Mi01-0228 - Manual De Excel 2007 Avançado

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MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado Curso: Nome do Manual: Versão: Data: Elaborado Por: Verificado Por: Empresa: Morada: Telefone: Fax: Internet: E-mail: Presidente: Dir. Qualidade: Dir. Pedagógica Dir. Tec. Informação Microsoft Office Excel 2007 Avançado MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado 01 30-06-2007 Augusta Vila Verde, Sandra Jesus e Vanda Dias NHK - Formação e Novas Tecnologias, Unipessoal, Lda Av. Duque D’ Ávila, 72 B 1050 - 083 Lisboa 213 301 888 213 301 886 www.nhk.pt [email protected] Dr. Karen Bolbol Dra. Fátima Gil Dra. Eva Rosa Sérgio Gouveia ATENÇÃO: Este manual destina-se a apoiar os formados da NHK no curso. Não pretendendo ser um manual exaustivo do curso em questão, apresenta-se como uma ferramenta de consulta quer durante a duração do curso, quer após a conclusão do curso. O manual foi criado para satisfazer os requisitos das formações da NHK. Contudo poderá não corresponder na íntegra ao conteúdo programático do curso, sendo que será possível que alguns temas aqui abordados não façam parte do conteúdo programático do curso, assim como poderá acontecer que durante o curso sejam dados alguns temas que não se encontram neste manual. A NHK reserva o direito de alterar o conteúdo do curso ou do manual de forma a satisfazer a sua oferta de cursos. V01 -1- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda ÍNDICE Introdução ................................................................................................................... 5 Iniciar O Excel 2007..................................................................................................... 5 O Novo Ambiente do Excel 2007.................................................................................. 6 Friso (faixa) .................................................................................................................. 7 O Botão Office ............................................................................................................. 7 Botões que compõem a Caixa Font (Tipo De Letra).................................................. 11 Botões que compõem a Caixa Alignment (Alinhamento).......................................... 13 Botões que compõem a Caixa Number (Número)...................................................... 14 Botões que compõem a Caixa Styles (Estilos) ........................................................... 17 Botões que compõem a Caixa Cells (Células)............................................................ 18 Botões que compõem a Caixa Editing (Editar) .......................................................... 18 Caixa Tables (Tabelas) ............................................................................................... 20 Caixa Ilustrations (Ilustrações)................................................................................... 20 Caixa Charts (Gráficos) .............................................................................................. 20 Caixa Links (Hiperligações)....................................................................................... 21 Caixa Text (Texto)...................................................................................................... 21 Caixa Themes (Temas)............................................................................................... 22 Caixa Page Setup (Configurar Página)....................................................................... 23 Caixa Page Scale to Fit (Ajustar) ............................................................................... 24 Caixa Paragraph (Parágrafo) ...................................................................................... 25 Caixa Sheet Options (Opções de Folha)..................................................................... 25 Caixa Arrange (Modificar) ......................................................................................... 25 Caixa Function Library (Biblioteca das Funções)...................................................... 26 Caixa Defined Names (Definir Nomes) ..................................................................... 27 Caixa Formula Auditing (Auditoria De Fórmulas) .................................................... 28 Caixa Calculation (Cálculo) ....................................................................................... 28 Caixa Get External Data (Obter Dados Externos)...................................................... 29 Caixa Connections (Ligações).................................................................................... 29 Caixa Sort & Filter (Ordenar E Filtrar) ...................................................................... 30 Caixa Proofing (Correcção)........................................................................................ 31 Caixa Comments (Comentários) ................................................................................ 31 Caixa Tracking (Changes) .......................................................................................... 32 Caixa Workbook Views (Vistas do Livro) ................................................................. 33 Caixa Show/ Hide (Mostrar/ Ocultar) ........................................................................ 34 Caixa Zoom ................................................................................................................ 34 Caixa Window (Janela) .............................................................................................. 35 Caixa Macros.............................................................................................................. 36 Caixa Code (Código) .................................................................................................. 36 Caixa Controls (Controlos)......................................................................................... 37 Caixa Xml................................................................................................................... 37 Modos de Visualização............................................................................................... 39 FUNÇÕES ....................................................................................................................40 Funções Estatísticas................................................................................................ 41 Max (Máximo)........................................................................................................ 41 Min (Mínimo)..................................................................................................... 42 Average (Média)................................................................................................. 44 Count (Contar).................................................................................................... 45 Count.If (Contar.Se) ........................................................................................... 46 Funções Matemáticas ............................................................................................. 49 V01 -2- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado Sum (Soma) ........................................................................................................ 49 Versão em Português: SUM = SOMA ................................................................... 49 SUMIF (Soma.SE) ............................................................................................. 51 Round (Arred) .................................................................................................... 53 Versão em Português: ROUND = ARRED............................................................ 53 Int (Int)................................................................................................................ 55 Date/ Time (Data/ Hora)......................................................................................... 56 Day (Dia) ............................................................................................................ 56 Versão em Português: DAY = DIA........................................................................ 56 Para utilizar esta função, é necessário realizar os seguintes passos: .................. 56 Month (Mês) ....................................................................................................... 57 Versão em Português: MONTH = MÊS................................................................. 58 Year (Ano).......................................................................................................... 59 Versão em Português: YEAR = ANO .................................................................... 59 Hour (Hora) ........................................................................................................ 61 Versão em Português: HOUR = HORA ................................................................. 61 Minute (Minuto) ................................................................................................. 62 Now (Agora)....................................................................................................... 64 Today (Hoje)....................................................................................................... 65 Text (Texto)............................................................................................................ 66 Concatenate (Concatenar)................................................................................... 66 Para utilizar esta função, é necessário realizar os seguintes passos: .................. 66 Logical (Lógica) ..................................................................................................... 68 If (Se).................................................................................................................. 68 Or (Ou) ............................................................................................................... 70 And (E) ............................................................................................................... 71 Consulta e Referência............................................................................................. 73 Vlookup (Procv) ................................................................................................. 73 Ferramentas de Base de Dados..................................................................................75 Filters (Filtros)............................................................................................................ 75 Autofilter (Filtro Automático) ................................................................................ 75 Advanced Filter (Filtro Avançado) ........................................................................ 77 Subtotal (Subtotais) .................................................................................................... 79 Pivot Tables (Tabelas Dinâmicas).............................................................................. 80 As Fontes de Dados nas Tabelas Dinâmicas .......................................................... 81 Para criar uma tabela dinâmica, é necessário realizar os seguintes passos: ........... 81 Pivot Charts (Gráficos Dinâmicos)......................................................................... 83 Formatação das Tabelas Dinâmicas ....................................................................... 85 Actualização dos Dados.......................................................................................... 86 Ferramentas Avançadas.............................................................................................87 Validação de Dados ................................................................................................ 87 Especificar Limites para a Entrada de Dados ......................................................... 89 Restringir a Entrada de Dados a uma lista.............................................................. 90 Análise de Hipóteses ..................................................................................................90 Atingir Objectivo.................................................................................................... 91 Cenários .................................................................................................................. 92 Criar relatório de cenários ...................................................................................... 94 Solver (Solucionador)............................................................................................. 95 Protecção de Dados ...................................................................................................99 Protecção de Folha...................................................................................................... 99 Protecção Parcial de dados ......................................................................................... 99 V01 -3- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda Protecção de Livro.................................................................................................... 100 Macros......................................................................................................................100 Gravação de Macros ............................................................................................. 101 Execução de Macros............................................................................................. 102 Bibliografia...............................................................................................................103 V01 -4- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado INTRODUÇÃO O Microsoft Office Excel 2007 é caracterizado enquanto uma poderosa aplicação que nos permite através de uma folha de cálculo realizar um vasto leque de operações, desde simples cálculos até às mais complexas análises de dados. Neste manual vamos abordar algumas das funções mais utilizadas do Excel. Assim sendo, serão abordadas funções simples e funções avançadas que permitem ao utilizador efectuar cálculos complexos de uma forma mais simples e intuitiva. Serão igualmente descritas as várias ferramentas disponíveis para tratamento de grandes quantidades de informação inserida em bases de dados, filtrando e construindo tabelas e gráficos dinâmicos de uma forma fácil, rápida e interactiva. Finalmente serão abordadas outras ferramentas avançadas do Excel bem como a criação de macros de comando que permitem ao utilizador automatizar a execução do seu trabalho. INICIAR O EXCEL 2007 Para iniciar o Excel, é necessário aceder ao Menu Iniciar
Todos os programas
Microsoft Office
