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Documentação técnica e material arquivístico Fabrício Mariano
Documentação técnica Um documento é uma unidade de registro de informações, independente do suporte utilizado, sendo o suporte o material no qual as informações são registradas. A confiabilidade de um documento tem que ser garantida para que a justiça seja feita e o passado compreendido. A diplomática é a ciência ou a técnica que estuda a autenticidade (se são verdadeiros) e a fidedignidade (se merecem fé pública) dos documentos. Segundo Mac Neil (2000), a confiabilidade de um documento possui duas dimensões qualitativas: a fidedignidade e a autenticidade. No que se refere à fidedignidade, o documento deve ser capaz de representar os fatos que atesta. Quanto à autenticidade, o documento “é o que diz ser”. Documentação é o conjunto dos documentos relativos a certos fatos, com o objetivo de evidenciá-los ou comprová-los. Alternativamente, também pode se referir à disciplina que trata das atividades de manipulação das informações contidas nos documentos, para posteriormente disponibilizá-las aos usuários. Documentação é o fundamento do conhecimento, sendo fixada materialmente através da escrita de letras ou números, desenhos, gráficos, objetos, cenas e suscetível de ser utilizado como informação e controle em consultas, estudos ou provas.
Documentação natural Também chamada de original, é aquela que informa a documentação empresarial de qualquer forma. De acordo com a definição, a documentação empresarial se refere a toda documentação original de uma empresa. Exemplos: cartas; Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., mais informações www.iesde.com.br
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* Mestre em Economia pela Wisconsin International University. Pós-graduado em Finanças e Gestão Corporativa pela Universidade Candido Mendes (UCAM). Graduado em Física pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ).Professor do Instituto de Administração do Rio de Janeiro (IARJ). Professor de cursos preparatórios para concursos.
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exposição de motivos; avisos; ofícios; contratos; apólices; termo de responsabilidade etc.
Documentação oficial Documentação proveniente de órgãos públicos. A correspondência oficial, segundo a natureza do assunto, classifica-se em: secreta – sigilo, segredo de Estado; confidencial – informações de caráter pessoal, devem ficar restritas; reservada – resguarda restrita ou transitória; ostensiva ou ordinária – é a que não se acha incluída nas anteriores, e cuja divulgação não prejudica a administração.
Documentação artificial Criada pela transcrição, no todo ou em parte, da documentação original para completar outro ciclo de informação, ou melhor, para pôr em evidência os elementos inerentes aos citados documentos, tais como: fichas; gráficos; desenhos; mapas; filmes; fitas;
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microcópias; cópias; impressões.
Classificação de documentos quanto ao gênero De acordo com Marilena Leite Paes (2005), os documentos podem ser classificados, de acordo com o gênero, como: escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados ou impressos; cartográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis); iconográficos: documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas (fotografias, desenhos, gravuras etc.); filmográficos: documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas (fitas, filmes etc.); sonoros: documentos com dimensão e rotação variáveis; micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microimpressão de imagens, mediante utilização de técnicas específicas; informáticos: documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador (disco rígido, disco óptico, fita magnética etc.).
Suporte É o material-base do objeto arquivado, ou seja, são os materiais sobre os quais as informações são registradas. Exemplos: Documentos escritos ou textuais => suporte é o papel. Documentos filmográficos => suporte é a película fotográfica, entre outros. Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., mais informações www.iesde.com.br
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Material arquivístico É todo equipamento de consumo usado em arquivos. Existe grande variedade de material arquivístico, sendo difícil caracterizar todos os disponíveis.
Material de consumo É aquele que sofre desgaste a curto ou médio prazo. Não deve ser incluído no inventário, pois tem duração média inferior a três anos e é constantemente substituído. Material permanente: arquivos, estantes ou armações, armários, fichários etc. Material de consumo: pastas, etiquetas, projeções, fichas, guias e material de escritório (lápis, canetas, grampos, papéis etc.).
LETRAS (Normógrafos)
N.º DE CAIXAS MD/L Onde: MD – massa documental L – largura da caixa
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Caixas
POSIÇÃO Documentação na vertical
NUMERAÇÃO 1 – máximo 9 caixas 01 – máximo 99 caixas 001 – máximo 999 caixas 0001 – máximo 9999 caixas
FURO Dedo na vertical para puxar a caixa
Letras – na numeração da caixa, utiliza-se uma letra padrão (letra de forma), escrita com normógrafos, que pode ser uma régua vazada, através da qual se desenham letras e números. 4
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Wikipedia Commons.
