TRUNCAR" inteiros. • "=TRUNCAR" remove a parte fracionária do número. • "=INT" arredonda para menos até o número inteiro mais próximo de acordo com o valor da parte fracionária do número. • "=INT" e "=TRUNCAR" são diferentes apenas quando usam números negativos: e "=INT" são semelhantes, porque ambos retornam "=TRUNCAR(-4,3)" retorna "-4". "=INT(-4,3) " retorna "-5", porque este é o número menor. Exemplos • =TRUNCAR(8,9) = 8 • =TRUNCAR(8 , 4) = 8 • =TRUNCAR(-8,9) = -8 83 • =TRUNCAR (84,455) = 84 • =TRUNCAR(899,999) = 899 • =TRUNCAR(-80,0001) = -80 4.9.7 Função "=LOG" Retorna o logaritmo do número de uma base específicada. Sua sintaxe: • =LOG(núm; base) Em que: • núm é o número real positivo para o qual se deseja obter o logaritmo. • base é a base do Ioga ritmo. Se for omitida, é considerada 10. 4.9.8 Função "=LOG10" Retorna o logaritmo de base 10 de um número. Sua sintaxe: • =LOG10 (núm) Em que: núm é o número real positivo para o qual se deseja obter o Ioga ritmo na base 10. • 4.9.9 Função "=MOD" Retorna o resto da divisão de núm pelo seu divisor. O resultado possui o mesmo sinal que o divisor. Sua sintaxe: • 84 =MOD(núm; divisor) Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 Em que: • núm é o número para o qual se deseja encontrar o resto. • divisor é o número pelo qual se deseja dividir o número. Se for O (zero), "=MOD" retorna o valor de erro #DIV/O!. 4.9.10 Função "=PAR" Retorna o núm arredondado para o inteiro par mais próximo. Essa função pode ser usada para processar itens que aparecem em pares. Por exemplo, um engradado aceita fileiras de um ou dois itens, e está cheio quando o número de itens, arredondado para mais até o par mais próximo, preencher sua capacidade. Sua sintaxe: • =PAR (núm) Em que: • núm é o valor a ser arredondado. retorna o valor de erro #VALOR!. Se não for numérico, "=PAR" • Independentemente do sinal de núm, um valor é arredondado quando for diferente de O (zero). Se núrn for um inteiro par, não há arredondamento. 4.9.11 Função l=íMPAR" Retorna o número arredondado para cima até o inteiro ímpar mais próximo. Sua sintaxe: • =ÍMPAR (núm) Em que: • núm é o valor a ser arredondado. retorna o valor de erro #VALOR!. Se não for numérico, "=íMPAR" • Independentemente do sinal de núm, um valor é arredondado para cima quando está longe do O (zero). Se núm for um inteiro ímpar, não há arredondamento. 85 4.9.12 Função "=PI" Retorna o número "3,14159265358979", precisão de até 15 dígitos. a constante matemática 1t, com Sua sintaxe: • =PIO 4.9.13 Função "=RAIZ" Fornece como resultado a raiz quadrada de um número positivo. Sua sintaxe: =RAIZ (núm) • Em que: • núm é o número do qual se deseja obter a raiz quadrada. Se for negativo, "=RAIZ" retorna o valor de erro #NÚM!. 4.9.14 Função "=ROMANO" Converte um número arábico em algarismo romano, tratando-o como texto. Sua sintaxe: =ROMANO (núm) • Em que: • núm é o número que se deseja converter e deve ser menor que 4.000. 4.9.15 Função "=SOMA" Retorna a soma de todos os números na lista de argumentos. Sua sintaxe: • SOMA(nÚInl;núm2; ... ) Em que: • 86 núm1; núm2; ... são argumentos de "1" a "255", cuja soma ou valor total se deseja obter. Estudo Dirigido de MicrosoftOffice Excel 2007 Importante • Os números, valores lógicos e representações em forma de texto de números digitados diretamente na lista de argumentos são contados. • Se um argumento for uma matriz ou referência, apenas seus números são contados. Células vazias, valores lógicos ou texto na matriz ou referência são ignorados. • Os argumentos que são valores de erro ou texto e não podem ser traduzidos em números geram erros. 4.10 Funções estatísticas Neste item são apresentadas algumas funções estatísticas. Exemplo O exemplo a seguir exibe uma tabela com o resultado de uma sene de fórmulas e rótulos escritos, conforme indicado na coluna à direita de cada uma das situações previstas. Origem t Lista 145 =140+5 12,45 12,45 23/12/06 23/12/06 #DIV/O! =30/0 #NOME? =30/A Pedra Pedra FALSO =1=2 4.10.1 Função n=CONT.NÚMn Calcula quantas células contêm números e os números na lista de argumentos. É útil ao descobrir os números existentes em uma faixa de células. 87 Imagine a seguinte fórmula feita a partir da célula "A11": • =CONT . NÚM (A2 : A9) o resultado é "3", pois: • Os únicos números encontrados estão em: "A2" , "A3" e "A4". • Os demais rótulos e fórmulas não trazem informações para serem considerados números. 4.10.2 suficientes Função "=CONT.VALORES" Calcula quantas células têm conteúdos, ou seja, células não vazias. Exemplo Empregue a seguinte fórmula para a lista mostrada anteriormente, partir da célula "A 12": • feita a =CONT . VALORES (A2 : A9) O resultado é "6", pois: • Todas as células, com exceção da "AS", estão preenchidas. 4.10.3 Função "=CONTAR.VAZIO" Conta as células que não têm conteúdos, ou seja, células vazias. Exemplo Empregue a seguinte fórmula para a lista mostrada anteriormente, partir da célula "A13": • =CONTAR.VAZIO(A2:A9) O resultado é "1", pois: • 88 Apenas a célula "AS" está vazia. Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 feita a 4.10.4 Função n=CONT.SEn o exemplo seguinte cria uma tabela com uma lista de vendedores e suas respectivas vendas, caso queira saber a contribuição de cada vendedor em um espaço de tempo qualquer. A função realiza a soma após definir uma condição para o cálculo. Assim é possível, por exemplo, saber quantidades divididas por gênero, produto, venda, filial etc. Procedimento 1. Crie a seguinte tabela a partir da faixa de células "H1 :19". Pedra 200,00 Ana 120,00 Ana 1.200,00 Pedra 670,00 Pedra 100,00 Pedra 60,00 Ana Carlos 430,00 1.100,00 Sua sintaxe: • =CONT.SE(intervalo;critérios) Em que: 2. • intervalo é a faixa de células que se deseja pesquisar. • critérios são os argumentos que se deseja localizar na pesquisa. Imagine a seguinte fórmula, feita a partir da célula "H11": • =CONT. SE (H2:H9; "Pedro") 89 o resultado é "4", pois: • Somente "Pedro" contribuiu em "4" ocasiões. • Os demais rótulos e fórmulas para serem considerados. não trazem informações suficientes 4.10.5 Função n=SOMASEn Efetua a adição das células numéricas especificadas critério, a partir de uma faixa de dados. por um determinado Sua sintaxe: • =SOMASE(intervalo;critérios;intervalo_sorna) Em que: • intervalo é a faixa de células que se deseja pesquisar. • critérios são os argumentos que se deseja localizar na pesquisa. • intervalo_soma em "intervalo". corresponde à faixa em que se localizam os dados Empregue a seguinte fórmula para a. lista mostrada anteriormente, partir da célula "H13": • feita a =SOMASE (H2:H9; "Ana" ;I2: I9) O resultado é "1750", pois: • Somente "Ana" contribuiu com essa quantia. 4.10.6 Função n=MAIOR" Retorna o maior valor de uma faixa específica. Nessa função é possível escolher uma escala de valores do maior para o menor de acordo com a sua posição "hierárquica" relativa. Sua sintaxe: • 90 =MAIOR(matriz;k) Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 Em que: • matriz é a faixa de células com os valores ordenados ou não. • k é a posição relativa. Empregue a seguinte fórmula para a lista mostrada anteriormente, partir da célula "H14": • =MAIOR(I2:19;3) o resultado • feita a é "670", pois: É o "3°" maior valor existente nessa lista. 4.10.7 Função n=MENORn Retorna o menor valor de uma faixa específica. Nessa função é possível escolher uma escala de valores do menor para o maior. É o inverso da função descrita anteriormente. Sua sintaxe: • =MENOR(matriz;k) Em que: • matriz é a faixa de células com os valores ordenados ou não. • k é a posição relativa. Empregue a seguinte fórmula para a lista mostrada anteriormente, partir da célula "H15": • =MENOR(I2:19;3) o resultado • feita a é "120", pois: É o "32" menor valor existente nessa lista. 4.10.8 Função n=MÉDIAn Retorna a média aritmética dos argumentos calculada por meio da soma de um grupo de números e da divisão pela quantidade desses números. 91 Sua sintaxe: • MÉDIA(núml ;núm2; ... ) Em que: • núm1; núm2;... são de "1" a "255" argumentos média se deseja obter. numéricos cuja Importante • Os argumentos podem ser números, nomes, matrizes ou referências que contêm números. • Os valores lógicos e as representações de números por extenso digitados diretamente na lista de argumentos são contados. • Se uma matriz ou argumento de referência contiver texto, valores lógicos ou células vazias, esses valores são ignorados, no entanto células com valor zero são incluídas. • Os argumentos que são valores de erro ou texto e não podem ser convertidos em números geram erros. • Para incluir valores lógicos e representações de números por extenso em uma referência como parte do cálculo, use a função "=MÉDIA". A função "=MÉDIA" mede a tendência central, que é o centro de um grupo de números em uma distribuição estatística. Importante • Ao calcular a média de células, lembre-se da diferença entre células vazias e as que contêm o valor zero, ou seja, as células vazias não são contadas, mas os valores zero são. Procedimento Empregue a seguinte fórmula para a lista mostrada anteriormente, partir da célula "H16": • 92 =MÉDIA(I2: I9) Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 feita a o resultado • é "485", pois: Já foram realizadas a soma e a divisão pelo número de ocorrências. 4.10.9 Função "=MÁXIMO" Retorna o valor máximo de um conjunto de valores. Sua sintaxe: • MÁXIMO(núml ;núm2; ... ) Em que: • núm1; núm2; ... são de "1" a "255" números cujo valor máximo deseja obter. Importante • Os argumentos podem ser números, nomes, matrizes ou referências com números. • Os valores lógicos e representações em forma de texto de números digitados diretamente na lista de argumentos são contados. • Se o argumento for uma matriz ou referência, apenas seus números são usados. Células vazias, valores lógicos ou texto na matriz ou referência são ignorados. • Se os argumentos não contiverem números, "=MÁXIMO" retorna "O". • Os argumentos que são valores de erro ou texto e não podem ser traduzidos em números causam erros. • Para incluir valores lógicos e representações de texto dos números em uma referência como parte do cálculo, utilize a função "=MÁXIMOA". Procedimento Empregue a seguinte fórmula para a lista mostrada anteriormente, partir da célula "H17": • feita a =MÁXIMO(I2:I9} 93 O resultado é "1200", pois: É o maior número da faixa de células. • 4.10.10 Função "=MíNIMO" Retorna o menor número na lista de argumentos. Sua sintaxe: • MÍNIMO(núml ; núm2; ... ) Em que: • núm1; núm2; ... são de "1" a "255" números deseja obter. cujo valor mínimo Importante • Os argumentos podem ser números, nomes, matrizes ou referências que contêm números. • Os valores lógicos e representações em forma de texto de números digitados diretamente na lista de argumentos são contados. • Se um argumento for uma matriz ou referência, apenas seus números são usados. Células vazias, valores lógicos ou texto na matriz ou referência são ignorados. • Se os argumentos não contiverem números, "=MíNIMO" retorna "O". • Os argumentos que são valores de erro ou texto e não podem ser traduzidos em números causam erros. • Para incluir valores lógicos e representações de texto dos números em uma referência como parte do cálculo, utilize a função "=MíNIMOA". Procedimento Empregue a seguinte fórmula para a lista mostrada anteriormente, partir da célula "H18": • 94 =MÍNIMO(I2:I9) Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 feita a o resultado • é "60", pois: É o menor número da faixa de células. Exercícios 1. Teste cada um dos exemplos exibidos. 2. Efetue o cálculo com as funções vistas anteriormente, valor da tabela apresentada em seguida: • baseando-se no Valor de cálculo 7,5456678 3. Descubra o valor absoluto. 4. Descubra o valor inteiro. 5. Corte na 4ª casa decimal. 6. Arredonde na 4ª casa decimal. 7. Encontre o próximo valor ímpar. 8. Encontre o próximo valor par. 9. Construa a seguinte tabela em outra planilha: B Qtde. o. Cadeira 20 Cadeira 40 Mesa 50 Cadeira 70 Mesa 80 Cadeira 30 Mesa 20 Sofá 15 Descubra a quantidade total do produto "Cadeira". 11. Quantas vezes o produto "Mesa" aparece? 2. Encontre a quantidade média geral. 95 13. Descubra a 2ª maior quantidade. 14. Encontre 3ª menor quantidade. 15. Qual é o valor máximo? 16. Qual é o valor mínimo? 96 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 ESTUDO DIRIGIDO MS OF"F"ICE EXCEL DE 2007 CRIAR PLAnlLHA DE PROJEÇAO DE UEnDAS 97 • 98 Reforç;; p.t1.rtedo que foi estudaãch- Çriur uma planilha Gomo--ba-sepaia /i(JJlOS assuntos. Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 5.1 Criação da planilha de projeção Imagine que você tenha um pequeno estabelecimento e, de acordo com as últimas vendas, queira projetar os próximos seis meses. Procedimento 1. Construa a planilha de acordo com o indicado na figura 5.1. __ Nov ._-~ .---- i- ; , Dez --1-- ---- Figura 5.1 - Estrutura da planilha já formatada. 2. 3. A planilha tem o objetivo de projetar um avanço das vendas (medido por quilos) dos produtos, como dito anteriormente, com a ideia das taxas de acréscimo seguintes, que serão adicionadas aos produtos. • Açaí 2% • Cajá 3% • • Mangaba 5% Sapoti 3% • Umbu 4% Na célula "C5" digite a primeira fórmula da seguinte maneira: • 4. =B5*2%+B5 Na célula "C6" digite a segunda fórmula, a qual deve ser: • =B6*3%+B6, e assim por diante. 