e clicar uma vez com o botão esquerdo do rato na opção Microsoft Office Excel 2007 conforme indicado na figura 1. Figura 1 – Iniciar o Excel 2007 V01 -5- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda Atenção, também poderá ser possível aceder ao Excel 2007 por meios de outros processos de acordo com as personalizadas que possam ter sido efectuadas no computador. O NOVO AMBIENTE DO EXCEL 2007 Quando se inicia o Excel surge a seguinte janela no ecrã do computador: 3 2 4 5 10 8 6 9 1 7 11 12 13 14 Figura 2 – Janela de Trabalho do Excel 2007 Os separadores do Office Excel 2007 encontram-se distribuídos de acordo com a sequência de trabalho habitual dos utilizadores, à medida que vão progredindo na criação do seu ficheiro. Por conseguinte, a janela é constituída pelos seguintes elementos: V01 -6- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado FRISO (FAIXA) Figura 3: A Faixa A nova interface utiliza uma área padrão na parte superior da janela da aplicação, chamada Friso (Faixa). Esta barra de opções substitui as camadas de menus e as barras de ferramentas usadas nas versões anteriores do Excel. O friso apresenta comandos organizados num conjunto de separadores que exibem apenas comandos mais relevantes para cada uma das áreas de procedimentos do Excel 2007. O friso permite-nos localizar grupos de comandos relacionados de uma forma rápida pois estes estão organizados em separadores. Por exemplo, no que diz respeito ao Microsoft Excel, os vários separadores encontram-se agrupados por actividades, como por exemplo, a inserção de fórmulas numa folha de cálculo ou a criação e formatação de gráficos. O Botão Office Figura 4: Botão do Office A versão 2007 do Microsoft Excel agrupa todas as funcionalidades relacionadas com a finalidade que o utilizador pretende dar ao documento, tais como, imprimi-lo ou guardá-lo no disco rígido do seu computador num único botão – O BOTÃO MICROSOFT OFFICE. Na verdade, este botão traz consigo duas grandes vantagens. Em primeiro lugar, este botão, ao agrupar todas estas funcionalidades num único lugar da janela de trabalho do Microsoft Word, permite ao utilizador encontrar a funcionalidade que pretende muito mais rapidamente. Em segundo lugar, o Botão OFFICE simplifica ao utilizador a realização e gestão das tarefas que necessita de concretizar na criação do seu documento. Em seguida, serão apresentadas as funcionalidades agrupadas no BOTÃO OFFICE que se encontra no canto superior esquerdo da BARRA DE TÍTULO: O botão NEW (Novo) permite criar um novo ficheiro do Excel. O botão OPEN (Abrir) permite ao utilizador abrir ficheiros do Excel já existentes que podem se encontrar guardados numa disquete ou numa pen drive ou, ainda, na pasta OS MEUS DOCUMENTOS do disco rígido do seu computador. V01 -7- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda O botão SAVE (Guardar) permite ao utilizador guardar os seus ficheiros criados no Excel 2007. Se for a primeira vez que está a guardar o seu ficheiro, o Excel 2007 sugere que o seu documento pode ser guardado na pasta OS MEUS DOCUMENTOS, contudo, o utilizador pode, por exemplo, escolher um dispositivo de armazenamento, tal como uma disquete para guardar o seu trabalho consoante as suas necessidades. No entanto, suponha que já tinha guardado anteriormente o seu ficheiro numa disquete (ou seja, por assim dizer, o seu documento já existe), ao clicar na opção SAVE (Guardar), o Excel 2007 guarda automaticamente o documento na disquete. O botão SAVE AS (Guardar como) permite ao utilizador, ao guardar o seu ficheiro criado, seleccionar o sítio, no qual o pretende guardar (por exemplo, a disquete ou a pasta Os Meus Documentos e, até mesmo, escolher o nome que pretende atribuir ao ficheiro em questão. O botão PRINT (Imprimir) permite ao utilizador imprimir o seu ficheiro. O botão FINISH funcionalidades: (Finalização) permite o acesso às seguintes Por sua vez, a funcionalidade PROPERTIES (Propriedades) possibilita ao utilizador aceder e, ainda, editar as propriedades do ficheiro em que está a trabalhar, tais como, título, autor, palavras-chave. A funcionalidade INSPECT DOCUMENT (Inspeccionar o Documento) possibilita ao utilizador a procura de dados ocultos e informação pessoal integrados no seu ficheiro. A funcionalidade RESTRICT PERMISSION (Permissão Restrita) auxilia o utilizador a evitar que informações importantes cheguem a destinatários indevidos, por acidente ou descuido. É, neste sentido, que a criação de ficheiros com permissão restrita permite, por exemplo, ao autor do ficheiro atribuir permissões restritas, tanto em termos de leitura como de alteração para um determinado número de utilizadores de todos aqueles que terão acesso ao conteúdo do mesmo. A funcionalidade ADD A DIGITAL SIGNATURE (Adicionar uma Assinatura Digital) dá a possibilidade ao utilizador de reforçar a integridade do seu ficheiro através da integração de uma assinatura digital invisível. A funcionalidade COMPATIBILITY CHECKER (Verificação de Compatibilidade) é bastante útil, na medida em que permite ao utilizador verificar a existência de funcionalidades não suportáveis por versões anteriores do Microsoft Office Excel 2007. V01 -8- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado A funcionalidade MARK AS FINAL (Assinalar como Versão Final) permite ao utilizador dar a conhecer aos destinatários que estes estão a ler a versão final, ou seja, acabada do ficheiro. Além disso, esta funcionalidade permite, ainda, ao utilizador transformar o seu trabalho num ficheiro só de leitura. O botão SEND (Enviar) permite ao utilizador enviar o seu documento para um ou mais destinatários através de correio electrónico e/ ou Fax. O botão PUBLISH (Publicar) permite ao utilizador três opções: • EXCEL SERVICES: esta funcionalidade permite ao utilizador verificar se todo o conteúdo do seu ficheiro será visualizado quando publicado num Browser (um Browser consiste num programa que é utilizado para visualizar páginas de Internet, como por exemplo, o Internet Explorer). • DOCUMENT MANAGEMENT SERVER: (Gestão de Servidores) permite ao utilizador partilhar o seu ficheiro ao guardá-lo num servidor Web. • CREATE DOCUMENT WORKSPACE: (Criar Área de Trabalho do Documento) permite ao utilizador criar um novo espaço para o seu documento e, para além disso, a cópia local encontra-se sempre sincronizada. O botão CLOSE (Fechar) pode ser utilizado sempre que o utilizador pretender fechar o(s) documento(s) em que está a trabalhar. O botão EXIT EXCEL (Sair Do Excel): permite ao utilizador, ao clicar neste botão, fechar, de imediato, a respectiva aplicação. Ao lado direito do BOTÃO OFFICE, o utilizador pode encontrar, ainda, a QUICK ACCESS TOOLBAR (Barra de Ferramentas de Acesso Rápido), na qual coexistem 4 botões já familiares das anteriores versões do Microsoft Office Excel: Figura 5: Botões de Comando localizados na a QUICK ACCESS TOOLBAR (Barra de Ferramentas de Acesso Rápido). V01 -9- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda O botão SAVE (Guardar) permite ao utilizador guardar o seu ficheiro. O botão UNDO (Anular) permite ao utilizador anular ou, se preferir, cancelar a última operação realizada. O botão REPEAT (Repetir ou Refazer) permite repetir uma operação que tenha sido, acidentalmente, anulada pelo utilizador. O botão PRINT (Imprimir) permite imprimir o ficheiro, de imediato, através da impressora à qual o computador se encontre ligado. 1 A Barra de título Apresenta as informações relativas à aplicação e do documento. 2 O separador HOME (BASE) Este separador inclui comandos relacionados com a selecção de tipos de letra; alinhamento de células; formatos de número; ou, por exemplo, ordenação e pesquisa de dados. Figura 6: Separador HOME (BASE) O botão COPY (Copiar) é extremamente útil para duplicar excertos de texto de um documento para um outro ou, então, dentro do mesmo documento. O botão CUT (Cortar) dá muito jeito para mover excertos de texto de um documento para um outro ou, ainda, para mover excertos de textos dentro de um mesmo documento. O botão PASTE (Colar) tem de ser sempre utilizado independentemente de o utilizador pretender COPIAR ou CORTAR um excerto de texto de um determinado documento. Pense no botão PASTE (Colar) enquanto uma espécie de confirmação da acção que pretende realizar (copiar ou colar). O botão CLIPBOARD permite ao utilizador o acesso ao CLIPBOARD do Microsoft Office, o qual permite copiar múltiplos excertos de textos e imagens que tenham já sido utilizados num outro programa do Pacote Microsoft Office. Por exemplo, é possível copiar o texto de uma mensagem de correio electrónico; dados de uma folha de cálculo do Microsoft Office Excel ou, até mesmo, um gráfico do Microsoft Office PowerPoint e colá-lo num documento do Microsoft Office Word. Assim sendo, quer isto dizer que o Clipboard funciona como uma espécie de arquivo, no qual são guardados todos os itens copiados de um qualquer ficheiro desde que este último tenha sido realizado num dos programas que constituem o Pacote Microsoft Office. FORMATER PAINTER (Pincel de Formatação) V01 -10- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado Este pincel deve ser utilizado sempre que necessitar de copiar a formatação de um texto para outro. Não se esqueça sempre que se fala em formatação de texto, fala-se em tipos e tamanhos de letra; cor do tipo de letra; estilos de tipo de letra (como por exemplo, o Negrito ou o Sublinhado). Botões que compõem a Caixa Font (Tipo De Letra) FONT (Tipo de Letra) Nesta caixa de menu, o utilizador pode facilmente alterar o tipo de letra do seu documento. FONT SIZE (Tamanho do Tipo de Letra) Nesta caixa de menu, é possível alterar o tamanho de letra de um documento ou, se necessário, apenas de uma parte de um documento, como por exemplo, aumentar apenas o tamanho de letra do título de um documento. INCREASE FONT (Aumentar Tamanho de Letra) Ao clicar neste botão, o utilizador vai aumentar o tamanho de letra do seu texto. DECREASE FONT (Diminuir Tamanho de Letra) Ao clicar neste botão, o utilizador vai diminuir, tal como o nome do botão indica, o tamanho de letra do seu texto. BOLD (Negrito) Ao utilizar este botão, é atribuído um contorno a negro mais espesso ao texto seleccionado. Este botão é bastante utilizado para destacar algumas palavras e/ ou expressões de um documento. ITALIC (Itálico) Ao utilizar este botão, é atribuída uma ligeira inclinação da esquerda para a direita ao texto seleccionado. Este botão é bastante utilizado para destacar títulos de documentos e citações, isto é, a finalidade é chamar a atenção do leitor para determinados conteúdos do documento. UNDERLINE (Sublinhado) Ao utilizar este botão, é atribuída uma linha recta simples por baixo do texto seleccionado. No entanto, se o utilizador clicar na seta de cor negra descendente que se encontra do lado direito do botão, terá, então, a possibilidade de utilizar o DOUBLE UNDERLINE (Sublinhado Duplo). BORDERS (Limites) Este botão permite ao utilizador formatar os contornos interiores e exteriores da sua tabela. • BOTTOM BORDER (Limite Inferior); • TOP BORDER (Limite Superior); • LEFT BORDER (Limite Esquerdo); • RIGHT BORDER (Limite Direito); • NO BORDER (Sem Limites); • ALL BORDERS (Todos os Limites); • OUTSIDE BORDERS (Limites Exteriores); • THICK BOX BORDERS (Limite Exterior Espesso); V01 -11- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda • • • • • • BOTTOM DOUBLE BORDER (Limite Inferior Duplo); THICK BOTTOM BORDER (Limite Inferior Espesso); TOP AND BOTTOM BORDER (Limite Superior e Inferior; TOP AND THICK BOTTOM BORDER (Limite Superior e Limite Inferior Espesso); TOP AND DOUBLE BOTTOM BORDER (Limite Superior e Limite Inferior Duplo); MORE BORDERS (Mais Limites). FILL COLOR (Cor de Preenchimento) Este botão permite a alteração da cor de fundo das células seleccionadas. FONT COLOR (Cor do Tipo de Letra) A utilização deste botão permite alterar a cor do texto seleccionado. NOTA: Ao clicar na seta que se encontra no canto inferior direito da caixa FONT (Tipo de Letra), o utilizador acede à janela apresentada na imagem seguinte: Figura 7: Janela que surge cada vez que clica neste botão V01 -12- . MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado Botões que compõem a Caixa Alignment (Alinhamento) TOP ALIGN (Alinhamento Superior) Este botão permite alinhar o conteúdo à parte superior da célula. MIDDLE CENTER (Alinhamento ao Centro) Este botão permite alinhar o texto, para que este seja centrado dentro da própria célula. BOTTOM ALIGN (Alinhamento Inferior) Este botão permite alinhar o conteúdo à parte inferior da célula. • ORIENTATION (Orientação) Este botão possibilita rodar o texto num ângulo diagonal ou, ainda, colocá-lo na vertical. • ANGLE COUNTERCLOCKWISE (Ângulo no sentido contrário ao dos ponteiros do relógio: • ANGLE CLOCKWISE (Ângulo no sentido dos ponteiros do relógio); • VERTICAL TEXT (Texto na Orientação Vertical); • ROTATE TEXT UP (Rodar o Texto para Cima); • ROTATE TEXT DOWN (Rodar o Texto para Baixo); ALIGNMENT (Alinhamento). ALIGN LEFT (Alinhar à Esquerda) Este botão permite alinhar à esquerda o texto seleccionado. CENTER (Centro) Este botão permite alinhar ao centro o texto seleccionado. ALIGN RIGHT (Alinhar à direita) Este botão permite alinhar à direita o texto seleccionado. DECREASE INDENT (Diminuir Avanço) Este botão é utilizado sempre que é necessário diminuir o espaço existente entre o limite da célula e o respectivo conteúdo. INCREASE INDENT (Aumentar Avanço) Este botão é utilizado sempre que é necessário aumentar o espaço existente entre o limite da célula e o respectivo conteúdo. WRAP TEXT (Moldar Texto) Com a utilização deste botão, é possível colocar todo o conteúdo da célula visível, repartindo-o em várias linhas. MERGE AND CENTER (Unir e Centrar) Este botão permite unir as células seleccionadas numa única célula e, em simultâneo, centra o respectivo conteúdo. Este botão é bastante utilizado para os títulos das tabelas. NOTA: Ao clicar na seta que se encontra no canto inferior direito da caixa ALIGN (Alinhamento), o utilizador acede à janela apresentada na imagem seguinte: V01 -13- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda Figura 8: Janela que surge cada vez que clica neste botão Botões que (Número) compõem a Caixa . Number A caixa NUMBER (NÚMERO) torna-se bastante prática e funcional sempre que o utilizador tem necessidade de formatar um número ou, eventualmente, um conjunto de números para um determinado formato – por exemplo, atribuir a todos os números o símbolo da moeda (no caso português, o euro). NUMBER FORMAT (Formato do Número) Nesta caixa de diálogo, o utilizador tem a possibilidade de escolher, de acordo com as suas necessidades, como é que os valores numéricos devem ser apresentados nas células: GENERAL (Geral): sem formato específico, ou seja, tal e qual, como o número foi introduzido na respectiva célula. NUMBER (Número): esta categoria permite ao utilizador atribuir, por predefinição, duas casas decimais a todos os valores numéricos que se encontrem seleccionados na folha de cálculo. CURRENCY (Moeda): este formato é indicado sempre que o utilizador pretender utilizar valores monetários gerais. Por predefinição do programa, ao utilizar o formato CURRENCY (Moeda), os valores seleccionados são formatados para euro (€). V01 -14- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado ACCOUNTING (Contabilidade): este formato também permite atribuir o símbolo monetário a todos os valores numéricos que se encontrem seleccionados na folha de cálculo, contudo, este formato possui uma particularidade, que não é partilhada pelo formato CURRENCY (Moeda), que consiste no alinhamento dos símbolos e respectivas vírgulas decimais numa coluna. SHORT DATE (Data Abreviada) LONG DATE (Data Completa) TIME (Hora): esta opção permite formatar todos os valores numéricos para um só formato de cariz horário. PERCENTAGE (Percentagem): esta opção de formato baseia-se na multiplicação dos valores numéricos seleccionados por 100 e na apresentação do característico símbolo da percentagem (%). FRACTION (Fracção): este formato apresenta os valores numéricos seleccionados como uma fracção. SCIENTIFIC (Científico): esta opção de formato apresenta os valores numéricos seleccionados na notação exponencial, substituindo parte do número por E+n: E que significa exponente e multiplica o número precedente por 10 elevado à n-ésima potência. O utilizador pode, ainda, especificar o número de casas decimais pretendido. TEXT (Texto): esta opção trata o conteúdo de uma célula enquanto texto e apresenta o conteúdo exactamente como este é introduzido na célula, mesmo quando o utilizador digita valores numéricos. MORE NUMBER FORMATS (Mais Formatos de Número): sempre que o utilizador seleccionar esta última opção acede ao separador NUMBER (Número) que é parte integrante da janela FORMAT CELLS (Formatar Células), na qual pode, consoante as suas necessidades, personalizar o formato pretendido para os valores numéricos seleccionados. V01 -15- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda Figura 9: O Separador NUMBER (Número). ACCOUNTING NUMBER FORMAT (Formato de Número de Contabilidade) Este botão permite seleccionar o formato monetário pretendido para os valores numéricos seleccionados. Por uma lado, se o utilizador clicar em cima do botão é atribuído, por pré-definição, o símbolo do euro a todos os valores numéricos que se encontrem seleccionados. Por outro lado, se o utilizador clicar na seta descendente que se encontra do lado direito do botão, tem a sua disposição outros formatos monetários, tais