Mi01-0226 - Microsoft Office Excel 2007

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NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda Curso: Nome do Manual: Versão: Data: Elaborado Por: Verificado Por: Empresa: Morada: Telefone: Fax: Internet: E-mail: Presidente: Dir. Qualidade: Dir. Pedagógica Dir. Tec. Informação MI01-0226 Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 - Microsoft Office Excel 2007 1 27-04-2007 Sandra Jesus Vanda Dias Sérgio Gouveia NHK - Formação e Novas Tecnologias, Unipessoal, Lda Av. Duque D’ Ávila, 72 B 1050 - 083 Lisboa 213 301 888 213 301 886 www.nhk.pt [email protected] Dr. Karen Bolbol Dra. Fátima Gil Dra. Eva Rosa Sérgio Gouveia ATENÇÃO: Este manual destina-se a apoiar os formados da NHK no curso. Não pretendendo ser um manual exaustivo do curso em questão, apresenta-se como uma ferramenta de consulta quer durante a duração do curso, quer após a conclusão do curso. O manual foi criado para satisfazer os requisitos das formações da NHK. Contudo poderá não corresponder na íntegra ao conteúdo programático do curso, sendo que será possível que alguns temas aqui abordados não façam parte do conteúdo programático do curso, assim como poderá acontecer que durante o curso sejam dados alguns temas que não se encontram neste manual. A NHK reserva o direito de alterar o conteúdo do curso ou do manual de forma a satisfazer a sua oferta de cursos. Copyright - NHK - Formação e Novas Tecnologias, Unipessoal, Lda Este manual não pode ser reproduzido total ou parcialmente sem a autorização da NHK - Formação e Novas Tecnologias, Unipessoal, Lda V01 -5- Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 Índice Introdução.....................................................................................................................- 8 Iniciar O Excel 2007.....................................................................................................- 9 O Novo Ambiente do Excel 2007 ................................................................................- 9 A FAIXA ................................................................................................................- 10 O BOTÃO OFFICE................................................................................................- 11 BOTÕES QUE COMPÕEM A CAIXA FONT (Tipo de Letra)............................- 14 BOTÕES QUE COMPÕEM A CAIXA ALIGNMENT (ALINHAMENTO).......- 16 BOTÕES QUE COMPÕEM A CAIXA NUMBER (NÚMERO) .........................- 18 BOTÕES QUE COMPÕEM A CAIXA STYLES (ESTILOS) .............................- 20 BOTÕES QUE COMPÕEM A CAIXA CELLS (CÉLULAS)..............................- 21 BOTÕES QUE COMPÕEM A CAIXA EDITING (EDITAR) .............................- 21 A CAIXA TABLES (TABELAS).........................................................................- 22 A CAIXA ILLUSTRATIONS (ILUSTRAÇÕES).................................................- 23 A CAIXA CHARTS (GRÁFICOS) .......................................................................- 23 A CAIXA LINKS (HIPERLIGAÇÕES)................................................................- 24 A CAIXA TEXT (TEXTO)....................................................................................- 24 A CAIXA THEMES (TEMAS) .............................................................................- 25 A CAIXA PAGE SETUP (CONFIGURAR PÁGINA) .........................................- 26 A CAIXA PAGE SCALE TO FIT (AJUSTAR)....................................................- 27 A CAIXA PARAGRAPH (PARÁGRAFO) ..........................................................- 28 A CAIXA SHEET OPTIONS (OPÇÕES DE FOLHA).........................................- 28 A CAIXA ARRANGE (MODIFICAR) .................................................................- 29 A CAIXA FUNCTION LIBRARY (BIBLIOTECA DAS FUNÇÕES) ................- 29 A CAIXA DEFINED NAMES (DEFINIR NOMES) ............................................- 30 A CAIXA FORMULA AUDITING (AUDITORIA DE FÓRMULAS) ...............- 31 A CAIXA CALCULATION (Cálculo) ..................................................................- 31 A CAIXA GET EXTERNAL DATA (OBTER DADOS EXTERNOS) ...............- 32 A CAIXA CONNECTIONS (LIGAÇÕES) ...........................................................- 32 A CAIXA SORT & FILTER (ORDENAR E FILTRAR)......................................- 33 A CAIXA PROOFING (CORRECÇÃO) ..............................................................- 34 A CAIXA COMMENTS (COMENTÁRIOS) .......................................................- 34 A CAIXA TRACKING (CHANGES) ...................................................................- 35 A CAIXA WORKBOOK VIEWS (VISTAS DO LIVRO)....................................- 37 A CAIXA SHOW/ HIDE (MOSTRAR/ OCULTAR) ...........................................- 37 A CAIXA ZOOM...................................................................................................- 38 A CAIXA WINDOW (JANELA) ..........................................................................- 38 A CAIXA MACROS..............................................................................................- 39 A CAIXA CODE (CÓDIGO) ................................................................................- 39 A CAIXA CONTROLS (CONTROLOS)..............................................................- 40 A CAIXA XML......................................................................................................- 40 COMO MUDAR O NOME DE UMA FOLHA DE CÁLCULO ..........................- 42 MODOS DE VISUALIZAÇÃO.............................................................................- 43 Trabalho com Ficheiros ..............................................................................................- 43 Criar Novos Ficheiros (BLANK WORKBOOK)...................................................- 43 Abrir Ficheiros já existentes ...................................................................................- 46 Guardar Ficheiros ...................................................................................................- 50 movimentação dentro de uma folha de cálculo ..........................................................- 53 Formatar uma tabela ...................................................................................................- 54 V01 -6- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 Merge & center (unir e centrar)..............................................................................- 54 COMO ALTERAR A LARGURA DE UMA COLUNA? ....................................- 55 WRAP TEXT (MOLDAR TEXTO) ......................................................................- 56 MODIFICAR O TIPO DE LETRA........................................................................- 58 LIMITES DA TABELA.........................................................................................- 59 FILL COLOR (COR DE PREENCHIMENTO) ....................................................- 60 FORMAT AS TABLE (FORMATAÇÃO AUTOMÁTICA) ................................- 61 NUMBER (NÚMERO) ..............................................................................................- 61 CURRENCY (MOEDA) ........................................................................................- 61 FUNÇÕES ..................................................................................................................- 63 CATEGORIA STATISTICAL (ESTATÍSTICA)..................................................- 63 CATEGORIA LOGICAL (LÓGICA)....................................................................- 72 CATEGORIA MATH & TRIG (MATEMÁTICA E TRIGONOMETRIA) .........- 74 REFERÊNCIA ABSOLUTA .....................................................................................- 78 GRÁFICOS ................................................................................................................- 81 O FILTRO AUTOMÁTICO ......................................................................................- 84 VALIDAÇÃO DE DADOS .......................................................................................- 85 FORMATAÇÃO CONDICIONAL ...........................................................................- 88 OPÇÕES DE IMPRESSÃO .......................................................................................- 91 PRINT PREVIEW (Pré-visualizar) ........................................................................- 91 PRINT (Imprimir) ..................................................................................................- 91 Imagens.......................................................................................................................- 92 Clip Art ...................................................................................................................- 92 imagens do Ficheiro ...............................................................................................- 94 Formatação de Imagens ..........................................................................................- 94 A caixa picture tools (ferramentas das imagens)....................................................- 95 A caixa picture styles (estilos das iamgens) ...........................................................- 95 A caixa arrange (transformar).................................................................................- 95 A caixa size (tamanho) ...........................................................................................