99 5. As fórmulas devem ser criadas de acordo com a tabela de porcentagem definida anteriormente, até o produto "Umbu". 5.2 Marca inteligente É uma ferramenta de auxílio à tomada de decisão quando o usuário efetua ações repetitivas, equivocadas ou que precisam ser feitas em menos etapas. Há algumas classes de marcas inteliqentes", porém as mais comuns são as que acompanham a edição, seja por motivo de cópia ou inclusão equivocada de uma fórmula. Note que, ao efetuar a fórmula na célula "C7" , aparece um pequeno sinal triangular no canto. Procedimento 1. Posicione o cursor na referida célula "C7". 2. Um botão surge nesse instante com um sinal de exclamação (!). 3. Clique nesse botão, acompanhando a figura 5.2. r, ..&. B 4, o E f Quitanda Filho da Fruta _._.._._-Projeção d~"enda.~~ Kgs Out Nov Dez --~_. ºpções de Verificação de Erros ... Figura 5.2 - Apresentação da marca inteligente na célula e7. 4. 4 Clique na opção "Ignorar erro". Marca inteligente 100 Estudo = Smart tag. Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 Essa marca identifica uma "provável" inconsistência na fórmula. Se acontecer o que ela identificou, é por quê: A fórmula não está em sequência numérica: • =BS*2%+BS • =B6*3%+B6 • =B7*4%+B7 Ou ainda, não tem valores constantes: • =BS*2%+BS • =B6*2%+B6 • =B7*2%+B7 E não como foi determinado: • =BS*2%+BS • =B6*3%+B6 • =B7*S%+B7 Para a marca inteligente, o ideal é haver uma progressão aritmética, pois os primeiros valores causaram essa impressão. Para o exemplo adotado, isso não deve ocorrer. 5. Selecione a faixa de células "C5:C9". 6. Clique em +C para copiar a faixa selecionada, figura 5.3. A o B I E F G Quita~a Filho c!aFruta Pr~i!ção d~'yendas - Kg~_ JUI" AQ--O-- 63,2 64,5 ~E!!~ 55,0 4.i..~_ __ j --39,0--40,2 75,.,,-0 1....-...;7:..::;8,:.:;.°.10 ._ t-_·_- ! i 51,8 45,8 __ , Out~_J'!o-" _~ •.l _ , 1 +==1i --t--- -----1 .. _--]" .1---. 1- Figura 5.3 - Células marcadas como "Origem". 101 7. Selecione a faixa "D5:G5", pois é o topo da área necessária e ideal para servir como "Destino". 8. Caso queira, pode ser a faixa "D5:G9", figura 5.4. A,. __ , Quitanda Filho da Fruta Projeção ~e~Vendas . K~ !. Jul ' -A-:-g-o ---c-•..• -_ -;;.:::se::.:t---,---::O~u::.t __ N:.:.:o:.::v~--=D:.::e.::.z -,-'--~3,2. - 64,5 •.• 1 __ -"---, 39,0 40.2 ~5,O 57,8~--44,5! 45.8. 75,0 --!- Produto ..'ti;~ i-i -, I 6 iCajá ~lIIIangaba 8jSapoti _ ~Umbu t{} i~- I '-rt 1_-'__ . PesoTotã!-"- . 12 Peso Médio 1l:!lIIIaior Peso ...!±Jlllle,,_o!.Peso _l5j Figura 5.4 - Área de "Destino" marcada. 9. Tecle para finalizar o processo de colagem. 10. Infelizmente, o Excel continua a entender que há uma inconsistência nas fórmulas existentes na linha 7. Portanto, determine "Ignorar erro" após selecionar as células com essas observações. 11. Salve a planilha com o nome "Projeção de Vendas". 12. Determine as fórmulas para: • Peso Total; • Maior Peso; • Peso Médio; • Menor Peso. 13. Copie para os demais meses e repare se está igual ao exibido na figura 5.5. "';:: ! A , . .! B 11 ~2 ,.E Quitanda Filho da Fruta F . 41p;;(!uto" í --,- , t Cajá Mangaba 'BI~,e<>.ti __. ---.J_ Jul i Ago--S~t-' 6~,2 64,S' I' 39,0] 55,OL inJ!'~~o : 12 Tota,-l, [Peso Médio. ';ITlM".a.i<>!.I'm -14iNlenor.~~., "Editar", para que o cursor pisque à direita dela. 4. Mova-o até o algarismo "2" e troque-o pelo "6". 5. Tecle . Repare que, além de o valor de "Ago" ter mudado, também foram alterados os valores dos demais meses. Somente a célula "C5" está com a nova taxa correta. Deve-se então copiar a fórmula para as demais células à direita, da seguinte forma: 6. Com o cursor na célula "C5" (Origem), copie a fórmula. 7. Selecione a faixa "D5:G5" (Destino). 8. Cole. o inconveniente é ter de fazer isso para todos os produtos, pois o processo deve ser repetido n vezes. Para eliminar esse provável problema, tenha o seguinte critério de raciocínio: • Deve-se mudar apenas o valor da taxa da fórmula. • Para agilizar, sugere-se uma coluna definida com exclusividade as taxas. • Escolha o local adequado para essa coluna. para 103 Sempre que possível, substitua um valor por referência de célula na fórmula. 5.3.1 Incluir colunas nas planilhas A planilha de projeção de vendas, utilizada no momento, está elaborada de forma que, se houver mudança em alguma das taxas, ocasiona o trabalho de modificar a fórmula à qual pertence e depois copiar às demais células. Isso ocorre porque a taxa está embutida na fórmula. Vamos inserir uma coluna para a taxa entre as colunas "Produtos" e o mês de "Jul". Procedimento 1. Clique no nome da coluna "B", conforme a figura 5.6, pois é nesse local que deve ser inserida uma coluna destinada às "Taxas". Figura 5.6 - Planilha com coluna "B" selecionada. 2. Execute o comando: Guia: Início Grupo: Células Botão: Inserir 104 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 A planilha deve ter aspecto semelhante ao ilustrado na figura 5.7. _Ago 63,2 67,0 - _~~39T~__--{Q~ _ 55,il~ __57,8_. 44,5 45,8 75,Q. 78,0 JuJ Set Out Nov Dez ~l"~J _7.5,3_~. -I~cB.-"~~84§___ __4.!,4 L, 46.<3.; ..__4},~~_ j~~ , __ 60,6, 63,7 66,9 70,2 47,2 . 48,6 5õ;1 51,6 81,"... 84,4 87J.. _91,2 Figura 5.7 - Planilha com uma coluna inserida. 3. Após inserir a coluna, digite as taxas em suas respectivas células, figura 5.8. c i. o I E L Quitanda Filho da Fruta F. .. G ..,. J:rojeção .c!I:lVe~das-!5..~.s T !-- -Taxas _Ju_J _ ~go_~ ~ ._ Ou!...." '....!!ov _ De.z 6~..i 63,2 ...~7,0 ]1,0 _.. 7~.~ 79,8, 84,6 3% '-39.,[: __ 40,~ _4.~4 42,6 i -=:0,9~= 45,2 5% i 55,0~ _~7,8 ~,6 §6,9 ,_7.2..2 ..;- 30/;;-~ ~4,5_._ ~,8 ~ 4],~.-- 48',6- _50,1 i~,6 '40/.;-' 75,0 !.B,O 8l,!..., __84,(_.. 87,7 91,2 o 63T! ... 342,8 68,6... J!,!,2 ~~2 __ Figura 5.8 - Taxas digitadas na coluna inserida. 5.3.2 Correção da fórmula 1. Resta corrigir a fórmula, pois há uma redundância de alguns dados na célula "85". A fórmula especifica "6%", pois foi modificada no exercício anterior (também há uma célula que contém "6%"). Observe Em vez de a fórmula ser: • =C5*6%+C5 105 Deve mudar para: • =C5*B5+C5 Desta forma, não há mais a preocupação de, demais meses. 2. a cada mudança, copiar para os Posicione o cursor na célula "05" e altere a fórmula para: • =C5*B5+C5 3. Use-a como sua origem, executando o comando de copiar. 4. Selecione a faixa "06:09" como destino e cole. Com isso as fórmulas ficam com os endereços corretos, além de não haver preocupação com a marca inteligente. 5. Marque a faixa "05:09" e utilize-a como origem para copiar. 6. Selecione a faixa "E5:H5" como destino e cole. NÃO SE ASSUSTE COM O QUE ACONTECEU, ESTÁ TUDO CERTO! A figura 5.9 mostra o "estouro" de células. Figura 5.9 - Apresentação do "estouro" de células na planilha. 5.3.3 O estouro Houve um "estouro", pois a fórmula copiada era relativa (sempre são relativas as fórmulas copiadas que dependem do sentido ao qual se dirigem, a fim de que haja atualização de seus endereços). 106 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 Verifica-se que, enquanto se copiavam as fórmulas da célula "05" (origem) para as células "06:09" (destino), todos os endereços foram trocados, mantendo a relação das taxas e dos valores de cada produto, e isso é o correto! o problema só ocorreu porque, quando se copiou da faixa "05:09" (origem) para a faixa "E5:H9" (destino), houve mudança no endereço das taxas nas colunas dos meses de "Set" a "Oez", expressando um resultado incorreto. Em "E5", a fórmula deveria ser =DS*BS+DS, em vez de =DS*CS+DS. Para solucionar esses problemas, a coluna que contém as porcentagens passa a ser absoluta na planilha, ou seja, na fórmula, a referida célula deve fixá-Ia para que as fórmulas seguintes tenham de "buscar" as taxas nela situadas. A figura 5.10 ensina como prender a célula quando não se deseja efetuar uma cópia relativa. im~~ I~~~~I~,M~I""~ A B C Cópiapara baixo. Prendem-seas linhas. D Cópiaparadiagonal. Prendem-seas linhase colunas. Figura 5.10 - Dica para identificar se deve fixar a cópia por linha, coluna ou ambas. Procedimento 1. Posicione o cursor na célula "05". 2. Edite a fórmula, deixando-a com a seguinte sintaxe: • 3. =C5*~5+C5 Copie a nova fórmula para a faixa de células "05:H9". Importante Pelo sinal de cifrão "prendem-se" as células que devem ser fixadas, entretanto é preciso considerar as seguintes combinações de fixação: 107 • 85 - coluna e linha relativas. • $85 - coluna 8 absoluta; linhas relativas. • 8$5 - colunas relativas; linha 5 absoluta. • $8$5 - coluna 8 e linha 5 absolutas. Após finalizar todas as edições, compare com a figura 5.11 : .i A B Quitan~!:.~ho da Fru~ Projeção de Vendas - Kgs 1j ·21-~ -1--__ :. __ o ,..!jProduto .~Açai "iiCajá'--C Taxas . 6% 3% , ;ãIMan9.~~~=,~ S~J)otl 5% . 3%, il!!fjUmbu ~ ! 11 IPeso ..... _-_ Total .. _ l~- i _5~:ol 44,5 I 75,0 i 4% .. =mPes~ Médio~~ 13!Maior Peso , 14IMenc;;'-Peso '--j- Jul A.g~! 63,5__ 67,0 39,0! 40,2 57J8 45,8 78,0 2!~J.I-==288,7 ~~L ,_l~,º: , 39,0 57,7·_ 78,0.L_ .~,2 . . -r-s-r-: Set 71,0 .. ®,6 47,2 151,1 iI;r Out Nov Dez 75,3 790,8 84,6 42,6·~:f __ ._.45,2 63,7. 6_(;,~:.... 70,2 48;(;_ ,50,1. 51,6 844' '877 91.2 3.9{"4--==--314,5 60.1__ Jll,l_ 41,4 328A 62,9 154,4 87,7 4?,6,_-43:g= 3~21? ~5z...__..§.?.§. __ .__.._ 9_1,_2. 45,2 Figura 5.11 - Planilha totalmente concluida. Exercícios 1. Que símbolo "prende" o endereço de uma célula dentro de uma fórmula? 2. Suponha que o cursor esteja na célula "B4", sobre a fórmula =C8*45+E9. Como que se prendem as colunas? 3. Se essa mesma fórmula for copiada para a célula "E4", qual será o resultado? 4. No mesmo endereço "B4", como fica a fórmula se for copiada para a célula "B15"? 5. Considere a fórmula apresentada no endereço "B4". Como fica a fórmula se for copiada para a célula "E 15"? 108 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 ESTUDO DIRIGIDO MS OFFICE EXCEL DE 2007 PlAnllHA DE conTROLE DE COMISSÃO 109 110 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 6.1 Criar a planilha e suas referências Estudo de caso Necessidade: trabalhar em um "bico" para garantir renda extra. Motivo: ingressar na faculdade. Regras: o trabalho consiste em vender os produtos (A e B) em qualquer lugar possível. O cálculo deve se basear na soma dos dois produtos. Para isso, há uma tabela que controla o percentual merecido de comissão referente ao volume de vendas calculado. Prêmio: quem vende mais, ganha mais. Quem vende menos, ganha menos. Penalidade: uma sequência de vendas abaixo da meta estabelecida pode acarretar demissão do vendedor. Importante • Escreva a estrutura da página 112 a partir da célula "A1". • A planilha deve estar na faixa "A1:F68". • Salve-a com o nome "Controle de Comissão". Procedimento 1. Crie a estrutura base dessa planilha que se encontra na tabela apresentada em seguida. 2. Formate as seguintes áreas de acordo com a orientação identificada a seguir: • A1 :F1 - centralizar seleção. • A2:F2 - centralizar seleção. • H3:F3 - centralizar seleção. • Linha 4 - quebrar texto automaticamente. • 15:112 - usar separador de 1000 (.). 111 Vendedores Carlos Eduardo Carlos Eduardo Carios Eduardo Carlos Eduardo Carlos Eduardo Carlos Eduardo Carlos Eduardo Carlos Eduardo Carlos Eduardo Anna Baptista Anna Baptista Anna Baptista Anna Baptista Anna Baptista Anna Baptista Anna Baptista Anna Baptista Lourdes Maria Lourdes Maria Lourdes Maria Lourdes Maria Lourdes Maria Lourdes Maria Maria Eduarda Maria Eduarda Maria Eduarda Maria Eduarda Pedro Rangel Pedro Rangel Pedro Rangel Pedro Rangel Pedro Rangel Carlos Eduardo Carlos Eduardo Carlos Eduardo Carlos Eduardo Carlos Eduardo Carlos Eduardo Carlos Eduardo Carlos Eduardo 112 Audácia & Requinte Imports Ltda. Listagem de Vendas - Nov/O6 Valor Produto Período Unitário Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana 1 2 3 3 3 3 4 4 4 1 2 2 3 3 4 4 4 1 2 2 3 4 4 2 4 4 4 1 2 3 3 4 1 2 3 3 3 3 4 4 Abajur Luminária Luminária Quadro Tapete Irã Mesa Carrara Tapete Irã Abajur Abajur Quadro Quadro Abajur Luminária Pedestal Quadro Luminária Mesa Carrara Luminária Quadro Quadro Quadro Quadro Quadro Abajur Abajur Quadro Quadro Quadro Luminária Quadro Quadro Pedestal Abajur Luminária Luminária Quadro Tapete Irã Mesa Carrara Tapete Irã Abajur Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 Qtde. 3 12 8 7 3 5 9 10 7 12 2 4 4 9 6 8 2 5 4 15 8 4 4 7 9 6 6 4 8 7 5 7 3 12 8 7 3 5 9 10 Valor Total Vendedores Período Carlos Eduardo Anna Baptista Anna Baptista Anna Baptista Anna Baptista Anna Baptista Anna Baptista Anna Baptista Anna Baptista Lourdes Maria Lourdes Maria Lourdes Maria Lourdes Maria Lourdes Maria Lourdes Maria Maria Eduarda Maria Eduarda Maria Eduarda Maria Eduarda Pedro Rangel Pedro Rangel Pedro Rangel Pedro Rangel Pedra Rangel Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Produto 4 1 2 2 3 3 4 4 4 1 2 2 3 4 4 2 4 4 4 1 2 3 3 4 Valor Unitário Abajur Quadro Quadro Abajur Luminária Pedestal Quadro Luminária Mesa Carrara Luminária Quadro Quadro Quadro Quadro Quadro Abajur Abajur Quadro Quadro Quadro Luminária Quadro Quadro Pedestal Qtde. Valor Total 7 12 2 4 4 9 6 8 2 5 4 15 8 4 4 7 9 6 6 4 8 7 5 7 6.2 Como usar a função "=PROCV" Pesquisa em uma tabela um valor que seja correspondente forma, retorna o valor de correspondência. a outro. Desta Exemplo Uma concessionária de automóveis vende um modelo esportivo em cinco versões, com diversidade de motorização e equipamentos em acessórios, e de valores, a saber: • Std - R$ 35.000,00 • Live - R$ 37.000,00 • Free - R$ 39.000,00 113 • Ventura - R$ 45.000,00 • Ultimate - R$ 52.000,00 De acordo com a listagem, a escolha do modelo depende do cliente e de seu poder aquisitivo. Outra listagem pode determinar veículo, a saber: • R$ 35.000,00 - 1,5% • R$ 37.000,00 - 1,8% • R$ 39.000,00 - 2,1 % • R$ 45.000,00 - 2,4% • R$ 52.000,00 - 3,0% a comissão do vendedor após a venda do Assim sendo, é possível vincular a compra do modelo "Free" a uma comissão de "2,1%" para o vendedor, que receberá "R$ 819,00". 