1 - Administração Do Tempo

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PROGRAMA DE EDUCAÇÃO CONTINUADA A DISTÂNCIA Portal Educação CURSO DE ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO Aluno: EaD - Educação a Distância Portal Educação AN02FREV001/REV 4.0 1 CURSO DE ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO MÓDULO I Atenção: O material deste módulo está disponível apenas como parâmetro de estudos para este Programa de Educação Continuada. É proibida qualquer forma de comercialização ou distribuição do mesmo sem a autorização expressa do Portal Educação. Os créditos do conteúdo aqui contido são dados aos seus respectivos autores descritos nas Referências Bibliográficas. AN02FREV001/REV 4.0 2 SUMÁRIO MÓDULO I 1 APRESENTAÇÃO 2 O QUE É O TEMPO...? 3 DESPERDIÇADORES DO TEMPO - CONTROLANDO SEU TEMPO 4 PRINCIPAIS CONCEITOS ERRADOS QUE TOMAMOS NO DIA A DIA MÓDULO II 5 ESTRESSE - A REDUÇÃO DO ESTRESSE POR MEIO DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO 6 POR QUE ADMINISTRAR O TEMPO? 7 VOCÊ SABE COMO USAR SEU TEMPO? MÓDULO III 8 ORGANIZAÇÃO DE SUA “AGENDA DO TEMPO” 9 A BOA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO 10 COMO PLANEJAR MELHOR O TEMPO 11 AS CATEGORIAS DE UTILIZAÇÃO DO TEMPO 12 ADMINISTRE SUAS TAREFAS MÓDULO IV 13 TAREFAS IMPORTANTES X URGENTES 14 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO AUMENTANDO A PRODUTIVIDADE NO TRABALHO 15 ECONOMIZADORES DE TEMPO - EMPECILHOS À ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO 16 SOLUÇÕES PRÁTICAS PARA ECONOMIZAR TEMPO AN02FREV001/REV 4.0 3 MÓDULO V 17 ORGANIZAÇÃO DE UMA “AGENDA DO TEMPO” 18 PLANEJAR CADA TAREFA EM ROTINAS E LOTES 19 EVITANDO O ADIAMENTO 19.1 AS OITO MANEIRAS DE EVITAR O ADIAMENTO 20 DELEGANDO FUNÇÕES 20.1 QUAL É O CORRETO PROCESSO PARA DELEGAR COM SUCESSO? 21 DIFICULDADE DE DIZER NÃO 22 IMPREVISTOS E INTERRUPÇÕES 23 PRIORIZANDO ASSUNTOS 24 A IMPORTÂNCIA DA ORGANIZAÇÃO 25 PAPÉIS EM EXCESSO – NOVA REVISÃO 26 INFORMAÇÕES REFERENTES AO TEMPO QUE DEVEMOS ARQUIVAR OS DOCUMENTOS MÓDULO VI 27 ARQUIVOS 27.1 ARQUIVO MORTO 27.2 ARQUIVAMENTO PELO MÉTODO ALFABÉTICO 27.3 ARQUIVAMENTO PELO MÉTODO NUMÉRICO 28 ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS 28.1 ARQUIVO DE TRABALHOS ATUAIS 28.2 ARQUIVOS DE REFERÊNCIA 28.3 E-MAILS 29 USE O TELEFONE DE MANEIRA EFICAZ 30 ECONOMIZANDO TEMPO 30.1 EVITANDO DESLOCAMENTOS DESNECESSÁRIOS 30.2 PADRONIZE-SE 30.3 CONTROLE O TELEFONE AN02FREV001/REV 4.0 4 30.4 DELEGUE LIGAÇÕES 30.5 FOCO DOS ASSUNTOS 30.6 ANOTAÇÕES 30.7 SECRETÁRIA ELETRÔNICA 31 O COMPUTADOR COMO ALIADO MÓDULO VII 32 COMUNICAÇÕES E REUNIÕES PROVEITOSAS 32.1 E PARA A REALIZAÇÃO DA REUNIÃO 32.2 ENCERRAMENTO E SÍNTESE 32.3 CONCLUSÕES 32.4 IMPLANTAÇÃO DAS DECISÕES 32.5 ASPECTOS ESTRATÉGICOS 33 ESTABELECENDO OBJETIVOS 34 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO/PLANO DE AÇÃO CUMPRIMENTO DAS METAS PESSOAIS E PROFISSIONAIS REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS AN02FREV001/REV 4.0 5 MÓDULO I “A menos que acredite em si mesmo, nada fará; este é o caminho do sucesso.” Jonh D. Rockfeller Jr. Vídeo Motivacional Administração do tempo Disponível em: . Acesso em: 24 jun. 2011 1 APRESENTAÇÃO Uma das maiores reclamações de todos nós, seres humanos, atualmente, é justamente a falta de tempo para fazer todas as coisas nas quais nos envolvemos, seja na vida acadêmica ou profissional. Muitos têm a sensação de que a vida está passando rápido demais e que momentos importantes estão se perdendo, pois não damos o devido valor. Administrar o tempo na época atual, em que vivemos um turbilhão de atividades, se tornou indispensável, e para tal se faz imperioso criar bons hábitos. Que tal começarmos a pensar que dar sentido ao seu dia a dia é fazer com que suas tarefas tenham relevância e estejam ligadas diretamente ao que realmente é importante para você? Com esse curso modificaremos a nossa rotina, mas para tal temos que rever as prioridades e aplicar determinadas técnicas. Abordaremos vários temas relacionados à administração do tempo. Você está preparado para iniciar essa jornada conosco?! AN02FREV001/REV 4.0 6 2 O QUE É O TEMPO? Vamos verificar o conceito de gerenciamento do tempo de acordo com Landsberger: “estabelecer e seguir um planejamento de estudo que vise organizar e priorizar os estudos em um contexto de atividades competitivas no trabalho, família, etc.”