- 96 Cabeçaho e rodapé (header & footer).........................................................................- 96 A caixa header & footer (cabeçalho e rodapé) ......................................................- 97 A caixa header & footer elements (elementos do cabeçalho e rodapé)..................- 97 A caixa navigation (navegação) .............................................................................- 98 A caixa options (opções) ........................................................................................- 98 exercícios ....................................................................................................................- 99 exercício 1...............................................................................................................- 99 Exercício 3............................................................................................................- 100 Exercício 4............................................................................................................- 101 Bibliografia...............................................................................................................- 106 - V01 -7- Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 INTRODUÇÃO A maior parte das pessoas não procura novas funcionalidades nos programas do Pacote Office. Provavelmente, já existe numa das versões anteriores esta ou aquela funcionalidade específica que tanto lhes agrada. De facto, aquilo que os utilizadores desejam é que os programas do Office (Word, Excel, Access,...) sejam mais fáceis de usar. Para muitas pessoas, o Microsoft Office Excel 2007 é um daqueles programas que primeiro se estranha e depois se entranha. A não ser que o emprego do utilizador exiga, desde cedo, um conhecimento profundo de folhas de cálculo, as primeiras interacçõs do utilzador com esta aplicação podem basear-se na criação de simples ficheiros de origem financeira. Ao longo das suas várias versões, o Excel tem evoluído bastante –inicialmente este programa consistiu uma ferramenta de cálculo básica, contudo, actualmente é uma aplicação de grande relevância no que diz respeito à gestão de um negócio. A versão 2007 do Microsoft Office Excel responde ao mesmo desafio proposto e patente no Mcirosoft Office Word 2007 – esta nova versão do Excel oferece ferramentas sofisticadas e facéis de manusear, permitindo, deste modo, aos utilizadores, sejam eles conhecedores da aplicação ou novatos, um modo simples e rápido para produzir ficheiros de elevada qualidade profissional. V01 -8- NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 INICIAR O EXCEL 2007 Para iniciar o Excel, é necessário aceder ao Menu Iniciar
Todos os programas
Microsoft Office
e clicar uma vez com o botão esquerdo do rato na opção Microsoft Office Excel 2007 conforme indicado na figura 1. Figura 1 – Iniciar o Excel 2007 Atenção, também poderá ser possível aceder ao Excel 2007 por meios de outros processos de acordo com as personalizadas que possam ter sido efectuadas no computador. O NOVO AMBIENTE DO EXCEL 2007 Quando se inicia o Excel surge a seguinte janela no ecrã do computador: V01 -9- 3 2 4 Manual de Microsoft Office Excel 2007 8 9 6 5 10 MI01-0226 1 7 11 12 13 14 Figura 2 – Janela de Trabalho do Excel 2003 Os separadores do Office Excel 2007 encontram-se distribuídos de acordo com a sequência de trabalho habitual dos utilizadores, à medida que vão progredindo na criação do seu ficheiro. Por conseguinte, a janela é constituída pelos seguintes elementos: A FAIXA Figura 3: A Faixa As já conhecidas barra de menus e barras de ferramentas do Microsoft Excel foram alvo da do mesmo destino das barras de menus e de ferramentas do Microsoft Office Word 2007, tendo sido substituídas pela FAIXA – um novo objecto, no qual são agrupados os separadores que contêm os botões de comando mais importantes para cada uma das tarefas que o utilizador pretenda realizar. Por exemplo, no que diz respeito ao Microsoft Excel, os vários separadores encontram-se agrupados por actividades, como por exemplo, a inserção de fórmulas numa folha de cálculo ou a criação e formatação de gráficos.. V01 - 10 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 O BOTÃO OFFICE Figura 4: Botão do Office A versão 2007 do Microsoft Excel agrupa todas as funcionalidades relacionadas com a finalidade que o utilizador pretende dar ao documento, tais como, imprimi-lo ou guardá-lo no disco rígido do seu computador num único botão – O BOTÃO MICROSOFT OFFICE. Na verdade, este botão traz consigo duas grandes vantagens. Em primeiro lugar, este botão, ao agrupar todas estas funcionalidades num único lugar da janela de trabalho do Microsoft Word, permite ao utilizador encontrar a funcionalidade que pretende muito mais rapidamente. Em segundo lugar, o Botão OFFICE simplifica ao utilizador a realização e gestão das tarefas que necessita de concretizar na criação do seu documento. Em seguida, são apresentadas todas as funcionalidades agrupadas no BOTÃO OFFICE que se encontra no canto superior esquerdo da BARRA DE TÍTULO: O botão NEW (Novo) permite criar um novo ficheiro do Excel. O botão OPEN (Abrir) permite ao utilizador abrir ficheiros do Excel já existentes que podem se encontrar guardados numa disquete ou numa pen drive ou, ainda, na pasta OS MEUS DOCUMENTOS do disco rígido do seu computador. O botão SAVE (Guardar) permite ao utilizador guardar os seus ficheiros criados no Excel 2007. Se for a primeira vez que está a guardar o seu ficheiro, o Excel 2007 sugere que o seu documento pode ser guardado na pasta OS MEUS DOCUMENTOS, contudo, o utilizador pode, por exemplo, escolher um dispositivo de armazenamento, tal como uma disquete para guardar o seu trabalho consoante as suas necessidades. No entanto, suponha que já tinha guardado anteriormente o seu ficheiro numa disquete (ou seja, por assim dizer, o seu documento já existe), ao clicar na opção SAVE (Guardar), o Excel 2007 guarda automaticamente o documento na disquete. O botão SAVE AS (Guardar como) permite ao utilizador, ao guardar o seu ficheiro criado, seleccionar o sítio, no qual o pretende guardar (por exemplo, a disquete ou a pasta Os Meus Documentos e, até mesmo, escolher o nome que pretende atribuir ao ficheiro em questão. O botão PRINT (Imprimir) permite ao utilizador imprimir o seu ficheiro. O botão FINISH funcionalidades: (Finalização) permite o acesso às seguintes A funcionalidade PROPERTIES (Propriedades) permite ao utilizador aceder e, ainda, editar as propriedades do ficheiro em que está a trabalhar, tais como, título, autor, palavras-chave. V01 - 11 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 A funcionalidade INSPECT DOCUMENT (Inspeccionar o Documento) possibilita ao utilizador a procura de dados ocultos e informação pessoal integrados no seu ficheiro. A funcionalidade RESTRICT PERMISSION (Permissão Restrita) auxilia o utilizador a evitar que informações importantes cheguem a destinatários indevidos, por acidente ou descuido. É, neste sentido, que a criação de ficheiros com permissão restrita permite, por exemplo, ao autor do ficheiro atribuir permissões restritas, tanto em termos de leitura como de alteração para um determinado número de utilizadores de todos aqueles que terão acesso ao conteúdo do mesmo. A funcionalidade ADD A DIGITAL SIGNATURE (Adicionar uma Assinatura Digital) dá a possibilidade ao utilizador de reforçar a integridade do seu ficheiro através da integração de uma assinatura digital invisível. A funcionalidade COMPATIBILITY CHECKER (Verificação de Compatibilidade) é bastante útil, na medida em que permite ao utilizador verificar a existência de funcionalidades não suportáveis por versões anteriores do Microsoft Office Excel 2007. A funcionalidade MARK AS FINAL (Assinalar como Versão Final) permite ao utilizador dar a conhecer aos destinatários que estes estão a ler a versão final, ou seja, acabada do ficheiro. Além disso, esta funcionalidade permite, ainda, ao utilizador transformar o seu trabalho num ficheiro só de leitura. O botão SEND (Enviar) permite ao utilizador enviar o seu documento para um ou mais destinatários através de correio electrónico e/ ou Fax. O botão PUBLISH (Publicar) permite ao utilizador três opções: • EXCEL SERVICES: esta funcionalidade permite ao utilizador verificar se todo o conteúdo do seu ficheiro será visualizado quando publicado num Browser (um Browser conciste num programa que é utilizado para visualizar páginas de Internet, como por exemplo, o Internet Explorer). • DOCUMENT MANAGEMENT SERVER: (Gestão de Servidores) permite ao uitilizador partilhar o seu ficheiro ao guardá-lo num servidor Web. • CREATE DOCUMENT WORKSPACE: (Criar Área de Trabalho do Documento) permite ao utilizador criar um novo espaço para o seu documento e, para além disso, a cópia local encontra-se sempre sincronizada. V01 - 12 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 O botão CLOSE (Fechar) pode ser utilizado sempre que o utilizador pretender fechar o(s) documento(s) em que está a trabalhar. O botão EXIT EXCEL (Sair Do Excel): permite ao utilizador, ao clicar neste botão, fechar, de imediato, a respectiva aplicação. Ao lado direito do BOTÃO OFFICE, o utilizador pode encontrar, ainda, a QUICK ACCESS TOOLBAR (Barra de Ferramentas de Acesso Rápido), na qual coexistem 4 botões já familiares das anteriores versões do Microsoft Office Excel: Figura 5: Botões de Comando localizados na a QUICK ACCESS TOOLBAR (Barra de Ferramentas de Acesso Rápido). O botão SAVE (Guardar) permite ao utilizador guardar o seu ficheiro. O botão UNDO (Anular) permite ao utilizador anular ou, se preferir, cancelar a última operação realizada. O botão REPEAT (Repetir ou Refazer) permite repetir uma operação que tenha sido, acidentalmente, anulada pelo utilizador. O botão PRINT (Imprimir) permite imprimir o ficheiro, de imediato, através da impressora à qual o computador se encontre ligado. 