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Catálogo de Materiais
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O Catálogo de Materiais, tem por função manter atualizado o cadastro do catálogo e dos produtos.
Propósito da Funcionalidade
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Para que seja possível efetuar as movimentações dos produtos dos diversos almoxarifados, faz-se necessário efetuar o cadastro do Catálogo de Materais da instituição. Este procedimento será realizado através da aplicação de Catálogo de Produtos (CEMEstruturaProduto.exe).
(Catálogo de Produtos)
Abaixo segue os botões da barra de ferramenta com informações de uso.
(Barra de Ferramenta - Catálogo de Produtos)
NOVO: através desse comando pode ser cadastrado um novo catálogo de produtos da instituição; ALTERAR: dever ser utilizado quando desejar alterar algum dado do catálogo de produtos selecionado; EXCLUIR: utilizar quando for necessário excluir algum catálogo de produtos selecionado. A exclusão somente será efetuada se não existir vínculos com outras aplicações, ou seja, se o catálogo selecionado tiver produtos vinculados não será permitido efetuar a sua exclusão; LOCALIZAR: utilizar quando desejar localizar algum catálogo ou produto já cadastrado no sistema; PROPRIEDADES: utilizar quando desejar visualização detalhada do produtos vinculado ao catálogo selecionado. Este botão, somente aparecerá habilitado quando o usuário selecionar um produto na guia Produtos; NOVO: utilizar quando desejar adicionar novo produto a determinado catálogo de produtos. Este botão, somente aparecerá habilitado quando o usuário abrir a guia Produtos; Além dos botões básicos da aplicação, faz-se importante ressaltar o tipo de situação do catálogo: Ativo: Indica que o catálogo está pronto para uso. Em manutenção: Indica que o catálogo foi recém criado ou alterado. Ou ainda, foi colocado em manutenção por algum motivo. Nesta situação os produtos do catálogo não aparecem para movimentação de almoxarifado e compras. Inativo: Indica que o catálogo não está em uso.
Objetivos Específicos Os objetivos específicos desta aplicação são: - Cadastrar o Catálgo de Produtos; - Cadastrar os produtos que farão parte do catálogo da instituição; - Definir a vida útil de nível do catálogo de produtos, bem como a situação do mesmo (se ativo, em manutenção ou inativo). - Definir quais as classificações de despesa que podem estar vinculadas aos produtos do catálogo.
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Conhecimentos Necessário e Público Alvo
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Conhecimentos Necessários: Para utilizar a funcionalidade de cadastro do Catálogo de Produtos é importante ter conhecimento das regras de negócio que a envolvem e familiaridade com o uso e interação do sistema SIE/SIM com relação a operações de cadastros (inserir, alterar, salvar, localizar, etc). Público Alvo: - Esta funcionalidade esta direcionada a Unidade/Setor de Almoxarifado da instituição, mais especificamente ao responsável da Unidade/Setor, ou a quem ele delegar a utilização desta funcionalidade.
Configurações / Pré-Requisitos
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Configurações As seguintes tabelas estruturadas devem estar configuradas na aplicação Tabela Estruturada - (AMTabEstrutEx.exe). Uma vez inserido itens, as alterações de Código bem como sua remoção não é aconselhada. Tais modificações podem implicar inconsistências no sistema e requer uma análise mais aprofundada sobre sua validade ou não. - Tipo de Relacionamento entre Produtos - Tabela de Código: 701 Itens: 1 - Similaridade 2 - Troca de Unidade Os itens desta tabela não são fixos, portanto serão definidos de acordo com os critérios e necessidade de cada instituição.
(Tabela Estruturada 701 - Tipo de Relacionamento entre Produtos)
- Tabela de Produtos Controlados - Tabela de Código: 723 Itens: 1 - A1: Substâncias entorpecentes 2 - A2: Entorpecentes/concentração especial 3 - B1: Substâncias psicotrópicas Os itens desta tabela não são fixos, portanto serão definidos de acordo com os critérios e necessidade de cada instituição.
(Tabela Estruturada 723 - Produtos Controlados)
- Situação do Catálogo de Produtos - Tabela de Código: 726 Itens: 1 - Em manutenção
2 - Ativo 3 - Inativo Os itens acima são fixos, portanto alteração em sua numeração e descrição podem gerar inconsistências, pois estão previstos em regras internas do sistema.