como, a libra inglesa ou o dólar americano. Por fim, se o utilizador seleccionar a opção MORE ACCOUNTING FORMATS (Mais Formatos de Contabilidade), terá, então, a possibilidade de seleccionar outro tipo de forato monetário. PERCENT STYLE (Formato de Percentagem): este botão baseia-se na multiplicação dos valores numéricos seleccionados por 100 e na apresentação do característico símbolo da percentagem (%). COMMA STYLE (Formato Decimal): este botão permite apresentar os valores numéricos seleccionados enquanto valores numéricos decimais. Por exemplo, o número 12 passaria a ser apresentado 12,00. INCREASE DECIMAL (Aumentar Casas Decimais): este botão permite aumentar o número de casas decimais de todos os valores numéricos seleccionados na folha de V01 -16- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado cálculo. DECREASE DECIMAL (Diminuir Casas Decimais): este botão permite aumentar o número de casas decimais de todos os valores numéricos seleccionados na folha de cálculo. NOTA: Ao clicar na seta que se encontra no canto inferior direito da caixa NUMBER (Número), o utilizador acede à janela apresentada na imagem seguinte: Figura 10: Janela que surge cada vez que clica neste botão . Botões que compõem a Caixa Styles (Estilos) As funcionalidades disponíveis na caixa STYLES (Estilos) revelam-se de grande utilidade no que diz respeito à formatação das tabelas. CONDITIONAL FORMATTING (Formatação Condicional) Esta funcionalidade permite realçar determinadas células da folha de cálculo que correspondam a um ou mais critérios, consoante as necessidades do utilizador, através da utilização de cores e/ ou símbolos gráficos. FORMAT AS TABLE (Formatação Automática) V01 -17- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda Esta funcionalidade permite formatar, de uma maneira rápida e simples, uma tabela através da selecção de um estilo pré-definido já existente no Excel – estilos esses que já incluem cores de preenchimento, contornos de linha, estilos e cores do tipo de letra. CELL STYLES (Estilos da Célula) Esta funcionalidade do Excel permite a formatação rápida de algumas células através da utilização de estilos de formatação já existentes. Botões que compõem a Caixa Cells (Células) INSERT CELLS (Inserir Células) Este botão permite inserir novas células, linhas e/ ou colunas numa tabela. DELETE CELLS (Eliminar Células) Este botão permite eliminar células, linhas e/ ou colunas numa tabela. FORMAT (Formatar) Este botão permite alterar a altura das linhas e a largura das colunas. Através da utilização deste botão é também possível mostrar e ocultar linhas e/ ou colunas de uma folha de cálculo ou, até mesmo, a própria folha de cálculo. É também através da utilização deste botão que é possível proteger todas as células ou apenas algumas células de uma folha de cálculo. Botões que compõem a Caixa Editing (Editar) SUM (Soma Automática) Este botão permite a apresentação rápida de resultados de cálculos simples, como por exemplo, uma soma ou uma média: SUM (Soma) AVERAGE (Média) COUNT NUMBERS (Contar Números) MAX (máximo) MIN (Mínimo) MORE FUNCTIONS (Mais Funções) FILL (Preencher) Este botão permite preencher células adjacentes (em qualquer direcção na folha de cálculo), respeitando um determinado critério. CLEAR (Limpar) Este botão permite apagar o conteúdo de uma célula ou de um conjunto de células. V01 -18- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado CLEAR ALL (Limpar Tudo): esta opção permite apagar TODO o conteúdo de uma célula (incluindo o próprio formato da célula e cor de preenchimento). CLEAR FORMATS (Limpar Formatos): esta opção permite apagar apenas o formato da (s) célula (s), mantendo o respectivo conteúdo. CLEAR CONTENTS (Limpar Conteúdos): esta opção permite apagar apenas o conteúdo da (s) célula(s), mantendo o respectivo formato. CLEAR COMMENTS (Limpar Comentários): esta opção permite limpar apenas os comentários existentes na folha de cálculo. SORT & FILTER (Ordenação e Filtro) Esta funcionalidade do Excel 2007 permite ordenar os dados seleccionados, para que a sua análise seja mais fácil e rápida. SORT A TO Z (Ordem Ascendente): permite a ordenação ascendente dos dados seleccionados: • Ordem alfabética no caso de os dados serem de natureza textual; • Ordem crescente no caso de dos dados serem de natureza numérica. SORT Z TO A (Ordem Descendente): permite a ordenação descendente dos dados seleccionados: • Ordem decrescente no caso de dos dados serem de natureza numérica. CUSTOM SORT (Ordenação Personalizada): ao seleccionar esta opção, o utilizador acede a uma caixa de diálogo, na qual pode personalizar a ordenação dos dados seleccionados de acordo com as suas necessidades. FILTER (Filtro): esta opção permite filtrar unicamente a informação da tabela que respeita o(s) critério(s) impostos pelo utilizador, ou seja, todos os registos que não respeitem esses critérios são ocultados. FIND & REPLACE (Localizar e Substituir) Esta funcionalidade permite localizar rapidamente dados específicos e tipos de formatação existentes na folha de cálculo. Esta funcionalidade permite, ainda, a substituição rápida de dados e formatos da folha de cálculo. 3 O separador INSERT (INSERIR) Ao utilizar o separador INSERT (Inserir), o utilizador tem acesso a comandos que permitem introduzir objectos, como por exemplo, tabelas, gráficos, ilustrações e hiperligações numa folha de cálculo. Figura 11: Separador INSERT (INSERIR) V01 -19- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda Caixa Tables (Tabelas) Na caixa TABLES (Tabelas), é possível criar PIVOT TABLES (Tabela Dinâmicas), através das quais é possível agrupar e armazenar de forma rápida e fácil grandes quantidades de dados. É, ainda, possível criar TABLES (Tabelas), cuja principal funcionalidade é organizar dados, quer textuais, quer numéricos, que estejam relacionados. Caixa Ilustrations (Ilustrações) INSERT PICTURE FROM FILE (Inserir Imagem A Partir Do Ficheiro) Permite inserir uma imagem a partir de um ficheiro. CLIP ART Permite inserir um objecto de cariz multimédia num documento. Esses objectos podem ser desenhos, pequenos filmes, sons ou, ainda, uma imagem que auxilie o leitor na compreensão de um determinado conceito. SHAPES (Formas Automáticas) Esta funcionalidade permite a inserção de formas pré-definidas, tais como rectângulos, cilindros, setas, entre outros, na folha de cálculo. SmarTArt (Diagrama) Através deste botão, é possível inserir diagramas, incluindo diagramas circulares, diagramas de Venn, organogramas, que são indicados para ilustrar um processo, uma hierarquia ou, por exemplo, um ciclo de vida de um projecto. Caixa Charts (Gráficos) É nesta caixa que o utilizador pode seleccionar o tipo de gráfico que considera mais adequado para o trabalho que está a realizar. Nesta caixa, o utilizador pode aceder rapidamente aos seguintes tipos de gráficos: • COLUMN (Colunas) • LINE (Linhas) • PIE (Circular) • BAR (Barras) • AREA (Áreas) • SCATTER (Dispersão X,Y) • OTHER CHARTS (Outros Tipos de Gráficos). V01 -20- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado NOTA: Ao clicar na seta que se encontra no canto inferior direito da caixa CHARTS (Gráficos), o utilizador acede à janela apresentada na imagem seguinte, na qual encontra à sua disposição outro tipos de gráficos: Figura 12: Janela que surge cada vez que clica neste botão . Caixa Links (Hiperligações) HYPERLINK (Hiperligação) Este botão permite a criação de hiperligações para: • Uma página de Internet; • Um endereço electrónico; • Uma imagem; • Um programa. Caixa Text (Texto) TEXT BOX (Caixa de Texto) Este botão permite a introdução de caixas de texto previamente formatadas num qualquer espaço da folha de cálculo. HEADER & FOOTER (Cabeçalho e Rodapé) Este botão permite a edição do conteúdo que o utilizador pretende que apareça no cabeçalho e rodapé de cada uma das páginas impressas. V01 -21- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda WordArt O WordArt é uma galeria de texto decorativo que é indicado para o título de um trabalho. Esta qual é SIGNATURE LINE (Linha para Assinatura) funcionalidade permite criar uma linha para uma assinatura por baixo da possível especificar quem deverá ser o autor da assinatura. INSERT OBJECT (Inserir Objecto) Este botão permite a inserção de objectos, tais como, sons ou vídeos, numa folha de cálculo. SYMBOL (Símbolo) Esta funcionalidade permite ao utilizador integrar símbolos, que não existem no teclado, no seu documento, como por exemplo, o símbolo de Direitos de Autor (©). 4 O separador PAGE LAYOUT (ESQUEMA DE PÁGINA) O separador PAGE LAYOUT, por sua vez, é composto por comandos que possibiltam a alteração da configuração e do aspecto da folha de cálculo. Figura 13: Separador PAGE LAYOUT (Esquema de Página). Caixa Themes (Temas) Na nova versão do Excel, os THEMES (temas) simplificam o processo de criação de ficheiros, atribuindo-lhes um aspecto cuidado e profissional. THEMES (Temas) Este botão permite o acesso a todos os temas existentes no Microsoft Office Excel 2007. THEME COLORS (Esquema de Cores dos Temas) Esta funcionalidade permite o acesso aos esquemas de cores de cada um dos temas existentes nesta nova versão do Excel 2007. THEME FONTS (Tipos de Letra dos Temas) Esta funcionalidade permite o acesso aos tipos de letra de cada um dos temas existentes nesta nova versão do Excel 2007. THEME EFFECTS (Efeitos dos Temas) Esta funcionalidade permite o acesso aos efeitos de cada um dos temas existentes nesta nova versão do Word 2007. V01 -22- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado Caixa Page Setup (Configurar Página) MARGINS (Margens) Através deste botão, o utilizador pode seleccionar o tipo de margens que considera mais adequada para o documento ou, então, apenas para as células que se encontrem seleccionadas na folha de cálculo. ORIENTATION (Orientação) Ao utilizar esta funcionalidade, o utilizador pode seleccionar a orientação de página que considerada mais acertada para o seu documento: PORTRAIT (Vertical) ou LANDSCAPE (Horizontal). SIZE (Tamanho) Este botão permite ao utilizador seleccionar o formato de papel que considerar mais adequado para o trabalho em questão (por exemplo, o formato A4 ou A5). PRINT AREA (Área de Impressão)) Este botão permite delimitar uma determinada área da folha de cálculo, cuja finalidade consiste na impressão. BREAKS (Quebras) Este botão permite ao especificar o sítio, no qual se inicia uma nova página, uma vez impresso o trabalho. As quebras de página são inseridas abaixo e à esquerda da área seleccionada. BACKGROUND (Fundo) Este botão permite seleccionar uma imagem que será apresentada como fundo da folha de cálculo. V01 -23- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda PRINT TITLES (Títulos a Imprimir) Este botão permite especificar quais as linhas e colunas que devem ser repetidas em cada página impressa. NOTA: Ao clicar na seta que se encontra no canto inferior direito da caixa PAGE SETUP (Configurar Página), o utilizador acede à janela apresentada na imagem seguinte: Figura 14: Janela que surge cada vez que clica neste botão . Caixa Page Scale to Fit (Ajustar) WIDTH (Largura) Este botão permite diminuir a largura do conteúdo que pretende imprimir, para que este caiba num determinado número de páginas. HEIGTH (Altura) Este botão permite diminuir a altura do conteúdo que pretende imprimir, para que este caiba num determinado número de páginas. SCALE (Escala) V01 -24- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado Este botão permite aumentar ou diminuir a dimensão do conteúdo que pretende imprimir para uma determinada percentagem em relação ao respectivo tamanho real. NOTA: Ao clicar na seta que se encontra no canto inferior direito da caixa PAGE SETUP (Configurar Página), o utilizador acede à janela apresentada na imagem seguinte: Caixa Paragraph (Parágrafo) INDENT LEFT (Avanço à esquerda) Esta funcionalidade permite o avanço do parágrafo seleccionado em direcção à margem esquerda do texto. INDENT RIGHT (Avanço à direita) Esta funcionalidade permite o avanço do parágrafo seleccionado em direcção à margem direita do texto. SPACING BEFORE (Espaçamento Antes) Permite o aumento do espaço existente antes do parágrafo. SPACING AFTER (Espaçamento Depois) Permite o aumento do espaço existente depois do paÁGRAFO. NOTA: Ao clicar na seta que se encontra no canto inferior direito da caixa PARAGRAPH (Parágrafo), o utilizador acede à janela (janela essa já conhecida de versões anteriores do Microsoft Office Word) apresentada na figura 14 (página 24). Caixa Sheet Options (Opções de Folha) GRIDLINES (Linhas de Grelha) O botão VIEW (Ver) permite visualizar ou ocultar as linhas de grelha. Por sua vez, o botão PRINT (Imprimir) permite escolher se pretende ou não imprimir as linhas de grelha. HEADINGS (Títulos) O botão VIEW (Ver) permite ver ou ocultar os títulos das folhas de cálculo, ou seja, as letras que designam as colunas e os números que designam as linhas. O botão PRINT (Imprimir) pretende escolher se pretende imprimir ou não os títulos das folhas de cálculo. Caixa Arrange (Modificar) BRING TO FRONT (Trazer para a Frente) Permite trazer o objecto seleccionado para a frente de todos os outros objectos do documento. V01 -25- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda SEND TO BACK (Trazer para Trás) Permite trazer o objecto seleccionado para trás de todos os outros objectos do documento. SELECTION PANE (Painel de Selecção) Este botão permite o acesso ao painel de selecção, através do qual é mais fácil seleccionar objectos de forma individualizada e, para que também seja mais fácil a sua movimentação na folha de cálculo. ALIGN (Alinhar) Esta funcionalidade permite alinhar vários objectos, utilizando enquanto ponto de referência os seus respectivos vértices. GROUP (Agrupar) Esta funcionalidade permite agrupar, ou seja, unir vários objectos, tornando-os num único objecto. ROTATE (Rodar) Esta funcionalidade permite rodar ou inclinar um objecto seleccionado. 