1 A Barra de título Apresenta as informações relativas à aplicação e do documento. 2 O separador HOME (INÍCIO) Este separador inclui comandos relacionados com a selecção de tipos de letra; alinhamento de células; formatos de número; ou, por exemplo, ordenação e pesquisa de dados. Figura 6: Separador HOME (Início) O botão COPY (Copiar) é extremamente útil para duplicar excertos de texto de um documento para um outro ou, então, dentro do mesmo documento. O botão CUT (Cortar) dá muito jeito para mover excertos de texto de um documento para um outro ou, ainda, para mover excertos de textos dentro de um mesmo documento. V01 - 13 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 O botão PASTE (Colar) tem de ser sempre utilizado independentemente de o utilizador pretender COPIAR ou CORTAR um excerto de texto de um determinado documento. Pense no botão PASTE (Colar) enquanto uma espécie de confirmação da acção que pretende realizar (copiar ou colar). O botão CLIPBOARD permite ao utilizador o acesso ao CLIPBOARD do Microsoft Office, o qual permite copiar múltiplos excertos de textos e imagens que tenham já sido utilizados num outro programa do Pacote Microsoft Office. Por exemplo, é possível copiar o texto de uma mensagem de correio electrónico; dados de uma folha de cálculo do Microsoft Office Excel ou, até mesmo, um gráfico do Microsoft Office PowerPoint e colá-lo num documento do Microsoft Office Word. Assim sendo, quer isto dizer que o Clipboard funciona como uma espécie de arquivo, no qual são guardaddos todos os itens copiados de um qualquer ficheiro desde que este último tenha sido realizado num dos programas que constituem o Pacote Microsoft Office. FORMATER PAINTER (Pincel de Formatação) Este pincel deve ser utilizado sempre que necessitar de copiar a formatação de um texto para outro. Não se esqueça sempre que se fala em formatação de texto, fala-se em tipos e tamanhos de letra; cor do tipo de letra; estilos de tipo de letra (como por exemplo, o Negrito ou o Sublinhado). BOTÕES QUE COMPÕEM A CAIXA FONT (TIPO DE LETRA) FONT (Tipo de Letra) Nesta caixa de menu, o utilizador pode facilmente alterar o tipo de letra do seu documento. FONT SIZE (Tamanho do Tipo de Letra) Nesta caixa de menu, é possível alterar o tamnho de letra de um documento ou, se necessário, apenas de uma parte de um documento, como por exemplo, aumentar apenas o tamanho de letra do título de um documento. INCREASE FONT (Aumentar Tamanho de Letra) Ao clicar neste botão, o utilizador vai aumentar o tamanho de letra do seu texto. DECREASE FONT (Diminuir Tamanho de Letra) Ao clicar neste botão, o utilizador vai diminuir, tal como o nome do botão indica, o tamanho de letra do seu texto. BOLD (Negrito) Ao utilizar este botão, é atribuído um contorno a negro mais espesso ao texto seleccionado. Este botão é bastante utilizado para destacar algumas palavras e/ ou expressões de um documento. ITALIC (Itálico) Ao utilizar este botão, é atribuída uma ligeira inclinação da esquerda para a direita ao texto seleccionado. Este botão é bastante utilizado para destacar títulos de documentos e citações, isto é, a finalidade é chamar a atenção do leitor para determinados conteúdos do documento. UNDERLINE (Sublinhado) V01 - 14 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 Ao utilizar este botão, é atribuída uma linha recta simples por baixo do texto seleccionado. No entanto, se o utilizador clicar na seta de cor negra descendente que se encontra do lado direito do botão, terá, então, a possibilidade de utilizadro o DOUBLE UNDERLINE (Sublinhado Duplo). • BORDERS (Limites) Este botão permite ao utilizador formatar os contornos interiores e exteriores da sua tabela. • BOTTOM BORDER ( Limite Inferior); • TOP BORDER (Limite Superior); • LEFT BORDER (Limite Esquerdo); • RIGHT BORDER (Limite Direito); • NO BORDER (Sem Limites); • ALL BORDERS (Todos os Limites); • OUTSIDE BORDERS (Limites Exteriores); • THICK BOX BORDERS (Limite Exterior Espesso); • BOTTOM DOUBLE BORDER (Limite Inferior Duplo); • THICK BOTTOM BORDER (Limite Inferior Espesso); • TOP AND BOTTOM BORDER (Limite Superior e Inferior; • TOP AND THICK BOTTOM BORDER (Limite Superior e Limite Inferior Espesso); • TOP AND DOUBLE BOTTOM BORDER (Limite Superior e Limite Inferior Duplo); MORE BORDERS (Mais Limites). FILL COLOR (Cor de Preenchimento) Este botão permite a alteração da cor de fundo das células seleccionadas. FONT COLOR (Cor do Tipo de Letra) A utilização deste botão permite alterar a cor do texto seleccionado. NOTA: Ao clicar na seta que se encontra no canto inferior direito da caixa FONT (Tipo de Letra), o utilizador acede à janela apresentada na imagem seguinte: V01 - 15 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 Figura 7: Janela que surge cada vez que clica neste botão MI01-0226 . BOTÕES QUE COMPÕEM A CAIXA ALIGNMENT (ALINHAMENTO) TOP ALIGN (Alinhamento Superior) Este botão permite alinhar o conteúdo à parte superior da célula.. MIDDLE CENTER (Alinhamento ao Centro) Este botão permite alinhar o texto, para que este seja centrado dentro da própria célula. BOTTOM ALIGN (Alinhamento Inferior) Este botão permite alinhar o conteúdo à parte inferior da célula. • ORIENTATION (Orientação) Este botão possibilita rodar o texto num ângulo diagonal ou, ainda, colocá-lo na vertical. • ANGLE COUNTERCLOCKWISE ( Ângulo no sentido contrário ao dos ponteiros do relógio: • ANGLE CLOCKWISE (Ângulo no sentido dos ponteiros do relógio); • VERTICAL TEXT (Texto na Orientação Vertical); • ROTATE TEXT UP (Rodar o Texto para Cima); • ROTATE TEXT DOWN (Rodar o Texto para Baixo); ALIGNMENT (Alinhamento). ALIGN LEFT (Alinhar à Esquerda) V01 - 16 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 Este botão permite alinhar à esquerda o texto seleccionado. CENTER (Centro) Este botão permite alinhar ao centro o texto seleccionado. ALIGN RIGHT (Alinhar à direita) Este botão permite alinhar à direita o texto seleccionado. DECREASE INDENT (Diminuir Avanço) Este botão é utilizado sempre que é necessário diminuir o espaço existente entre o limite da célula e o respectivo conteúdo. INCREASE INDENT (Aumentar Avanço) Este botão é utilizado sempre que é necessário aumentar o espaço existente entre o limite da célula e o respectivo conteúdo. WRAP TEXT (Moldar Texto) Com a utilização deste botão, é possível colocar todo o conteúdo da célula visível, repartindo-o em várias linhas. MERGE AND CENTER (Unir e Centrar) Este botão permite unir as células seleccionadas numa única célula e, em simultâneo, centra o respectivo conteúdo. Este botão é bastante utilizado para os títulos das tabelas. NOTA: Ao clicar na seta que se encontra no canto inferior direito da caixa ALIGN (Alinhamento), o utilizador acede à janela apresentada na imagem seguinte: Figura 8: Janela que surge cada vez que clica neste botão V01 - 17 - . Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 BOTÕES QUE COMPÕEM A CAIXA NUMBER (NÚMERO) A caixa NUMBER (NÚMERO) torna-se bastante prática e funcional sempre que o utilizador tem necessidade de formatar um número ou, eventualmente, um conjunto de números para um determinado formato – por exemplo, atribuir a todos os números o símbolo da moeda (no caso português, o euro). NUMBER FORMAT (Formato do Número) Nesta caixa de diálogo, o utilizador tem a possibilidade de escolher, de acordo com as suas necessidades, como é que os valores numéricos devem ser apresentados nas células: GENERAL (Geral): sem formato específico, ou seja, tal e qual, como o número foi introduzido na respectiva célula. NUMBER (Número): esta categoria permite ao utilizador atribuir, por pré-definição, duas casas decimais a todos os valores numéricos que se encontrem seleccionados na folha de cálculo. CURRENCY (Moeda): este formato é indicado sempre que o utilizador pretender utilizar valores monetários gerais. Por pré-definição do programa, ao utilizar o formato CURRENCY (Moeda), os valores seleccionados são formatados para euro (€). ACCOUNTING (Contabilidade): este formato também permite atribuir o símbolo monetário a todos os valores numéricos que se encontrem seleccionados na folha de cálculo, contudo, este formato possui uma particularidade, que não é partilhada pelo formato CURRENCY (Moeda), que consiste no alinhamento dos símbolos e respectivas vírgulas decimais numa coluna. SHORT DATE (Data Abreviada) LONG DATE (Data Completa) TIME (Hora): esta opção permite formatar todos os valores numéricos para um só formato de cariz horário. PERCENTAGE (Percentagem): esta opção de formato baseia-se na multiplicação dos valores numéricos seleccionados por 100 e na apresentação do característico símbolo da percentagem (%). FRACTION (Fracção): este formato apresenta os valores numéricos seleccionados como uma fracção. SCIENTIFIC (Científico): esta opção de formato apresenta os valores numéricos seleccionados na notação exponencial, substituíndo parte do número por E+n: E que significa exponente e multiplica o número precedente por 10 elevado à n-ésima