Sistema Microsiga Como Ferramenta De Gestão Da Informação

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EXÉRCITO BRASILEIRO DEPARTAMENTO DE EDUCAÇÃO E CULTURA DO EXÉRCITO UNIVERSIDADE CASTELO BRANCO FUNDAÇÃO ROBERTO TROMPOWSKY CURSO: GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E MARKETING INSTITUCIONAIS. TRABALHO: CULTURA CONTEMPORÂNEA E NOVAS TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO. TEMA: SISTEMA MICROSIGA COMO FERRAMENTA DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO. ANTONIO CLEBER ZEQUETTO CORUMBÁ-MS – 8/04/2009 ÍNDICE: 1. Breve apresentação da empresa e do problema a ser resolvido................... 03 2. Breve apresentação da tecnologia escolhida ............................................... 04 3. Plano de ação .......................................................................... .................... 07 3.1 Justificativas da escolha .......................................................................... .. 08 3.2 Resultados esperados .......................................................................... ...... 08 4. Conclusões .......................................................................... ........................ 09 5. Bibliografia .......................................................................... ....................... 09 1. Breve apresentação da empresa e do problema a ser resolvido. Perfil da empresa A Rio Tinto é uma empresa de gestão moderna, comprometida com os interesses de todas as partes envolvidas, e segue as melhores práticas de governança corporativa e ética nos negócios. Adota como prioridade o respeito ao meio ambiente, às comunidades e a segurança e saúde de seus funcionários. A empresa foi fundada em 1873 e hoje é reconhecida como líder mundial em mineração e pesquisa mineral. Com presença global, a estratégia da Rio Tinto é investir em minas de grande porte, vida longa e custo competitivo, operando de forma responsável e sustentável. Sua missão é descobrir, minerar, processar e fornecer um amplo leque de metais e minerais essenciais para a produção de milhares de utensílios que promovem o bem estar e qualidade de vida das pessoas. A empresa possui operações e projetos nos cinco continentes, incluindo alumínio, cobre, diamantes, minerais energéticos e industriais e minério de ferro. Atuação no Brasil A Rio Tinto iniciou suas atividades no Brasil em 1971. A empresa é reconhecida por atuar dentro dos princípios do desenvolvimento sustentável, com transparência, ética, integridade, honestidade, responsabilidade e comprometimento de longo prazo. Destacam-se as boas práticas de gestão da companhia, como respeito ao meio ambiente, preocupação com o desenvolvimento sócio-econômico das comunidades onde tem atividades, e a saúde e segurança de funcionários e contratados. A Rio Tinto opera no Brasil uma mina de minério de ferro, em Corumbá (Mina Corumbá), e a logística de transporte fluvial associada (Logística de Navegação), que utiliza a hidrovia Paraguai-Paraná. Departamento de Comunicação e Comunidades O departamento de Comunicação e Relações com Comunidades foi criado em 2005 com o principal objetivo de envolver a comunidade no processo decisório da empresa. Além de consultas a comunidade, entre os programas iniciados ou aprimorados incluem: visitas das chefias à mina e o porto de embarque, seminários participativos investimento, apoio às escolas e centros médicos localizados em comunidades vizinhas da mina e porto, manter programa de educação ambiental, apoiar projetos culturais e realizar cursos de qualificação e capacitação. As atividades desenvolvidas no setor, geram demandas de informações, que precisam ser registradas. A gestão dessas informações é um fator que precisa ser aprimorado. No plano de ação a problemática será melhor detalhada. 2. Breve apresentação da tecnologia escolhida Sistemas ERP ERP (Enterprise Resource Planning) são sistemas de informação que integram todos os dados e processos de uma organização em um único sistema . A integração pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de: finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação, marketing, vendas, compras, etc) e sob a perspectiva sistêmica (sistema de processamento de transações, sistemas de informações gerenciais, sistemas de apoio a decisão, etc). Os ERP's em termos gerais, são uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automação e armazenamento de todas as informações de negócios. Entre as mudanças mais palpáveis que um sistema de ERP propicia a uma corporação, sem dúvida, está a maior confiabilidade dos dados, agora monitorados em tempo real, e a diminuição do retrabalho. Algo que é conseguido com o auxílio e o comprometimento dos funcionários, responsáveis por fazer a atualização sistemática dos dados que alimentam toda a cadeia de módulos do ERP e que, em última instância, fazem com que a empresa possa interagir. Assim, as informações trafegam pelos módulos em tempo real, ou seja, uma ordem de vendas dispara o processo de fabricação com o envio da informação para múltiplas bases, do estoque de insumos à logística do produto. Tudo realizado com dados orgânicos, integrados e não redundantes. Vantagens do ERP Algumas das vantagens da implementação de um ERP numa empresa são: eliminar o uso de interfaces manuais, reduzir custos, otimizar o fluxo da informação e a qualidade da mesma dentro da organização (eficiência), otimizar o processo de tomada de decisão, eliminar a redundância de atividades, reduzir os limites de tempo de resposta ao mercado. Sistema Microsiga (Protheus) O Sistema Microsiga ou Protheus é um sistema integrado de gestão empresarial (ERP) brasileiro, que abrange as rotinas administrativas da empresa, seja ela industrial, comercial ou prestadora de serviços, permitindo o controle completo da situação econômica, financeira e produtiva, dinamizando decisões e otimizando resultados. A arquitetura multicamadas (Servidor, Banco de Dados e Aplicações) permite que cada parte do sistema seja executada em uma máquina diferente, otimizando os recursos da rede e oferecendo integração total entre as funcionalidades do sistema Microsiga. Desta forma, o balanceamento da carga da rede pode ser feito no nível mais otimizado possível, maximizando o desempenho. O Protheus dispõe de uma interface amigável que permite o acesso a diversas bases de dados e ambientes de rede. Existem várias configurações de ambientes adaptáveis à necessidade de cada cliente. Abaixo, as imagens ilustram o funcionamento do departamento de suprimentos, responsável por todas as compras realizadas na empresa: 3. Plano de ação Para se compreender a aplicação da tecnologia para o objetivo proposto, faz-se necessário uma breve descrição das atividades desenvolvidas no setor e da realidade atual. 