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Normógrafo.
Número de caixas – a quantidade de caixas utilizada para acondicionar determinada massa documental é calculada pela razão entre a massa documental (MD) pela largura da caixa (L). Numeração – a quantidade de dígitos está associada à quantidade máxima de caixas que o arquivo pode conter, por exemplo, se a numeração na caixa for 009, o arquivo pode conter no máximo 999 caixas; se a numeração na caixa for 102, o arquivo pode conter no máximo 999 caixas. Furo – o furo na caixa está associado ao cuidado que o arquivista deve ter ao manusear a caixa, ou seja, esta deve ser puxada pelo furo, introduzindo o dedo na vertical, lembrando de apoiar o fundo da caixa com a outra mão.
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Posição – a documentação acondicionada no interior da caixa deve ser inserida de cima para baixo, na vertical.
Caixa porta-arquivo de papelão.
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A, 010, A-50
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Pastas
Consiste em uma folha de papelão resistente, dobrada ao meio, que serve para guardar e proteger os documentos; Toda pasta de arquivo possui uma guia;
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A notação pode ser alfabética, numérica e alfanumérica.
Pasta suspensa de papel cartão.
Ficha Retângulo de cartolina em que se registra a informação. As dimensões variam de acordo com as necessidades.
Guias Instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos. Separam as pastas nas gavetas dos arquivos, reunindo-as em grupos; as partes ou seções dos arquivos ou fichários. 6
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Finalidade: facilitar a busca dos documentos.
Funções das guias Primária – indica a primeira posição de uma gaveta ou seção de um arquivo. Secundária – subdivisão da primária. Subsidiária – subdivisão da secundária. Especial – localização de um nome ou assunto de grande frequência.
Guia fora Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental, para assinalar a sua remoção temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fantasma. São destinadas a implantar o controle sobre a saída dos documentos.
Resolução de questões
(Agente Técnico em Administração – ABIN – CESPE) Com referência às tipologias documentais e suportes físicos, julgue os itens seguintes.
1. Documentos com dimensões e rotações variáveis caracterizam o gênero documental iconográfico. Solução:
Documento iconográfico é o gênero documental integrado por documentos que contêm imagens fixas, impressas, desenhadas ou fotografadas, como fotografias e gravuras.
Gabarito: errado
2. Carta, ofício, memorando, aviso, circular e relatório são exemplos de formatos documentais existentes em órgãos públicos. Solução:
Carta, ofício, memorando, aviso, circular e relatório são exemplos de espécies documentais existentes em órgãos públicos. Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., mais informações www.iesde.com.br
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Espécie documental: divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato, denominação que se dá ao aspecto formal de um documento. São exemplos de espécies documentais: ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, fotografia, memorando, ofício, aviso, planta, relatório.
Gabarito: errado
3. Mapas e plantas fazem parte do gênero documental conhecido como cartográfico. Solução:
Cartográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis).
Gabarito: certo
4. (Analista Judiciário – TRT 8ª. Região – FCC) Um guia de arquivo destina-se, essencialmente, a a) estabelecer as linhas do tratamento documental. b) compatibilizar os sistemas de notação adotados. c) orientar os consulentes em suas buscas. d) indexar o conteúdo dos grupos e subgrupos. e) justificar critérios de destinação de documentos. Solução:
Guias são instrumentos de pesquisa que oferecem informações gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos, com a finalidade de facilitar a busca dos documentos.
Gabarito: C
5. (Analista Judiciário – TRT 8.ª Região – FCC) Os arquivistas não podem prescindir da utilização de vocabulários controlados e tesauros, quando da elaboração de a) índices. b) guias. 8
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c) listas de transferência. d) relações de recolhimento. e) tabelas de temporalidade. Solução:
O tesauro é um vocabulário controlado que reúne termos derivados da linguagem natural, normalizados e preferenciais, agrupados por afinidade semântica, com indicação de relações de equivalência, hierárquicas, partitivas, de negação e funcionais estabelecidas entre eles. Ou seja, o tesauro é uma lista de palavras com significados semelhantes, dentro de um domínio específico de conhecimento. Não é simplesmente como uma lista de sinônimos, pois o objetivo do tesauro é justamente mostrar as diferenças mínimas entre as palavras e ajudar o escritor a escolher a palavra exata.