potência. O utilizador pode, ainda, especificar o número de casas decimais pretendido. TEXT (Texto): esta opção trata o conteúdo de uma célula enquanto texto e apresenta o conteúdo exactamente como este é introduzido na célula, mesmo quando o utilizador digita valores numéricos. V01 - 18 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 MORE NUMBER FORMATS (Mais Formatos de Número): sempre que o utilizador seleccionar esta última opção acede ao separador NUMBER (Número) que é parte integrante da janela FORMAT CELLS (Formatar Células), na qual pode, consoante as suas necessidades, personalizar o formato pretendido para os valores numéricos seleccionados. Figura 9: O Separador NUMBER (Número). ACCOUNTING NUMBER FORMAT (Formato de Número de Contabilidade) Este botão permite seleccionar o formato monetário pretendido para os valores numéricos seleccionados. Por uma lado, se o utilizador clicar em cima do botão é atribuído, por pré-definição, o símbolo do euro a todos os valores numéricos que se encontrem seleccionados. Por outro lado, se o utilizador clicar na seta descendente que se encontra do lado direito do botão, tem a sua disposição outros formatos monetários, tais como, a libra inglesa ou o dólar americano. Por fim, se o utilizador seleccionar a opção MORE ACCOUNTING FORMATS (Mais Formatos de Contabilidade), terá, então, a possibilidade de seleccionar outro tipo de forato monetário. PERCENT STYLE (Formato de Percentagem): este botão baseia-se na multiplicação dos valores numéricos seleccionados por 100 e na apresentação do característico símbolo da percentagem (%). COMMA STYLE (Formato Decimal): este botão permite apresentar os valores numéricos seleccionados enquanto valores numéricos decimais. Por exemplo, o número 12 passaria a ser apresentado 12,00. V01 - 19 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 INCREASE DECIMAL (Aumentar Casas Decimais): este botão permite aumentar o número de casas decimais de todos os valores numéricos seleccionados na folha de cálculo. DECREASE DECIMAL (Diminuir Casas Decimais): este botão permite aumentar o número de casas decimais de todos os valores numéricos seleccionados na folha de cálculo. NOTA: Ao clicar na seta que se encontra no canto inferior direito da caixa NUMBER (Número), o utilizador acede à janela apresentada na imagem seguinte: Figura 10: Janela que surge cada vez que clica neste botão . BOTÕES QUE COMPÕEM A CAIXA STYLES (ESTILOS) As funcionalidades disponníveis na caixa STYLES (Estilos) revelam-se de grande utilidade no que diz respeito à formatação das tabelas. CONDITIONAL FORMATTING (Formatação Condicional) Esta funcionalidade permite realçar determinadas células da folha de cálculo que correspondam a um ou mais critérios, consoante as necessidades do utilizador, através da utilização de cores e/ ou símbolos gráficos. V01 - 20 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 FORMAT AS TABLE (Formatação Automática) Esta funcionalidade permite formatar, de uma maneira rápida e simples, uma tabela através da selecção de um estilo pré-definido já existente no Excel – estilos esses que já incluem cores de preenchimento, contornos de linha, estilos e cores do tipo de letra. CELL STYLES (Estilos da Célula) Esta funcionalidade do Excel permite a formatação rápida de algumas células através da utilização de estilos de formatação já existentes. BOTÕES QUE COMPÕEM A CAIXA CELLS (CÉLULAS) INSERT CELLS (Inserir Células) Este botão permite inserir novas células, linhas e/ ou colunas numa tabela. DELETE CELLS (Eliminar Células) Este botão permite elimnar células, linhas e/ ou colunas numa tabela. FORMAT (Formatar) Este botão permite alterar a altura das linhas e a largura das colunas. Através da utilização deste botão é também possível mostrar e ocultar linhas e/ ou colunas de uma folha de cálculo ou, até mesmo, a própria folhade cálculo. É também através da utilização deste botão que é possível proteger todas as células ou apenas algumas células de uma folha de cálculo. BOTÕES QUE COMPÕEM A CAIXA EDITING (EDITAR) SUM (Soma Automática) Este botão permite a apresentação rápida de resultados de cálculos simples, como por exemplo, uma soma ou uma média: SUM (Soma) AVERAGE (Média) COUNT NUMBERS (Contar Números) MAX (máximo) MIN (Mínimo) MORE FUNCTIONS (Mais Funções) FILL (Preencher) Este botão permite preencher células adjacentes (em qualquer direcção na folha de cálculo), respeitando um determinado critério. CLEAR (Limpar) Este botão permite apagar o conteúdo de uma célula ou de um conjunto de células. V01 - 21 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 CLEAR ALL (Limpar Tudo): esta opção permite apagar TODO o conteúdo de uma célula (incluindo o próprio formato da célula e cor de preenchimento). CLEAR FORMATS ( Limpar Formatos): esta opção permite apagar apenas o formato da(s) célula(s), mantendo o respectivo conteúdo. CLEAR CONTENTS (Limpar Conteúdos): esta opção permite apagar apenas o conteúdo da(s) célula(s), mantendo o respectivo formato. CLEAR COMMENTS (Limpar Comentários): esta opção permite limpar apenas os comentários existentes na folha de cálculo. SORT & FILTER (Ordenação e Filtro) Esta funcionalidade do Excel 2007 permite ordenar os dados seleccionados, para que a sua análise seja mais fácil e rápida. SORT A TO Z (Ordem Ascendente): permite a ordenação ascendente dos dados seleccionados: • Ordem alfabética no caso de os dados serem de natureza textual; • Ordem crescente no caso de dos dados serem de natureza numérica. SORT Z TO A (Ordem Descendente): permite a ordenação descendente dos dados seleccionados: • Ordem decrescente no caso de dos dados serem de natureza numérica. CUSTOM SORT (Ordenação Personalizada): ao seleccionar esta opção, o utilizador acede a uma caixa de diálogo, na qual pode personalizar a ordenação dos dados seleccionados de acordo com as suas necessidades. FILTER (Filtro): esta opção permite filtrar unicamente a informação da tabela que respeita o(s) critério(s) impostos pelo utilizador, ou seja, todos os registos que não respeitem esses critérios são ocultados. FIND & REPLACE (Localizar e Substituir) Esta funcionalidade permite localizar rapidamente dados específicos e tipos de formatação existentes na folha de cálculo. Esta funcionalidade permite, ainda, a substituição rápida de dados e formatos da folha de cálculo. 3 O separador INSERT (INSERIR) Ao utilizar o separador INSERT (Inserir), o utilizador tem acesso a comandos que permitem introduzir objectos, como por exemplo, tabelas, gráficos, ilustrações e hiperligações numa folha de cálculo. Figura 11: Separador INSERT (INSERIR) A CAIXA TABLES (TABELAS) V01 - 22 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 Na caixa TABLES (Tabelas), é possível criar PIVOT TABLES (Tabela Dinâmicas), através das quais é possível agrupar e armazenar de forma rápida e fácil grandes quantidades de dados. É, ainda, possível criar TABLES (Tabelas), cuja principal funcionalidades é organizar dados, quer textuais, quer numéricos, que estejam relacionados. A CAIXA ILLUSTRATIONS (ILUSTRAÇÕES) INSERT PICTURE FROM FILE (Inserir Imagem A Partir Do Ficheiro) Permite inserir uma imagem a partir de um ficheiro. CLIP ART Permite inserir um objecto de cariz multimédia num documento. Esses objectos podem ser desenhos, pequenos filmes, sons ou, ainda, uma imagem que auxilie o leitor na compreensão de um determinado conceito. SHAPES (Formas Automáticas) Esta funcionalidade permite a inserção de formas pré-definidas, tais como rectângulos, cilindros, setas, entre outros, na folha de cálculo. SmarTArt (Diagrama) Através deste botão, é possível inserir diagramas, incluíndo diagramas circulares, diagramas de Venn, organogramas, que são indicados para ilustrar um processo, uma hierarquia ou, por exemplo, um ciclo de vida de um projecto. A CAIXA CHARTS (GRÁFICOS) É nesta caixa que o utilizador pode seleccionar o tipo de gráfico que considera mais adequado para o trabalho que está a realizar. Nesta caixa, o utilizador pode aceder rapidamente aos seguintes tipos de gráficos: • COLUMN (Colunas) • LINE (Linhas) • PIE (Circular) • BAR (Barras) • AREA (Áreas) • SCATTER (Dispersão X,Y) • OTHER CHARTS (Outros Tipos de Gráficos). NOTA: Ao clicar na seta que se encontra no canto inferior direito da caixa CHARTS (Gráficos), o utilizador acede à janela apresentada na imagem seguinte, na qual encontra à sua disposição outro tipos de gráficos: V01 - 23 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 Figura 12: Janela que surge cada vez que clica neste botão MI01-0226 . A CAIXA LINKS (HIPERLIGAÇÕES) HYPERLINK (Hiperligação) Este botão permite a criação de hiperligações a: • Uma página de Internet; • Um endereço electrónico; • Uma imagem; • Um programa. A CAIXA TEXT (TEXTO) TEXT BOX (Caixa de Texto) Este botão permite a introdução de caixas de texto pré-formatadas num qualquer espaço da folha de cálculo. HEADER & FOOTER (Cabeçalho e Rodapé) Este botão permite a edição do conteúdo que o utilizador pretende que apareça no cabeçalho e rodapé de cada uma das páginas impressas. WordArt O WordArt é uma galeria de texto decorativo que é indicado para o título de um trabalho. SIGNATURE LINE (Linha para Assinatura) V01 - 24 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 Esta funcionalidade permite criar uma linha para uma assinatura por baixo da qual é possível especificar quem deverá ser o autor da assinatura. INSERT OBJECT (Inserir Objecto) Este botão permite a inserção de objectos, tais como, sons ou vídeos, numa folha de cálculo. SYMBOL (Símbolo) Esta funcionalidade permite ao utilizador integrar símbolos, que não existem no teclado, no seu documento, como por exemplo, o símbolo de Direitos de Autor (©). 