. Já para Goethe, o tempo rende muito bem quando bem aproveitado. Chittoni afirma que a administração do tempo é justamente o ato de definir aquilo que é importante, aquilo que é urgente, aquilo que é ambos ou aquilo que é coisa nenhuma. FIGURA 1 FONTE: Disponível em: . Acesso em: 5 jun. 2010. Nas palavras de Castelo, administração do tempo é: Uma competência fundamental, tanto para garantir a eficácia do trabalho como para qualidade de vida. É uma competência dia mais necessária em um mundo de pressões, mudanças e imprevistos cada vez maios frequentes, provocando mil e uma solicitações e demandas aos profissionais. Essas solicitações e demandas geralmente são mais fortes do que podem às pessoas, em termos de tempo e estresse. O tempo torna-se muito curto e o estresse alto. A boa administração do tempo supõe saber usar bem algumas habilidades que pretendemos aqui comentar, visando ajudá-lo a refletir e conscientizar-se sobre o que precisa fazer para conseguir esse desafiante objetivo e tornar-se um bom administrador do seu tempo. AN02FREV001/REV 4.0 7 De acordo com Meireles, gestão do tempo é: O processo de controlar a vida por meio do uso do tempo. Quando se consegue alcançar pleno domínio sobre a gestão do tempo, aprende-se a equilibrar as diversas pressões sobre ele; desta forma, podemos atingir as metas. O processo de gestão do tempo deve ter por base o ciclo PDCA (planejar, executar, controlar e agir corretivamente) e os conceitos de: essencial, importante e acidental. Estes conceitos serão utilizados para dividir as tarefas. Atividades essenciais são aquelas que nos levam de imediato ao alcance das metas e possuem pressão temporal. Importantes são aquelas que nos levam ao alcance das metas, mas não possuem pressão temporal; e acidentais são as atividades que não nos levam de imediato ao alcance das metas e não possuem pressão temporal. O ciclo PDCA deve ser utilizado para a estruturação da gestão do tempo. FIGURA 2 FONTE: Disponível em: . Acesso em: 19 maio 2010. A falta de tempo para a realização das atividades diárias em razão da enorme carga de obrigações que enfrentamos atualmente tem sido motivo de insatisfação a diversos profissionais. A administração do tempo começa com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, o que não nos satisfaz e o que desejamos mudar. O aprendizado que exercemos em nossas funções do dia a dia é voltado para o que se faz e não para como se faz, de uma maneira que se tenha eficiência e AN02FREV001/REV 4.0 8 eficácia nos serviços. O que queremos dizer é que não basta ser especialista no que se faz, é preciso ter noções da melhor maneira de realizar o trabalho. A correta administração do tempo é um dos fatores mais importantes na administração de si mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a autodescoberta, isto é, com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz e do que desejamos mudar. Precisamos administrar melhor nosso tempo de maneira a criar nossa ferramenta gerencial, a ser utilizada em nosso trabalho e em nossa vida pessoal, permitindo a organização de metas pessoais e profissionais com menor dispêndio de energia física e mental. Em nossos esforços para conseguir a realização de nossas ambições, nossa felicidade e o desenvolvimento pessoal, o elemento de maior valor que dispomos é o tempo. A cada um de nós é concedida a mesma quantidade de tempo, todos os dias, todas as semanas, todos os anos, por todo o tempo de nossa vida. A forma em que o utilizamos determina as diferenças e a qualidade de nossas vidas. Ao longo dos séculos podemos ver vários pensadores que discutiram esta questão, Santo Agostinho, por exemplo, afirmou em suas confissões que discutir o tempo é algo muito complicado, pois o tempo parece ser, quando não tentamos discorrer sobre ele, algo simples que todo mundo conhece. Basta, porém, tentar teorizar