6.2.1 Função "=PROCV" A função "=PROCV" localiza um valor na primeira coluna de uma matriz de tabela e retorna o valor correspondente na mesma linha em uma matriz que tenha, no mínimo, duas colunas. • A primeira coluna chama-se "Coluna índice". • As demais colunas "Descolamento" . denominam-se "Colunas de Retorno" ou A sintaxe mínima é: • =PROCV(Val. da Pesq;Tab. de Pesq;Deslocamento;Valor Lógico) Em que: 114 • Valor da pesquisa - número que se compara na pesquisa. • Tabela de pesquisa - tabela em que há parâmetros de comparação. • Deslocamento - coluna na tabela retornar o valor ou dado localizado. • Valor lógico - (opcional) identificação lógica que determina se a tabela está disposta de forma organizada (alfabética ou numericamente). A omissão dessa informação estabelece a tabela como organizada. Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 de pesquisa que se deseja 6.3 Preparação da segunda parte da planilha Essa planilha deve ter em suas células a matriz de tabela, identificando os produtos e os respectivos valores. Procedimento 1. Crie a seguinte matriz de tabela com os dados da coluna de indexação em ordem alfabética a partir da célula "H4", como mostra a figura 6.1. .H , ... L. J Figura 6.1 - Criação da matriz de tabela para o uso da função "=Procv". 2. Para descobrir o "Valor Unitário" faça o cálculo a partir da célula "05". 3. Com a função "=PROCV" crie a fórmula cuja sintaxe deve ser: • =PROCV(C5iH$5:I$12i2) Comentários • C5 Célula que tem o nome do produto cujo valor correspondente deseja localizar. Esse nome deve estar na coluna indexadora da tabela. • H$5:1$12 Faixa de dados em que está a tabela comparativa das correspondências entre "Produto" e "Valor". Essa faixa já tem o endereço das linhas fixado, pois deve ser usado para futura cópia, mantendo sua faixa de dados. • 2 É a segunda coluna a pesquisar na tabela da faixa H$5: 1$12, ou seja, deseja-se retornar o "Valor" correspondente ao "Produto" localizado. 115 Na criação da fórmula, reparar no cuidado ao "fixar" as células. 4. Copie para a faixa de células "06:068" e compare com a figura 6.2. !!fi' ~,,,,,A,,,,,,=", =c.±=-";;A~~~iã&R~q~~t~li~~rt~·~t~"a..J,.,~t:~_==iiimci;;;;;il=='~=~ ----, -, -Üstagem de-Ve-iKias ~ NavIOS 2. : 31 i ~ Vendedores Período produt~ '~Varor Qtde Valor Total ; 4 ; Unitário . 5, CarlüsEdUardo Semana1 Abajur 1.350,00' 31 '6 Carlos Eduardo Semana2! Luminária 3,475,00 12 7 Carlos Eduardo Semana3' Luminária ; 3,4i5,00 8 ~8 Carlos Eduardo' Semana 3 Quadro r4~500,00 7 -----~... --.--i 9 CartosEduardo. Sem1ma3 ! TapeteIrã ~23000,OO --3---'-' lOCarias Eduardo Semana3 1 Mesa Carrara[ 12,300,00' S1 11 __Carlos Edú-ãJdo-s~mana4"::::-I. 116 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 4. Dê um duplo-clique no título "Plan2" para alterá-Io. 5. Escreva o novo título da folha da planilha "Prêmio". 6. Finalize com . 7. Determine a seguinte disposição compare com a figura 6.3. • A3 - Vendedor • 83 - Total Vendido • C3 - Comissão • 03 - Situação 2 I 3 I ~ i Vendedor Total Vendido dos dados na planilha Comissão "Prêmio" e Situação iTT Carlos Eduardo --~5 ~--Lourdes Marla~ - sl-Anná-saPliSlá'--,7 8T :9l I -Maria Eduarda Pedra Rangei Figura 6.3 - Folha "Prêmio" com dados para o início do controle de distribuição dos prêmios. 6.5 AutoPreencher Há um recurso que em muitos casos pode substituir a cópia. Trata-se do "AutoPreencher", visto em seguida. Procedimento 1. Na célula "F3" escreva "Valor Vendido". 2. Na célula "G3" escreva "% Comissão". 3. Clique na célula "F4". 4. Digite o valor "O". 5. Clique na célula "F5". 117 6. Digite o valor "25000". 7. Selecione a faixa "F4:F5", conforme a figura 6.4. Figura 6.4 - Seleção da faixa de células para o uso do recurso "AutoPreencher". 8. Coloque o ponteiro do mouse no pequeno quadrado existente na parte direita inferior da célula selecionada, figura 6.5. AutoPreencher Figura 6.5 - Local onde deve estar o ponteiro do mouse para o uso do "AutoPreencher". 9. Assim que o ponteiro mudar para uma pequena cruz, deixe-a pressionada para arrastá-Ia para baixo até a célula "F20", onde está marcado o valor de "400.000,00", soltando-a em seguida. Compare com o que mostra a figura 6.6. Valor Figura 6.6 - Resultado após o uso do "AutoPreencher". 118 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 % 10. Clique na célula "G4". 11. Digite o valor "0,10%". 12. Clique na célula "G5". 13. Digite o valor "0,37%". 14. Selecione a faixa "G4:G5". 15. Faça o preenchimento até a célula "G20", conforme a figura 6.7 . .1:,.. I F Valor Vendido ! -- H % Comissão 0,00 0,19_0/0 • 25.000;00 0,37% -,-- 50.000,00 0,64%·--75.000,00 -- 0,91%-100.000,00 ·-:1:18% 125:0ÓO,00·1,45% - ·-r ! ! 150.000;60 1)2%. 175.000;00 f,99% 200-'-000,00 - 2;26% - - 2i5:ooÔ;00 -- 2,53% 2,BoõÁ) r--250.000;00 !-275000,0-6 ~... 3~oio,\r--'1 30b~õõoJoO-j~34%.-- _ .. 325~000,OO 3;61% 350:<)00,60 3-;88% . -3750ÓO;oO 4~5õk 1--400.000,00 442'>/; Figura 6.7 - Outra faixa de células preenchida com o "AutoPreencher". 16. Coloque o cursor na célula "84". 17. Salve o arquivo. 6.6 Uso prático da função "=SOMASE" Para fazer a distribuição das comissões entre os vendedores, é necessário ter o valor exato da soma das vendas de cada um deles ao longo do período. 119 Procedimento 1. Na guia "Prêmio" e com o cursor em "84", escreva a seguinte fórmula: • =SOMASE(Listagem!A$5:A$68;Prêmio!A4;Listagem!F$5:F$68) Comentários 2. • Listagem!A$5:A$68 Na folha "Listagem" estão dispostos os nomes dos vendedores. Atente para os sinais de cifrão. • Prêmio!A4 O critério é o nome do vendedor que está na célula A4 da folha "Prêmio". • Listagem!F$5:F$68 Na folha "Listagem" se encontram os valores das vendas. Atente para os sinais de cifrão. Com o recurso "AutoPreencher", copie para as demais células abaixo e compare com a figur~ 6.8. Figura 6.8 - Cálculo da função "=SOMASE" copiada para cada um dos vendedores. 3. Clique na célula "C4". 4. Escreva a seguinte fórmula: • 120 =PROCV(B4;F$4:G$20;2)*B4 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 Comentários 5. • B4 Célula que contém o "Total Vendido" pelo vendedor. • F$4:G$20 Tabela em que se encontram as taxas de comissão referentes aos possíveis valores vendidos. Atente para os sinais de cifrão. • 2 Segunda coluna de deslocamento referencia "% Comissão". • B4 Célula que contém o "Total Vendido" pelo vendedor, que deve ser multiplicado pela taxa obtida pela função "=PROCV". da pesquisa que Copie para as demais células e compare com a figura 6.9. Comissão Carlos Eduardo 908.950,00 40_175,59 Lourctes Maria -363250--,--00 14:094, 10 __ ~nn~ª--apíi?!l!_ ~3jl--,--420,-QO - :\22.§3,06 fv1.l!fiaE(j_~arda196--,-~Oº-,00 _~ 3.9()4,~§ Pedra Range!; 148260,00 2:_14977 ----- _~ ,~~ ---' 0,10% 25_000,00 0,37% j _::....?O:000&º-_._0,64 i 75_000,00, 0,91% 100:0-00,00"--f,1ilo/; 125000,00 1,45% '--r 1500(fo,00 Ü2% i 175_000,00 --1,99% -,20Õ-:-000,00-2,26% i 225000;00 2';53% T 250000,00 _ 2,80% ;-275060003,07%r-"300_000:OÕ- 3,340/0--325_000~ÔO-3~61% -; 350_000,00 3,88% -i-375000}l0 4,15% T-40000-0-;-ÕO 4,42%i -.-- --.- !~:_ Figura 6,9 - Cálculo da "Comissão" efetuado e distribuído entre os vendedores, 6. Posicione 7. Em seguida, escreva a condição que determina se o vendedor superou a meta de "R$ 200.000,00": • 8. O cursor na célula "04". =SE(B4>200000;"Superou" ; "Não superou") Copie para as demais células e compare com a figura 6.10. 121 Figura 6,10 - Condição aplicada para determinar se o vendedor superou a meta, 9. Salve a planilha. 6.7 Formatação condicional Melhora o acabamento visual da planilha "Controle de Comissão". Imagine a coluna de "Situação" com os textos "Superou" e "Não Superou" em cores diferentes. Por exemplo: • "Superou" - cor verde • "Não superou" - cor vermelha Procedimento 1. Selecione a faixa de células de "04" até "08", 2. Execute o comando e veja seu posicionamento Guia: Início Grupo: Estilo Botão: Formatação Condicional 122 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 na figura 6.11. I ,'-. -". _._..... ~ ~ Eealçar Regras das Células • Regras 'de Primeiros/lmimos E ~ Barras de l1ados Figura 6.11 - Botão "Formatação Condicional" ativado. 3. Escolha a opção "Nova Regra ..." para ativar a caixa de diálogo "Nova Regra de Formatação", como mostra a figura 6.12. Máximo IValor Mais Alto Figura 6.12 - Caixa de diálogo "Nova Regra de Formatação". 4. Entre as opções apresentadas em "Selecione um Tipo .de Regra:", escolha a que está na segunda posição: "Formatar apenas células que contenham". 5. Na área "Edite a Descrição da Regra", há uma reqiao denominada "Formatar apenas células com", na qual o botão de listagem deve ser alterado de "está entre" para "é igual a". 6. Na lacuna vazia seguinte escreva "Superou". Compare com a figura 6.13. 123 Figura 6.13 - Área "Formatar apenas células com", alterada pelo botão de listagem em "é igual a". 7. Clique no botão "Formatar ...". Aparece a caixa de diálogo "Formatar Células", figura 6.14. Figura 6.14 - Caixa de diálogo "Formatar Células" para a formatação de células. 8. Escolha o "Estilo da fonte" como "Negrito". 9. Determine a "Cor" como "Azul-escuro". 1O. Clique no botão "OK". 124 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 11. Repita as ações indicadas para criar a condição dos textos superou" em vermelho, negrito e itálico, como ilustra a figura 6.15. B .G i I. "Não D Situação 908.950,00: 40.175,59' Superou 363250,001 .14.094,10 Superou 33942º,g.0! 12253,06 Superou . 196200,00' 3.904,38 'Não superou 148260,00. 21l~n' Nfiosuperoü : - Valor % Vendido Comissão -0,00 0,10% 25000,00 0,37% ~OOOO))9 0,64!o_ _l?000,Q9 0,910/,,- 100.000,00 1,18% -125000,OÕ--1,450/;150.000,00-1,72% -175.00(fÕÕ(99% . -20000Õ-:Üo 2,26%" '-2i5000,õO 2,53°/~250:000,00--2,80% 275000,00 3,07"k 360.000,00 3,34%32tIõOO,00 -3,61% 350000-;-003,88% 375000:6õ 4,fS°j; '4ÕÕ:OOO~oo- 4,4i%- Figura 6.15 - Planilha com "Formatação condicional" aplicada em duas respostas. 12. Salve o arquivo. 6.7.1 Diferentes formatações condicionais o Microsoft Office Excel 2007 traz uma novidade em termos de condicionamento de cores, baseado em graduação. Além de oferecer um apoio visual muito interessante e bastante sofisticado, ajuda a gerar relatórios e explica melhor as grandezas com as quais é necessário trabalhar. Tudo se condiciona colunas "F" e "G". de acordo com a escala numérica utilizada, caso das 6.7.1.1 Escala baseada em barra de dados Os efeitos visuais são sofisticados, como já comentado anteriormente, e oferecem, de forma bastante rápida, a possibilidade de tratar os dados com maior profissionalismo. 125 Procedimento 1. Selecione a faixa de células "F4:F20". 2. Execute o comando: Guia: Início Grupo: Estilo Botão: Formatação condicional 3. Entre as opções apresentadas escolha "Barra de Dados". 4. Escolha uma entre as seis opções exibidas. Para o exemplo se utiliza "Barra de Dados Laranja". A figura 6.16 ilustra a escala de barra de dados aplicada às células. Figura 6.16 - Apresentação da escala de barra de dados aplicada às células. 5. Salve o arquivo. 6.7.1.2 Formatação baseada em escala de cores Diferente da anterior, porém com o mesmo propósito de destacar de acordo com a grandeza numérica. 126 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 Procedimento 1. Selecione a faixa de células "G4:G20". 2. Execute o comando: Guia: Início Grupo: Estilo Botão: Formatação condicional 3. Entre as opções apresentadas escolha "Escala de Cor". 4. Em seguida, escolha uma das opções exibidas. Para o exemplo foi escolhida a opção "Escala de Cores Vermelha - Amarela", figura 6.17. Figura 6.17 - Apresentação da escala de cores aplicada nas células. Salve o arquivo. 127 Exercícios 1. Em planilhas muito extensas, que recurso é usado para aplicar a mesma fórmula em todas as linhas? 2. É possível especificar a quantidade 2007? 3. Cite a principal característica da função "=PROCV". 4. Que recurso se refere à utilização de cores que dependem de resultados apresentados na planilha? 128 de guias do Microsoft Office Excel Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 ESTUDO DIRIGIDO DE ~==--=~~-----------------------------------MS OFFICE EXCEL 2007 TRABALHO com BASE DE DADOS 129 130 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 7.1 Base de dados No Microsoft Office Excel 2007, a base de dados é um conjunto de informações agrupadas de forma organizada sob um critério preestabelecido. Os dados podem ser classificados, extraídos, alterados ou apagados. Todo banco ou base de dados deve ser definido no formato de uma tabela retangular (normalmente toda a planilha criada pode ser usada como base de dados), com as colunas indicando os campos que devem possuir um nome (Vendedor, Departamento, Dados Venda, Produto e Valor), que indica seu conteúdo e as linhas os registros. A figura 7.1 mostra um exemplo de disposição de uma base de dados. ~=:±i=::::;==+==;=====;=~!