4 O separador PAGE LAYOUT (ESQUEMA DE PÁGINA) O separador PAGE LAYOUT, por sua vez, é composto por comandos que possibiltam a alteração da configuração e do aspecto da folha de cálculo. Figura 13: Separador PAGE LAYOUT (Esquema de Página). A CAIXA THEMES (TEMAS) Na nova versão do Excel, os THEMES (temas) simplificam o processo de criação de ficheiros, atribuindo-lhes um aspecto cuidado e profissional. THEMES (Temas) Este botão permite o acesso a todos os temas existentes no Microsoft Office Excel 2007. THEME COLORS (Esquema de Cores dos Temas) Esta funcionalidade permite o acesso aos esquemas de cores de cada um dos temas existentes nesta nova versão do Excel 2007. THEME FONTS (Tipos de Letra dos Temas) Esta funcionalidade permite o acesso aos tipos de letra de cada um dos temas existentes nesta nova versão do Excel 2007. THEME EFFECTS (Efeitos dos Temas) Esta funcionalidade permite o acesso aos efeitos de cada um dos temas existentes nesta nova versão do Word 2007. V01 - 25 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 A CAIXA PAGE SETUP (CONFIGURAR PÁGINA) MARGINS (Margens) Através deste botão, o utilizador pode seleccionar o tipo de margens que considera mais adequada para o documento ou, então, apenas para as células que se encontrem seleccionadas na folha de cálculo. ORIENTATION (Orientação) Ao utilizar esta funcionalidade, o utilizador pode seleccionar a orientação de página que considerada mais acertada para o seu documento: PORTRAIT (Vertical) ou LANDSCAPE (Horizontal). SIZE (Tamanho) Este botão permite ao utilizador seleccionar o formato de papel que considerar mais adequado para o trabalho em questão (por exemplo, o formato A4 ou A5). PRINT AREA (Área de Impressão)) Este botão permite delimitar uma determinada área da folha de cálculo, cuja finalidade consiste na impressão. BREAKS (Quebras) Este botão permite ao especificar o sítio, no qual se inicia uma nova página, uma vez impresso o trabalho. As quebras de página são inseridas abaixo e à esquerda da área seleccionada. BACKGROUND (Fundo) Este botão permite seleccionar uma imagem que será apresentada como fundo da folha de cálculo. PRINT TITLES (Títulos a Imprimir) V01 - 26 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 Este botão permite especificar quais as linhas e colunas que devem ser repetidas em cada página impressa. NOTA: Ao clicar na seta que se encontra no canto inferior direito da caixa PAGE SETUP (Configurar Página), o utilizador acede à janela apresentada na imagem seguinte: Figura 14: Janela que surge cada vez que clica neste botão . A CAIXA PAGE SCALE TO FIT (AJUSTAR) WIDTH (Largura) Este botão permite diminuir a largura do conteúdo que pretende imprimir, para que este caiba num determinado número de páginas. HEIGTH (Altura) Este botão permite diminuir a altura do conteúdo que pretende imprimir, para que este caiba num determinado número de páginas. SCALE (Escala) Este botão permite aumentar ou diminuir a dimensão do conteúdo que pretende imprimir para uma determinada percentagem em relação ao respectivo tamanho real. V01 - 27 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 NOTA: Ao clicar na seta que se encontra no canto inferior direito da caixa PAGE SETUP (Configurar Página), o utilizador acede à janela apresentada na imagem seguinte: A CAIXA PARAGRAPH (PARÁGRAFO) INDENT LEFT (Avanço à esquerda) Esta funcionalidade permite o avanço do parágrafo seleccionado em direcção à margem esquerda do texto. INDENT RIGHT (Avanço à direita) Esta funcionalidade permite o avanço do parágrafo seleccionado em direcção à margem direita do texto. SPACING BEFORE (Espaçamento Antes) Permite o aumento do espaço existente antes do parágrafo. SPACING AFTER (Espaçamento Depois) Permite o aumento do espaço existente depois do paÁGRAFO. NOTA: Ao clicar na seta que se encontra no canto inferior direito da caixa PARAGRAPH (Parágrafo), o utilizador acede à janela (janela essa já conhecida de versões anteriores do Microsoft Office Word) apresentada na figura 14 (página 24). A CAIXA SHEET OPTIONS (OPÇÕES DE FOLHA) GRIDLINES (Linhas de Grelha) O botão VIEW (Ver) permite visualizar ou ocultar as linhas de grelha. Por sua vez, o botão PRINT (Imprimir) permite escolher se pretende ou não imprimir as linhas de grelha. HEADINGS (Títulos) O botão VIEW (Ver) permite ver ou ocultar os títulos das folhas de cálculo, ou seja, os as letras que designam as colunas e os números que designam as linhas. O botão PRINT (Imprimir) pretende escolher se pretende imprimir ou não os títulos das folhas de cálculo. V01 - 28 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 A CAIXA ARRANGE (MODIFICAR) BRING TO FRONT (Trazer para a Frente) Permite trazer o objecto seleccionado para a frente de todos os outros objectos do documento. SEND TO BACK (Trazer para Trás) Permite trazer o objecto seleccionado para trás de todos os outros objectos do documento. SELECTION PANE (Painel de Selecção) Este botão permite o acesso ao painel de selecção, através do qual é mais fácil seleccionar objectos de forma individualizada e, para que também seja mais fácil a sua movimentação na folha de cálculo. ALIGN (Alinhar) Esta funcionalidade permite alinhar vários objectos, utilizando enquanto ponto de referência os seus respectivos vértices. GROUP (Agrupar) Esta funcionalidade permite agrupar, ou seja, unir vários objectos, tornando-os num único objecto. ROTATE (Rodar) Esta funcionalidade permite rodar ou inclinar um objecto seleccionado. 5 O separador FORMULAS (FÓRMULAS) O separador FORMULAS é constituído por comandos que permitem o acesso, por exemplo, ao Assistente de funções de cálculo do Excel. É neste separador, ainda, que o utilizador tem a possibilidade de aceder às várias ferramentas da Auditoria de Fórmulas. Figura 15: O Separador FORMULAS (Fórmulas). A CAIXA FUNCTION LIBRARY (BIBLIOTECA DAS FUNÇÕES) INSERT FUNCTION (Inserir função) Este botão permite o acesso rápido à janela das funções do Excel. • • V01 AUTOSUM (Soma Automática) Este botão permite a realização de cálculos rápidos, como por exemplo: SUM (Soma) AVERAGE (Média) - 29 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 • • • MI01-0226 COUNTNUMBERS (Contar) MAX (Máximo) MIN (Mínimo) RECENTLY USED (Recentemente Utilizadas) Este botão, por sua vez, permite o acesso rápido às útlimas funções utilizadas no programa. FINANCIAL (Financeiras) Este botão permite o acesso rápido a todas as funções que fazem parte da categoria FINANCIAL (Financeiras). LOGICAL (Lógica) Este botão permite o acesso rápido a todas as funções que fazem parte da categoria LOGICAL (Lógica). TEXT (Texto) Este botão permite o acesso rápido a todas as funções que fazem parte da categoria TEXT (Texto). DATE & TIME (Data e Hora) Este botão permite o acesso rápido a todas as funções que fazem parte da categoria DATE & TIME (Data e Hora). LOOKUP & REFERENCE (Consulta e Referência) Este botão permite o acesso rápido a todas as funções que fazem parte da categoria LOOKUP & REFERENCE (Consulta e Referência). MATH & TRIG (Matemática e Trigonometria) Este botão permite o acesso rápido a todas as funções que fazem parte da categoria MATH & TRIG (Matemática e Trigonometria). MORE FUNCTIONS (Mais Funções) Este botão permite o acesso rápido às funções pertencentes às seguintes categorias: • STATISTICAL (Estatística) • ENGINEERING (Engenharia) • CUBE (Cubo) • INFORMATION (Informação). A CAIXA DEFINED NAMES (DEFINIR NOMES) NAME MANAGER (Gestor de Nomes) Este botão permite criar, editar, eliminar e localizar todos os nomes utilizados no livro. Os nomes são bastante utéis, uma vez que podem ser utilizados nas fórmulas enquanto substitutos das referências das células. DEFINE NAME (Definir Nome) Este botão permite nomear células, para que o utilizador possa utilizar esses nomes nas fórmulas. USE IN FORMULA (Usar na Fórmula) Este botão permite seleccionar um nome existente na folha de V01 - 30 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda 6 MI01-0226 cálculo, para que este possa ser utilizado numa fórmula. CREATE FROM SELECTION (Criar A Partir da Selecção) Este botão permite criar automaticamente nomes para as células seleccionadas. A CAIXA FORMULA AUDITING (AUDITORIA DE FÓRMULAS) TRACE PRECEDENTS (Analisar Precedentes) Esta funcionalidade permite demarcar, através da utilização de setas, as células que afectam o valor de uma determinada célula. TRACE DEPENDENTS (Analisar Dependentes) Esta funcionalidade permite demarcar, através da utilização de setas, as células são afectadas pelo valor de uma determinada célula. REMOVE ARROWS (Remover Setas) Este botão permite remover todas as setas desenhadas pelas opções TRACE PRECEDENTS (Localizar Precedentes) e TRACE DEPENDENTS (Localizar Dependentes). ERROR CHECKING (Verificar Erro) Este botão permite a verificação de erros existentes nas fórmulas. EVALUATE FORMULA (Avaliar Fórmula) Este botão permite aceder à janela EVALUATE FORMULA (Avaliar Fórmula), para que cada argumento da fórmula seja analisado de forma individualizada. WATCH WINDOW (Ver Janela) Este botão permite monitorizar valores de determinadas células, à medida que vão sendo efectuadas alterações à folha de cálculo. A CAIXA CALCULATION (CÁLCULO) CALCULATION OPTIONS (Opções de Cálculo) Por pré-definição, este