5 O separador FORMULAS (FÓRMULAS) O separador FORMULAS é constituído por comandos que permitem o acesso, por exemplo, ao Assistente de funções de cálculo do Excel. É neste separador, ainda, que o utilizador tem a possibilidade de aceder às várias ferramentas da Auditoria de Fórmulas. Figura 15: O Separador FORMULAS (Fórmulas). Caixa Function Library (Biblioteca das Funções) INSERT FUNCTION (Inserir função) Este botão permite o acesso rápido à janela das funções do Excel. • • • • • AUTOSUM (Soma Automática) Este botão permite a realização de cálculos rápidos, como por exemplo: SUM (Soma) AVERAGE (Média) COUNTNUMBERS (Contar) MAX (Máximo) MIN (Mínimo) RECENTLY USED (Recentemente Utilizadas) Este botão, por sua vez, permite o acesso rápido às útlimas funções V01 -26- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado utilizadas no programa. FINANCIAL (Financeiras) Este botão permite o acesso rápido a todas as funções que fazem parte da categoria FINANCIAL (Financeiras). LOGICAL (Lógica) Este botão permite o acesso rápido a todas as funções que fazem parte da categoria LOGICAL (Lógica). TEXT (Texto) Este botão permite o acesso rápido a todas as funções que fazem parte da categoria TEXT (Texto). DATE & TIME (Data e Hora) Este botão permite o acesso rápido a todas as funções que fazem parte da categoria DATE & TIME (Data e Hora). LOOKUP & REFERENCE (Consulta e Referência) Este botão permite o acesso rápido a todas as funções que fazem parte da categoria LOOKUP & REFERENCE (Consulta e Referência). MATH & TRIG (Matemática e Trigonometria) Este botão permite o acesso rápido a todas as funções que fazem parte da categoria MATH & TRIG (Matemática e Trigonometria). MORE FUNCTIONS (Mais Funções) Este botão permite o acesso rápido às funções pertencentes às seguintes categorias: • STATISTICAL (Estatística) • ENGINEERING (Engenharia) • CUBE (Cubo) • INFORMATION (Informação). Caixa Defined Names (Definir Nomes) NAME MANAGER (Gestor de Nomes) Este botão permite criar, editar, eliminar e localizar todos os nomes utilizados no livro. Os nomes são bastante úteis, uma vez que podem ser utilizados nas fórmulas enquanto substitutos das referências das células. DEFINE NAME (Definir Nome) Este botão permite nomear células, para que esses nomes possam ser usados nas fórmulas. USE IN FORMULA (Usar na Fórmula) Este botão permite seleccionar um nome existente na folha de cálculo, para que este possa ser utilizado numa fórmula. CREATE FROM SELECTION (Criar A Partir da Selecção) Este botão permite criar automaticamente nomes para as células seleccionadas. V01 -27- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda 6 Caixa Formula Auditing (Auditoria De Fórmulas) TRACE PRECEDENTS (Analisar Precedentes) Esta funcionalidade permite demarcar, através da utilização de setas, as células que afectam o valor de uma determinada célula. TRACE DEPENDENTS (Analisar Dependentes) Esta funcionalidade permite demarcar, através da utilização de setas, as células são afectadas pelo valor de uma determinada célula. REMOVE ARROWS (Remover Setas) Este botão permite remover todas as setas desenhadas pelas opções TRACE PRECEDENTS (Localizar Precedentes) e TRACE DEPENDENTS (Localizar Dependentes). ERROR CHECKING (Verificar Erro) Este botão permite a verificação de erros existentes nas fórmulas. EVALUATE FORMULA (Avaliar Fórmula) Este botão permite aceder à janela EVALUATE FORMULA (Avaliar Fórmula), para que cada argumento da fórmula seja analisado de forma individualizada. WATCH WINDOW (Ver Janela) Este botão permite monitorizar valores de determinadas células, à medida que vão sendo efectuadas alterações à folha de cálculo. Caixa Calculation (Cálculo) CALCULATION OPTIONS (Opções de Cálculo) Por predefinição, este botão devolve novos cálculos sempre que o utilizador fizer alterações a valores da folha de cálculo que afectem outros valores. CALCULATE NOW (Calcular Agora) Este botão permite recalcular todo o livro de uma só vez. No entanto, tal só é possível, caso a opção AUTOMATIC CALCULATION (Cálculo Automático) se encontre activada. CALCULATE SHEET (Calcular Folha) Este botão permite recalcular a folha de cálculo activa de uma só vez. No entanto, tal só é possível, caso a opção AUTOMATIC CALCULATION (Cálculo Automático) se encontre activada. O SEPARADOR DATA (Dados) Agrupa os comandos que permitem, por exemplo, importar dados de fontes externas; ordenar e filtrar dados; eliminar duplicados; validar e consolidar dados; e, ainda, agrupar e desagrupar células. V01 -28- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado FIGURA 16: O SEPARADOR DATA (Dados). Caixa Get External Data (Obter Dados Externos) FROM ACCESS (A Partir do Access) Este botão permite importar dados a partir de uma base de dados do Microsoft Office Access. FROM WEB (A Partir de Uma Página de Internet. Este botão permite importar dados a partir de uma página de Internet. FROM TEXT (A Partir de um Ficheiro de Texto) Este botão permite importar dados a partir de um ficheiro de texto. FROM OTHER SOURCES (A Partir de Outras Fontes) Este botão permite importar dados a partir de outras fontes de dados. EXISTING CONNECTIONS (Ligações Existentes) Este botão permite importar dados a partir da selecção de uma fonte de dados pertencente a uma lista de fontes de dados normalmente utilizadas no Excel. Caixa Connections (Ligações) REFRESH ALL (Actualizar Tudo) Este botão permite actualizar toda a informação do livro que provenha de uma fonte de dados. CONNECTIONS (Ligações) Este botão permite visualizar todas as ligações existentes no livro. PROPERTIES (Propriedades) Este botão permite ao utilizador saber como é que as células ligadas aos dados de fontes de dados externas serão actualizadas; e quais os conteúdos provenientes de uma fonte externa que serão apresentados. V01 -29- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda EDIT LINKS (Editar Ligações) Este botão permite visualizar todos os outros ficheiros aos quais a folha de cálculo está ligada, para que essas ligações possam ser actualizadas ou eliminadas. Caixa Sort & Filter (Ordenar E Filtrar) SORT A TO Z (Ordem Ascendente) Este botão permite a ordenação ascendente dos dados seleccionados na folha de cálculo. SORT Z TO A (Ordem Descendente) Este botão permite a ordenação descendente dos dados seleccionados na folha de cálculo. SORT (Ordenar) Este botão permite o acesso a uma caixa de diálogo, na qual o utilizador pode especificar os critérios de ordenação de dados. FILTER (Filtro) Este botão permite a activação do filtro automático. CLEAR (Limpar) Este botão permite desactivar o filtro automático. REAPPLY (Reactivar) Este botão permite reactivar o filtro automático. ADVANCED (Avançado) Este botão permite o acesso rápido à caixa de diálogo do Filtro Avançado do Excel. 7 O separador REVIEW (REVER) No separador REVIEW (Rever), encontram-se todos os comandos que o utilizador necessita para corrigir, do ponto de vista ortográfico e gramatical, o seu ficheiro. Este separador contém, ainda, comandos que permitem a inserção de comentários; comandos que possibilitam, por exemplo, a protecção da folha de cálculo. Figura 17: O Separador REVIEW (Rever) V01 -30- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado Caixa Proofing (Correcção) SPELLING & GRAMMAR (Ortografia e Gramática) Esta funcionalidade permite verificar e corrigir os erros ortográficos e gramaticais encontrados ao longo do livro. RESEARCH (Procurar) Este botão permite o acesso ao Painel de Tarefas RESEARCH (Procurar), possibilitando, deste modo, a pesquisa através de dicionários, enciclopédias e serviços de tradução. THESAURUS (Sugestões) Este botão tem enquanto funcionalidade sugerir outras palavras com significado semelhantes às palavras empregadas pelo próprio utilizador. TRANSLATE (Traduzir) Este botão tem por objectivo traduzir o texto seleccionado para uma língua diferente. Caixa Comments (Comentários) NEW COMMENT (Novo Comentário) Esta funcionalidade permite inserir um novo comentário relacionado com o texto seleccionado. DELETE (Eliminar Comentário) Este botão permite eliminar o comentário seleccionado. V01 -31- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda PREVIOUS (Anterior) Este botão permite visualizar, de imediato, o comentário anterior. NEXT (Próximo) Este botão permite visualizar, de imediato, o comentário seguinte. SHOW/ HIDE COMMENT (Mostrar/ Ocultar Comentário) Este botão permite mostrar ou ocultar, de acordo com a necessidade do utilizador, o comentário anexado a uma determinada célula seleccionada na folha de cálculo. SHOW ALL COMMENTS (Mostrar Todos os Comentários) Este botão permite mostrar todos os comentários inseridos na folha de cálculo. SHOW INK (Mostrar Tinta) Este botão permite mostrar todas as anotações a tinta existentes na folha de cálculo. Caixa Tracking (Changes) PROTECT SHEET (Proteger Folha) Esta funcionalidade permite ao utilizador prevenir alterações indesejadas efectuadas por terceiros aos dados de uma folha de cálculo. Este botão permite, ainda, a especificação das alterações excepcionais que poderão ser permitidas na folha de cálculo. Não se esqueça de atribuir uma palavra-passe neste tipo de protecção, para que, deste modo, seja possível tornar este último mais eficiente. PROTECT WORKBOOK (Proteger Livro) Este botão permite restringir o acesso e a manipulação do livro por terceiros, na V01 -32- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado medida em que impede, por exemplo, a criação de novas folhas de cálculo e a cópia de folhas de cálculo já existentes no livro. SHARE WORKBOOK (Partilhar Livro) Esta funcionalidade possibilita o acesso e a manipulação de um livro por múltiplas pessoas ao mesmo tempo. PROTECT AND SHARE WORKBOOK (Proteger e Partilhar Livro) Este botão permite partilhar um livro e, em simultâneo, atribuir-lhe uma palavra-passe. ALLOW USERS TO EDIT RANGES (Permitir aos Utilizar Editar Intervalos) Este botão permite determinar um grupo específico de utilizadores, ao qual é permitida a edição de intervalos de células numa folha de cálculo protegida. TRACK CHANGES (Registar Alterações) Esta funcionalidade permite registar todas as alterações que sejam realizadas no livro. 8 O separador VIEW (VER) Por fim, no separador VIEW, o utilizador encontra todas as opções relacionadas com as várias maneiras disponíveis para visualizar uma folha de cálculo. É também neste separador que se encontram as linhas de grelha e a régua. Figura 18: O separador VIEW (Ver) Caixa Workbook Views (Vistas do Livro) Na caixa DOCUMENT VIEWS (Vistas do Documento), o utilizador pode seleccionar o Modo de Visualização do ficheiro que considerar mais conveniente. V01 -33- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda Existem cinco modos de visualização disponíveis nesta nova versão do Microsoft Office Excel 2007: NORMAL (Normal): este modo de visualização corresponde à visualização característica do livro no Excel. PAGE LAYOUT (Esquema de Página): este modo de visualização permite visualizar o ficheiro tal e qual como este deverá aparecer na (s) folha (s) de papel. PAGE BREAK PREVIEW (Pré-visualizar Quebras de página): este tipo de visualização permite pré-visualizar o local ou os locais da folha de cálculo que coincidem com o fim da (s) página (s) de papel. CUSTOM VIEWS (Vistas Personalizadas): este modo de visualização permite ao utilizador definir e guardar vistas personalizadas. FULL-SCREEN (Vista de Ecrã Inteiro): este modo de visualização permite visualizar o ficheiro, ajustando-o à área do ecrã do computador. Caixa Show/ Hide (Mostrar/ Ocultar) RULER (Régua) Esta funcionalidade permite visualizar ou ocultar, consoante o propósito do utilizador, a régua que normalmente é utilizada para alinhar os vários elementos do documento. Ao lado esquerdo da palavra RULER (Régua), repare que aparece um quadrado, cujo fundo é branco. Se o quadrado estiver com o fundo branco, tal como pode ver na imagem, significa que a régua está oculta. Se, por outro lado, o quadrado contiver no seu interior um símbolo azul que se assemelha a um v minúsculo (tal como pode ver na imagem apresentada ao lado esquerdo) então, significa que a régua se encontra activa. GRIDLINES (Linhas de Grelha) Este botão permite visualizar e/ ou ocultar as linhas de grelha de uma folha de cálculo, que normalmente são bastante úteis na selecção, quer de uma única célula, quer de um intervalo de várias células. Mais uma vez, se o quadrado estiver com o fundo branco significa que as linhas de grelha estáão ocultas. Se, por outro lado, o quadrado contiver no seu interior um símbolo azul que se assemelha a um v minúsculo, então, significa que as linhas de grelha se encontram activas. MESSAGE BAR (Barra de Mensagens) Este botão permite aceder à Barra de Acções do documento, para que o utilizador possa efectuar uma modificação necessária ao documento. HEADINGS (Títulos) Este botão permite mostrar ou ocultar os nomes das colunas (letras) e os nomes das linhas (números) de uma folha de cálculo. Caixa Zoom ZOOM Este botão permite aceder à caixa de diálogo ZOOM, para que o utilizador possa especificar que nível de zoom necessita de aplicar ao seu documento. O ZOOM funciona de maneira bastante semelhante ao ZOOM de uma lente de uma máquina fotográfica: quanto mais elevada for a percentagem de ZOOM, maiores são as letras e os objectos de um documento e quanto mais baixa for a percentagem de ZOOM, menores são as letras e os objectos de um documento. Tome nota que o ZOOM só afecta o documento no ecrão do computador. Isto significa que a impressão do documento nunca é afectada pela percentagem de ZOOM definida. V01 -34- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado Por fim, 100% corresponde ao modo como o conteúdo do documento irá aparecer aquando da impressão – razão pela qual esta percentagem é bastante apreciada, de uma maneira geral, pelos utilizadores, uma vez que proporciona uma noção mais realista do documento impresso. 100% Este botão permite a visualização do ficheiro a 100% do seu respectivo tamanho real. ZOOM TO SELECTION (Visualizar a Selecção) Este botão permite visualizar a folha de cálculo, de modo que o intervalo de células seleccionadas ocupe todo o ecrã. Caixa Window (Janela) NEW WINDOW (Nova Janela) Este botão permite a abertura de uma nova janela, na qual o utilizador pode visualizar todo o conteúdo do seu documento. ARRANGE ALL (Dispor Todas) Este botão permite o agrupamento de todas as janelas abertas de qualquer um dos programas do Pacote Microsoft Office num único ecrã. FREEZE PANELS (Fixar Painéis) Este botão permite fixar uma parte da folha de cálculo, para que esta se mantenha sempre visível no ecrã. SPLIT (Dividir) Este botão permite a divisão da janela, na qual se encontra o documento, em duas metades, para que assim, o utilizador possa visualizar o seu documento em múltiplas janelas. HIDE (Ocultar) Este botão possibilita ocultar a janela actual, para que, deste modo, esta não seja visualizada. UNHIDE (Mostrar) Este botão permite visualizar todas as janelas. VIEW SIDE BY SIDE (Comparar lado a lado) Este botão permite ao utilizador visualizar e comparar, em simultâneo, dois documentos distintos. SYNCHRONOUS SCROLLING (Deslocamento Síncrono) Este botão permite sincronizar os dois documentos que estão a ser comparados lado a lado, para que quando o utilizador utilize a barra de deslocamento vertical, para consultar diferentes partes dos seus documentos, ambos os documentos se desloquem ao mesmo tempo. RESET WINDOW POSITION (Voltar à Disposição Inicial da Janela) V01 -35- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda Este botão permite ajustar a área do ecrã de trabalho, para que os dois documentos que estão a ser comparados lado a lado partilhem áreas de ocupação similares. SWITCH WINDOWS (Mudar de Janelas) Este botão permite visualizar, de imediato, uma outra janela de trabalho que se encontre aberta. SAVE WORKPLACE (Guardar Ambiente de Trabalho)I Este botão possibilita guardar o esquema de todas as janelas enquanto ambiente de trabalho, para que este possa ser reutilizado mais tarde. Caixa Macros MACROS Este botão permite visualizar a lista de macros associada ao livro aberto, a partir da qual o utilizador tem a possibilidade de editá-las, executá-las e/ ou eliminá-las. 9 SEPARADOR DEVELOPER O separador DEVELOPER é constituído por comandos Por fim, o separador DEVELOPER (Construtor) é formado por comandos avançados, como por exemplo, criar macros, a personalização de questões de segurança, no que diz respeito às macros e a importação de dados em formato XML. Figura 19: O separador DEVELOPER (Construtor). Caixa Code (Código) VISUAL BASIC Este botão permite ao utilizador executar o editor de Visual Basic. MACROS Este botão permite visualizar a lista de macros associada ao livro aberto, a partir da qual o utilizador tem a possibilidade de editá-las, executá-las e/ ou eliminá-las. RECORD MACRO (Gravar Macro) Este botão deverá ser utilizado sempre que o utilizador pretender iniciar a gravação de uma nova macro. V01 -36- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado USE RELATIVE REFERENCES (Usar Referências Relativas) Ao utilizar esta funcionalidade, é possível gravar acções que estejam relacionadas com a(s) célula(s) inicialmente seleccionada(s). MACRO SECURITY (Segurança das Macros) Este botão permite a personalização de questões relacionadas com a segurança das macros. Caixa Controls (Controlos) INSERT CONTROLS (Inserir Controlos) Este botão permite ao utilizador inserir controlos no ficheiro em que se encontra a trabalhar. DESIGN MODE (Vista de Estrutura) Este botão possibilita activar ou desactivar a vista de estrutura. PROPERTIES (Propriedades) Este botão permite o visualizar e/ ou alterar as propriedades do controlo que se encontre seleccionado na folha de cálculo. VIEW CODE (Ver Código) Este botão permite a edição da linguagem de programação Visual Basic de um determinado controlo que se encontre seleccionado na folha de cálculo. RUN DIALOG (Executar Caixa de Diálogo) Este botão permite aceder a uma caixa de diálogo personalizada. Caixa Xml SOURCE (Fonte) Este botão permite a execução do painel de tarefas Fonte de dados XML, facilitando, por conseguinte, a gestão de mapas XML do livro. MAP PROPRERTIES (Propriedades do Mapa) Este botão permite visualizar e/ ou modificar as propriedades de um mapa XML. EXPANSION PACKS (Pacotes de Expansão) Este botão permite a gestão dos pacotes de expansão XML anexados ao ficheiros e/ ou anexação de um novo pacote. REFRESH DATA (Actualizar Dados) Este botão permite actualizar os dados XML existentes no livro. IMPORT (Importar) Este botão possibilita a importação de um ficheiro de dados em formato XML. V01 -37- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda EXPORT (Exportar) Este botão possibilita a exportação de um ficheiro de dados em formato XML. 10 NAME BOX (CAIXA DE NOME) A NAME BOX (Caixa de Nome) é bastante útil durante o trabalho do utilizador com o Excel: 1. Permite saber se a célula seleccionada é relamente a célula, com a qual o utilizador pretende trabalhar, na medida em que, cada vez que o utilizador selecciona uma célula na folha de cálculo, a respectiva referência surge dentro da caixa. Suponha que seleccionou a célula A3, na NAME BOX (Caixa de Nome) surge a respectiva referência A3 (figura 20). Figura 20: A NAME BOX (A Caixa Nome) 2. Esta caixa pode também ser usada para mais facilmente seleccionar a célula, utilizador pretende trabalhar. Esta segunda funcionalidade é particularmente útil utilizador necessita de manipular grandes volumes de dados. Para isso: A. Clicar uma vez com o botão esquerdo do rato no interior da NAME BOX Nome); B. Digitar o nome da célula que pretender seleccionar (por exemplo, B120) C. E, por fim, clicar uma vez na tecla ENTER. E, de imediato, a célula seleccionada. 