=:::::;:==+---tl Vendedor ! Depto ,Dados Vend i Produto i Valor yyyy i abcd efgh ijkl! qqqq : 2222 '--t-~-i yyyy I abcd efgh ijkl, qqqq i 1111 ! abcd efgh ijklJ qqcl:LJ __33~3__ i yyyy ~cd efgh ijkl j q qq 4444 _,: ! ssss qwert poiuy i ffffff ! 2233 I sss~ qwert poiu~~~!!L..._L~22 i s.sss_l_~~rtp~il:!LL ffffff.-.L_.}21J, hhhh ! asdfg Ik~h ererer 4~55 --'p-'-p-'-p-'-p'-'-PP--'-P-! hhhh asdfg IkJh : ererer I 5544 _ i - xxxx xxxx -~xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx www www wwwwww wwwwww Nome de campo I ~_I .su: i I PP!:>j~p~LJ1!!!!.h_' ppp pppp I hhhh PP PPPLL hhh~ r I I i Registro Registro i Registro asdfg Ikj~l ererer _~45 __ i asdfg Ik'h I ererer I 4555_' asdfg Ikjh I ererer 4554 Figura 7,1 - Exemplo de disposição de uma base de dados, Um exemplo já pronto e que pode ser usado como base de dados é a folha "Listagem" da planilha "Controle de comissão". 7.2 Aplicar o formulário pela tabela O uso de formulário baseado no recurso de tabela possibilita a realização de tarefas de cadastramento, edição, remoção e pesquisa de registros em uma base de dados. 131 Procedimento 1. Abra a planilha "Listagem" . "Controle de comissão" para visualizar a folha 2. O cursar deve estar em qualquer parte dentro da faixa de células que compõe a base de dados. 3. Execute o comando e observe a figura 7.2, que ilustra a caixa de diálogo "Criar Tabela": Guia: Inserir Grupo: Tabelas Botão: Tabela Figura 7.2 - Caixa de diálogo "Criar Tabela". A figura 7.2 apresenta a indicação "=$A$4:$F$68" que revela toda a faixa que compõe a tabela. 4. Finalize com "OK". Observe a formatação especial da planilha, figura 7.3. c 1) Valor unitari'à j E F Qtde Valor Tot3t. Figura 7.3 - Planilha com formatação aplicada após o uso do recurso "Tabela". 132 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 7.2.1 Filtrar registros o Microsoft Office Excel 2007 inseriu automaticamente os botões de filtragem, cujo principal objetivo é filtrar informações de acordo com os dados apresentados na base de dados. Procedimento 1. Clique no botão do filtro que pertence ao campo "Vendedores", apareça uma lista, figura 7.4. para que 2. Clique na opção "(Selecionar vendedores. todos os 3. Na sequência, dique no quadro "Carlos Eduardo" a figura 7.5. Tudo)", a fim de desmarcar à frente, como mostra 4 !! il,/ ~! QassificardeAaZ Çtassíficar de A a Z (Jassifkar , ! Oas"iflcar l~iqassificarcteZaA de Z a A I pQr Cor i I i flltrar por Cor I fittros de 'texto de Texto ---- J I J j :""~ I ~impar FIltro de "vendecores'" Fltmr por Cor ,-21 (Selecionar Tudó) ;"..~ Ano. êaobsta . 'Y;, ~ fittros ,r 1 Classificar PQf'Cor I '5<:1 ;~~.;~;~;:~;~~~------ I ""';... ~~ , -----, certos Edua~do t.cu-des I~.afia Maria Eduarda 1.'21 Pedro Range! ,- I: j! 1I Ii I I' 1 i II -- 4. i :"Ü Ano. sapusta cerlcs Eduar~do ""'0 lourdes Mana i , (DM.fla Eduardo :-"DPedroRangel I i.··"~ I I I I _~ 1''"" ,Q_.~) Figura 7.4 - Botão de filtro usado no campo "Vendedores". --- ,·i(SeleConarT~ ~.",arJ Figura 7.5 - Vendedor "Carlos Eduardo" selecionado. Clique no botão "OK". Veja o resultado da seleção na figura 7.6. 133 Figura 7.6 - Resultado do filtro aplicado. Note que o botão de filtro sofreu uma alteração em seu desenho, pois nele foi aplicada uma filtragem. 5. Aplique o filtro somente para o "Produto" listado como "Mesa Carrara" e veja o resultado na figura 7.7. Qtde a Valor Tota Figura 7.7 - Resultado do campo "Produto" listado como "Mesa Carrara" aplicado no filtro anterior. A formatação planilha. respeita a alternação das cores aplicadas linearmente na 7.2.2 Desfazer filtragem o modo de desfazer filtragem baseia-se nas escolhas dos botões dos filtros aplicados. Sempre ative a opção "(Selecionar Tudo)". 134 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 7.2.3 Acrescentar registros É possível inserir registros apenas escrevendo abaixo da "Tabela" aplicada. Procedimento 1. Vá até a célula "A69". 2. Escreva os seguintes registros de acordo com os campos: Maria Eduarda Semana 4 Quadro 5 Lourdes Maria Semana 4 Quadro 3 Eduardo Semana 4 Abajur 7 Carlos Na inclusão do primeiro registro pedido, não foi necessário copiar as fórmulas, ou seja, o Microsoft Office Excel 2007 assume automaticamente a inclusão dos cálculos quando se aplica o recurso de "Tabela". Veja o resultado na figura 7.8. Figura 7.8 - Apresentação da base de dados com novos registros. As colunas de "A-F" estão como nomes de campo, o que facilita muito ao rolar uma tela muito grande para baixo, pois não perde a orientação de localização. 7.2.4 Eliminar registros A eliminação de registros é útil quando aquele conjunto de dados não é mais necessário. 135 Procedimento 1. Localize o registro e em seguida efetue a remoção. 2. Encontre a ocorrência com o vendedor "Carlos Eduardo" que está na linha "S". 3. Selecione a faixa de células AS:FS. 4. Clique com o botão direito do mouse sobre elas e escolha "Excluir" na listagem. 5. Em seguida, escolha "Linhas da Tabela", figura 7.9. Figura 7.9 - Preparo de exclusão de um registro. 6. Salve o arquivo. 7.3 Classificar registros É comum, muitas vezes, a necessidade de ordenar os dados de uma planilha, principalmente para a fácil localização. 136 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 Importante • A classificação nem sempre é aplicada a partir da primeira coluna. • A única regra para classificar os registros é que o cursor deve estar em qualquer célula da base de dados (ou listagem) para que o comando seja efetuado. • NÃO é preciso selecionar a tabela a ser classificada. Procedimento 1. Posicione-se em qualquer parte da planilha. Para este exemplo, fique na célula "B8". 2. Execute o comando: Guia: Dados Grupo: Classificar e filtrar Botão: Classificar Surge a caixa de diálogo "Classificar", similar à da figura 7.10. Figura 7.10 - Caixa de diálogo "Classificar". 3. Indique em "Classificar escolha "De A a Z". por" o campo "Vendedores" e em "Ordem", 4. Finalize com um clique no botão "OK". Veja o resultado na figura 7.11. 137 Figura 7.11 - Planilha classificada. 5. Salve o arquivo. 7.4 Aplicar mais chaves de classificação Com o Microsoft Office Excel 2007 é possível ter muito mais chaves de classificação do que as limitadas "três" das versões anteriores, o que contribui para o melhor refinamento da organização, nivelamento e pesquisa. Procedimento 1. Posicione-se em qualquer parte da planilha. 2. Execute o comando: Guia: Dados Grupo: Classificar e filtrar Botão: Classificar 3. 138 Aparece a caixa de diálogo "Adicionar Nível", figura 7.12. Estudo Dirigido de Microsoft "Classificar". Office Excel 2007 Dê um clique no botão Figura 7.12 - Caixa de diálogo "Classificar" com uso do botão "Adicionar Nível". 4. Em "E depois por" defina "Período", cuja "Ordem" deve ser "De Z a A". 5. Finalize com "OK" e observe a figura 7.13. Figura 7.13 - Resultado com segundo nível de classificação aplicado na planilha. 6. Aplique uma nova chave de classificação para os campos "Produto" e "Qtde", e a caixa de diálogo "Classificar" deve estar definida como na figura 7.14. 139 Figura 7.14 - Caixa de diálogo "Classificar" com novas chaves incluídas para a classificação. 7. Finalize com "OK". 7.5 Alterar o layout da tabela o layout da tabela pode ser alterado pela escolha de um novo formato na biblioteca de "Design". Procedimento 1. Posicione o cursor dentro da tabela, sem necessariamente selecionar uma faixa de células, pois o Microsoft Office Excel 2007 já entende o grupo de células determinadas como pertencente ao recurso "Tabela". 2. Localize a ferramenta contextual"Ferramentas 3. Execute o comando: de Tabela,,5. Guia: Design Grupo: Estilos de tabela Botão: Mais Surge um conjunto de opções de cores a serem aplicadas na estrutura da tabela, figura 7.15. 5 Apresentada 140 Estudo normalmente na cor amarela sobre a faixa de opções. Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 f Fetfam~htas 'd~ lál?era:l ; ~~·-"=1 _. _. __~ Dêsign ~ -"--- - ~ -~ -_. o --._; --==-:-- _...::: . ._ -~_. m---- m---- m---- m---- m---- E---- : ::::: ===== ::::: ::::: ::::: ::::: ::::: ::::: ~ ..---- ------------------------·1 • ---~.-==== .-==== .-:==== .-=-I=~ .-==:= .-~~:: ~iI iii : ==: = :: =:::: ==: : = =: ==::: =,=':':: =: =: = :: =-,: ~" - - - - - ~ - - -~: -'- _,- -I -1- -,- - - - - - - - - - - - -,-'- -' -,- - - - - - -,- - fi --'--' '"< I: - ~ ::,:':: _ M~~ .__ . . _ 3 Figura 7,15 - Conjunto de opções de cores a serem aplicadas na estrutura da tabela, 4. Navegue pelas opções e note que são aplicadas automaticamente pelo Microsoft Office Excel 2007 na estrutura da tabela. A figura 7.16 exibe a tabela com mais chaves de classificação aplicadas e um novo layout de estrutura. vaforUl)jtário' Qtde: ! ,YalorT.çt~ 7 Anna Baptista I Semana 4 Mesa Carrara : 12.300,001 2 24.600,00 12.300 00 24,600,00 8J Anna Baptista! Semana_i. Mesa Carrara 2 27.00000 6 i.J!. ..t---4nna l:laPtis~~mana 1-_ :==,Quadro__ :----~oO,QQL 1 10 I Anna Baotista Semana 4 Quadro 4.500,00 27,00000 6 3,475,00 :::rl'j Luminária Anna Baptista. Semana 3 4 13.900,00 Luminária 4 13,900,00 Anna Baptista Semana 3 3475,00 112 : .890,00 8.010,00 " 13 ! Anna Baptista ~§em~olli 9 Pedestal 8,õTO,oo Jifi-"AnnâBaptista Semana 3 Pedestal 890,00 9 5,40000 1.350,00' ! 15: Anua Bap!ista Semana 2 '-'Ãbajui'-4 5.400,00 1tl ! Anna Baptista Semana 2 Abajur 1.350,00 4 : 17: Anna Bapnsta Semana:2 Quadro 4.50000, 21 9.0QO,00 4.50000 I 18 r __ Anna Bapt!.?~ ~e_ma_n~ ,.....2Il~dro 2 9,010,00 54,000:00 ;J9 i .Anna Baptista] Semana i Quadro 4.50000 12 i 20 I Anna Baptista] Semana 1 Quadro 4.500,00 12 54.000,00 Abajur 21 ! Carfos Eduardo I Semana 4. 1.350,QO 7 9.450,00 1.350,00 Abajur 7, 9.45~,~ L?? ! Carlos Eduar~ ~.emana4 ! :23 i Carlos Eduaroo Semana 4 Abajur 1.350,OG 24, ; Carlos Eduardo Semana 4 1.35000 10 -13,500,00 Abajur 1.350,00 Abajur Canos Eduardo Semana 4 101 13.500,00 ! 25J 1~:Ji..N·~eª9feS:.!i.~l PeOOdo" ~roduto_I_" I , I tot '"~~ Figura 7,16· Resultados aplicados na planilha 5. Salve a planilha. 141 Exercícios 1. Que elementos formam uma base de dados? 2. Que comando determina filtros para pesquisas na planilha? 3. Como se classificam os registros em ordem alfabética? 142 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 ESTUDO MS OFFICE DIRIGIDO EXCEL DE 2007 • GRAFICO 143 144 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 8.1 Criar gráficos na planilha o objetivo de expor gráficos em um relatório ou apresentação é mos mesmos valores numéricos exibidos na tabela, porém de uma forma facilite a compreensão, pois o gráfico exibe grandezas rapidamente. a Procedimento 1. Para criar gráficos Comissão". 2. Atualize parte da fórmula começando da seguinte célula: • use a folha "Prêmio" da planilha B4 - de: "A$5:A$68" "Controle de e "F$5:F$68"; para: "A$5:A$71" e "F$5:F$71" 3. Copie para as demais células. 4. Selecione a faixa de dados "A3:B8", como mostra a figura 8.1. ~"-'+=. 908:950,00 - 36325000 ·33i:i420:ÕÕ :f96.200,OÓ 212.06000. 40.175,59 14.094;10 12253))6 Superou -:'s..u.~erou-, Superou ·e::-G,~ % Comissão 0,10% 3:--904,38" Nfió superou 4.792,56_ Superou Figura 8.1 - Planilha com a faixa selecionada para a criação do gráfico. 5. Execute o comando e veja a figura 8.2. Guia: Inserir Grupo: Gráficos Botão: Colunas 145 [i]~[iJ Coluna 3D • --- --- o [fi] ~ Citi~ _. . __ ~~[j]~ ~~~~;.;;;.;~. _..:..:..;.;;;.;;.. .;.....;.;..:;:.:...l.;.;;;.;;H ~[MJmJ~ rkoàduife _ _ __ o ~~~~ -;iJ Iodos 0.5 Tipos de crénce.. Figura 8.2 - Listagem de opções referentes ao tipo do gráfico a ser escolhido. 6. Entre as opções oferecidas em "Coluna 20", escolha a primeira, A figura 8,3 exibe o gráfico incluído na planilha. A o .... Total Vendido % Comissão Comissão " .t, 25.000,00 0,10% 0,37% oCU1.i1.n:::::' '. , ~1:;:' ·_-':'~"~;';;·çú Total Vendido 1.000.000,00 .,------------900.000,00 800.000.00 700.000,00 600.000,00 -------- 500.000.00 400.000,00 • Total Vendido 300000,00 200000,00 100000.00 0,00 Certos tcurdes Eduardo Maria Anna Maria Pedra êepttste Eduarda Range! ji li =::::--=::::'!!'~--- Figura 8.3 - Gráfico barra 20 escolhido. 7. Use os vértices para redimensionar o gráfico, de modo que se assemelhe à figura 8.4. 146 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 3 , 4 i 5" ' I Cartos Eduardo, Lourdes Maria 908.950,00 363250,ooT . 40.175,59 Superou 14_094,10; ~Superoli i t~H--~~~~~~~~.-=--~~~ilngl--:?tt~i~!L~~=:~u ,-11· j - !tO ~1 --12 -'i - - ,-- Total Vendido ~1~ : 14~ ; 15 , 161 1.000,000,00 500.000,00 0,00 '-Ir tN'ffiij ~ •••• 1------I 1 i t 1: I -- ~ • Total Vendido I " ! 19 , 20 -c-r-t c< f·!J,.:ti Figura 8.4 - Gráfico redimensionado e inserido em uma área mais propícia à vsualização. 8.1.1 Alterar alguns elementos do gráfico Não há uma boa visualização das informações do gráfico. A realização de mudanças adequadas a ele é explicada a seguir. Note que, onde o cursar para no gráfico, aparece uma legenda que indica a área em que se localiza. 