botão devolve novos cálculos sempre que o utilizador fizer alterações a valores da folha de cálculo que afectem outros valores. CALCULATE NOW (Calcular Agora) Este botão permite recalcular todo o livro de uma só vez. No entanto, tal só é possível, caso a opção AUTOMATIC CALCULATION (Cálculo Automático) se encontre activada. CALCULATE SHEET (Calcular Folha) Este botão pemite recalcular a folha de cálculo activa de uma só vez. No entanto, tal só é possível, caso a opção AUTOMATIC CALCULATION (Cálculo Automático) se encontre activada. O SEPARADOR DATA (Dados) V01 - 31 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 Agrupa os comandos que permitem, por exemplo, importar dados de fontes externas; ordenar e filtrar dados; eliminar duplicados; validar e consolidar dados; e, ainda, agrupar e desagrupar células. FIGURA 16: O SEPARADOR DATA (Dados). A CAIXA GET EXTERNAL DATA (OBTER DADOS EXTERNOS) FROM ACCESS (A Partir do Access) Este botão permite importar dados a partir de uma base de dados do Microsoft Office Access. FROM WEB (A Partir de Uma Página de Internet. Este botão permite importar dados a partir de uma página de Internet. FROM TEXT (A Partir de um Ficheiro de Texto) Este botão permite importar dados a partir de um ficheiro de texto. FROM OTHER SOURCES (A Partir de Outras Fontes) Este botão permite importar dados a partir de outras fontes de dados. EXISTING CONNECTIONS (Ligações Existentes) Este botão permite importar dados a partir da selecção de uma fonte de dados pertencente a uma lista de fontes de dados normalmente utilizadas no Excel. A CAIXA CONNECTIONS (LIGAÇÕES) REFRESH ALL (Actualizar Tudo) Este botão permite actualizar toda a informação do livro que provenha de uma fonte de dados. CONNECTIONS (Ligações) Este botão permite visualizar todas as ligações existentes no livro. V01 - 32 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 PROPERTIES (Propriedades) Este botão permite ao utilizador saber como é que as células ligadas aos dados de fontes de dados externas serão actualizadas; e quais os conteúdos provenientes de uma fonte externa que serão apresentados. EDIT LINKS (Editar Ligações) Este botão permite visualizar todos os outros ficheiros aos quais a folha de cálculo está ligada, para que essas ligações possam ser actualizadas ou eliminadas. A CAIXA SORT & FILTER (ORDENAR E FILTRAR) SORT A TO Z (Ordem Ascendente) Este botão permite a ordenação ascendente dos dados seleccionados na folha de cálculo. SORT Z TO A (Ordem Descendente) Este botão permite a ordenação descendente dos dados seleccionados na folha de cálculo. SORT (Ordenar) Este botão permite o acesso a uma caixa de diálogo, na qual o utilizador pode especificar os critérios de ordenação de dados. FILTER (Filtro) Este botão permite a activação do filtro automático. CLEAR (Limpar) Este botão permite desactivar o filtro automático. REAPPLY (Reactivar) Este botão permite reactivar o filtro automático. ADVANCED (Avançado) Este botão permite o acesso rápido à caixa de diálogo do Filtro Avançado do Excel. 7 V01 - 33 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 O separador REVIEW (REVISÃO) No separador REVIEW (Revisão), encontram-se todos os comandos que o utilizador necessita para corrigir, do ponto de vista ortográfico e gramatical, o seu ficheiro. Este separador contém, ainda, comandos que permitem a inserção de comentários; comandos que possibilitam, por exemplo, proteger a folha de cálculo. Figura 17: O Separador REVIEW (Revisão) A CAIXA PROOFING (CORRECÇÃO) SPELLING & GRAMMAR (Ortografia e Gramática) Esta funcionalidade permite verificar e corrigir os erros ortográficos e gramaticais encontrados ao longo do livro. RESEARCH (Procurar) Este botão permite o accesso ao Painel de Tarefas RESEARCH (Procurar), possibilitando, deste modo, a pesquisa através de dicionários, enciclopédias e serviços de tradução. THESAURUS (Sugestões) Este botão tem enquanto funcionalidade sugerir outras palavras com significado semelhantes às palavras empregadas pelo próprio utilizador. TRANSLATE (Traduzir) Este botão tem por objectivo traduzir o texto seleccionado para uma língua diferente. A CAIXA COMMENTS (COMENTÁRIOS) V01 - 34 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 NEW COMMENT (Novo Comentário) Esta funcionalidade permite inserir um novo comentário relacionado com o texto seleccionado. DELETE (Eliminar Comentário) Este botão permite eliminar o comentário seleccionado. PREVIOUS (Anterior) Este botão permite visualizar, de imediato, o comentário anterior. NEXT (Próximo) Este botão permite visualizar, de imediato, o comentário seguinte. SHOW/ HIDE COMMENT (Mostrar/ Ocultar Comentário) Este botão permite mostrar ou ocultar, de acordo com a necessidade do utilizador, o comentário anexado a uma determinada célula seleccionada na folha de cálculo. SHOW ALL COMMENTS (Mostrar Todos os Comentários) Este botão permite mostrar todos os comentários inseridos na folha de cálculo. SHOW INK (Mostrar Tinta) Este botão permite mostrar todas as anotações a tinta existentes na folha de cálculo. A CAIXA TRACKING (CHANGES) PROTECT SHEET (Proteger Folha) Esta funcionalidade permite ao utilizador prevenir alterações indesejadas efectuadas por terceiros aos dados de uma folha de cálculo. Este botão permite, ainda, a especificação das alterações excepcionais que poderão ser permitidas na folha de cálculo. V01 - 35 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 Não se esqueça de atribuir uma palavra-passe neste tipo de protecção, para que, deste modo, seja possível tornar este último mais eficiente. PROTECT WORKBOOK (Proteger Livro) Este botão permite restringir o acesso e a manipulação do livro por terceiros, na medida em que impede, por exemplo, a criação de novas folhas de cálculo e a cópia de folhas de cálculo já existentes no livro. SHARE WORKBOOK (Partilhar Livro) Esta funcionalidade possibilita o acesso e a manipulação de um livro por múltiplas pessoas ao mesmo tempo. PROTECT AND SHARE WORKBOOK (Proteger e Partilhar Livro) Este botão permite partilhar um livro e, em simultâneo, atribuir-lhe uma palavra-passe. ALLOW USERS TO EDIT RANGES (Permitir aos Utilizar Editar Intervalos) Este botão permite determinar um grupo específico de utilizadores, ao qual é permitida a edição de intervalos de células numa folha de cálculo protegida. TRACK CHANGES (Registar Alterações) Esta funcionalidade permitar registar todas as alterações que sejam realizadas no livro. 8 V01 O separador VIEW (VER) - 36 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 Por fim, no separador VIEW, o utilizador encontra todas as opções relacionadas com as várias maneiras disponíveis para visualizar uma folha de cálculo. É também neste separador que se encontram as linhas de grelha e a régua. Figura 18: O separador VIEW (Ver) A CAIXA WORKBOOK VIEWS (VISTAS DO LIVRO) Na caixa DOCUMENT VIEWS (Vistas do Documento), o utilizador pode seleccionar o Modo de Visualização do ficheiro que considerar mais conveniente. Existem cinco modos de visualização disponíveis nesta nova versão do Microsoft Office Excel 2007: NORMAL (Normal): este modo de visualização corresponde à visualização característica do livro no Excel. PAGE LAYOUT (Esquema de Página): este modo de visualização permite visualizar o ficheiro tal e qual como este deverá aparecer na(s) folha(s) de papel. PAGE BREAK PREVIEW (Pré-visualizar Quebras de página): este tipo de visualização permite pré-visualizar o local ou os locais da folha de cálculo que coincidem com o fim da(s) página(s) de papel. CUSTOM VIEWS (Vistas Personalizadas): este modo de visualização permite ao utilizador definir e guardar vistas personalizadas. FULL-SCREEN (Vista de Ecrã Inteiro): este modo de visualização permite visualizar o ficheiro, ajustando-o à área do ecrã do computador. A CAIXA SHOW/ HIDE (MOSTRAR/ OCULTAR) RULER (Régua) Esta funcionalidade permite visualizar ou ocultar, consoante o propósito do utilizador, a régua que normalmente é utilizada para alinhar os vários elementos do documento. Ao lado esquerdo da palavra RULER (Régua), repare que aparece um quadrado, cujo o fundo é branco. Se o quadrado estiver com o fundo branco, tal como pode ver na imagem, significa que a régua está oculta. Se, por outro lado, o quadrado contiver no seu interior um símbolo azul que se assemelha a um v minúsculo (tal como pode ver na imagem apresentada ao lado esquerdo) então, significa que a régua se encontra activa. GRIDLINES (Linhas de Grelha) Este botão permite visualizar e/ ou ocultar as linhas de grelha de uma folha de cálculo, que normalmente são bastante utéis nz selecção, quer de uma única célula, quer de um intervalo de várias células. Mais uma vez, se o quadrado estiver com o fundo branco significa que as linhas de grelha estáão ocultas. Se, por outro lado, o quadrado contiver no seu interior um símbolo azul que se assemelha a um v minúsculo, então, significa que as linhas de grelha se encontram activas. MESSAGE BAR (Barra de Mensagens) Este botão permite aceder à Barra de Acções do documento, para que o utilizador possa efectuar uma modificação necessária ao documento. V01 - 37 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 HEADINGS (Títulos) Este botão permite mostrar ou ocultar os nomes das colunas (letras) e os nomes das linhas (números) de uma folha de cálculo. A CAIXA ZOOM ZOOM Este botão permite aceder à caixa de diálogo ZOOM, para que o utilizador possa especificar que nível de zoom necessita de aplicar ao seu documento. O ZOOM funciona de maneira bastante semelhante ao ZOOM de uma lente de uma máquina fotográfica: quanto mais elevada for a percentagem de ZOOM, maiores são as letras e os objectos de um documento e quanto mais baixa for a percentagem de ZOOM, menores são as letras e os objectos de um documento. Tome nota que o ZOOM só afecta o documento no ecrão do computador. Isto significa que a impressão do documento nunca é afectada pela percentagem de ZOOM definida. Por fim, 100% corresponde ao modo como o conteúdo do documento irá aparecer aquando da impressão – razão pela qual esta percentagem é bastante apreciada, de uma maneira geral, pelos utilizadores, uma vez que proporciona uma noção mais realista do documento impresso. 