11 na qual o quanto o (Caixa de B20 será FORMULA BAR (Barra de Fórmulas) A caixa FORMULA BAR (Barra de Fórmulas), também conhecida por INSERT FUNCTION (Inserir Função), É uma BARRA DE FERRAMENTAS localizada na parte superior da janela do Excel, sendo precedida pelo sinal de =. É usada para digitar ou editar valores ou fórmulas em células ou gráficos. Nelas são exibidas as fórmulas ou os valores da constante usados em uma célula activa (a que está seleccionada). 12 V01 ÁREA DA FOLHA DE CÁLCULO -38- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado Cada folha de cálculo do Excel é constituída por 16 000 colunas (sendo atribuída uma letra a cada uma das colunas) e por 1 000 000 linhas (sendo atribuído um número a cada uma das linhas). Cada vez que se verifica uma intersecção entre uma coluna e uma linha, dá origem a uma célula. Por exemplo, se a coluna A se intersecciona com a linha 23, dá-se, então, origem à célula A23. Toda esta área encontra-se, por conseguinte, disponível para ser trabalhada pelo utilizador consoante as suas necessidades. 13 SEPARADORES A cada ficheiro do Excel é dado o nome de WORKBOOK, ou seja, Livro. Por sua vez, cada Livro é constituído, por predefinição por 3 folhas de cálculo, conteúdo, o utilizador tem a possibilidade de inserir novas folhas de acordo com as necessidades do trabalho em questão. Os separadores encontram-se no canto inferior esquerdo da janela do Microsoft Office Excel 2007. Figura 21: Os separadores das folhas de cálculo de um livro. NOTAS: 1. A função dos separadores consiste basicamente em facilitar a navegação através das várias folhas de cálculo de um livro. 2. Designa-se por folha activa a folha em que o utilizador se encontra a trabalhar a dado momento. O separador da folha activa encontra-se normalmente com o respectivo fundo de cor branca, para assim, facilitar a distinção das demais. 14 Barra de Estado. Permite verificar, por exemplo, se uma determinada tarefa accionada pelo utilizador, como por exemplo, guardar o ficheiro ou a sua respectiva impressão, já foi ou não terminada. Modos de Visualização No Microsoft Office Excel 2007, encontram-se disponíveis 4 modos de visualização. Para aceder a estes tipo de visualização, basta aceder ao Separador VIEW (Ver). NORMAL (Normal): este modo de visualização corresponde à visualização característica do livro no Excel. PAGE LAYOUT (Esquema de Página): este modo de visualização permite visualizar o ficheiro tal e qual como V01 -39- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda este deverá aparecer na (s) folha (s) de papel. PAGE BREAK PREVIEW (Pré-visualizar Quebras de página): este tipo de visualização permite pré-visualizar o local ou os locais da folha de cálculo que coincidem com o fim da (s) página (s) de papel. FULL-SCREEN (Vista de Ecrã Inteiro): este modo de visualização permite visualizar o ficheiro, ajustando-o à área do ecrã do computador. FUNÇÕES Qualquer fórmula de Excel é sempre iniciada pelo sinal =, podendo ser constituída por valores, operadores, referências a células ou intervalos de células, nomes e funções. Neste capítulo iremos abordar as funções, que facilitam a compreensão das fórmulas e permitem ao utilizador efectuar cálculos de grande complexidade. Como anteriormente observámos, podemos incluir funções nas fórmulas introduzidas em ordem a facilitar e simplificar a realização dos cálculos pretendidos. Tal como estas, também as funções são iniciadas pelo sinal =, possuindo uma designação identificativa da sua funcionalidade e utilizando argumentos colocados entre parêntesis. Estes argumentos são separados pelo símbolo da vírgula ( , ) ou pelo ponto e vírgula ( ; ) de acordo com a definição existente no REGIONAL SETTINGS (Definições Regionais). No caso português, o separador de lista é o ponto e vírgula. Os argumentos podem ainda ser constantes, intervalos de células, uma referência a células ou um texto, neste último caso obrigatoriamente colocado entre aspas. A sintaxe das funções será, pois: = Nome da Função (Argumento 1; Argumento 2; …) Para inserir uma fórmula: 1. Começamos por seleccionar a célula que desejamos que funcione como destino do cálculo a efectuar; 2. Aceder ao separador FORMULAS (FÓRMULAS) e, no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (BIBLIIOTECA DE FUNÇÕES), seleccionar a categoria, na qual se encontra a função pretendida para o cálculo que o utilizador pretende realizar. V01 -40- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado Funções Estatísticas Max (Máximo) A função MAX (Máximo) tem por objectivo devolver como resultado o valor mais elevado de um determinado conjunto de valores numéricos. Esta funcionalidade é bastante útil, na medida em que permite calcular facilmente, por exemplo, o mês do ano em que se vendeu mais ou, por exemplo, o cliente que comprou mais durante um determinado período de tempo. Sintaxe: MAX (Valor 1;Valor 2; …) Valor 1, Valor 2, … são números ou referências a células, num máximo de 30 argumentos. Podem também ser células sem conteúdo, valores lógicos ou texto, mas só os valores numéricos serão considerados e avaliados pela função, todos os restantes serão por estes ignorados. Se um argumento contiver um valor de erro então o resultado final dará erro. Se não for possível ignorar valores lógicos e texto, deverá utilizar-se em alternativa a função MAXA. Versão em Português: MAX = MÁXIMO e MAXA = MÁXIMOA Para utilizar a função MAX (Máximo), é necessário realizar os seguintes passos: 1. Seleccionar a célula, na qual pretende que apareça o resultado e, em seguida, aceder ao separador FORMULAS (Fórmulas), no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (Biblioteca de Funções), e clicar na seta azul descendente que se encontra ao lado direito da opção AUTOSUM (Soma Automática); 2. Clicar em MAX (Máximo). V01 -41- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda 3. Neste caso, o intervalo de células já não se encontra correcto. Para tal, basta seleccionar novamente as células que contêm os valores dos testes (B3:E3) e, por fim, clicar na tecla Enter, para que seja devolvido o resultado. 4. Min (Mínimo) A função MIN (Mínimo) tem por objectivo devolver como resultado o valor mais baixo de um determinado conjunto de valores numéricos. Esta funcionalidade é bastante útil, na medida em que permite calcular facilmente, por exemplo, o mês do ano em que se vendeu menos ou, por exemplo, o cliente que comprou menos durante um determinado período de tempo. Sintaxe: MIN (Valor 1;Valor 2; …) V01 -42- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado Valor 1, Valor 2, … são números ou referências a células, num máximo de 30 argumentos. Podem também ser células sem conteúdo, valores lógicos ou texto, mas só os valores numéricos serão considerados e avaliados pela função, ignorando-se os restantes. Se um dos argumentos contiver um valor de erro então o resultado final dará erro. Se não for possível ignorar valores lógicos e texto, deverá utilizar-se em alternativa a função MINA. Versão em Português: MIN = MÍNIMO e MINA = MÍNIMOA Para utilizar a função MIN (Mínimo), é necessário realizar os seguintes passos: 1. Seleccionar a célula, na qual pretende que apareça o resultado e, em seguida, aceder ao separador FORMULAS (Fórmulas), no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (Biblioteca de Funções), e clicar na seta azul descendente que se encontra ao lado direito da opção AUTOSUM (Soma Automática); 2. Clicar em MIN (Mínimo). 3. Neste caso, o intervalo de células já não se encontra correcto. Para tal, basta seleccionar novamente as células que contêm os valores dos testes (B3:E3) e, por fim, clicar na tecla Enter, para que seja devolvido o resultado. V01 -43- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda Average (Média) Uma das funções mais utilizadas é a AVERAGE (Média), cuja finalidade consiste em calcular o valor médio de um determinado grupo de valores numéricos. A aplicaçao desta função é bastante ampla, em particular, na área da estatística, no entanto, esta função é também bastante útil para o controlo de notas escolares. Sintaxe: AVERAGE (Valor 1;Valor 2; …) Valor 1, Valor 2, … são números ou referências a células, num máximo de 30 argumentos. Podem também ser células sem conteúdo, valores lógicos ou texto, mas só os valores numéricos serão considerados e avaliados pela função, todos os outros serão ignorados. Se um argumento contiver um valor de erro então o resultado final dará erro. Se não for possível ignorar valores lógicos e texto, utiliza-se então a função AVERAGEA. Versão em Português: AVERAGE = MÉDIA e AVERAGEA = MÉDIAA Para calcular uma média, é necessário realizar os seguintes passos: 1. Seleccionar a célula, na qual pretende que apareça o resultado e, em seguida, aceder ao separador FORMULAS (Fórmulas), no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (Biblioteca de Funções), e clicar na seta azul descendente que se encontra ao lado direito da opção AUTOSUM (Soma Automática); 2. Clicar em AVERAGE (Média). V01 -44- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado 3. Confirmar se o intervalo de células proposto se encontra correcto e, por fim, clicar na tecla Enter, para que seja devolvido o resultado. Count (Contar) Efectua uma contagem do número total de células ou argumentos que incluam valores numéricos. Sintaxe: COUNT (Valor 1;Valor 2; …) Valor 1, Valor 2, … são números ou referências a células, num máximo de 30 argumentos. Poderão ser ainda células sem conteúdo, valores lógicos ou texto, mas a função só considerará os valores numéricos, incluindo datas. Se o objectivo consistir em contar células com outro tipo de valores, como sejam valores lógicos, de texto ou de erro, utiliza-se em alternativa a função COUNTA, a qual, por sua vez, considera na sua contagem todas as células que não estejam vazias de conteúdo. V01 -45- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda Versão em Português: COUNT = CONTAR e COUNTA = CONTAR.VAL Para utilizar esta função, é necessário realizar os seguintes passos: 1. Seleccionar a célula, na qual pretende que apareça o resultado e, em seguida, aceder ao separador FORMULAS (Fórmulas), no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (Biblioteca de Funções), clicar na seta azul descendente que se encontra do lado direito da caixa AUTOSUM (Soma Automática); 2. Em seguida, seleccionar COUNTNUMBERS (Contar). Não se esqueça de verificar o intervalo de células está correcto, caso não esteja, verifique-o e, por fim, clicar na tecla ENTER, para que seja devolvido o resultado. Count.If (Contar.Se) Faz uma contagem de células que estejam preenchidas e que cumpram certos critérios definidos pelo utilizador. Sintaxe: COUNTIF (Range; Critério) V01 -46- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado RANGE (Intervalo): é o intervalo de células que se deseja analisar e contar. CRITERIA (Critério): é a condição na forma de número, expressão ou texto à qual a contagem deverá obedecer. Versão em Português: COUNTIF = CONTAR.SE 1. Seleccionar a célula, na qual pretende que apareça o resultado. E, em seguida, aceder ao separador FORMULAS (Fórmulas), no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (Biblioteca de Funções), clicar na seta azul descendente que se encontra ao lado direito do botão MORE FUNCTIONS (Mais Funções); 2. No menu que surge seleccionar a categoria STATISTICAL (Estatística) e clicar em COUNTIF (Contar.Se). V01 -47- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda 3. Surge, então, a janela FUNCTION ARGUMENTS (Argumentos de Função), na qual o utilizador deverá incluir os dados necessários. Na caixa RANGE (Intervalo), o utilizador deverá indicar o intervalo de células necessário para o cálculo. Na caixa CRITERIA (Critério), o utilizador deverá indicar o critério que entender ser adequado (>=25000; <200;). 4. Por fim, basta clicar no botão OK. V01 -48- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado Funções Matemáticas Sum (Soma) A função SUM (Soma) tem por finalidade a adição de todos os dados numéricos de um determinado intervalo de células. É bastante útil para saber o total de vendas anual de uma empresa ou, por exemplo, o valor final da factura de um determinado cliente. Sintaxe: SUM (Valor 1; Valor 2; …) Valor 1, Valor 2, … são números ou referências a células, num máximo de 30 argumentos. Se tratarem de referências a células, estas podem incluir valores numéricos, valores lógicos, texto ou não terem conteúdo, mas apenas os valores numéricos serão somados. Quando se inserem valores lógicos ou de texto que representam números directamente nos argumentos da função, então estes também serão somados. O valor lógico TRUE (Verdadeiro) tem o valor 1, enquanto o valor lógico FALSE (Falso) tem o valor 0. Se a soma incluir valores de erro ou de texto que não possam ser traduzidos em valores numéricos, o resultado final dará erro. Versão em Português: SUM = SOMA Para utilizar esta função do Excel, é, então, necessário realizar os seguintes passos: 1. Seleccionar a célula, na qual pretende que apareça o resultado. Em seguida, aceder ao separador FORMULAS (Fórmulas), no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (Bibilioteca de Funções, clicar na seta azul descendente que se encontra localizada do lado direito do botão MATH & TRIG (Matemática e Trigonometria) que, por conseguinte, é a categoria, na qual se encontra armazenada a função SUM (Soma); V01 -49- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda Depois de clicar uma vez com o botão esquerdo do rato em cima da função SUM ( S o m a ) , s u r g e n o e c r ã a j a n e l a F U N C TION ARGUMENTS (Argumentos de Função), na qual o utilizador tem de introduzir o intervalo de células, a partir do qual pretende obter o total enquanto resultado. V01 -50- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado 2. E, por fim, basta clicar no botão OK, para que seja devolvido o resultado. SUMIF (Soma.SE) As funções de soma do Excel vão muito além da simples adição de valores numéricos. É, por exemplo, possível realizar um teste lógico (ou seja, uma condição) e, dependendo do seu resultado, concretizar ou não a soma de um determinado intervalo de células É também possível determinar um critério e a soma só será concretizada, caso esse mesmo critério seja respeitado – por exemplo, o total de vendas superior ou igual a 25 000 €. Sintaxe: SUMIF (Intervalo A; Critério; Intervalo B) RANGE (Intervalo): é o intervalo das células onde será testado o critério; CRITERIA (Critério): é a condição na forma de valor numérico, expressão ou texto que irá ser testada no intervalo; SUM_RANGE (Intervalo_Soma): é o intervalo das células que irão ser somadas quando o critério é satisfeito. Versão em Português: SUMIF = SOMA.SE Para utilizar esta função do Excel, é necessário realizar os seguintes passos: 1. Seleccionar a célula, na qual pretende que apareça o resultado. Em seguida, aceder ao separador FORMULAS (Fórmulas), no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (Biblioteca de Funções), clicar na seta azul descendente localizada à direita do botão MATH & TRIG (Matemática e Trigonometria). V01 -51- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda 2. Surge, então, a janela FUNCTION ARGUMENTS (Argumentos de Função), na qual o utilizador tem de introduzir os dados necessários para a concretização do cálculo. V01 -52- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado Na caixa RANGE (Intervalo), o utilizador tem de inserir o intervalo de células, a partir do qual pretende realizar a soma. Neste exemplo, o intervalo deverá ser B3:B10. Na caixa CRITERIA (Critério), o utilizador deverá introduzir a condição que pretende que o Excel utilize. No exemplo acima apresentado, o critério deverá ser >=25000. O resultado final da função deverá ser igual ao apresentado na imagem seguinte: 3. Por fim, basta clicar uma vez com o botão esquerdo do rato no botão OK, para que o Excel devolva o resultado. Round (Arred) Arredonda um valor numérico dado um número específico de casas decimais determinado pelo utilizador. Sintaxe: ROUND (Valor Numérico; Nº de casas decimais) Versão em Português: ROUND = ARRED Para utilizar esta função, é necessário realizar os seguintes passos: 1. Seleccionar a célula da folha de cálculo, na qual pretende o resultado. Em seguida, aceder ao separador FORMULAS (FÓRMULAS) e, no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (Biblioteca de Funções), seleccionar a categoria MATH & TRIG (Matemática e Trigonometria) e, por fim, basta procurar a função ROUND (Arred); V01 -53- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda 2. Surge, então, no ecrã a janela FUNCTION ARGUMENTS (Argumentos de Função), na qual o utilizador deverá seleccionar a célula, na qual se encontra o valor que pretende arredondar e o numero de casas decimais que pretende. 