8.1.2 Tamanho das fontes Como a visualização dos textos do gráfico está prejudicada em função do tamanho das fontes, o objetivo principal é clicar nas áreas do gráfico com tamanho inadequado de fontes e ajustá-Ias. Para desistir de uma área marcada pelo ponteiro do mouse, utilize a tecla . Procedimento 1. Clique no título do gráfico, no caso "Volume de Vendas". 2. Ele fica selecionado com uma moldura em volta. Diminua o tamanho da fonte para "12". 3. Clique em "EixoVertical altere para tamanho "8". (Valor)", referente aos valores das escalas e 147 4. Clique em "EixoHorizontal (Categoria)", vendedores e altere para tamanho "8". referente aos nomes dos 5. Clique na legenda à direita das barras do gráfico e a exclua com a tecla . 6. Clique fora do gráfico e compare com a figura 8.5, que mostra a nova posição dos elementos distribuídos pelo gráfico. Total Vendido 131 1.000.OOO/lO ~ !14! . -=-i 800.000.00 600.000.00 .15 400.000.00 200.000,00 i 16, ..... _._ ... __ ------_. O~ , Certos Eduardo __ - •• __ - ~--~~--~ Lourdes Maria Anna Baptista Maria Eduarda PedroRangel Figura 8.5 - Gráfico com alterações nos elementos que o compõem. 8.2 Mover gráfico para a folha "Graf" Os gráficos são criados como objetos na planilha, o que é bastante útil quando se deseja mostrar a planilha e o gráfico simultaneamente, entretanto é possível deixar os gráficos isolados da planilha, porém mantendo o vínculo com os dados que os originaram. Procedimento 1. Clique com o botão direito do mouse no gráfico. Aparece uma barra de opções dedicadas às ações de manutenção do gráfico, figura 8.6. 2. Escolha a opção "Mover Gráfico ...". 148 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 i' Recortar litb 1 Copiar~! j;olar -- ~ i ~definir A -- ------1 para ~oinddir Estilo j fonte'". r=c:.:=._-.c:--=-._--.;::-.:.....-..;.-:;::-.'----.=-_-....:--C-.. -".~=---=-.-.-.---=i' di ~~erarnpo ~-eG-;~(o.,,--Total Vendido 1.000.000,00 800.000,00 ~.L Selecionar OadQ'... _ ---lH!i!.; ·:Mo~~~r~fi~~~~ ~ -r-r- .:!' 1B~;;·;,30:..'-_. -------l~ 600.000,00 !e:i; ~liDar 400.000,00 íi.&! trazer oere e 200.000,00 ~~; Eni9r~af'} rjente lrn!i ·"'~,,"",,'-'·""a I fio 1I- 0.00 Figura 8.6 - Menu suspenso a partir do clique com o botão direito do mouse no gráfico. 3. É apresentada a caixa de diálogo "Mover Gráfico", figura 8.7. Figura 8.7 - Caixa de diálogo "Mover Gráfico". 4. Aponte para "Nova planilha". 5. Finalize com "OK". Surge então uma nova guia denominada "Gráf1", figura 8.8. 6. Para ampliar o tamanho da fonte dos nomes dos vendedores, clique em qualquer um deles. 7. Aparece a informação "EixoHorizontal (Categoria)". No grupo "Fonte" há um botão denominado "Aumentar Tamanho de Fonte". Nele, amplie o tamanho até "14". 8. Repita o aumento do tamanho de fonte onde está a escala dos valores à esquerda do gráfico "EixoVertical (Valor)". 149 Figura 8.8 - Gráfico aplicado em nova planilha. 9. Clique no texto "Total Vendido" e o amplie para o tamanho "16". Deve ser similar ao apresentado na figura 8.9. TotalVendido 1.000.000,00 ' j" 500.000,00 ~---------------------I 800.000,00 700.000,00 600.000,00 500.000,00 400.000,00 300.000,00 I 200.000.00 100.000,00 ) 0,00 certos Eduardo Lcurdes Maria Anna Beptista rviaria Eduarda I Pedro Rangel .~~ Figura 8.9 - Gráfico com elementos aumentados nas fontes. 8.2.1 Mostrar eixos em milhares Este exemplo trata de valores muito altos que podem ser abreviados inserir um título na escala, Acompanhe os seguintes passos. 150 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 ao Procedimento 1. Execute o comando: Guia: Layout Grupo: Eixos Botão: Eixos 2. Nesse botão escolha a opção "Mostrar 3. Surge uma lista de opções em que a mais adequada ao exercício é a "Mostrar Eixo em Milhares". Desta forma, a escala é dividida por "1.000" e o título "Milhares" aparece, figura 8.10. """"'I escala L ,/" '_,00 Principal Vertical". 'f T_ot_alv_en_d_ido .- 900.00 800,00 II 700,00 II ::: II -.00 !I 300,00 I 200,00 100,00 0,00 Castos Eduardo tcerces Maria Arma Beptiste Maria Eduarda Pedro Range! Figura 8,10 - Escala alterada e com título aplicado. 8.3 Alterar as escalas Se desejar ver o gráfico com outras numerações colocadas na escala do Eixo Y (que nesse caso tem a escala fixada a cada cem mil, mesmo mostrando a cada cem), proceda da seguinte forma: 151 Procedimento para as mudanças do Eixo Y 1. Selecione (Valor)". qualquer 2. Execute o comando: um dos valores apresentados em "EixoVertical Guia: Formatar Grupo: Seleção atual Botão: Formatar seleção 3. Surge a caixa de diálogo "Formatar Pormeter Euo{o Preenchimento ~ t Máximo: Cor da Unha i. Estio da lrila ~ Unidade serundária: Sombra Formato 3D Alinhamento Eixo", figura 8.11. Unidade principal: C ~alores C Escala[ogaritmita r.: Automático C Fi~o r. Automático C HXQ em ordem inversa ~""'; . -.~.=r a "'1!lL::!""".:-.,-, ~. UniQadesdeexibição: ~.s ~' P1 Mostrar rótulos das unidades de exibição no gráfico ;:1 TIPO de IT\3fCO de escala principal: ~. TIPOde rngrca de escala secundária: O1Jza Nenhum _=:8 ~o:3 :: l1ótulos do eixo: Eixo horizontal I.Externo_~~ I em: g' r.:: AutQmático t r:, Valor do §xo: &i~ ~'~::.-.... c. O Valor máximo do eixo ~ - I __ r Figura 8.11 - Caixa de diálogo "Formatar Eixo". 4. 152 Na área denominada "Opções princípio, determine o seguinte: de Eixo" há uma gama de opções. A • Mínimo - o valor deve ser fixado em "150.000". • Máximo - o valor deve ser fixado em "1.150.000". • Unidade principal Estudo Dirigido de Microsoft - o valor deve ser fixado a cada "250.000". Office Excel 2007 5. Ao terminar as alterações nas unidades de escala, finalize em "Fechar". O gráfico deve ficar semelhante ao da figura 8.12. TotalVendido 1.150,00 o-~_~_------Q.----------o, j:,í ; ii !j -----------------~;I 900,00 !I Ii , I. 650.00 400.00 150,00 Certos Eduardo Lourde.s Maria Anna Baptíste Marii3 Eduarda Pedro Rangel Figura 8.12 - Exemplo final do gráfico. 8.3.1 Alterar a aparência das grades Para não deixar as linhas do gráfico tão evidentes, convém torná-Ias mais sutis. Acompanhe os passos. Procedimento 1. Selecione qualquer uma das linhas de grades. 2. Execute o comando: Guia: Formatar Grupo: Seleção atual Botão: Formatar seleção 3. É apresentada a caixa de diálogo "Formatar cipais", figura 8.13. Linha de Grades Prin- 153 Estilo da Linha Sombra Larg~ra: ~r::-O,7:::::-5 TIpo de comPosição: ~~~ ~j Tipogetraço: - TIpO de TIPO de junção: ;:;;;IPIa=na=----:~= pont2: Configurações p"'7"t --;_~;;:;;., ~da~ de seta ------ ~3 ree iniQal: Tamanb.o inldal: TIpo final: ~>;) Tamanho final: Figura 8.13 - Aparência do gráfico com grades alteradas. 4. Em "Estilo da Linha" escolha "Tipo de traço" e defina-o como "Ponto Quadrado". 5. Finalize em "Fechar". 8.4 Alterar o tipo de gráfico o Microsoft Office Excel 2007 oferece muitos gráficos a serem escolhidos na caixa de diálogo "Tipo de gráfico". Proced imento 1. Volte à guia "Prêmio". 2. Selecione a faixa "A3:B8". 3. Execute o comando: Guia: Inserir Grupo: Gráficos Botão: Colunas 154 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 4. Formate os textos do gráfico. 5. Retire a legenda. 6. Altere a escala da "Unidade principal" para "250.000". Verifique se está similar à figura 8.14. A, .z.r. . L. 21 --r-- .. i Vendedor Comissão Iü Total Vendido 1.000.000,00 750.000,00 500.000,00 ------ ---==---c 250.000,00 0,00 - .----" Carlos lourdes Anna Eduardo Maria Baptista Figura 8.14 - Gráfico criado. 8.5 Gráfico setorial (pizza) Esse gráfico trabalha com as porcentagens dos volumes e suas proporções baseadas em 100%. A alteração do gráfico para setarial ocorre da forma apresentada em seguida. Procedimento 1. Com o gráfico selecionado execute o comando: Guia: Design Grupo: Tipo Botão: Alterar Tipo de Gráfico 2. Aparece a caixa de diálogo "Alterar Tipo de Gráfico", figura 8.15. 155 Alterar Tipo de Gráfico 4. - ••. ::;t ~ [M] Li] ~ ~....--If.nlr.III~~ [D]~i'. '. [W [g~ [WJ ~;~;~ i~;~ ~ i~ ~~~~ i'" irElB~[8]~w~ l~~~~~~ Figura 8.15 - Caixa de diálogo "Alterar Tipo de Gráfico". 3. Altere para os modelos apresentados em "Pizza". 4. Escolha o segundo modelo definido como "Pizza 3D". 5. Finalize com "OK". Deve surgir o gráfico na planilha, como indica a figura 8.16 . --º=~ ."'r.o=" ••.."":cc"""~~_.'- __ ~I?H . I _ L"_~Q=~~E~.=...~==~'=-~·".=_~I Controle de volume de vendas e premiação ~_._---"----T---I .-; ~ ~~ w_ 3 4 5 6 7 8 Vendedor ! Total Vendido CarlosEduardo. LourdesMaria~ AnnaBaptista MariaEduarda PedraRangel Comissão' Situação I 908.950,00- 40.175,59; superoul--j; 363.250:00 14.094,19; Superou 339.420,00 12.253,06 Superou1961º-0,OO 3.904,38 Não superou ! 21206.Q,00 .~/~2,561. Si!P~rou ' g-,,-------------------------~--------, 10. 11 12 13 14 15 Total Vendido 16 17 18 19 2(} Figura 8.16 - Gráfico setorial na planilha. 156 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 % Comissão 8.5.1 Aplicação de elementos informativos ao gráfico Todo gráfico deve oferecer o maior número de informações forma clara e direta. possível, de o gráfico pizza só mostra as fatias, o que na realidade é pouco, pois não há exatidão na quantia de cada uma das partes diante do todo. Procedimento 1. Selecione o gráfico. 2. Execute o comando: Guia: Layout Grupo: Rótulos Botão: Título do gráfico 3. Defina como "Acima do Gráfico". 4. Com o botão direito do mouse no título, diminua a fonte para tamanho "12". 5. Ative o botão "Legenda" pertencente ao grupo "Rótulos". 6. Aplique a opção "Mostrar Legenda à Direita". 7. Ative o botão "Rótulo de Dados" do grupo "Rótulos". 8. Escolha a última opção da lista "Mais Opções de Rótulos de Dados ..." e é exibida a caixa de diálogo "Formatar Rótulos de Dados", figura 8.17. 9. Em "Opções de Rótulo" deixe os seguintes elementos ativados: • Porcentagem; • Mostrar Linhas de Preenchimento; • Extremidade Externa. 157 Opções de Rótulo Conteúdo O :!ll do Rótulo ------------ Nome da Série r !'!OO1eda CatEgoria C ~alor ~ Eorcentagem ~ Mostrar linhas de Preencb.imento r:. çentro o r,:. Extremidade O M.e!hor Ajuste Extremidade Interna El[lerna Figura 8.17 - Caixa de diálogo "Formatar Rótulos de Dados". 10. Finalize no botão "Fechar". Deve estar similar à figura 8.18. B A 1 DI "C E l., Controle de ~l_lJ.me de2'endas e premiação ~-- F 1 .G _ 2' % Comissão Vendedor 3 Total Vendido • Carlos Eduardo .lourdes Maria • Anna Baptista 17% • Maria Eduarda 18% • Pedro Rangel Figura 8.18 - Gráfico setorial com todos os elementos informativos apresentados. 11. Salve a planilha. 158 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 8.5.2 Explodir fatias do gráfico pizza Após construir o gráfico, observe os passos indicados em seguida para e dir a maior fatia. Procedimento 1. Clique na fatia duas vezes de forma alternada (há um intervalo maior entre o primeiro dique e o segundo, diferenciando-os do duplo-clique tradicional) e arraste-a no sentido contrário ao centro do gráfico, como na figura 8.19. Total Vendido 1 • Carlos Eduardo 10% 45% • Laurdes Maria .Anna 17% Baptista • Maria Eduarda 18% • Pedra Rangel Figura 8.19 - Gráfico de pizza com a falia explodida. 2. Salve o arquivo. 8.5.3 Como unir as fatias explodidas Basta seguir três etapas bem definidas: 1. Clicar fora das fatias do gráfico, para que as seleções existentes deixem de valer. 2. Clicar uma umca vez no gráfico, selecionadas. 3. Arrastar qualquer fatia para o "centro" do gráfico, para que todas fiquem unidas no ponto central. para que todas as fatias estejam 8.6 Criar um gráfico de linhas Para exercitar o que foi estudado anteriormente e evoluir no conhecimento de gráficos, siga as etapas indicadas em seguida. 159 Procedimento 1. Feche o arquivo anterior. 2. Abra o arquivo "Orçamento 3. Selecione a faixa "A8:G20". 4. Pressione a tecla de função para gerar o gráfico em uma folha à parte, figura 8.20. LOOO.OO 1..800,00 l..&lO,OO Doméstico". I i-------------------::---- +-1-------- ._-- C_,OO t-------------------I---- 1.2.00,00 +--1--------------------1---- 1.(00,00 800,00 • AI> 200,00 ',CO Figura 8,20 - Gráfico padrão gerado pela tecla , 5. Altere para o gráfico de linhas, figura 8.21. 2.000,00 1.800,00 +---------------------,--- 1.500,00 +-------------------+-\----- 1.400,00 t------------------+-+-- 1.200,O~ t-\------------------f----'\-- 1.000,00 t-\\----I--""-------------I---\-- 800,00 +---+---jf-----\----- 600,00 +--\-'t---I-----'\-------h.L-->,\----f+---"t-- -F€v -W.ai -lun 400,00 t--~-I----~-___r=;;~~-~-~""---- 200.00 t------\l'f----~g~~-----"'------V"=-- Figura 8.21 - Gráfico alterado para "Linhas". 160 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 8.7 Gráfico de colunas empilhadas o gráfico totalizador fornece a noção do total acumulado de determinado item ou período. 1. Altere para o gráfico "Colunas empilhadas". A figura 8.22 apresenta o novo gráfico. I 8.000,00 ,I, I 7.000.00 1 s,000.00 Jk I I, I '-- 5.000,00 , .Jun '-- 1'·'· ._---_.~ - ::.000,00 - 1-._--- - 1,.000.00 0,00 <,4>0 .!' I .Abr 1 .~12r .Fev 120000,00 tI ,0,,> - ~ ~v.ti;- ",' •••40,00 230,00 210,00 210,00 11Agua/Luz 140,00 240,00 195,00 160,00 170,00 195,00 • Escola .Alugue~ 880,00 S80,OO 880,00 880,00 880,00 880,00 1.150,00 1.150,00 1.150,00 1.lSO,00 1.150,00 1.150,00 .Feira 230,00 190,00 210,00 205,00 105,00 210,00 e suoermercecc 730,00 1.UO,OO 1.080,00 1.130,00 1.230,00 1.080,00 Figura 8.24 - Gráfico com a opção "Mostrar Tabela de Dados com Códigos de Legenda" aplicada. 