(Tabela Estruturada 726 - Situação do Catálogo de Produtos)
Pré-Requisitos Classificação de Despesa A Classificação de Despesa que será utilizada para vincular a determinado nível do catálogo de produtos deverá estar previamente cadastrada na aplicação Classificações de Despesa (OMCDespesaAno.exe).
Instruções para Uso da Funcionalidade
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Entende-se por Catálogo de Produtos um grupo de produtos vinculados a um código estruturado com vida útil comum. No catálogo de produtos podem-se ter tantos níveis quanto se desejar. Isso quer dizer que, por exemplo, pode-se ter um catálogo em alguma instituição com dois níveis (0.00) ou com sete níveis (0.00.00.00.00.00.00). Isso depende do grau de detalhamento que se pretende dar para o catálogo. De qualquer forma, no terceiro nível do catálogo deve-se ter cadastrada uma classificação de despesa de sub-elemento. A partir do terceiro nível do catálogo é que será possível incluir produtos ao catálogo. Exemplo: 1.0.0.0.00.00 - DESPESAS CORRENTES (vincular classificação de despesa de nível - elemento) 1.1.0.0.00.00 - MATERIAL DE EXPEDIENTE (vincular classificação de despesa de nível - elemento) 1.1.1.0.00.00 - MATERIAL DE ESCRITÓRIO (vincular classificação de despesa de nível - subelemento). Neste nível do catálogo que os produtos serão cadastrados. 1. Guia Catálogo de Produtos Para cadastrar um Catálogo de Materiais deve-se abrir a aplicação de Catálogo de Produtos (CEMEstruturaProduto.exe) e acionar o botão NOVO.
(Catálogo de Produtos)
No campo Classif. Despesa deve-se acionar a lupa para localizar a classificação de despesa que estará vinculada a estrutura do catálogo que esteja sendo cadastrada (classificação que não esteja em nível de sub-elemento). A classificação de despesa deverá estar previamente cadastrada na
aplicação Classificações de Despesa (OMCDespesaAno.exe). Exemplo: - Papel se for considerado Material de Consumo deverá ser vinculado a classificação correspondente (3.3.9.0.30.00 - Material de Consumo). - Mesa se for considerado Material Permanente deverá ser vinculado a classificação correspondente (4.4.5.0.52.00 - Equipamentos e Material Permanente). No campo Código Estruturado informar o código estruturado dos materiais do primeiro nível do catálogo. No exemplo proposto, usou-se o código 1.0.0.0.00.00. No campo Vida Útil informe o tempo de vida útil dos materiais vinculados a esta estrutura de produtos. No campo Valor Residual digite o valor em percentual referente de acordo com legislação específica da depreciação de bens. O campo Observação é de texto livre e não obrigatório. Informados os dados clique no botão SALVAR. Observe que o sistema automaticamente passará este catálogo para a situação "Em manutenção". Esta situação não permite movimentação dos produtos inclusos em dado catálogo. Para permitir movimentação faz-se necessário colocar o catálogo para a situação “Ativo”.
(Catálogo de Produtos - 1º Nível do Catálogo Cadastrado )
Desejando ativar este catálogo, o usuário deverá selecionar a situação "Em manutenção" e clicar sobre o catálogo com o botão direito do mouse, a seguir clicar na opção "Ativar".
(Catálogo de Produtos - Ativando Catálogo Cadastrado)
O sistema apresentará uma mensagem para que o usuário confirme a ativação do catálogo. Para confirmar clique no botão SIM, caso contrário
clique no botão NÃO.
O cadastro do 2º nível segue os mesmos passos mencionados anteriormente. Clicar em NOVO, seleciona-se uma classificação de despesa que não seja de sub-elemento, digita-se o código estruturado (agora colocando o 2º nível = 1.1.0.0.00.00) e a descrição. Por fim, clicar no SALVAR.
(Catálogo de Produtos - 2º Nível do Catálogo Cadastrado)
O cadastro do 3º e último nível do catálogo usado como exemplo. Seguem-se os mesmos passos feitos anteriormente. A principal diferença aqui é o código estruturado (1.1.1.0.00.00) e a classificação de despesa em nível de sub-elemento. Faz-se importante repetir que a partir do 3º nível do
catálogo a classificação de despesa deve ser em nível de sub-elemento, pois os produtos somente poderão ser vinculados a partir deste nível.