100% Este botão permite a visualização do ficheiro a 100% do seu respectivo tamanho real. ZOOM TO SELECTION (Visualizar a Selecção) Este botão permite visualizar a folha de cálculo, de modo que o intervalo de células seleccionadas ocupe todo o ecrã. A CAIXA WINDOW (JANELA) NEW WINDOW (Nova Janela) Este botão permite a abertura de uma nova janela, na qual o utilizador pode visualizar todo o conteúdo do seu documento. ARRANGE ALL (Dispor Todas) Este botão permite o agrupamento de todas as janelas abertas de qualquer um dos programas do Pacote Microsoft Office num único ecrã. FREEZE PANELS (Fixar Painéis) Este botão permite fixar uma parte da folha de cálculo, para que esta se mantenha sempre visível no ecrã. SPLIT (Dividir) Este botão permite a divisão da janela, na qual se encontra o documento, em duas metades, para que assim, o utilizador possa visualizar o seu documento em múltiplas janelas. HIDE (Ocultar) Este botão possibilita ocultar a janela actual, para que, deste modo, esta não seja visualizada. V01 - 38 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 UNHIDE (Mostrar) Este botão permite visualizar todas as janelas. VIEW SIDE BY SIDE (Comparar lado a lado) Este botão permite ao utilizador visualizar e comparar, em simultâneo, dois documentos distintos. SYNCHRONOUS SCROLLING (Deslocamento Síncrono) Este botão permite sincronizar os dois documentos que estão a ser comparados lado a lado, para que quando o utilizador utilize a barra de deslocamento vertical, para consultar diferentes partes dos seus documentos, ambos os documentos se desloquem ao mesmo tempo. RESET WINDOW POSITION (Voltar à Disposição Inicial da Janela) Este botão permite ajustar a área do ecrã de trabalho, para que os dois documentos que estão a ser comparados lado a lado partilhem áreas de ocupação similares. SWITCH WINDOWS (Mudar de Janelas) Este botão permite visualizar, de imediato, uma outra janela de trabalho que se encontre aberta. SAVE WORKPLACE (Guardar Ambiente de Trabalho)I Este botão possibilita guardar o esquema de todas as janelas enquanto ambiente de trabalho, para que este possa ser reutilizado mais tarde. A CAIXA MACROS MACROS Este botão permite visualizar a lista de macros associada ao livro aberto, a partir da qual o utilizador tem a possibilidade de editá-las, executá-las e/ ou eliminá-las. 9 SEPARADOR DEVELOPER O separador DEVELOPER é constituído por comandos Por fim, o separador DEVELOPER (Constructor) é formado por comandos avançados, como por exemplo, criar macros, a personalização de questões de seguração no que diz respeito às macros e a importação de dados em formato XML. Figura 19: O separador DEVELOPER (Constructor). A CAIXA CODE (CÓDIGO) VISUAL BASIC Este botão permite ao utilizador executar o editor de Visual Basic. V01 - 39 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 MACROS Este botão permite visualizar a lista de macros associada ao livro aberto, a partir da qual o utilizador tem a possibilidade de editá-las, executá-las e/ ou eliminá-las. RECORD MACRO (Gravar Macro) Este botão deverá ser utilizado sempre que o utilizador pretender iniciar a gravação de uma nova macro. USE RELATIVE REFERENCES (Usar Referências Relativas) Ao utilizar esta funcionalidade, é possível gravar acções que estejam relacionadas com a(s) célula(s) inicialmente seleccionada(s). MACRO SECURITY (Segurança das Macros) Este botão permite a personalização de questões relacionadas com a segurança das macros. A CAIXA CONTROLS (CONTROLOS) INSERT CONTROLS (Inserir Controlos) Este botão permite ao utilizador inserir controlos no ficheiro em que se encontra a trabalhar. DESIGN MODE (Vista de Estrutura) Este botão possibilita activar ou desactivar a vista de estrutura. PROPERTIES (Propriedades) Este botão permite o visualizar e/ ou alterar as propriedades do controlo que se encontre seleccionado na folha de cálculo. VIEW CODE (Ver Código) Este botão permite a edição do linguagem de programação Visual Basica de um determinado controlo que se encontre selecconado na folha de cálculo. RUN DIALOG (Executar Caixa de Diálogo) Este botão permite aceder a uma caixa de diálogo personalizada. A CAIXA XML SOURCE (Fonte) Este botão permite a execução do painel de tarefas Fonte de dados XML, facilitando, por conseguinte, a gestão de mapas XML do livro. Este mapa XML. MAP PROPRERTIES ( Propriedades do Mapa) botão permite visualizar e/ ou modificar as propriedades de um EXPANSION PACKS (Pacotes de Expansão) Este botão permite a gestão dos pacotes de expansão XML anexados ao ficheiros e/ ou anexação de um novo pacote. V01 - 40 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 REFRESH DATA (Actualizar Dados) Este botão permite actualizar os dados XML existentes no livro. IMPORT (Importar) Este botão possibilita a importação de um ficheiro de dados em formato XML. EXPORT (Exportar) Este botão possibilita a exportação de um ficheiro de dados em formato XML. 10 NAME BOX (CAIXA DE NOME) A NAME BOX (Caixa de Nome) é bastante útil durante o trabalho do utilizador com o Excel: 1. Permite saber se a célula seleccionada é relamente a célula, com a qual o utilizador pretende trabalhar, na medida em que, cada vez que o utilizador selecciona uma célula na folha de cálculo, a respectiva referência surge dentro da caixa. Suponha que seleccionou a célula A3, na NAME BOX (Caixa de Nome) surge a respectiva referência A3 (figura 20). Figura 20: A NAME BOX (A Caixa Nome) 2. Esta caixa pode também ser usada para mais facilmente seleccionar a célula, utilizador pretende trabalhar. Esta segunda funcionalidade é particularmente útil utilizdor necessita de manipular grandes volumes de dados. Para isso: A. Clicar uma vez com o botão esquerdo do rato no interior da NAME BOX Nome); B. Digitar o nome da célula que pretender seleccionar (por exemplo, B120) C. E, por fim, clicar uma vez na tecla ENTER. E, de imediato, a célula seleccionada. 11 na qual o quanto o (Caixa de B20 será FORMULA BAR (Barra de Fórmulas) A caixa FORMULA BAR (Barra de Fórmulas), também conhecida por INSERT FUNCTION (Inserir Função), É uma BARRA DE FERRAMENTAS localizada na parte superior da janela do Excel, sendo precedida pelo sinal de =. É usada para digitar ou editar valores ou fórmulas em células ou gráficos. Nela são é exibida a fórmula ou o valor da constante usados em uma célula ativa (a que está selecionada). V01 - 41 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 12 ÁREA DA FOLHA DE CÁLCULO Cada folha de cálculo do Excel é constituída por 16 000 colunas (sendo atribuída uma letra a cada uma das colunas) e por 1 000 000 linhas (sendo atribuído um número a cada uma das linhas). Cada vez que se verifica uma intersecção entre uma coluna e uma linha, dá origem a uma célula. Por exemplo, se a coluna A se intersecciona com a linha 23, dá-se, então, origem à célula A23. Toda esta área encontra-se, por conseguinte, disponível para ser trabalhada pelo utilizador consoante as suas necessidades. 13 SEPARADORES A cada ficheiro do Excel é dado o nome de WORKBOOK, ou seja, Livro. Por sua vez, cada Livro é constituído, por pré-definição por 3 folhas de cálculo, conteudo, o utilizador tem a possibilidade de inserir novas folhas de acordo com as necessidades do trabalho em questão. Os separadores encontram-se no canto inferior esquerdo da janela do Microsoft Office Excel 2007. Figura 21: Os separadores das folhas de cálculo de um livro. NOTAS: 1. A função dos separadores consiste basicamente em facilitar a navegação através das várias folhas de cálculo de um livro. 2. Designa-se por folha activa a folha em que o utilizador se encontra a trabalhar a dado momento. O separador da folha activa encontra-se normalmente com o respectivo fundo de cor branca, para assim, facilitar a distinção das demais. COMO MUDAR O NOME DE UMA FOLHA DE CÁLCULO 3. Clicar uma vez com o botão direito do rato em cima do separador da folha de cálculo, à qual pretende mudar o nome; 4. No menu de contexto que surge, clicar uma vez com o botão esquerdo do rato na opção RENAME (Mudar o Nome); 5. Digitar o nome pretendido para a folha de cálculo e clicar uma vez na tecla ENTER. 