sobre ele para que nos vejamos diante de grande confusão. Platão definiu-o como “O tempo é a imagem da Eternidade”. Marco Aurélio “é um rio de acontecimentos e que adquire violenta correnteza, apenas acontece um, logo outro ocupa seu lugar para em seguida deixar lugar para um terceiro acontecimento”. Albert Einstein estabeleceu a continuidade Espaço-Tempo e definiuo como a 4ª Dimensão. Analisando ainda uma das principais frases de Einstein, podemos dizer que o tempo é relativo, ou o tempo é nossa própria vida. Einstein dizia que as horas parecem segundos quando estamos com alguém de quem gostamos, no entanto, poucos segundos podem parecer uma eternidade quando estamos com a mão em um fogão aceso. AN02FREV001/REV 4.0 9 Você sabia? Que os sistemas de medição foram todos fabricados pelo homem e desenvolvidos partindo da observação da natureza? É isso mesmo! Eram observados o movimento da terra, da lua, das estrelas, o ciclo das estações, etc. Foi a partir dessas observações que surgiu o calendário e da sua evolução ocorreram as subdivisões da medida do tempo: o relógio de sol, a ampulheta e, finalmente, o relógio mecânico. Contudo, o calendário e o relógio medem apenas o andamento do tempo e não podem demonstrar a diferença entre o conceito do tempo de um homem que tem tempo de sobra e o de outro que nunca tem tempo suficiente. A importância do tempo se relaciona muito mais com o conceito circunstancial que dele tenhamos do que sua medida. O conceito do tempo só é válido para o presente, ou seja, para o momento que vive agora. Esse momento, entre o ontem e o amanhã, é o único que podemos usar e distribuir inteligentemente. Quando organizado e distribuído de forma inteligente, o tempo se transforma no nosso melhor aliado. Existem outras famosas frases sobre a discussão do tempo: “Tempo é aquilo que o homem está sempre tentando matar, mas que no fim acaba atando-o.” Herbert Spencer “O tempo corre em direção a sua bandeja de hospital repleta de narcóticos, deixando-nos preparados para a sua operação inevitável e fatal." Tennessee Williams “Para sempre é muito tempo. O tempo não para! Só a saudade é que faz as coisas pararem no tempo...” Mário Quintana AN02FREV001/REV 4.0 10 “Uma das grandes desvantagens de termos pressa é o tempo que nos faz perder.” Chesterton “Os conservadores são pessimistas quanto ao futuro e otimistas quanto ao passado.” Lewis Mumford “Não somos nós que perdemos tempo. É o tempo que nos perde.” Mário da Silva Brito “O Tempo é um ótimo professor. Pena que mata seus alunos.” Hector Berlioz “O homem que envelhece vai tomando gradativamente consciência de que não é eterno. Agita-se menos e, assim, os sons das vozes que vêm do além se fazem ouvir.” Romano Guardini “Não se pode planejar o futuro pelo passado.” Edmund Burke “Com o tempo, não vamos ficando sozinhos apenas pelos que se foram: vamos ficando sozinhos uns dos outros.” Mario Quintana “Não podemos aguardar que os tempos se modifiquem e nós nos modifiquemos junto, por uma revolução que chegue e nos leve em sua marcha. Nós mesmos somos o futuro. Nós somos a revolução.” Beatrice Bruteau “Muitas vezes não temos tempo para dedicar aos amigos, mas para os inimigos temos todo o tempo do mundo.” Leon Uris “Aquilo que nunca virá novamente é que faz a vida tão doce.” Emily Dickenson AN02FREV001/REV 4.0 11 3 DESPERDIÇADORES DO TEMPO - CONTROLANDO SEU TEMPO A maior parte das pessoas reconhece que não sabe administrar o tempo, querem aprender, mas se colocam diante de uma série de desperdiçadores do tempo, que dificultam e impossibilitam sua correta administração. Os desperdiçadores do tempo são de várias naturezas e podem ser divididos em nossa vida profissional ou pessoal. Na vida profissional temos o excesso de papéis, de reuniões improdutivas, interrupções, telefonemas, falta de delegações, entre outros. De natureza pessoal, temos a indecisão, a desorganização, a indiferença, entre outros. Mesmos que os desafios da vida profissional sejam vencidos, nossa possibilidade de administrar o tempo será baixa se os desperdiçadores pessoais não forem superados. FIGURA 3 FONTE: Disponível em: . Acesso em: 5 jun. 2010. Assim temos como desperdiçadores de tempo em nossa vida: • Falta de planejamento; • Falta de informações eficientes; AN02FREV001/REV 4.0 12 • Falta de disciplina no cumprimento da agenda; • Falta de definição clara de objetivos na execução das tarefas; • Centralização de poder; • Falta de delegação; • Sobrecarga de trabalho; • Desorganização pessoal; • Não definição/classificação das metas; • Alteração constante de ordens e de prioridades; • Menosprezo ou ênfase inadequada em certas atividades; • Indefinição de prioridades e cobrança incompleta e descontínua; • Fragmentação e superficialidade; • Incapacidade de dizer “não”; • Má utilização dos recursos (telefone, fax, xerox, computador); • Execução de serviço particular, em horário comercial; • Não antecipar prováveis acontecimentos futuros e não se preparar para eles; • Não se prevenir contra problemas rotineiros; • Atrasos; • Barulho e interrupções; • Arquivos desorganizados; • Responsabilidade e autoridades confusas; • Não se ajustar a mudanças; • Treinamento deficiente; • Excesso de controle e reuniões improdutivas; • Excesso de material para ler; AN02FREV001/REV 4.0 13 • Excesso de comunicação; • Falta de comunicação; • Inexistência de padrões/critérios; • Falta de diretrizes; • Não adaptação/resistências a mudanças; • Excesso de reuniões e burocracia interna; 4 PRINCIPAIS CONCEITOS ERRADOS QUE TOMAMOS NO DIA A DIA • Excesso de tempo em conversações; • Consolidação insuficiente de conclusões; • O subordinado sempre pode me esperar; • Não vejo diferença entre o urgente (para ontem) e o importante; • Eu faço o tempo: os outros devem fazer o seu tempo em função do meu; • Pela posição que ocupo, não preciso dar satisfação do meu tempo para ninguém; • Pelo meu grau de responsabilidade perante a empresa, não tenho condições de planejar o meu tempo. E o que devemos fazer? Evite adiar suas responsabilidades: planejamos os preparativos para alcançar algo e depois começamos a transferir o assunto de um dia para outro. Tanto o transferimos que nosso propósito se dilui no indefinido futuro do amanhã, que não chegou e nunca chegará. O antídoto para a transferência é a decisão. Depois que você tiver determinado “o que fazer” e “como fazer” faça a si mesmo esta pergunta: “quando?”. Aplique então o antídoto da decisão, definindo uma data e AN02FREV001/REV 4.0 14 um prazo para a execução. Evite desculpas: as desculpas aparentemente lógicas que nós mesmos nos damos para justificar nossa inércia frente a um problema. As desculpas são muitas vezes como lógica aparente, que apenas ressalta o fato de que não somos capazes de organizar e distribuir nosso tempo adequadamente. Se, ao invés das explicações lógicas, empregássemos nosso tempo em agir com decisão, jamais teríamos necessidade de usar artifícios, tais como: a desculpa. Evite lamentar: Outro importante desperdiçador do tempo é a lamentação. Nada nos faz desperdiçar mais tempo do que as horas que dedicamos às lamentações inúteis. Não podemos viver do passado. Depois que você passou por uma determinada experiência em sua vida, pouco poderá fazer para modificá-la. Ela já é parte do passado. A verdade é que nós aprendemos com erros do passado, mas o fato é que não podemos voltar atrás para corrigi-los. Se pudéssemos voltar atrás, certamente não cometeríamos erros que cometemos. Então é lógico presumir que devemos nossa posição atual às lições que aprendemos do passado. Porque então desperdiçar nosso tempo, lamentando as experiências que adquirimos no passado, por intermédio dos nossos erros. Ou seja, errar é necessário, mas persistir no erro não. Como podemos ver, são diversos os desperdiçadores do tempo que produzimos e que são como um empecilho na realização de nossas atividades, o que acarreta prejuízos à nossa produtividade, falta de atenção ao que realmente é importante (nossa família e amigos), atraso em nossa vida, prejuízo em nosso trabalho, irritação e estresse. Sejamos literalmente os donos do nosso tempo! AN02FREV001/REV 4.0 15 FIGURA 4 FONTE: Disponível em: . Acesso em: 26 maio 2010. FIM DO MÓDULO I AN02FREV001/REV 4.0 16