(Catálogo de Produtos - 3º Nível do Catálogo Cadastrado)
Na imagem abaixo é possível conferir as estruturas do catálogo de produtos que estão ativos.
(Catálogo de Produtos - Ativando Catálogo Cadastrado)
Para cadastrar um produto utilizando esta aplicação se faz necessário selecionar o catálogo de terceiro nível e cadastrá-lo na guia Produtos. 2. Guia Produtos Nesta guia podem-se visualizar os produtos já cadastrados ou cadastrar novos os produtos que estarão vinculados a estrutura (nível) selecionada.
(Catálogo de Produtos - Guia Produtos)
Para cadastrar um produto neste nível selecionado (1.1.1.0.00.00 - MATERIAL DE ESCRITORIO) deve-se clicar no botão NOVO. O sistema abrirá automaticamente a aplicação de Cadastro de Produtos (CEMProduto.exe) com os dados do catálogo informados, conforme ilustra a imagem
abaixo.
(Catálogo de Produtos - Guia Produtos - Aplicação de Cadastro de Produto)
No campo Descrição do Produto informe, resumidamente, o nome do produto que será cadastrado. A unidade de medida adequada a este produto deverá ser selecionada no campo Unidade. No campo Código Reduzido, informe uma numeração única que identificará o produto que esteja sendo cadastrado. Caso a instituição possua um código interno de identificação dos produtos do catálogo de materiais, o mesmo poderá ser informado no campo Código Auxiliar. No campo Ident.Item Superior deve-se localizar o produto superior, caso este produto seja um sub-produto. O campo Tipo Relação será habilitado para que o usuário possa informar qual a relação entre o produto e o sub-produto. Quando o produto for controlado, deve-se marcar o checkbox Controlado ? e escolher o tipo de controle adequado no campo Tipo de controle (itens da tabela estruturada 723 - Tabela de Produtos Controlados). Na caixa de opções Estocável ? deve-se indicar se o produto é ou não estocável, marcando a opção Sim para produtos estocáveis e Não para produtos não estocáveis. Na caixa de opções Controle de Saldo por: informe a forma de controle deste produto no estoque (por valor ou por quantidade) marcando a opção correspondente. Pode-se indicar no campo Modalidade de Compra, uma modalidade de licitação a qual esse produto deve ser comprado (não se recomenda o uso desse campo). Por fim, deve-se indicar a Situação do produto. Estando ele como Inativo não se poderá fazer qualquer movimentação. Caso esteja como Ativo, pode-se movimentá-lo. Depois de informar os dados clique no botão SALVAR.
(Catálogo de Produtos - Guia Produtos - Produto Cadastro)
Fecha-se a aplicação, e automaticamente se retorna para a guia Produtos.
(Catálogo de Produtos - Guia Produtos - Visualização dos Produtos Cadastrados)
3. Guia Estrutura/Programa
Nesta guia podem-se vincular outras classificações de despesa em nível de sub-elemento para os produtos cadastrados no nível selecionado. Para isso, necessita-se selecionar o ano de exercício do orçamento, campo Ano Exercício e a classificação de despesa desejada. A seguir clicar no botão ADICIONAR.
(Catálogo de Produtos - Guia Estrutura/Programa)
No grid Classificações de Despesas superior serão apresentadas todas as classificações de sub-elemento cadastradas na aplicação Classificações de Despesa (OMCDespesaAno.exe) para o ano do orçamento informado no campo Ano Exercício. Na exemplificação abaixo, ao catálogo do 1.1.1.0.00.00 - MATERIAL DE ESCRITORIO foi vinculada outra classificação de despesa (Equipamentos e Material Permanente). Com isso, os produtos deste catálogo poderão ser adquiridos com recursos tanto de Material de Consumo quanto de Equipamentos e Material Permanente.
(Catálogo de Produtos - Guia Estrutura/Programa - Duas Classificações de Despesas Vinculadas)
4. Guia Estrutura Produto Receita Nesta guia podem-se vincular outras classificações de receita em nível de sub-elemento para os produtos cadastrados no nível selecionado. Para
isso, necessita-se selecionar o ano de exercício do orçamento, campo Ano Exercício e a classificação de receita desejada. A seguir clicar no botão ADICIONAR.
(Catálogo de Produtos - Guia Estrutura Produto Receita)