3. Por fim, basta clicar no botão OK. V01 -54- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado Int (Int) Arredonda um valor numérico para baixo até ao número inteiro mais próximo. Sintaxe: INT (Valor Numérico) Versão em Português: INT = INT 1. Seleccionar a célula da folha de cálculo, na qual pretende o resultado. Em seguida, aceder ao separador FORMULAS (FÓRMULAS) e, no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (Biblioteca de Funções), seleccionar a categoria MATH & TRIG (Matemática e Trigonometria) e, por fim, basta procurar a função INT (Int); 2. Surge, então, no ecrã a janela FUNCTION ARGUMENTS (Argumentos de Função), na qual o utilizador deverá seleccionar a célula, na qual se encontra o valor que pretende arredondar. E, por fim, basta clicar no botão OK. V01 -55- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda Date/ Time (Data/ Hora) Day (Dia) Indica o dia do mês (de 1 a 31) de uma determinada data. Sintaxe: DAY(Data) A data introduzida pode estar na forma de texto, consistir numa referência a uma célula ou encontrar-se traduzida num número de série. Versão em Português: DAY = DIA Para utilizar esta função, é necessário realizar os seguintes passos: 1. Seleccionar a célula da folha de cálculo, na qual pretende o resultado. Em seguida, aceder ao separador FORMULAS (FÓRMULAS) e, no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (Biblioteca de Funções), seleccionar a categoria DATE & TIME (Data e Hora) e, por fim, basta procurar a função DAY (Dia); V01 -56- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado 2. Surge, então, no ecrã a janela FUNCTION ARGUMENTS (Argumentos de Função), na qual o utilizador deverá seleccionar a célula, na qual se encontra a data da qual pretende retirar apenas o dia. E, por fim, basta clicar no botão OK. Month (Mês) Indica o mês de uma determinada data, ou seja, um número entre 1 e 12. Sintaxe: MONTH(Data) V01 -57- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda A data introduzida pode estar sob a forma de texto, ser uma referência a uma célula ou estar traduzida num número de série. Versão em Português: MONTH = MÊS 1. Seleccionar a célula da folha de cálculo, na qual pretende o resultado. Em seguida, aceder ao separador FORMULAS (FÓRMULAS) e, no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (Biblioteca de Funções), seleccionar a categoria DATE & TIME (Data e Hora) e, por fim, basta procurar a função MONTH (Mês); 2. Surge, então, no ecrã a janela FUNCTION ARGUMENTS (Argumentos de Função), na qual o utilizador deverá seleccionar a célula, na qual se encontra a data da qual pretende retirar apenas o mês. E, por fim, basta clicar no botão OK. V01 -58- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado Year (Ano) Dá como valor de retorno o ano de uma determinada data, variando entre 1900 e 9999. Sintaxe: YEAR(Data) A data poderá estar sob a forma de texto, consistir numa referência a uma célula ou estar traduzida num número de série. Versão em Português: YEAR = ANO 1. Seleccionar a célula da folha de cálculo, na qual pretende o resultado. Em seguida, aceder ao separador FORMULAS (FÓRMULAS) e, no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (Biblioteca de Funções), seleccionar a categoria DATE & TIME (Data e Hora) e, por fim, basta procurar a função YEAR (Ano); V01 -59- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda 2. Surge, então, no ecrã a janela FUNCTION ARGUMENTS (Argumentos de Função), na qual o utilizador deverá seleccionar a célula, na qual se encontra a data da qual pretende retirar apenas o ano. E, por fim, basta clicar no botão OK. V01 -60- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado Hour (Hora) Dá como valor de retorno uma determinada hora traduzida num número de 0 a 23. Sintaxe: HOUR(Hora) A hora introduzida poderá estar sob a forma de texto, consistir na referência a uma célula ou estar traduzida num número de série. Versão em Português: HOUR = HORA 1. Seleccionar a célula da folha de cálculo, na qual pretende o resultado. Em seguida, aceder ao separador FORMULAS (FÓRMULAS) e, no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (Biblioteca de Funções), seleccionar a categoria DATE & TIME (Data e Hora) e, por fim, basta procurar a função HOUR (Hora); V01 -61- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda 2. Surge, então, no ecrã a janela FUNCTION ARGUMENTS (Argumentos de Função), na qual o utilizador deverá seleccionar a célula, na qual se encontra a data da qual pretende retirar apenas a hora. E, por fim, basta clicar no botão OK. Minute (Minuto) Dá como valor de retorno os minutos de uma determinada hora traduzidos num número de 0 a 59. Sintaxe: MINUTE(Hora) A hora introduzida poderá estar sob a forma de texto, ser uma referência a uma célula ou estar traduzida num número de série. V01 -62- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado Versão em Português: MINUTE = MINUTO 1. Seleccionar a célula da folha de cálculo, na qual pretende o resultado. Em seguida, aceder ao separador FORMULAS (FÓRMULAS) e, no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (Biblioteca de Funções), seleccionar a categoria DATE & TIME (Data e Hora) e, por fim, basta procurar a função MINUTE (Minuto); 2. Surge, então, no ecrã a janela FUNCTION ARGUMENTS (Argumentos de Função), na qual o utilizador deverá seleccionar a célula, na qual se encontra a data da qual pretende retirar apenas o minuto. E, por fim, basta clicar no botão OK. V01 -63- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda Now (Agora) Indica a data e hora correntes do sistema. Esta função da categoria DATE/ TIME (Data/ Hora) é considerada uma função volátil, na medida em que não necessita de argumentos. Sintaxe: NOW() O resultado gerado por esta função só se altera quando a mesma é calculada ou quando é executada uma macro que contenha a função. Versão em Português: NOW = AGORA Para utilizar esta função, é necessário realizar os seguintes passos: 1. Seleccionar a célula, na qual pretende que apareça a data e hora actuais. Em seguida, aceder ao separador FORMULAS (Fórmulas) e, no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (Biblioteca de Funções), seleccionar a função NOW (Agora); 2. Em seguida, surge a janela FUNCTION ARGUMENTS (Argumentos de Função) e, basta clicar no botão OK, uma vez que esta função não necessita de argumentos. V01 -64- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado Today (Hoje) Indica a data corrente do sistema. Esta função da categoria DATE/ TIME (Data/ Hora) é considerada uma função volátil, na medida em que não necessita de argumentos. Sintaxe: TODAY() Versão em Português: TODAY = HOJE 1. Seleccionar a célula, na qual pretende que apareça a data e hora actuais. Em seguida, aceder ao separador FORMULAS (Fórmulas) e, no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (Biblioteca de Funções), seleccionar a função TODAY (Hoje); V01 -65- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda 2. Em seguida, surge a janela FUNCTION ARGUMENTS (Argumentos de Função) e, basta clicar no botão OK, uma vez que esta função não necessita de argumentos. NOTA: Trata-se de uma função útil para calcular o número de dias entre duas determinadas datas. Text (Texto) Concatenate (Concatenar) Procede à união de várias expressões ou valores numa única expressão. Sintaxe: CONCATENATE(Texto 1; Texto2; … ) Texto 1, Texto 2, … podem ser expressões de texto, valores numéricos ou referências a uma única célula. Versão em Português: CONCATENATE = CONCATENAR Para utilizar esta função, é necessário realizar os seguintes passos: 1. Seleccionar a célula, na qual pretende que apareça a data e hora actuais. Em seguida, aceder ao separador FORMULAS (Fórmulas) e, no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (Biblioteca de Funções), aceder ao botão TEXT (Texto) e seleccionar a função CONCATENATE (Concatenar); V01 -66- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado 2. Surge, então, no ecrã a janela FUNCTION ARGUMENTS (Argumentos de Função), na qual o utilizador deverá introduzir as células, na qual se encontram os valores textuais que pretende utilizar. Por fim, basta clicar no botão OK. V01 -67- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda Logical (Lógica) If (Se) A função IF (Se) tem por finalidade devolver como resultado um valor, caso a condição especificada seja TRUE (Verdadeira) ou, então, terá de devolver um outro valor, caso a condição especificada seja FALSE (Falsa). Sintaxe: IF (Teste Lógico; Valor 1 se TRUE; Valor 2 se FALSE) LOGICAL TEST (TESTE LÓGICO): é um valor ou expressão que é passível de ser avaliada como verdadeira (TRUE) ou falsa (FALSE). Se definirmos, por exemplo, a expressão lógica D6 = 68300 e se tivermos a célula D6 com o valor 68300, então a expressão é avaliada como verdadeira (TRUE). Para qualquer outro valor da célula, a expressão será avaliada como falsa (FALSE). VALUE_IF_TRUE (VALOR_SE_VERDADEIRO): valor devolvido pela função no caso em que o teste lógico é verdadeiro. Pode incluir uma outra fórmula. VALUE_IF_FALSE (VALOR_SE_FALSO): valor devolvido pela função quando o teste lógico for falso. Também pode conter uma outra fórmula. Versão em Português: IF = SE Para utilizar a função IF (Se), é, então, necessário concretizar os seguintes passos: V01 -68- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado 1. Seleccionar a célula, na qual pretende que apareça o resultado. Em seguida, aceder ao separador FORMULAS (Fórmulas), no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (Bibilioteca de Funções, clicar na seta azul descendente que se encontra localizada do lado direito do botão LOGICAL (Lógica) que, por conseguinte, é a categoria, na qual se encontra armazenada a função IF (Se); 2. Em seguida, surge no ecrã a janela FUNCTION ARGUMENTS (Argumentos de Função). V01 -69- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda Or (Ou) Devolve enquanto resultado o valor TRUE (Verdadeiro), se pelo menos uma das condições lógicas se revele verdadeira ou o valor FALSE (Falso), se todas as condições forem falsas. Pode ser utilizada como função de apoio de outras funções, como a função IF, pois oferece a possibilidade de testar várias condições numa única vez. Sintaxe: OR (Condição 1; Condição 2; … ) Condição 1, Condição 2, … são condições a testar num máximo de 30 argumentos. Versão em Português: OR = OU 1. Seleccionar a célula, na qual pretende que apareça o resultado. Em seguida, aceder ao separador FORMULAS (Fórmulas), no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (Bibilioteca de Funções, clicar na seta azul descendente que se encontra localizada do lado direito do botão LOGICAL (Lógica) que, por conseguinte, é a categoria, na qual se encontra armazenada a função OR (Ou); 2. Em seguida, surge no ecrã a janela FUNCTION ARGUMENTS (Argumentos de Função). V01 -70- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado And (E) Devolve o valor TRUE (Verdadeiro), se todas as condições forem verdadeiras ou o valor FALSE (Falso), se pelo menos uma delas for falsa. Também pode ser utilizada como função de apoio de outras funções, pois tal como a função anterior permite testar várias condições em simultâneo. Sintaxe: AND (Condição 1; Condição 2; … ) Condição 1, Condição 2, … são condições a testar num máximo de 30 argumentos. Versão em Português: AND = E 1. Seleccionar a célula, na qual pretende que apareça o resultado. Em seguida, aceder ao separador FORMULAS (Fórmulas), no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (Bibilioteca de Funções, clicar na seta azul descendente que se encontra localizada do lado direito do botão LOGICAL (Lógica) que, por conseguinte, é a categoria, na qual se encontra armazenada a função AND (E); V01 -71- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda 2. Em seguida, surge no ecrã a janela FUNCTION ARGUMENTS (Argumentos de Função). V01 -72- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado Consulta e Referência Vlookup (Procv) Dada uma certa tabela, esta função pesquisa na primeira coluna a contar da esquerda dessa tabela por um certo valor e devolve como valor de retorno o valor correspondente na mesma linha numa outra coluna especificada da mesma tabela. Sintaxe: VLOOKUP (Valor de Pesquisa; Tabela; Nº da Coluna; TRUE/FALSE) Na definição desta função dever-se-à ter em consideração o seguinte: • A pesquisa a efectuar incide sempre sobre a primeira coluna da tabela definida; • Na definição da tabela não deverão ser incluídos os nomes dos respectivos campos (colunas); • No caso em que o 4º argumento da função é TRUE, a tabela deverá estar ordenada crescentemente pela sua primeira coluna, que é a coluna onde será feita a pesquisa. Por defeito, se este argumento for omitido será considerado para o mesmo o valor TRUE; • No caso em que o 4º argumento da função é TRUE e esta não encontra o argumento exacto, então é devolvido o argumento mais próximo; • Quando o 4º argumento tem o valor FALSE, a função só devolve um valor se encontrar o argumento exacto. Se não encontrar, devolverá o valor de erro #N/A. Versão em Português: VLOOKUP = PROCV Para utilizar esta função do Excel, é ncessário realizar os seguintes passos: 1. Seleccionar a célula da folha de cálculo, na qual pretende o resultado. Em seguida, aceder ao separador FORMULAS (Fórmulas) e, no interior da caixa LIBRARY FUNCTION (Biblioteca de Funções), clicar no botão LOOKUP & REFERENCE (Consulta e Referência) e seleccionar a função VLOOK UP (ProcV). V01 -73- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda 2. Surge, então, a janela FUNCTION ARGUMENTS (Argumentos de Função), na qual o utilizador deve indicar: qual o valor a procurar (LOOKUP_VALUE); onde é que deve ser procurado esse mesmo valor (TABLE_ARRAY); e onde se encontra o valor que se pretende que seja devolvido (ROW_INDEX_NUM). Por fim, basta clicar no botão OK. V01 -74- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado FERRAMENTAS DE BASE DE DADOS A utilização de Bases de Dados em Excel encontra-se directamente ligada ao tratamento de listas, visto que o Excel permite considerar estas como se fossem Bases de Dados, assumindo que: • As colunas de uma lista são os campos da Base de Dados; • Os nomes das colunas da lista são os nomes dos campos da Base de Dados; • Cada linha da lista constitui um registo da Base de Dados; • A lista não poderá conter colunas ou linhas em branco para que não se corra o risco de perda de informação no reconhecimento da lista como Base de Dados. Filters (Filtros) Quando o utilizador pretende obter uma visualização dos registos da Base de Dados que satisfaçam determinados critérios por si definidos, ou seja, só a parte da Base de Dados, cujos registos cumpram certos parâmetros, poderá utilizar filtros para obter essa visualização. O conteúdo da Base de Dados não é alterado com essa apresentação dos registos, visto que os filtros apenas procedem a uma selecção dos registos para ser possível a referida consulta personalizada. Autofilter (Filtro Automático) Os utilizadores consideram as folhas de cálculo do Microsoft Office Excel muito úteis para a compilação de dados relacionados com: clientes, produtos, receitas de vendas, entre outros. No entanto, quando o volume de dados numa única folha de cálculo preenche dezenas e/ou centenas de colunas ou linhas, a respectiva ordenação e análise pode tornar-se um caso sério. Se pretender isolar, por exemplo, os 10 melhores clientes de uma região específica nos últimos seis meses, poderá necessitar de bastante tempo para analisar as entradas de dados. V01 -75- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda Felizmente, o Excel contém um FILTRO AUTOMÁTICO de fácil utilização que permite visualizar apenas as informações pretendidas e ocultar as restantes. Os filtros não alteram de forma alguma os dados, uma vez que quando o filtro é removido, todos os dados reaparecem da forma como estavam antes. Para aplicar o FILTER (Filtro Automática) a uma tabela do Excel, basta seguir os seguintes passos: 1. Seleccionar uma célula qualquer da tabela desde que essa mesma célula seja um título de coluna; 2. Aceder ao separador HOME (Início). Em seguida, no interior da caixa EDITING (Editar), clicar no botão SORT & FILTER (Ordenação & Filtros). Por fim, seleccionar a opção FILTER (Filtro). 