1. Como será feita a aplicação/ utilização da tecnologia? O fluxo de informações geradas pelo departamento de comunicação e comunidades da empresa, advém das principais atividades de rotina realizadas, quais sejam: os eventos promovidos para funcionários e familiares; as visitas comunitárias efetuadas na empresa; os contatos estabelecidos com pessoas das comunidades onde a empresa possui operação e da população urbana em geral; as solicitações de patrocínio e pedidos de doação aprovados e negados; as inserções de notícias nas mídias (TV, rádio, internet) que abordam temas relacionadas à empresa, que são divulgadas em nível local, regional e nacional. O histórico dessas atividades deve ser registrado para fins de auditoria interna e prestação de contas à gestão corporativa e precisam ser evidenciadas em quantidades e responsável pela execução. A problemática do departamento é a gestão da informação, pois o atual processo de registro dessas informações é feito de maneira simples através do arquivamento em planilhas de excel e word, que dificulta a organização e demanda muito tempo. Os dados registrados devem ser apresentados mensalmente à gerência e anualmente à diretoria corporativa, que elabora um relatório anual com informações enviadas por todos os setores da empresa em nível global. Nesse contexto, nota-se a necessidade de um sistema de gestão de informação que possibilite incluir e editar dados, identificar responsáveis, organizar, subdividir em seções, mapear gráficos estatísticos, gerar relatórios automáticos, além de permitir inter-relação entre usuários e setores da empresa. O Sistema Microsiga, já adotado pela Rio Tinto nos setores de recursos humanos, finanças, compras e logística permite essa gestão eficaz e otimizada para o departamento de Comunicação e Comunidades. Para que isso seja possível, o programa precisa ser adaptado e convertido em um formato de interfaces habilitados para essa demanda de informações. 3.2 Justificativas da escolha A utilização do Sistema Microsiga como ferramenta de gestão da informação deve-se ao fato de ser um software que organiza informações de maneira precisa e centraliza os dados em um único sistema, diferente do atual padrão de arquivamento. Além da facilidade de inserção de dados por usuário, o software permite otimizar ações ao gerar relatórios e compartilhamento de informações entre os setores da gerência e diretoria corporativa da empresa, assegurando fidelidade ao processo. 3.3 Resultados esperados Com o sistema implantado espera-se que o processo de gestão das informações do setor seja eficaz, dinâmico e organizado. A facilidade de acesso e a possibilidade de gerar relatórios para consultas permitirá traçar um perfil do setor a fim de destacar as atividades mais desenvolvidas, onde há mais demandas e quais ações precisam ser aprimoradas. Pode-se ainda ser feito um balanço das atividades com o objetivo de elaborar estratégias de atividade em reuniões de alinhamento com e equipe envolvida no setor. Ao implantar-se um sistema de gestão, além do departamento ser evidenciado como organizado e acessível, poderá interagir com outros setores, dando maior fidelidade e agilidade aos processos. Como exemplo, as doações realizadas periodicamente, ao serem incluídas no sistema poderão gerar no módulo de suprimentos uma solicitação de compra do produto ou serviço a ser doado. 4. Conclusões A informação assume atualmente uma importância crescente. É imprescindível em nível de empresa a descoberta de novas tecnologias, a exploração das oportunidades de investimento e ainda o alinhamento das atividades industriais. Por esta razão, a gestão de informação como estratégia empresarial é um fator chave para a dinamização de uma organização e agrega vantagens competitivas no mercado e internamente. Como uma correta gestão das informações geradas no departamento de Comunicação e Comunidades, haverá possibilidades de melhorias no setor e em nível corporativo, permitindo que a rotina de trabalho no setor seja mais acelerada, sem comprometer a qualidade dos serviços, e ainda possibilita estratégias para integração mais precisa entre as áreas da empresa. 5. Bibliografia: http://pt.wikipedia.org/wiki/ERP - acessado em 3/04/2009. CONSENTINO, Laércio J.L. – Genoma Empresarial: incluindo a história e trajetória da Microsiga Software. – São Paulo: Editora Gente, 2001. SANTANA, Denise Dias de – Fundamentos de administração da informação: análise de desenvolvimento de sistemas.– São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2009. ----------------------- Painel de identificação Módulo solicitação de compras > inclusão de solicitação: nesta interface podem ser incluídos todos os itens (produtos ou serviços) que o usuário desejar comprar e o setor de suprimentos se encarregará de orçar e comprar o produto com o fornecedor disponível e de valor mais acessível. No exemplo, foi solicitado a compra de 5 cadernos de capa dura. Área de suprimentos > módulo solicitação de compras: nesta página inicial podem ser encontrados todos os itens de produtos e serviços cadastrados no sistema. A partir dele o usuário pode incluir, editar, excluir ou pesquisar uma solicitação de compra.