É imprescindível que os arquivistas os utilizem para elaborar índices, pois este é um instrumento de pesquisa. O índice é uma relação sistemática de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referências para sua localização.
Gabarito: A
6. (Analista Judiciário – TRT 8.ª Região – FCC) Instrumentos de pesquisa são ferramentas de a) controle de qualidade. b) descrição. c) avaliação. d) preservação. e) classificação. Solução:
Os instrumentos de pesquisa são as ferramentas utilizadas na descrição de um arquivo, ou parte dele, tendo a função de orientar a consulta e de determinar com exatidão quais são e onde estão os documentos.
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Gabarito: B
7. (Analista Judiciário – TRT 8.ª Região – FCC) A tipologia diferencia-se da diplomática por estudar os documentos a) em sua configuração interna. b) a partir de seus sinais de validação. c) como expressão autoral. d) como componentes de conjuntos orgânicos. e) do ponto de vista de sua natureza multimidiática. Solução:
Diplomática é a disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da autenticidade dos documentos. A Diplomática é responsável pela análise da espécie documental. A Tipologia Documental se ocupa de séries documentais, analisando o que se chama de “lógica orgânica dos conjuntos documentais”. Estabelece uma relação entre a espécie documental e seu tipo, em última instância uma especificação realizada a partir do conteúdo.
Gabarito: D
8. (Arquivista – MPU – CESPE) Os documentos apresentados em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo fotografias, diapositivos, desenhos e gravuras denominam-se: a) cartográficos. b) iconográficos. c) micrográficos. d) informáticos. e) filmográficos. Solução:
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É a definição de documentos iconográficos, segundo Marilena Leite Paes.
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Gabarito: B
(Agente Administrativo – AGU – CESPE) A respeito das tipologias documentais e dos suportes físicos, julgue os itens que se seguem.
9. Mapas, perfis, desenhos técnicos e plantas fazem parte do gênero documental cartográfico. Solução:
Cartográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis).
Gabarito: certo
10. Ofício, memorando e aviso são exemplos de tipologias documentais Solução:
Errado, são espécies documentais.
Espécie documental é a divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato, denominação que se dá ao aspecto formal de um documento. São exemplos de espécies documentais: ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, fotografia, memorando, ofício, aviso, planta, relatório.
Tipologia documental é a denominação que se dá quando reunimos determinada espécie à função ou atividade (finalidade) que o documento irá exercer, como Declaração de Imposto de Renda, Certidão de Nascimento. Exemplos:
Relatório de Atividades (Relatório = espécie/de Atividades = finalidade). Certidão de Nascimento (Certidão = espécie/de Nascimento = finalidade).
Gabarito: errado
11. O microfilme de substituição é aquele que serve à preservação das informações contidas em documentos que são eliminados, tendo em vista a racionalização e o aproveitamento de espaço.
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Solução:
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, microfilme de substituição é o microfilme que serve à preservação das informações contidas em documentos que são eliminados, tendo em vista a racionalização e o aproveitamento de espaço.
Gabarito: certo
12. O documento digitalizado tem o mesmo valor legal do documento em suporte papel, podendo, até, ser apresentado em juízo. Solução:
Há que se fazer a diferença entre documentos digitais e digitalizados. Documentos microfilmados, por exemplo, são digitais e têm o mesmo valor legal. Quanto a documentos digitalizados, quando não se pode comprovar sua autenticidade, não possuem valor legal.
Lembrando que documentos gerados eletronicamente têm força probatória de originais, se assinados digitalmente através do sistema de chaves da ICP-Brasil. Documentos digitalizados podem ser autenticados, adquirindo efeitos jurídicos de cópias autenticadas de originais impressos, se lhe for aposto certificado digital.
Gabarito: errado
Dica de estudo MARIANO, Fabrício. Arquivologia para Concursos. Rio de Janeiro: Academia, 2010.
Referências BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: FGV, 2004. DISPONÍVEL EM: . Acesso em: 15 jan. 2010.
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DICIONÁRIO de Termos Arquivísticos: subsídios para uma terminologia brasileira. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1992. FARIA, A. Nogueira de. Organização de Empresas. Rio de Janeiro: Record, 1969. MAC NEIL, Heather. Trusting Records: legal, historical and diplomatic perspectives. Dordrecht: Khrwer Academic, 2000. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 2005. SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: princípios e técnicas. Rio de Janeiro: FGV, 2005.
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