8.7.3 Mudar as cores do gráfico o desenho do gráfico pode ser mais agradável se forem alteradas as cores. A alteração pode ser feita em todos os elementos do gráfico. Procedimento 1. Clique na primeira camada que compõe o gráfico de colunas empilhadas, referente ao item "Lazer". 2. Execute o comando: Guia: Formatar Grupo: Estilos de forma Botão: Preenchimento 3. da forma Apresenta-se grande variedade de cores. Basta clicar na cor desejada. 163 4. Caso queira criar graduações (dégradé), escolha "Gradação", figura 8.25. - .•. :,": ~ ~õesde Tommur.o 1111111111 1111111111 111111 --;-r----.- EiJ ----"'--------'--1 Mais aradacões.; Figura 8.25 - Opções de gradações. 8.7.4 Apresentar dois gráficos diferentes no mesmo gráfico Não são raras as vezes em que é preciso ter um gráfico de colunas com outro de linhas, cada qual apontando coisas distintas, mas relativos ao mesmo assunto. Procedimento 1. Selecione a camada referente ao "Vestuário". 2. Execute o comando: Guia: Design Grupo: Tipo Botão: Alterar tipo de gráfico 3. 164 Escolha "Linhas com Marcadores", Estudo Dirigido de Microsoft figura 8.26. Office Excel 2007 Tftulo do Gráflro 8.000,00 7.000,00 6.000,00 o 5.000,00 m o -o 4.000,00 ~ 3.000,00 2.000,00 _~r 1.000,000 0,00 _~guro 510,00 890,00 330,00 200,00 14C,OO 140,00 450,00 450,00 450,00 450,00 450,00 450,00 _Carro 240,00 240,00 240,00 240,00 240,00 240,00 _M@dico 560,00 780,00 670,00 540,00 340,00 340,00 _Empregada 420,0-.) 420}lO 420,00 420,00 420,00 420,00 ~elefone 200,00 430,00 340,00 230,00 210,00 210,00 _Áglla/Luz 140,00 240,00 1'95,00 160,00 170,00 195,00 _Escoj,a 880,00 880,00 880,00 880,00 -SBO,ao 880,00 1.150,00 1.150,00 1.150,00 1.150,00 1.150,00 1.150,00 _Faira 230,00 190,00 210,00 205,00 105,00 210,00 _Superme~~do 730,00 1.120,00 1.080,00 1.130,00 1.230,00 1.080,00 -ll-V~5ttJárlo 'EHJO,OO 1.760,00 230,00 5I{J,OO 120,00 _A/uglJe! 2.3D,DO Figura 8.26 - "Linhas com Marcadores" aplicadas no gráfico de "Colunas empilhadas". 4. Altere o gráfico para "Colunas" e reforce "Vestuário" Marcadores". Salve e compare com a figura 8.27. como "Linhas com Título do GráfICO 2.0ih'),OO 1.800,00 ./\ 1.GDtJ,oa 1.400,00 ~ ~ ~ m / 1.200,00 '\ ./ '\ 1.000,00 800,00 • 600,00 - •..... ----11-- 400,00 200,00 0.00 - - - _~up.êrmercado 730,00 ~ 1.120,00 ~ 1.080,00 1.130,00 1.230,00 _Feira 230,00 190,00 210,00 205,00 105,00 1.150,00 1.150,00 :U50,OO 1.150,00 1.150,00 880,00 880,00 880,00 880,00 880,00 140,00 240,00 195,00 160,00 170,00 _P.gua/lu::! _Telefona _Carro •••• 1.080,00 210,00 880,00 200,00 430,00 340,00 230,00 210,00 210,00 420,00 420,00 420,00 420,00 420,00 420,00 550,00 780,00 670,00 540,00 340,00 340,00 240,00 240,00 240,00 240,00 240,00 450,00 4.50,00 450,00 450,(10 450,00 450,00 -",,", 510,00 890,00 330,00 200,00 !4U,00 140,00 -'-Ve:stu:!rio 900,00 1.760,00 230,00 230,00 90,00 120,00 Figura 8.27 - Gráfico de colunas com linhas e marcadores aplicados. 165 Exercícios 1. Explique os procedimentos para a criação de um gráfico. 2. Como se converte um gráfico criado em outro tipo? 3. Como se "estoura" um gráfico de pizza em que apenas uma fatia está destacada? 4. Descreva como unir as fatias do gráfico pizza. 5. Que comando altera as cores do gráfico? 166 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 ESTUDO MS OFFICE DIRIGIDO EXCEL DE 2007 IMPRESSAO DE RELATÓRIOS E DE GRÁFICOS 167 168 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 9.1 Imprimir a planilha inteira Para imprimir a planilha inteira, com todos os elementos existentes, sem se preocupar com a direção da impressão, ou seja, simplesmente imprimir, é necessário um único comando, o de impressão. Entretanto, para que esse exercício funcione adequadamente, convém tomar algumas providências para efeitos didáticos. Procedimento 1. Abra a planilha "Controle de Comissão" e posicione-se na folha da guia "Listagem". 2. Para imprimir execute o seguinte comando: Botão: Microsoft Office Imprimir Imprimir 9.2 Impressão no vídeo Caso tenha optado pelo comando anteriormente mostrado, repare que foram impressas duas páginas, entretanto pode economizar muitas páginas se tiver o cuidado de imprimir o trabalho no vídeo, criando totais condições de analisar as quebras e o que realmente deseja imprimir. A forma de imprimir o trabalho anteriormente. no vídeo é muito similar à apresentada Procedimento 1. Escolha o seguinte comando: Botão: Microsoft Office Imprimir Visualização de impressão Repare que ele exibe a impressão da página no vídeo, figura 9.1. 169 Figura 9.1 - Impressão exibida no vídeo. 2. Clique no botão "Próxima Página" para o Microsoft Office Excel 2007 mostrar a outra página impressa na tela, figura 9.2. 3. A linha de status do lado esquerdo inferior da tela indica em que página está e a quantidade. 4. Para sair da visualização de impressão, basta teclar ou c1icar no botão "Fechar Visualização de Impressão". Anteriormente foi aplicado o recurso de formatar tabela, o qual permite, além de um sofisticado formato, a repetição dos titulos de tabela impressos em cada nova página. 170 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 Figura 9.2 - Impressão da segunda página mostrada no vídeo. 9.3 Selecionar corretamente a faixa de impressão Como observado, não é tão produtivo e econômico simplesmente impressão, pois tudo que está na planilha é impresso. Para corrigir essa característica, impressa. solicitar a é preciso determinar a faixa que deve ser Procedimento 1. Selecione a faixa que deseja imprimir: "A4:F21". 2. Execute o comando: Guia: Layout da página Grupo: Configurar página Botão: Área de impressão 171 3. Determine a área a ser impressa ou retire a selecionada. escolha "Definir área de impressão". 4. Visualize a impressão. 5. Saia do modo de visualizar impressão. 6. Salve o arquivo. Neste ca _ 9.4 Desfazer a área de impressão Para imprimir outra área da planilha, ou imprimi-Ia toda, é preciso limpar a área de impressão. Execute o comando: Guia: Layout da página Grupo: Configurar página Botão: Área de impressão Por fim, escolha a opção "Limpar área de impressão". 9.5 Alterar o parâmetro de impressão Os parâmetros de impressão podem ser modificados sempre que for necessário. Execute o comando: Guia: Layout da página Grupo: Configurar página Botão: [escolha entre os diversos botões] 172 • Margens - adapta as dimensões das margens, além de centralizar a área de impressão no papel. • Orientação - altera entre retrato ou paisagem. • Tamanho - modifica o tamanho do papel. • Área de impressão - define as células a serem impressas. • Quebras - estabelece a quebra de página em determinados da planilha a serem escolhidos pelo usuário. • Plano de fundo - insere uma imagem na planilha como fundo. Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 pontos • Imprimir títulos - define outras linhas ou colunas da planilha a serem impressas como títulos, o que determina que devem ser repetidas em cada nova folha impressa. 9.6 Imprimir a planilha e o gráfico É comum solicitar impressões com a planilha e os gráficos na mesma área. Procedimento 1. Abra a planilha "Controle de Comissão" e posicione-se na folha da guia "Prêmio". 2. Demarque a área de impressão Compare com a figura 9.3. e o gráfico. i Total Vendido. ':3 Comissão Nesse caso, IA3:E20". Situação ':4 Carlos'Eduardo;' 908:950,OO! 4Ó~175:5g, Sup~r~u ~:." Lourdes MariãT'- 363250)0.1 14.094, fo;' Superou .... }~ti~ Anna'Efaplislai"'j'39420,ÕÕ'" 12253,oiF"~Superoü---' l""Maria Eduarda--196200,OO 3.904,38'N50 supêrou 6T- Pedrõ-ifangel ·212.Q60,ÕÜ·--·- 'H92,56'--Superou-. 9"' -_.'- ~. 10 '-.- -- . -. - Total Vendido ti 12. 11ICarlos Eduardo 1~ 45% 17% 11ILourdes Maria 11I Anna Baptista • Maria Eduarda 18% • Pedra Rangel Figura 9.3 - Área a ser impressa com planilha e gráfico. 3. Visualize a impressão. 4. Saia do modo de visualizar impressão. 173 9.7 Imprimir gráfico Para imprimir um gráfico, selecione-o. Se ele estiver na mesma planilha, basta selecioná-Io com um clique; caso esteja em uma folha de gráfico, ela é que deve ser selecionada. Siga as instruções apresentadas em seguida. Procedimento 1. Clique no gráfico. 2. Visualize a impressão. 3. Saia do modo de visualizar impressão. 4. Salve o arquivo. 5. Feche o arquivo atual. Exercícios 1. Como se imprime apenas o gráfico de uma planilha com dados e gráfico? 2. Como é possível definir uma região como área de impressão? 3. Que comando visualiza a impressão? 174 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 ESTUDO MS DIRIGIDO OF"F"ICE EXCEL DE 2007 FACILIDADES DOS COMAnDOS ESPECIAIS 175 176 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 10.1 Congelar janelas Não é possível trabalhar com planilhas extensas em uma única tela. Para facilitar o trabalho, é possível dividir a tela em áreas denominadas janelas. Para usar esse recurso, siga os próximos passos. Procedimento 1. Carregue o arquivo "Projeção de Vendas" para aumentá-Io. 2. Posicione o cursor na célula "C4" e altere o texto para "JuI/07". 3. Ainda em "C4", arraste com o recurso "AutoPreencher" até a célula "T4". 4. Selecione a faixa "H5:H14". 5. Arraste com o "AutoPreencher" até a faixa "15:T14". Veja o resultado na figura 10.1. - ._~- --- !-- -- -- '----.---- , ; ! -: -- -1-~,- ----+ --, - -t-- maiJ08 'un/08 a 0'/08 setl08 ,1,13,2,..; _1,20,0 ~__ 1..??,2' 134.!,' .!~4-?-,9' o ,-- - dez/Da 50.9 ' 52.4 . 54.0 --85;3' -- 89,6 --94;1 5B~1'-- 59,:8 - 61)3' ~." .f <"I.. 1]' .~~;.. t06,n "- .__ :r-- 111,0 "_. ;-.-- -- ~- -' _ ,iq7,8__ i?6,0 ~ _-1~:ã-'_ ~ 509' 55,6 57,3 ,_59;º-98,S'11l3,7 ._1082~_114.3 --63,4': 65,3 : 67,3 693 ' .~~. -:~ • ..;.;.; ---. ••. : -:-e._* __.';-"--'"~~. ::--;_ l~.-=115,5 f20,1; 124.9! 129,9 i 135~1i ;__ ~ --~ :- _. '--- --:-::-, _ 486.9--':' 50~,0 972 ' .~.Q1 ,6 ~3,:I-:ã-; 142,~ 573 59 o ~~23 !1~,1 _1J'Ü,2 645 Figura 10.1 - Planilha com os meses copiados. Em "Dez/08", não há como ver o conteúdo apresentado na coluna "A" ou "B", exceto se reduzir o zoom da página. Uma excelente forma de conseguir visualizar o conteúdo das colunas iniciais da planilha sem reduzir o zoom é pelo congelamento de parte da janela, denominada, nesse caso, painel. Para ver tanto o início como o fina/ da p/anilha, acompanhe indicados em seguida. os passos 177 Procedimentos 1. Pressione as teclas +. 2. Desfaça a mesclagem nas células "A1" e "A2" com o comando: Guia: Início Grupo: Alinhamento Botão: Desfazer mesclagem de células 3. Posicione o cursor na célula "B1". 4. Execute o comando: Guia: Exibição Grupo: Janela Botão: Congelar painéis 5. Escolha a opção "Congelar Primeira Coluna" e veja a divisão na figura 10.2. Figura 10.2 - Planilha com divisão de janelas. 6. 178 Nesse momento, o Microsoft Office Excel 2007 exibe duas telas separadas somente por um discreto risco entre as colunas "A" e "B". Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 7. Movimente o cursor até as extremidades figura 10.3. da planilha para enxergá-Ias, Figura 10.3 - Extremidades da planilha mostradas com o recurso de congelar painéis. 10.2 Descongelar janelas Para retirar essa visualização, acione o comando da seguinte maneira: Guia: Exibição Grupo: Janela Botão: Congelar painéis Opção: Descongelar painéis 10.3 Esconder dados na planilha Quando não é conveniente mostrar algumas informações, porque são confidenciais, é possível ocultá-Ias sem comprometer as fórmulas, que porventura podem estar ligadas às células a serem escondidas. 179 10.3.1 Ocultar células Existem duas formas de ocultar no Microsoft Excel. Uma delas é uma faixa aleatória de células, e a outra oculta uma coluna ou planilha inteira. Procedimento 1. Selecione as células que contêm as taxas (B5:B9). 2. Execute o comando: Guia: Início Grupo: Células Botão: Formatar 3. Escolha a opção "Formatar "Formatar Células". 4. Posicione em "Categoria: • Células", Personalizado", que mostra a caixa de diálogo figura 10.4 . • Geral ,= .; Número 1_":0 Moeda ! Contábil Data Hora Porcentagem Fração Cientifico Texto Es eeial Figura 10.4 - Caixa de diálogo "Formatar Células", com "Categoria: Personalizado" selecionada. 5. 180 Em "Tipo:" escreva na lacuna o seguinte código: ";;;". Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 6. Finalize com "OK" e compare com a figura 10.5. Figura 10.5 - Planilha com células ocultas. 10.3.2 Mostrar células Para desfazer esse comando, repita o comando e clique no botão "Excluir" ou escolha outro formato numérico. 10.3.3 Ocultar coluna ou planilha É comum haver colunas com dados confidenciais que não devem ser exibidos facilmente. Procedimento 1. Posicione o cursar na coluna que deseja ocultar; nesse caso, coluna "B". 2. Execute o comando: Guia: Início Grupo: Células Botão: Formatar 3. Escolha em "Visibilidade" o item "Ocultar e Reexibir", e na sequência escolha a opção "Ocultar Colunas". 181 Observe que a coluna "B" ficou oculta, restando apenas as colunas "A", "C", "D" ... respectivamente, figura 10.6. Figura 10.6 - Planilha com a coluna "8" oculta. 10.3.4 Mostrar coluna oculta Para exibir a coluna omitida, siga os passos. Procedimento 1. Selecione uma faixa que englobe inclusive a coluna oculta (A-C). 2. Execute o comando: Guia: Início Grupo: Células Botão: Formatar 3. Escolha em "Visibilidade" o item "Ocultar e Reexibir", e na sequência marque a opção "Reexibir Colunas". É possível ocultar ou reexibir colunas pelo clique com o botão direito do mo use na coluna que deve receber a ação; no caso da reexibição, selecione as colunas que estão na extremidade da que foi escondida. 