3. Se no canto inferior direito das células dos títulos de coluna aparecer uma seta de sentido descendente, isto significa que o filtro foi correctamente aplicado - tal como é exemplificado na imagem seguinte: Figura 26: Aplicação de um filtro NOTA: Para retirar o filtro a uma tabela, basta repetir os mesmos passos necessários para a sua aplicação. V01 -76- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado Advanced Filter (Filtro Avançado) Quando é necessário aplicar três ou mais condições a uma coluna ou utilizar fórmulas como critério de selecção de registos, recorre-se à utilização dos filtros avançados. Começa-se por copiar os títulos dos campos para uma linha em branco da folha de cálculo, preferencialmente abaixo da lista ou base de dados que se deseja filtrar e deixando uma linha em branco entre a lista e a linha onde se inseriram os títulos dos campos. De seguida, escrevem-se os critérios desejados nas células abaixo dos títulos dos campos, notando que: • Se deseja impor um conjunto de várias condições a uma mesma coluna, então deverá colocar-se cada critério em linhas diferentes nessa coluna; • Existindo condições cuja verificação deverá ser simultânea para duas ou mais colunas, deverá cada critério ser colocado na mesma linha e coluna correspondente; • Se existem condições com verificação para uma ou mais colunas mas sem necessidade de se verificarem em simultâneo, então os critérios para cada coluna deverão surgir em linhas diferentes; • A filtragem de registos através de uma fórmula faz-se utilizando uma coluna em branco da folha de cálculo ou através da criação de um novo nome para uma nova coluna por baixo da qual se insere a fórmula com o critério, não se utilizando nenhuma das colunas já existentes na lista. Para aceder ao ADVANCED FILTER (FILTRO AVANÇADO), é necessário realizar os seguintes passos: 1. Aceder ao separador DATA (Dados) e, no interior da caixa SORT & FILTER (Ordenar e Filtros), clicar no botão ADVANCED (Avançado). 2. Surge, então, no ecrã a janela a partir da qual o utilizador pode efectuar o filtro pretendido. V01 -77- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda Os vários elementos a serem seleccionados e preenchidos na janela de ADVANCED FILTER (FILTRO AVANÇADO) são os seguintes: • FILTER THE LIST, IN-PLACE (FILTRAR A LISTA NO LOCAL): oculta todos os registos que não cumpram os critérios; • COPY TO ANOTHER LOCATION (COPIAR PARA OUTRO LOCAL): procede à filtragem da lista e faz uma cópia do resultado que é armazenada num outro local da folha de cálculo, seleccionando esta opção activa-se a caixa COPY TO (COPIAR PARA); • LIST RANGE (INTERVALO DA LISTA): indicação da referência às células que formam a lista ou base de dados a filtrar; • CRITERIA RANGE (INTERVALO DOS CRITÉRIOS): indicação da referência à área dos critérios, incluindo os nomes dos campos; • COPY TO (COPIAR PARA): referência à primeira célula para onde serão copiados os registos resultantes da opção COPY TO ANOTHER LOCATION (COPIAR PARA OUTRO LOCAL); • UNIQUE RECORDS ONLY (SÓ REGISTOS UNÍVOCOS): esta opção permite excluir todas as linhas duplicadas. V01 -78- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado Subtotal (Subtotais) A subtotalização consiste numa ferramenta disponibilizada pelo Excel que permite agrupar as bases de dados e apresentar totalizações rápidas em vários níveis. Para que a subtotalização seja efectuada de uma forma mais rápida e eficaz é necessário ordenar a base de dados de acordo com as agregações pretendidas. 1. Ordene a coluna onde se encontram os dados para os quais pretende usar esta funcionalidade com o objectivo de os agrupar. Em seguida, basta aceder ao separador DATA (Dados) e clicar no botão SUBTOTAL. 2. Em seguida, surge uma janela no ecrã a partir do qual o utilizador tem a possibilidade de seleccionar o tipo de cálculo que pretende que seja efectuado. Cada vez que esta funcionalidade é aplicada, o utilizador tem sempre à sua disposição uma janela que, por sua vez, é composta pelos seguintes componentes: As opções disponíveis são: • AT EACH CHANGE IN (A CADA ALTERAÇÃO EM): agrega os itens pelo campo definido nesta caixa; • USE FUNCTION (UTILIZAR A FUNÇÃO): função utilizada para sumariar os dados (soma, média, máximo, mínimo, etc.) V01 -79- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda • ADD SUBTOTALS TO (ADICIONAR SUBTOTAL A): coluna (s) que contém o (s) valor (es) sobre o (s) qual (is) recai a função escolhida; • REPLACE CURRENT SUBTOTALS (SUBSTITUIR SUBTOTAIS ACTUAIS): dado que é possível ao utilizador efectuar vários níveis de totalização, quer utilizando outras funções quer aplicando a outros campos, se for sua intenção acrescentar uma nova totalização a outra já existente então deverá deixar esta caixa em branco; se pretender fazer uma nova totalização e apagar a primeira deverá então activar esta caixa; • PAGE BREAK BETWEEN GROUPS (QUEBRA DE PÁGINA ENTRE GRUPOS): insere uma quebra de página a seguir a cada subtotal para que cada subtotalização possa ficar impressa em diferentes páginas; • SUMMARY BELOW DATA (SUMÁRIO POR BAIXO DOS DADOS): esta opção encontra-se por defeito activada; se estiver desactivada então as linhas de SUBTOTAIS e de GRAND TOTAL irão aparecer antes dos dados. Pivot Tables (Tabelas Dinâmicas) Uma tabela dinâmica é uma tabela interactiva de rápida construção, que permite agregar e resumir grandes volumes de informação, facilitando o respectivo trabalho de análise e operacionalidade. Entre as várias vantagens e potencialidades que a utilização desta ferramenta disponibiliza junto do utilizador, poderemos destacar as seguintes: As fontes de dados das tabelas tanto podem ser listas incluídas em folhas do Excel como bases de dados externas, com origem noutras aplicações; As fontes de dados das tabelas tanto podem ser listas incluídas em folhas do Excel como bases de dados externas, com origem noutras aplicações; A informação das tabelas dinâmicas está contida em campos, os quais podem ser colocados quer em colunas quer em linhas, resultando da sua intersecção o resumo da informação num quadro de células; Os campos da tabela dinâmica podem ser transpostos de colunas para linhas ou vice-versa, para que se possam obter diferentes layouts da apresentação dos dados, ou seja, diferentes quadros de análise para uma mesma informação; É possível actualizar rapidamente a informação sempre que houver uma alteração nos dados originais, sem necessidade de criar novamente desde o princípio os quadros de análise; Associado a uma tabela dinâmica é possível apresentar um gráfico dinâmico, que tal como a tabela possui campos associados que permitem disponibilizar diferentes dados para um gráfico, bem como alterar o seu layout; As tabelas dinâmicas permitem que se acrescente novos campos que não existem nas listas originais, baseados em campos existentes e cujos métodos de cálculo e formatos são definidos pelo utilizador. V01 -80- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado As Fontes de Dados nas Tabelas Dinâmicas Como fontes de dados para as tabelas dinâmicas poderemos apontar as seguintes: • LISTAS EM EXCEL – a informação deverá estar organizada em linhas e colunas, sendo que cada coluna deve conter o mesmo tipo de assunto, tal como numa base de dados; na primeira linha deverá estar contido o nome dos campos. • FONTES DE DADOS EXTERNAS – contêm dados a analisar exteriores ao Excel, consistindo em bases de dados, ficheiros de texto ou mesmo fontes da Internet, podendo ser utilizadas para construir tabelas ou gráficos dinâmicos; É possível retirar informação de fontes como o Access, FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server, etc. • MÚLTIPLO INTERVALOS DE CÉLULAS – é possível consolidar toda essa informação numa única folha através das tabelas dinâmicas e dos gráficos dinâmicos. O único cuidado a ter é que ao consolidar as listas estas deverão ter os nomes das colunas e das linhas coincidentes para os itens que se deseja agregar. • UMA TABELA DINÂMICA JÁ EXISTENTE – sempre que se cria uma tabela dinâmica o Excel guarda em memória uma cópia dos dados. Sempre que se pretenda criar outra análise em forma de tabela dinâmica ou de gráfico dinâmico em que a fonte dos dados seja a mesma, é conveniente basear a informação na tabela já existente, poupando memória e espaço em disco. Caso contrário, existiria uma duplicação dos dados em memória, bem como um aumento considerável e desnecessário na dimensão do ficheiro. Outra vantagem consiste no facto de que sempre que se faça uma actualização dos dados numa das tabelas dinâmicas, a outra tabela será actualizada automaticamente. Para criar uma tabela dinâmica, é necessário realizar os seguintes passos: 1. Seleccionar uma célula da tabela a partir da qual pretende criar a tabela dinâmica. Em seguida, aceder ao separador INSERT (Inserir) e, no interior da caixa TABLES (Tabelas), clicar no botão PIVOT TABLE (Tabela Dinâmica) e seleccionar a opção PIVOT TABLE (Tabela Dinâmica). V01 -81- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda 2. Em seguida, surge a janela CREATE PIVOT TABLE (Criar Tabela Dinâmica), na qual o utilizador deve seleccionar o intervalo de células a partir do qual pretende, então, criar a sua tabela dinâmica (SELECT A TABLE OR RANGE – Seleccionar Tabela Ou Intervalo De Células) e na qual deve também escolher se pretende que a tabela seja colocada numa nova folha de cálculo (NEW WORKSHEET – Nova Folha de Cálculo) ou numa folha de cálculo já existente (EXISTING WORKSHEET – Folha de Cálculo Existente). Por fim, basta clicar no botão OK. 3. É, então, imediatamente, criada a estrutura da tabela dinâmica. Agora o próximo passo a ser dado é a selecção dos campos pretendidos para a tabela. V01 -82- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado Pivot Charts (Gráficos Dinâmicos) Para criar um gráfico dinâmico (PIVOT CHART), é necessário realizar os seguintes passos: 1. Seleccionar a tabela dinâmica a partir da qual pretende criar o seu gráfico dinâmico. Em seguida, aceder ao separador OPTIONS (Opções) e, no interior da caixa TOOLS (Ferramentas), clicar no botão PIVOT CHART (Gráfico Dinâmico). V01 -83- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda 2. Em seguida, surge a janela INSERT CHART (Inserir Gráfico), na qual o utilizador deve seleccionar o tipo de gráfico pretendido. Por fim, basta clicar no botão OK. V01 -84- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado Formatação das Tabelas Dinâmicas Para que a tabela dinâmica tenha um aspecto mais agradável e profissional, com colunas ou linhas destacadas das restantes, pode o utilizador aplicar diferentes formatações. Pode seleccionar a coluna (seta para baixo sobre o título da coluna) ou a linha (seta para a direita sobre o item) e aplicar padrões, contornos ou cores, alterar o tipo e tamanho de letra ou os alinhamentos. Para alterar o aspecto gráfico da sua tabela dinâmica, é necessário realizar os seguintes passos: 1. Seleccionar a tabela dinâmica. Em seguida, aceder ao separador DESIGN, e no interior da caixa PIVOT TABLE STYLES (Estilos das Tabelas Dinâmicas), seleccionar o aspecto pretendido. V01 -85- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda Actualização dos Dados Sempre que exista uma alteração nos dados originais, também na tabela dinâmica ou no gráfico dinâmico essa alteração será reflectida, se o utilizador assim o desejar. Para actualizar pontualmente os dados da tabela dinâmica, é necessário realizar os seguintes passos: 1. Seleccionar a tabela dinâmica. 2. em seguida, aceder ao separador OPTIONS (Opções) e, no interior da caixa DATA (Dados), clicar no botão REFRESH (Actualizar). V01 -86- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado FERRAMENTAS AVANÇADAS Validação de Dados A validação de dados do Microsoft Excel permite definir o tipo de dados que pretende introduzir numa célula. Por exemplo, poderá permitir a introdução de uma categoria de letras abrangendo apenas as letras A a F. É possível configurar a validação de dados, de modo a impedir que os utilizadores introduzam dados que não sejam válidos. Também é possível fornecer mensagens para definir o tipo de resultado esperado para a célula, assim como instruções para ajudar os utilizadores a corrigir eventuais erros. A validação de dados será particularmente útil quando estiver a criar formulários ou folhas de cálculo que irão ser utilizadas por outras pessoas para introduzir dados, como, por exemplo, formulários de orçamento ou relatórios de despesas. Sempre que são introduzidos dados que não cumprem os requisitos impostos, o Excel apresentará uma mensagem com as instruções fornecidas previamente pelo utilizador. Na imagem anterior, a tabela apresentada está relacionada com a actividade escolar. Repare que, numa escala de 0 a 20, a nota mais baixa que um aluno pode ter é 0, enquanto a nota mais elevada que um aluno pode ter é 20. Assim sendo, iremos usar a validação de dados, para assim, restringir a introdução de dados. O objectivo é o seguinte: nas colunas do 1º teste, 2º teste e 3º teste, pretendemos impedir que sejam digitados valores numéricos inferiores ou iguais a 0 e, em simultâneo, valores superiores ou iguais a 20. Assim sendo, os passos que devem ser concretizados são os seguintes: 1. Seleccionar as colunas relativas às notas do 1º teste, 2º teste e 3º teste. 2. Em seguida, aceder ao separador DATA (Dados) e, na caixa DATA TOOLS (Ferramentas de Dados), clicar no botão DATA VALIDATION (Validação de Dados). V01 -87- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda 3. Surge, então, uma janela com seguinte aspecto. É nesta janela, que é designada por DATA VALIDATION (Validação de Dados), no separador SETTINGS (Definições), é necessário introduzir o tipo de critério a aplicar no intervalo de células seleccionado. No final, a janela deverá ficar com o seguinte aspecto: 4. Em seguida, clicar no separador ERROR ALERT (Aviso de Erro). É neste separador que deve ser digitada a mensagem que o utilizador deseja que seja apresentada cada vez que a validação não seja respeitada. Por fim, basta clicar no botão OK. V01 -88- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado NOTA: Cada vez que um utilizador digite um valor numérico inferior a 0 ou superior a 20, é apresentada a mensagem introduzida anteriormente no separador ERROR ALERT (Aviso de Erro), tal como é demonstrado na imagem seguinte: ATENÇÃO: Para apresentar uma mensagem informativa que não impeça a entrada de dados inválidos, clique em Informações. Para apresentar uma mensagem de aviso que não impeça a entrada de dados inválidos, clique em Aviso. Para impedir a entrada de dados inválidos, clique em Parar. Espec ificar Limite s para a Entra da de V01 -89- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda Dados 1. Seleccione as células que pretende restringir. 