182 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 10.4 Criar senha de proteção A senha de proteção ou password é criada para evitar que pessoas não autorizadas tentem alterar o conteúdo da planilha. 1. Execute o comando: Guia: Revisão Grupo: Alterações Botão: Proteger planilha 2. Aparece a caixa de diálogo "Proteger planilha", figura 10.7. i Selecionar células desbloqueedes , Formatar células Formatar colunas Formatar r linhas Inserir colunas Inserir linhas Inserir hiperlinks , Excluir colunas Excluir linhas J Figura 10.7 - Caixa de diálogo "Proteger planilha". É possível atribuir quaisquer (espaços não são permitidos). combinações de caracteres alfanuméricos 3. A senha escolhida foi "teste". Escreva-a na lacuna referente a "Senha para desproteger a planilha". 4. Clique no botão "OK". 5. A confirmação da senha é solicitada. Digite-a novamente na caixa de diálogo "Confirmar senha", que verifica se está correta e se você não se enganou, figura 10.8. 183 Figura 10.8 - Caixa de diálogo "Confirmar senha". 6. Finalize com o botão "OK". 7. Tente escrever qualquer coisa na planilha e repare que o Microsoft Office Excel 2007 não permite, como indica o exemplo da figura 10.9. Figura 10.9 - Alerta de bloqueio por senha de conteúdo. 10.5 Desfazer uma senha Para alterar ou desfazer uma senha, você DEVE ter o arquivo carregado em memória; caso contrário, é impossível. 1. Execute o comando: Guia: Revisão Grupo: Alterações Botão: Desproteger planilha 2. 184 Confirme a senha corretamente. Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 10.6 Planilha protegida com áreas editáveis Suponha que apenas uma faixa de células deve ser editável, pois alterações em locais equivocados comprometeriam a integridade dos dados apresentados. Nesse caso, é importante proteger a planilha, porém antes é preciso "informar" ao Microsoft Office Excel 2007 as áreas a serem editáveis. Procedimento 1. Selecione as áreas editáveis, nesse caso faixa "BS:C9". 2. Aplique cor às células apenas para facilitar a identificação das editáveis. 3. Execute o comando: Guia: Início Grupo: Fonte Botão: Cor de preenchimento 4. Na sequência, execute o comando: Guia: Início Grupo: Células Botão: Formatar 5. Desative a opção "Bloquear Célula". 6. Execute o comando visto anteriormente para proteger a planilha. Guia: Revisão Grupo: Alterações Botão: Proteger planilha A partir desse ponto, a planilha está protegida, exceto a faixa de células "BS:C9". 7. Introduza valores fora da faixa e em seguida faça a alteração sugerida para a célula "C6", mudando seu valor para 87. 8. Desfaça a senha. 9. Salve o arquivo. 185 10.7 Senha de arquivo Apesar de ser uma forma de proteção, em nada se compara com o que já foi estudado, pois a senha serve para proteger o arquivo de modo que ninguém consiga abri-Io. Procedimento 1. Com o arquivo aberto execute o comando: Botão Microsoft Office Salvar como Pasta de trabalho do Excel 2. Clique no botão "Ferramentas" diálogo "Salvar como". ao lado esquerdo inferior da caixa de 3-. Escolha "Opções Gerais" para determinar a senha do arquivo, conforme a figura 10.10. Figura 10.10 - Caixa de diálogo "Opções Gerais". 4. Insira a senha para proteção do arquivo em "Senha de proteção". Desta forma, antes de abrir o arquivo é preciso digitar a senha. Se escolher "Senha de gravação", deve digitar a senha antes de gravar; caso contrário, não grava o arquivo. 5. Finalize com "OK". 186 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 10.8 Desfazer senha de arquivo Para que o arquivo não peça a senha para abrir ou antes de ser gravado, observe as etapas indicadas em seguida. Procedimento 1. Abra o arquivo com senha; caso contrário, excluir. 2. Execute o comando: é impossível alterá-Ia ou Botão Microsoft Office Salvar como Pasta de trabalho do Excel 3. Clique no botão "Ferramentas" e escolha "Opções Gerais". 4. Com a caixa de diálogo "Opções Gerais" aberta, selecione a senha com o mouse e tecle . 5. Finalize o processo de gravação. 6. Feche a planilha. 187 Exercícios 1. Que comando congela painéis? 2. Como é possível ocultar dados das células da planilha? 3. Como se aplica senha à planilha? 4. Como determinar senha no arquivo? 5. Explique como cancelar uma senha de arquivo. 188 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 ..-~ ESTUDO n.. DIRIGIDO ...-=_-:- - - -- - - - -- - - -- - - - -- -- - - -- -- -- --- '" MS OFFICE EXCEL DE - - --- 2007 CRIAR PLAnlLHAS DE . . COnSOLIDAÇAO 189 190 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 11.1 Preparação da nova planilha Crie as planilhas a serem exibidas nas próximas figuras, e observe o posicionamento delas nas guias localizadas na barra de status do Microsoft Office Excel 2007. Procedimento 1. Dê um duplo-clique na guia "Plan1" e altere o nome para "1 Bim". 2. Crie mais "duas" folhas de cálculo (planilhas) clicando no botão "Inserir Planilha", apresentado à direita da última guia das planilhas. 3. Altere os nomes das guias para "2 Bim", "3 Bim", "4 Blm" e "Totais". 4. Retorne à guia "1 Bim" e monte a planilha da figura 11.1. 5 1 Aluno Prova 1 Prova 2 Média Figura 11.1 - Planilha do primeiro bimestre estruturada e parcialmente formatada. 5. Salve o arquivo com nome "Controle Escolar". 6. Selecione as colunas "A:D" da guia "1 Bim". A figura 11.2 mostra como deve ficar a seleção. 191 . C_~gio Hepe~Entes 10 Bimestre - Matemática Prof. Oscar Kulados Aluno Anna Prova 1 Prova 2 Média Figura 11.2 - Seleção das colunas. 7. Efetue o comando de cópia. 8. Posicione-se na guia "2 Sim" e com a tecla selecione até a guia "Totais". 9. Coloque o cursor na célula "A1". 10. Efetue o comando de colaqern", 11. Clique na guia "2 Sim" e altere o conteúdo da célula "A2" para "20 Simestre - Matemática". 12. Clique na guia "3 Sim" e altere o conteúdo da célula "A2" para "30 Simestre - Matemática". 13. Clique na guia "4 Sim" e altere o conteúdo da célula "A2" para "40 Simestre - Matemática". 14. Volte à guia "1 Sim". 6 Quando se efetua uma cópia da coluna, o resultado da colagem tem o mesmo efeito de formatação, inclusive na largura. 192 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 15. Coloque os valores de acordo com as seguintes coordena as: ~Arllna tA' ~Z' ,28: ':F:' , ~ ij, P!o'!a ;Fi: 1 -, ::. .Ózz: ;:, Prova ~ 2 Anna 8 5 Atila 6 7 Catherinne 9 6 Cesar 5 8 Dionízio 3 9 Isabel 7 5 Nicodemos 4 7 Nicolau 9 6 Péricles 4 5 Sophia 6 4 Tibérius 8 6 16. Salve. 17. Na guia "2 Bim" atribua os seguintes valores: ~::f~i..",).môlt' srz: ,. . ,~~1'1;.~ proitaJ :i:':. '" Pr:o;va ~- F2if~.li1 ::;.;.~ Anna 6 6 Atila 5 5 Catherinne 3 7 Cesar 6 6 Dionízio 2 7 Isabel 4 5 Nicodemos 5 6 Nicolau 7 7 Péricles 6 6 Sophia 5 8 Tibérius 8 4 193 18. Na guia "3 Bim" insira os seguintes valores: ~ I ~~ _. , ,;;;c - ~ ProvaJ Proya2 Anna 5 5 Átila 6 6 Catherinne 7 6 Cesar 6 6 Dionízio 5 4 Isabel 4 3 Nicodemos 2 4 Nicolau 3 5 Péricles 4 5 Sophia 3 6 Tibérius 3 5 Aluno 19. Na guia "4 Bim" insira os seguintes valores: : ~'" ::: . ='~ Aluno"'=::.:: ~ Proyã2 ~r.92'a2- Anna 8 8 Átila 7 7 Catherinne 8 6 Cesar 6 5 Dionízio 5 6 Isabel 7 5 Nicodemos 6 6 Nicolau 8 7 Péricles 7 5 Sophia 6 4 Tibérius 7 3 -;~ - 20. Salve. 21. Calcule as médias de cada uma das alças. 194 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 l' 22. Para mudá-Ias de lugar é só arrastá-Ias. 23. Posicione-se na folha "Totais". 24. Coloque o cursor na célula "A1". 25. Mantenha o alinhamento das células da faixa "A1 :A3" à esquerda. 26. Altere o conteúdo da célula "A2" para "Total e Média Geral". Deixe a alça "Totais" como indica a figura 11.3. ... A.~.. "'"j.'j ...ELI.. ... i Aluno Bim 1 --r- Bim2 Bim3 f4- ~_~nn~~ 7 1+ 910 Bim4 Média .__ .__ AtiI::..a -l-.--+-~.-+~.--+..... ----I--.---t Calherinne_ _ o c~~ Dionízio _~ _,, • __ ~~ _ I---~ .__ ~_ 12 Nicode~1.....l'jicolau·I·· 14 Péricles ~.......§..oph§_ _ +-~~_I-- ~ I-=---.----.-f- ~ . I--- r1.1_-'sa~ 16 ... I t, ---+- I 4 5 ..~I) ... ,J ,C:.J 1"_11, .~ c;olégiC?Hepet E!ltes 2 Total e Média Geral ~_~rof. os~Ulados .. - .__ -~ ~. ~_~ .. .. ---I------- __o -- _ Tibérius Figura 11.3 - Coordenadas e estrutura da alça "Totais". 27. Salve o arquivo. 11.2 Consolidação de valores o objetivo é consolidar essas informações a fim de obter a média final. Procedimento 1. Comece a fórmula com "=MÉOIA(", em seguida clique na folha "1 Bim". 2. Clique na célula "06". 3. Com a tecla pressionada, clique na folha "4 Bim". 4. Finalize com . 195 Se preferir, posicione o cursor na célula "B6" e digite a fórmula: • =MÉDIA('1 Bim:4 Bim' !D6) Em que: • '1 Bim:4 Bim' é o intervalo da faixa referente às alças, o qual o Microsoft Office Excel 2007 entende que é da folha "1 Bim" até "4 Bim". • !D6 é a célula comum à faixa selecionada. 5. Copie a fórmula para as demais células. 6. Salve o arquivo. 7. Determine que notas menores de "6" fiquem com a cor vermelha e em negrito, enquanto as demais em azul e itálico, figura 11.4. Nicolau~._6,}_~ Péricles _+.~..=:c...._~_1 ~~ SOPl1ia~ 5,3 Tibérius 4,4 Figura 11.4 - Planilha de consolidação terminada. 8. 196 Salve o arquivo. Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 ESTUDO DIRIGIDO DE ;;?~-~~~~~-=-=-----------------------------------MS OFFICE EXCEL 2007 DICAS E CURIOSIDADES 197 Objetivo Indicar meios de obter ajuda. Acesso .às informações adicionais e aos atalhos possiveis para a.execução de comandos. Configurações gerais do Microsoft Office Excel 2007. 198 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 12.1 Personalizar a barra de status A barra de status, como comentado no capítulo 2, traz informações referen es à planilha em uso. 1. Para personalizá-Ia, basta clicar com o botão direito do mouse em qualquer parte da barra de status. Veja o exemplo da figura 12.1. peecrerêer ~ ~o~o 01 ~ut~ ,. ~__ ..• g . .",,"7.iJ:Lit • Política ".'",-==-,- . Pr_o~~ Desativado Assinatyras ~ 0J Barraedestatus _ d: de §erendamento de Informações Desetivado f~trmissões Desetivado Caps Lor]; üesetteecc i I Ativado ~umLo(k: ~ Scrolllock Oesativado .J Decimal fixo Desativado 01 ttJ1 Modo s.oQrescreve-r Modo de Término j Grayação de Maera Sem Gravação 0,I---~~-----------------------I Modo de Seleção [l]l NúmerQ da Página I .------.-.- ..-.---.---~------- ..- ..-- ~Média 01,Çontagem .~l ContagE:m Numérica i Mínimo i Má)!imo ~ Soma 01 Exibir Atalhos ~ ~oom 0t Controle . 130% Qeslizante de Zoam Figura 12.1 - Barra de status definida para alterações. 2. Escolha as opções a serem incorporadas à barra de status. 3. Ao terminar, clique fora da lista de opções. 12.1.1 Opções Microsoft Office Excel 2007 o Microsoft Office Excel 2007 vem com uma configuração padrão, mas permite modificações para melhor uso dos recursos. A configuração do Microsoft Office Excel 2007 está centralizada no comando seguinte: Botão: Microsoft Office Opções do Excel 199 Após executar esse comando, Excel", figura 10.2. aparece a caixa de diálogo "Opções do ii1J Mostrar ,Minibarra de Ferramentas após setecâo O Salvar Avançado ~ Habilitar Yisualização Dinâmica D Mostrar guia Desenvolveéor Personalizar [;?'j Sempre- usar Clea([ype Suplementos Esquema de gores: r----= ~~~~~§~~~~~i~~~~~iJItlB Central de Confiabílidade fstilo de dica de-teta: Crie listas para uso em dassificaçêes Recursos (0 na Faixa de .Qpções ÍJ.; e seqüências de preenchimento: Usar esta fonte: Tamaono da fonte: Modo de €-:11ibiçãopadrão de- novas planühas: Incluir este- número ~~~~====JflI de pianunas: Nome de usuário: Escolha 05 idiomas a serem usados com o Microsoft orace ~~~~~imi~ Figura 12.2 - Comando de configuração do Microsoft Office Exce12007. As categorias de configurações estão comentadas a seguir: 200 • Mais Usados - baseado na coletânea de recursos mais usados para trabalhar com o Microsoft Office Excel 2007. • Fórmulas - altera a maneira como são calculadas as fórmulas, desempenho e tratamento dos erros. • Revisão de Texto - altera a forma como o Microsoft Office Excel 2007 corrige e formata o texto. • Salvar - personaliza a forma como as pastas de trabalho são salvas. • Avançado - opções avançadas de configurações de trabalho do Excel, • Personalizar - personaliza a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e os atalhos do teclado. Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 • Suplementos Exce12007. - exibe e gerencia os suplementos do Microsoft • Central de Confiabilidade - mantém a segurança e a integrida e computador e dos documentos. • Recursos - localiza recursos online e ajuda a manter a integridade e a confiabilidade dos programas do Microsoft Office. 12.1.2 Configurar os locais dos arquivos Para alterar a maneira como os arquivos são salvos e não mais ficar "preso" a "Meus documentos", acompanhe as etapas seguintes: Procedimento 1. Execute o comando e veja a figura 12.3. Botão: Microsoft Office Opções do Excel Salvar r -~-- il. IPasta de Trabalho do Excel ~alvar arquivos neste formato: RJ Salvar informações de ~utoRecuperllçâo li cada ~ i~ minutos local do arquivo de AutoBecuperação: 1C:\Documents and Settings\André LuizManzano\Dados de apli local 1.9.~~ocume~-.:.~~~~g~YAndré~_~~ o padrão do arQu.!vo: Qes.abilitar a Autcãecuperaçãc f ~~~_o\M~ para esta pasta de trabalho apenas Figura 12.3 - Ambiente para alterar a maneira como os arquivos e pastas de trabalho são salvos. 