2. No Separador Dados, faça clique sobre Validação de Dados e, em seguida, faça clique sobre o separador Definições. 3. Na caixa POR: faça clique sobre o tipo de dados. Para especificar apenas números, faça clique sobre Número todo ou Decimal. Para especificar apenas datas ou horas, faça clique sobre Data ou Hora. 4. Faça clique sobre o operador que pretende na caixa Dados e, em seguida, especifique o limite superior ou o inferior, ou ambos os limites, para os dados, de acordo com o operador que seleccionar. Pode escrever valores, referências de células ou fórmulas para os limites. Se pretender permitir que a célula que está a restringir possa ficar em branco ou se definir limites que utilizem uma referência de célula ou fórmula que dependa de células que estão inicialmente em branco, certifique-se de que é seleccionada a opção Ignorar em branco. Para reforçar as restrições que definiu como células em branco e tratar estas células como se tivessem zeros, limpe a caixa de verificação Ignorar células em branco. 5. Para mostrar mensagens de pedido de entrada e para explicar ou evitar entradas incorrectas, especifique os tipos de mensagens que pretende nos separadores Mensagem de Entrada e Aviso de Erro. 6. Para omitir a apresentação de mensagens, limpe a caixa de verificação Mostrar mensagem de entrada ao seleccionar célula do separador Mensagem de entrada e limpe a caixa de Verificação Mostrar mensagem de erro após introdução de dados inválidos no separador Aviso de erro. Notas: Quando especifica o tipo de dados permitidos, a formatação da célula não é afectada. Para formatar as células como números, datas ou horas, faça clique sobre Células no menu Formatar e, em seguida, faça clique sobre o separador Número. Seleccione o formato pretendido na caixa Categoria e, em seguida, seleccione as opções pretendidas. Restringir a Entrada de Dados a uma lista 1. Na mesma folha de cálculo, escreva a lista de entradas válidas numa única coluna ou numa única linha. Não inclua células em branco na lista. 2. Seleccione as células que pretende restringir 3. No Separador Dados, faça clique sobre Validação e, em seguida, faça clique sobre o separador Definições. 4. Na caixa POR: faça clique sobre Lista. 5. Na caixa Origem, escreva uma referência para a lista de dados válidos, ou seleccione uma que já esteja escrita. ANÁLISE DE HIPÓTESES V01 -90- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado Atingir Objectivo Quando sabe qual é o resultado pretendido para uma única fórmula e não sabe qual é o valor de entrada de que a fórmula necessita para determinar o resultado, pode utilizar a funcionalidade Atingir objectivo. Quando atingir o objectivo o Microsoft Excel altera o valor numa determinada célula até que a fórmula dependente dessa célula devolva o resultado pretendido. Esta ferramenta do Excel permite responder a questões do tipo “Para ter o resultado X, quais terão de ser os valores de entrada?”. Assim, são ajustados os valores de entrada através de uma fórmula, até atingir o resultado pretendido. Outra ferramenta do Excel que permite responder àquele tipo de questões é o Solver, o qual tem mais potencialidades que o Atingir Objectivo {Goal Seek}. Exercício: Tendo em conta o exemplo representado na Fig. Abaixo e utilizando a ferramenta Atingir Objectivo {Goal Seek}, pretende-se saber quanto é o valor do vencimento base para atingir um vencimento líquido de 1.750€ Aceda ao Separador Dados, grupo Ferramentas de Dados e clique em Análise de Hipóteses, de seguida clique em Atingir Objectivo. Surge a seguinte caixa de diálogo: No campo Definir: introduza a referência para a célula que contém a fórmula que deseja resolver, que será a célula B8 (Célula onde se encontra o Venc. Liquido) V01 -91- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda Para o valor: local onde escreve o valor que se quer atingir Por alteração da célula: é a célula onde vai aparecer o resultado, para isso introduza a referência para a célula que contém a fórmula que deseja resolver. Depois OK e aparece o Atingir Objectivo com a solução Para um vencimento líquido de 1750€, é necessário ter como vencimento Base 2582,67€. Cenários Um cenário é um conjunto de valores que o Microsoft Excel guarda e pode substituir automaticamente na folha de cálculo. Pode utilizar cenários para fazer uma previsão do resultado do modelo de uma folha de cálculo. Pode criar e guardar diferentes grupos de valores numa folha de cálculo e, em seguida, mudar para qualquer um desses novos cenários para ver resultados diferentes. 1. Utilizando o exemplo anterior do Atingir Objectivo, vamos ao Separador Dados, grupo Ferramentas de Dados e clique em Análise de Hipóteses, de seguida clique em Gestor de Cenários. V01 -92- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado 2. Aparece a janela do Gestor de Cenários 3. Faça clique em Adicionar 4. Na caixa Nome do cenário, escreva um nome para o cenário. 5. Na caixa Células variáveis, introduza as referências das células que deseja alterar. 6. Em Protecção, seleccione as opções desejadas. 7. Faça clique sobre OK. 8. Na caixa de diálogo Valores de cenário, escreva os valores que deseja para as células variáveis. V01 -93- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda 9. Para criar um cenário, faça clique sobre OK. Para criar cenários adicionais, faça clique sobre Adicionar e, em seguida, repita os passos 3-7. 10. Depois de acabar de criar cenários, faça clique sobre OK e, em seguida, faça clique sobre Fechar na caixa de diálogo Gestor de cenários. Sugestão: De forma a preservar os valores originais das células que foram alteradas, crie um cenário que utilize os valores originais da célula antes de criar cenários que alterem os valores. Criar relatório de cenários Para comparar vários cenários, pode criar um relatório que resuma os vários cenários na mesma página. O relatório pode listar os cenários lado a lado ou fazer um sumário dos mesmos num relatório de tabela dinâmica. 1. Na janela do Gestor de cenários, clique onde diz Sumário 2. No Tipo de relatório faça clique sobre Sumário do cenário ou Tabela dinâmica do cenário. 3. Na caixa Células de resultado, introduza as referências das células cujos valores são alterados pelos cenários. Separe as várias referências por meio de vírgulas. V01 -94- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado Nota: As células de resultado não são necessárias para gerar um relatório de sumário do cenário, mas já o são para um relatório de tabela dinâmica do cenário. Solver (Solucionador) Esta ferramenta do Excel é de extrema utilidade na resolução de problemas de grandes dimensões e com um elevado número de restrições. Pode também determinar os valores de resultados quando for necessário alterar mais do que uma célula utilizada numa fórmula e ter várias restrições para esses valores. O Solver ajusta os valores das células que especificar para calcular o resultado que pretende da fórmula. O SOLVER permite encontrar um valor óptimo que, por sua vez, pode ser: • • • Um valor máximo; Um valor mínimo; Um valor específico. | PROBLEMA | O gestor desta empresa pretende maximizar o seu lucro de acordo com as quantidades máximas que poderá produzir. | SOLUÇÃO | Antes de mais, o valor a ser solucionado é Quantidade A Produzir. No entanto, temos de introduzir algumas fórmulas, para que o SOLVER nos possa devolver uma solução. A | Introdução de Fórmulas 1ª Fórmula: Preço De Custo Por Unidade: =B6*B7+C6*C7+D6*D7 2ª Fórmula: Preço De Venda Por Unidade: =B10 (Resultado da 1ª fórmula) *1,35 (margem de lucro). 3ª Fórmula: Recursos Materiais <= Stock: =B13 (quantidades a produzir) *B7 (quantidade de r.m.). 4ª Fórmula: Mão-De-Obra <=Stock: =B13 (quantidades a produzir) *C7 (quantidade de mão-de-obra). 5ª Fórmula: Combustível <=Stock: =B13 (quantidades a produzir) *D7 (quantidade de combustível). 6ª Fórmula: Lucro Total: =(B11-B10) *B13 => (preço de venda por unidade – preço de custo por unidade) V01 -95- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda B | Activação Do Suplemento Solver Botão Microsoft> opções do Excel> SUPLEMENTOS> clicar IR Clicar em Solver Add-in e OK V01 -96- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado C | Utilização do Solver para saber qual a quantidade Máxima que se pode produzir para aumentar o lucro total 1. Seleccionar a célula B13, na qual quer que apareça o resultado (quantidades a produzir); 2. Separador Dados> Grupo Análise> Solucionador 3. Na janela que surge, seleccionar como célula de destino a B22 (representa o objectivo da maximização da quantidade a produzir, ou seja o Lucro Total); 4. Na caixa Por alteração das células, seleccionar a célula B13 (uma vez que pode ser variável); 5. Na caixa sujeito às restrições, digitar as respectivas: V01 -97- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda * B13 int (nº inteiro)> clicar em Adicionar * B13> =0> clicar em Adicionar * B17 <=B5> clicar em Adicionar *B18 <=C5> clicar em Adicionar *B19 <=D5> clicar em Adicionar 6. Clicar em OK. 7. Clicar em Solucionar. Para manter os valores da solução na folha de cálculo, faça clique sobre Aceitar a solução do Solver na caixa de diálogo Resultados do Solver. Para restaurar os dados originais, faça clique sobre Repor valores originais. V01 -98- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado PROTECÇÃO DE DADOS Os dados existentes numa folha do Excel podem ser protegidos contra a escrita acidental em células já preenchidas, o que poderia alterar indevidamente o seu conteúdo, e até mesmo através do impedimento da visualização de eventuais fórmulas que dêem origem à informação apresentada. Esta protecção poderá ser parcial, abrangendo uma parte da folha, ou total, quando se estende a toda a folha. É também possível optar por uma protecção global do ficheiro que inclui todas as folhas que se deseja proteger. Protecção de Folha No Excel, a protecção de folha tem por objectivo proteger o conteúdo de uma folha de cálculo, impedindo que outros utilizadores que acedam a essa mesma folha não tenham a possibilidade de a alterar. Tenha em atenção que quando utiliza esta funcionalidade, o Excel permite apenas proteger a folha, na qual o utilizador se encontre a trabalhar, isto é, se o ficheiro de Excel em questão for composto por 4 folhas de cálculo e, caso o utilizador pretenda proteger essas mesmas 4 folhas, então, terá de realizar esta tarefa uma vez para cada folha. Para proteger uma folha de cálculo do Excel, o utilizador terá de realizar os seguintes passos: 1. Abrir a folha de cálculo que pretende proteger. 2. Em seguida, aceder ao separador REVIEW (REVER) e, no interior da caixa CHANGES (Alterações), clicar no botão PROTECT SHEET (PROTEGER FOLHA). Protecção Parcial de dados 1. Seleccionar as células que não queremos proteger, ou seja as que queremos que sejam alteradas. 2. Separador Base  Grupo Cells (Células)  Formatar e retirar a opção LOCKED (Protegida) e OK. 3. Separador Rever  Protect Sheet (Proteger Folha) Esta opção permite proteger o conteúdo de determinadas células, para que o mesmo não seja alterado. No entanto, esta protecção só é realmente efectuada se proteger igualmente a folha de cálculo. V01 -99- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda Protecção de Livro Como vimos atrás, podemos proteger as células e as folhas, total ou parcialmente, evitando erros de introdução de dados ou alterações indevidas, o que porém não constitui uma protecção completa da organização e estrutura do workbook na sua totalidade. Protegendo o ficheiro estaremos a evitar modificações indevidas nas folhas tomadas como um todo, não permitindo a introdução de novas folhas ou a mudança de nome ou eliminação das já existentes. Para proteger o seu ficheiro de Excel, no que diz respeito à sua estrutura global, o utilizador deverá realizar os seguintes passos: 1. Abrir a folha de cálculo que pretende proteger. 2. Em seguida, aceder ao separador REVIEW (Rever) e, no interior da caixa CHANGES (Alterações), clicar no botão PROTECT BOOK (Proteger Livro). Estrutura: Esta opção activa impede que as folhas sejam eliminadas, copiadas ou movidas. Janelas: Para manter as janelas do livro no mesmo tamanho e posição sempre que o livro for aberto MACROS Se realizar frequentemente uma dada tarefa no Microsoft Excel, pode automatizá-la com uma macro. Uma macro consiste numa série de comandos e funções que estão guardados num módulo de Visual Basic e pode ser executada sempre que há necessidade de realizar a tarefa. Quando grava a macro, o Excel armazena a informação relativa a cada passo que efectua à medida que executa uma série de comandos. Depois executa-se a macro para repetir os comandos. Antes de gravar ou escrever uma macro, planeie os passos e comandos que deseja que a macro realize. Se cometer algum erro ao gravar a macro, qualquer correcção que faça será V01 -100- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado também gravada. Cada vez que grava uma macro, esta é guardada num novo módulo anexo a um livro. Por exemplo, se introduz com frequência cadeias de texto longas nas células, pode gravar uma macro para formatar essas mesmas células de modo a moldar o texto. Seleccione a célula na qual quer moldar o texto e inicie a gravação. Faça clique no Separador Base e depois no grupo de opções Alinhamento, clique no botão Moldar texto, de seguida sobre TERMINAR GRAVAÇÃO. Gravação de Macros O utilizador antes de gravar uma macro, deve planear o que pretende fazer, elaborando uma breve revisão de todos os passos que deve executar, para que, deste modo, durante a gravação não execute comandos desnecessários, nem cometa erros. Tudo quanto for feito durante a gravação fica registado na macro e, se não for apagado do código, erros e comandos desnecessários serão executados sempre que a macro for "corrida". Para gravar uma macro é, então, necessário realizar os seguintes passos: 1. Aceder ao separador DEVELOPER (Programador) e, no interior da caixa CODE (Código), clicar no botão RECORD MACRO (Gravar Macro). 1. Aparece uma janela, na caixa Nome da Macro, introduza um nome para a macro. O primeiro carácter do nome da macro tem que ser uma letra. Os restantes caracteres podem ser letras, algarismos ou caracteres de sublinhado. Não são permitidos espaços num nome de macro; o carácter ( _ ) pode funcionar como separador de palavras. Para executar a macro através de uma tecla de atalho, introduza uma letra na caixa Tecla de atalho. Na caixa Guardar Macro Em, faça clique sobre a localização onde deseja guardar a macro. Se desejar que a macro esteja disponível sempre que utilizar o Excel, guarde a macro no Livro pessoal de macros, na pasta de arranque do Excel. Para incluir uma descrição da macro, escreva a descrição na caixa Descrição. Faça clique sobre OK. V01 -101- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda 2. Execute as acções que deseja gravar. 3. Faça clique sobre Terminar Gravação. Execução de Macros Depois de gravada a macro, o utilizador irá certamente querer executá-la. Para isso, basta aceder ao separador DEVELOPER (Programador) e, no interior da caixa CODE (Código), clicar no botão MACROS. Aparece uma janela onde temos de clicar na lista de Macros disponíveis aquela que interessa executar, e clica-se em cima dela e botão Executar. Automaticamente a macro é executada e aplicada. V01 -102- MI01-0228 - Manual de Excel 2007 Avançado BIBLIOGRAFIA PERES, Paula – EXCEL AVANÇADO, Edições Sílabo; Ano de Edição 2005 Apontamentos de Augusta Castro V01 -103-