201 2. É possível enviar para outra pasta os arquivos localizados em "Local do arquivo de AutoRecuperação". 3. É possível mover para outra pasta os arquivos localizados em "Local padrão do arquivo". 4. Finalize com "OK". 5. Para sair do ambiente de configuração dique novamente em "OK". do Microsoft Office Excel 2007, 12.1.3 Mudar a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido é bastante útil por permitir, como o próprio nome diz, acesso mais rápido aos comandos escolhidos, além dos que já são apresentados. Para alterá-Ia siga os passos indicados em seguida. Procedimento 1. Execute o comando e observe a figura 12.4. Botão: Microsoft Office Opções do Excel Personalizar 2. O "Escolher comandos em:" amplia a gama de comandos para escolha. 3. Use o botão "Adicionar Acesso Rápido. 4. Finalize com "OK". A figura 12.5 ilustra o resultado de dois comandos colocados. 202 »" para ampliar a Barra de Ferramentas de Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 ________ E Excluir Colunas da Plani... Exdulr linhas da Planilha Personalizar ªarra de Ferramentas de Acesso Râpido: Id Salvar .., Desfazer ~ Refazer \? Exibir Macros Formataçâo Impressão de Folha de.; Rápida Inserir células Inserir Colunas na Planil ... Inserir hiperlink: Inserir Imagem do ArQui... Inserir linhas na Planilha i-: li; Inserir Tabela Dinâmica Li M.Q.strar a Barra de ferramentas de Acesso Rápido abaixo da faixa de Opções Figura 12.4 - Opções do Excel com a categoria "Personalizar" ativada. Figura 12.5 - Barra de Ferramentas de Acesso Rápido com dois novos comandos. 12.2 Ajuda do Microsoft Office Excel 2007 Em caso de dúvidas ou dificuldade para executar determinado comando ou funcionalidade do Microsoft Office Excel 2007, veja como proceder. Procedimento 1. Pressione a tecla. 2. Aparece a caixa de diálogo "Ajuda do Excel", figura 12.6. 203 .. _.~_..- -_.- --~- ...I!. ~~quisar ~. _ ••••. Excel Ajuda • 8 I Como Fazer .' o que I. Ii há de novo Instalando Activando o Excel Personalizando Acessbüdede Conversão Gerenciando de arquivo e cornoetbãdade a pasta de trabalho Noções básicas sobre planilha e tabela do Excel Noções básicas sobre fórmula e nome Referência de função Filtrando, dessfkeodo dados Resumindo, Importando consolidando e organizando dados e formatando condicionalmente os veâdendc os dados Relatórios de tabela e gráfico dinâmicos os dados Teste de hipóteses Trabalhando Organogramas Segurança com XMl Macros Excel e a Web e prtvecrdede lerdo Figura 12.6 - Caixa de diálogo "Ajuda do Excel". 3. Escreva a dúvida na lacuna e em seguida clique no botão "Pesquisar". 4. Caso prefira, pode clicar em um dos links existentes para entrar na ajuda do tema relacionado à dúvida. 12.2.1 Conexão ao Microsoft Office Online Com o acesso à Internet é possível obter informações referentes aos produtos que compõem o Microsoft Office System 2007. Ao visitar o Microsoft Office Online, obtêm-se informações renovadas sobre tecnologia, novidades, atualização de produto, informações a respeito de vírus, dicas de produtos, entre outras de grande utilidade. Para acessar esse serviço, observe as seguintes etapas. Procedimento 1. Pressione a tecla . 2. Na caixa de diálogo "Ajuda do Excel", na parte de baixo, encontra-se a seguinte informação: "Mais informações sobre o Office Online", similar ao apresentado na figura 12.7. 204 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 """'" •• Suplementos: Trabalhando ~ pubâcendo em Serviços do Excel do Shar'ePOint Server Colaboração Trocando dados com outros programas Testes R Demonstrações com gráficos ~~--------------~~--~ " Opções populares do Excel Dê uma olhada nas opções do Excel2007 que são as mais populares entre os usuários . I I • Consolide os dados em várias p/anilhas • Crie ou exclua uma fórmula li Saiba mais sobre os tipos de gráfico para a exibição Mais informações townloeds de dados sobre o Office Online I Treinamento I Modelos ont!ltado ãiTOOicê Online Figura 12.7 -Informações adicionais do Microsoft Office Online. • Downloads - atualizações de produtos, versões de avaliação e outros. • Treinamento • Modelos - modelos de documentos prontos para download. - aprenda a trabalhar melhor com o Office. 12.3 Algumas teclas de atalho com o passar do tempo, é muito importante que o usuário se acostume com ai gumas teclas de atalho. A seguir, veja as mais usadas: CTRL +SHIFT +( Exibe novamente as linhas ocultas dentro da seleção. CTRL+SHIFT+) Exibe novamente as colunas ocultas dentro da seleção. CTRL +SHIFT +& Aplica o contorno às células selecionadas. CTRL +SHIFT_ Remove o contorno das células selecionadas. CTRL +SHIFT +r- Aplica o formato de número geral. CTRL +SHIFT +$ Aplica o formato Moeda com duas casas decimais (números negativos entre parênteses). 205 CTRL +SHIFT +% Aplica o formato Porcentagem sem casas decimais. CTRL +SHIFT +A Aplica o formato de número Exponencial decimais. CTRL +SHIFT +# Aplica o formato Data com dia, mês e ano. CTRL +SHIFT +@ Aplica o formato Hora com a hora e os minutos, AM ou PM. CTRL +SHIFT +! Aplica o formato Número com duas casas decimais, separador de milhar e sinal de menos (-) para valores negativos. CTRL +SHIFT +* com duas casas Seleciona a região atual em torno da célula ativa (a área de dados circunscrita por linhas e colunas vazias). Em uma tabela dinâmica, seleciona o relatório inteiro. CTRL +SHIFT +: Insere a hora atual. CTRL +SHIFT +" Copia o valor da célula que está acima da célula ativa para a célula ou a barra de fórmulas. CTRL+; Insere a data atual. CTRL+' Alterna entre a exibição dos valores da célula e a exibição de fórmulas na planilha. CTRL+' Copia uma fórmula da célula que está acima da célula ativa para a célula ou a barra de fórmulas. CTRL+1 Exibe a caixa de diálogo Formatar Células. CTRL+2 Aplica ou remove formatação em negrito. CTRL+3 Aplica ou remove formatação em itálico. CTRL+4 Aplica ou remove sublinhado. CTRL+5 Aplica ou remove tachado. CTRL+6 Alterna entre ocultar objetos, exibir objetos e exibir espaços reservados para objetos. CTRL+8 Exibe ou oculta os símbolos de estrutura de tópicos. CTRL+9 Oculta as linhas selecionadas. CTRL+O Oculta as colunas selecionadas. 206 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 Descrição Seleciona a planilha inteira. Se a planilha contiver dados, CTRL +A seleciona a regiã atual. Pressionar CTRL +A novamente seleciona a regiã atual e suas linhas de resumo. Pressionar CTRL +A mais uma vez seleciona a planilha inteira. CTRL+A Quando o ponto de inserção está à direita de um nome de função em uma fórmula, exibe a caixa de diálogo Argumentos da função. • CTRL+N CTRL +SHIFT +A insere os nomes e os parênteses do argumento quando o ponto de inserção está à direita de um nome de função em uma fórmula. Aplica ou remove formatação em negrito. Copia as células selecionadas. CTRL+C CTRL+D • CTRL +C seguido por outro CTRL +C exibe a Área de Transferência. Usa o comando Preencher Abaixo para copiar o conteúdo e o formato da célula mais acima de um intervalo selecionado nas células abaixo. Exibe a caixa de diálogo Localizar Localizar selecionada. CTRL+F e Substituir com a guia • SHIFT +F5 também exibe essa guia, enquanto SHIFT +F4 repete a última ação de Localizar. • CTRL +SHIFT +F abre a caixa de diálogo Formatar Células com a guia Fonte selecionada. Exibe a caixa de diálogo Ir para. CTRL+G • F5 também a exibe. CTRL+H Exibe a caixa de diálogo Localizar Substituir selecionada. e Substituir com a guia CTRL+I Aplica ou remove formatação em itálico. CTRL+K Exibe a caixa de diálogo Inserir Hyperlink para novos hyperlinks ou a caixa de diálogo Editar Hyperlink para os hyperlinks existentes que estão selecionados. CTRL+N Cria uma pasta de trabalho em branco. 207 ". .. fi !"'llr~ Tecla ;; "1 ,,- -e-e- ~'e, Descrição Exibe a caixa de diálogo Abrir arquivo. CTRL+O • - :r' .. "'" - "' - ..,~ il! para abrir ou localizar um seleciona CTRL+SHIFT+O contêm comentários. todas as células que Exibe a caixa de diálogo Imprimir. CTRL+P • CTRL +SHIFT +P abre a caixa de diálogo Formatar Células com a guia Fonte selecionada. CTRL+R Usa o comando Preencher à Direita para copiar o conteúdo e o formato da célula mais à esquerda de um intervalo selecionado nas células à direita. CTRL+B Salva o arquivo ativo com seu nome de arquivo, formato atual. CTRL+T Exibe a caixa de diálogo Criar Tabela. local e Aplica ou remove sublinhado. CTRL+S • CTRL +SHIFT +S alterna entre a expansão e a redução da barra de fórmulas. CTRL+V Insere o conteúdo da Área de Transferência no ponto de inserção e substitui qualquer seleção. Disponível somente depois de ter recortado ou copiado um objeto, texto ou conteúdo de célula. CTRL+W Fecha a janela da pasta de trabalho selecionada. CTRL+X Recorta as células selecionadas. CTRL+Y Repete o último comando ou ação, se possível. Usa o comando Desfazer para reverter o último comando ou excluir a última entrada digitada. CTRL+Z 208 • CTRL +SHIFT +Z usa o comando Desfazer ou Refazer para reverter ou restaurar a correção automática quando Marcas Inteligentes de AutoCorreção são exibidas. Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 12.4 Combinações com as teclas de tu Oferecem as mesmas vantagens das teclas de atalho, combinações de até . "",'- o' Tetfa:: :;&I 0' _- 'liI: iHf: ,!li;: -. - ", -:'" -...,,' ":~; , i!l " ,. :iE' Ij!esçrição -"" "'I __ "'- -1-~!i'. Exibe o painel de tarefas da Ajuda do Microsoft F1 F2 • • • F4 Office Excel. CTRL +F1 exibe ou oculta uma faixa. AL T +F1 cria um gráfico dos dados no intervalo atual. AL T +SHIFT +F1 insere uma nova planilha. Edita a célula ativa e posiciona o ponto de inserção no fim do conteúdo da célula. Também move o ponto de inserção para a Barra de Fórmulas para edição em uma célula desativada. • • F3 porém se ba SHIFT +F2 adiciona ou edita um comentário de célula. CTRL +F2 exibe a janela Visualizar Impressão. Exibe a caixa de diálogo Colar Nome. • SHIFT +F3 exibe a caixa de diálogo Inserir Função. Repete o último comando ou ação, se possível. • CTRL +F4 fecha a janela da pasta de trabalho selecionada. Exibe a caixa de diálogo Ir para. F5 • CTRL +F5 restaura selecionada. o tamanho da janela da pasta de trabalho Alterna entre planilha, faixa, painel de tarefas e controles de zoom. Em uma planilha que foi dividida (menu Exibir, comando Gerenciar Esta Janela, Congelar Painéis, Dividir Janela), F6 inclui a divisão de painéis ao alternar entre painéis e a área de faixa. F6 • SHIFT+F6 alterna controles de zoom. • CTRL +F6 alterna para a próxima janela da pasta de trabalho quando mais de uma janela da pasta de trabalho é aberta. entre planilha, Exibe a caixa de diálogo Verificar ortografia planilha ativa ou no intervalo selecionado. F7 • faixa, painel de tarefas e para verificar a ortografia na CTRL +F7 executa o comando Mover na janela da pasta de trabalho quando ela não está maximizada. Use as teclas de direção para mover a janela e, quando terminar, pressione ou para cancelar. 209 Ativa ou desativa o modo estendido. Nesse modo, Seleção Estendida aparece na linha de status e as teclas de direção estendem a seleção. F8 • SHIFT +F8 adiciona uma célula não adjacente ou um intervalo a uma seleção de células, utilizando as teclas de direção. • CTRL +F8 executa o comando Tamanho (no menu Controle da janela da pasta de trabalho), quando uma pasta de trabalho não está maximizada. • AL T+F8 exibe a caixa de diálogo editar ou excluir uma macro. Macro para criar, executar, Calcula todas as planilhas em todas as pastas de trabalho abertas. • SHIFT +F9 calcula a planilha ativa. • CTRL +AL T +F9 calcula todas as planilhas em todas as pastas de trabalho abertas, independentemente de terem sido ou não alteradas desde o último cálculo. • CTRL +AL T+SHIFT +F9 verifica novamente as fórmulas dependentes e depois calcula todas as células em todas as pastas de trabalho abertas, inclusive as células que não estão marcadas para serem calculadas. • CTRL +F9 minimiza a janela da pasta de trabalho para um ícone. F9 Ativa e desativa as dicas de tecla. • SHIFT +F1 O exibe o menu de atalho para um item selecionado. • ALT +SHIFT +F10 exibe o menu ou a mensagem de uma marca inteligente. Se mais de uma marca inteligente estiver presente, alterna para a marca inteligente seguinte e exibe seu menu ou sua mensagem. • CTRL +F1 O maximiza ou restaura a janela da pasta de trabalho selecionada. F10 Cria um gráfico dos dados no intervalo selecionado. F11 • SHIFT +F11 insere uma nova planilha. • AL T +F11 abre o Editor do Microsoft Visual Basic, no qual se pode criar uma macro utilizando o VBA (Visual Basic for Applications). Fj2 Exibe a caixa de diálogo Salvar Como. 210 Estudo Dirigido de Microsoft Office Excel 2007 Bibliografia MANZANO, A. L. N. G.; REIS, M. A. Estudo Dirigido de Microsoft Excel XP. 3. ed. Coleção P.D. São Paulo: Érica, 2003. MANZANO, A. L. N. G. Estudo Dirigido de Microsoft Excel 2003. 2. ed. Coleção P.D. São Paulo: Érica, 2004. MANZANO, J. A. N. G.; MANZANO, A. L. N. G. Lotus Versão 4.01 para Windows: Guia Prático de Orientação e Desenvolvimento. São Paulo: Érica, 1994. MICROSOFT. Novidades sobre o Exce12007, disponível em: http://office.microsoft.com/pt-br/excel/HA1 01662851 046.aspx. Acesso em maio de 2007. 211 compuraciío Crti#ica I , Banco de Dados Sisremas Operacionais