14 V01 Barra de Estado. - 42 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 Permite verificar, por exemplo, se uma determinada tarefa accionada pelo utilizador, como por exemplo, guardar o ficheiro ou a sua respectiva impressão, já foi ou não terminada. MODOS DE VISUALIZAÇÃO No Microsoft Office Excel 2007, encontram-se disponíveis 4 modos de visualização. Para aceder a estes tipo de visualização, basta aceder ao Separador VIEW (Ver). NORMAL (Normal): este modo de visualização corresponde à visualização característica do livro no Excel. PAGE LAYOUT (Esquema de Página): este modo de visualização permite visualizar o ficheiro tal e qual como este deverá aparecer na(s) folha(s) de papel. PAGE BREAK PREVIEW (Pré-visualizar Quebras de página): este tipo de visualização permite pré-visualizar o local ou os locais da folha de cálculo que coincidem com o fim da(s) página(s) de papel. FULL-SCREEN (Vista de Ecrã Inteiro): este modo de visualização permite visualizar o ficheiro, ajustando-o à área do ecrã do computador. TRABALHO COM FICHEIROS CRIAR NOVOS FICHEIROS (BLANK WORKBOOK) Frequentemente o utilizador sente a necessidade de criar novos ficheiros, ou seja, de iniciar um novo trabalho – trabalho esse que pode ser, por exemplo, uma tabela de orçamento para enviar a um cliente; uma tabela, na qual se encontra uma lista de contactos de fornecedores da empresa; ou, ainda, um relatório trimestral de lucros e despesas da empresa. De facto, seja porque queremos começar um novo trabalho, ou porque já fechamos os documentos com que estávamos a trabalhar, é habitual ter de começar de novo. Aí não temos de fechar a Microsoft Office Excel 2007 e voltar a abrir, na medida em que sempre que o Microsoft Office Excel é executado, o programa disponibiliza, por pré-definição, um novo livro pronto a ser utilizado. No entanto, sempre que o utilizador necessitar de criar um novo documento, terá de efectuar os seguintes passos: 1. Clicar no Botão OFFICE (que se encontra no canto superior esquerdo da janela de trabalho do Microsoft Office Excel 2007). V01 - 43 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 BOTÃO OFFICE 2. Em seguida, clique na opção NEW (NOVO). V01 - 44 - MI01-0226 NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda 3. MI01-0226 Então, surge uma janela no ecrã semelhante à apresentada na imagem seguinte, basta clicar no botão CREATE (Criar) que se encontra no canto inferior direito da janela. 4. Surge, então, uma nova janela semelhante à janela apresentada na imagem seguinte. E, nesta janela, o utilizador já pode começar a trabalhar no seu novo ficheiro. V01 - 45 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 ABRIR FICHEIROS JÁ EXISTENTES No Microsoft Office Excel 2007, sempre que o utilizador pretender aceder a um ficheiro que já existe, ou seja, um ficheiro ao qual já foi atribuído um nome (como por exemplo, “relatório de vendas”; “lista de contactos”; “exercício 1”) e ao qual já foi definido um local para ser armazenado (que tanto pode ser a pasta OS MEUS DOCUMENTOS do disco rígido do seu computador ou uma disquete, dependendo das necessidades de cada um), é necessário realizar os seguintes passos: 1. Clicar no Botão OFFICE (que se encontra no canto superior esquerdo da janela de trabalho do Microsoft Office Excel 2007). BOTÃO OFFICE 2. No menu descendente que surge, clique uma vez com o botão esquerdo do rato na opção OPEN (Abrir). V01 - 46 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 3. Surge, então, uma outra janela, na qual o utilizador deve procurar o ficheiro que pretende abrir. Por pré-definição do programa, à partida, quando o utilizador acede a esta janela, o Microsoft Office Excel 2007 indica a pasta “Os Meus Documentos” (My Documents) para abrir os ficheiros. Isto significa que se, por exemplo, o ficheiro que o utilizador pretende abrir estiver guardado na disquete, é necessário aceder primeiro ao dispositivo de armazenamento em questão. Para isso, é, então, necessário clicar uma vez com o botão esquerdo do rato na seta descendente que se encontra ao lado direito da caixa LOOK IN (Procurar Em), tal como pode ver na Figura 22. Figura 22: Caixa de diálogo LOOK IN (Procurar Em) que se encontra no canto superior esquerdo da janela OPEN (Abrir). Surgem, então, em lista, todos os espaços, a partir dos quais é possível abrir um ficheiro. Agora, é apenas necessário, procurar a disquete e clicar em cima do respectivo do nome uma vez com o botão esquerdo do rato, tal como pode ver na imagem seguinte. V01 - 47 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 4. Em seguida, basta seleccionar o ficheiro pretendido (clicando uma vez com o botão esquerdo do rato em cima do nome que lhe foi atribuído) e clicar no botão OPEN (Abrir) que se encontra no canto inferior direito do ecrã. Por exemplo, suponhamos que o nome do ficheiro é “exercício 6”, basta clicar uma vez com o botão esquerdo do rato em cima do respectivo nome e, em seguida, basta clicar uma vez com o botão esquerdo do rato no botão OPEN (Abrir). 5. Depois de clicar no botão OPEN (Abrir), será aberta uma janela, na qual poderá continuar a trabalhar no documento seleccionado. NOTA: Repare que do lado esquerdo da janela LOOK IN (Procurar Em) tem seis botões de atalho para os espaços e dispositivos de armazenamento mais comuns que, de certa maneira, tornam mais rápido o acesso a um determinado ficheiro. V01 - 48 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 Figura 23: A Janela OPEN (Abrir) TRUSTED TEMPLATES (Modelos “De Confiança”) – permite a utilização de uma pasta do disco rígido do computador ou de uma rede partilhada, na qual os ficheiros que lá se encontram guardados podem ser abertos sem a necessidade de serem validados pelo “TRUST CENTER SECURITY” (que pode ser traduzido por “Centro de Segurança e Confiança”). Esta opção revela-se bastante útil, em particular, quando o utilizador pretende trabalhar com ficheiros de Word, nos quais tenham sido criadas macros. OS MEUS DOCUMENTOS RECENTES (My Recent Documents) – consiste numa listagem dos últimos Ficheiros/Pastas Trabalhadas. AMBIENTE DE TRABALHO (Desktop) – permite o acesso rápido a todos os ficheiros de Word que se encontram no Ambiente de Trabalho do Windows. OS MEUS DOCUMENTOS (My Documents) – permite o acesso rápido a esta pasta pré-definida do Windows. O MEU COMPUTADOR (My Computer) – permite o acesso a este componente do Windows, no qual estão armazenados os documentos partilhados; as unidades de disco rígido; e osdispositivos de armazenamento amovível. V01 - 49 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 OS MEUS LOCAIS NA REDE (My Network Places) – esta á a pasta do Windows que permite aceder aos ficheiros de Word que se encontram alojados na rede. Repare, ainda, que sempre que o utilizador acede ao Botão OFFICE tem acesso a uma funcionalidade designada por RECENT DOCUMENTS (Documentos Recentes). Esta funcionalidade é bastante útil, uma vez que permite o acesso rápido aos últimos ficheiros de Word criados no computador. Para isso, o utilizador só tem de clicar uma vez com o botão esquerdo do rato em cima do nome do ficheiroque pretende abrir, tal como é exemplificado na figura seguinte. Figura 24: O Acesso à listagem do Word “RECENT DOCUMENTS” (Documentos Recentes). GUARDAR FICHEIROS A tarefa de guardar um documento é uma das mais importantes durante a criação de um ficheiro, porque, caso o utilizador não realize esta acção, todo o trabalho realizado será em vão – é o mesmo que escrever uma carta numa folha de papel e, em seguida, rasgá-la em mil pedaços (ficamos sem nada). Quando o utilizador pretende guardar o seu documento, existem duas opções à sua escolha: SAVE (Guardar) Esta opção deve ser usada quando o ficheiro já foi guardado anteriormente uma primeira vez. Assim sendo, caso o utilizador accione o comando SAVE (Guardar) vai actualizar o ficheiro guardado anteriormente, isto é, são guardadas todas as alterações efectuadas nesse mesmo ficheiro. SAVE AS... (Guardar Como) V01 - 50 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 Ao usar esta opção, o utilizador tem a possibilidade de: atribuir um nome à sua escolha ao ficheiro e, ainda, de seleccionar o espaço, no qual o pretende guardar. É, então, por esta razão, que normalmente esta opção é usada quando guardamos o ficheiro do Excel pela primeira vez, para que, deste modo, o utilizador possa digitar o nome que pretende dar ao ficheiro e seleccionar o espaço onde pretende armazená-lo. Tome nota, é aconselhável guardar várias vezes os trabalhos, à medida que vai progredindo na criação do seu documento, para não se correr risco de perder a informação devido a um corte de energia, bloqueio do computador ou outros problemas que possam eventualmente surgir. Cada vez que o utilizador pretender guardar o ficheiro pela primeira vez poderá realizar os seguintes passos: 1. Clicar no Botão OFFICE (que se encontra no canto superior esquerdo da janela de trabalho do Microsoft Office Excel 2007). BOTÃO OFFICE 2. Em seguida, clicar uma vez com o botão esquerdo do rato na opção SAVE AS... (Guardar Como). O Microsoft Office Excel 2007 coloca à disposição do utilizador 4 formatos de ficheiros: EXCEL WORKBOOK (Livro do Excel) Este formato pré-definido do Microsoft Office Excel.. EXCEL MACRO-ENABLED WORKBOOK Este tipo de formato de ficheiro permite ao utilizador manter as macros existentes no livro activas e prontas a serem utilizadas. EXCEL BINARY WORKBOOK (Livro Binário do Excel) Este formato de ficheiro permite guardar o livro num formato binário, para que, deste V01 - 51 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 modo, as tarefas de executar e guardar o livro sejam realizadas de um modo rápido. EXCEL 97-2003 WORKBOOK (Livro do Excel 97-2003) Esta opção permite ao utilizador guardar o seu livro, para que este último seja totalmente compatível com as versões anteriores ao Excel 2007. FIND ADD-INS FOR OTHER FILE FORMATS (Localizar Suplementos Para Outros Formatos de Ficheiro) Esta funcionalidade permite ao utilizador procurar suplementos que lhe possibilitem a activação de outros formatos de ficheiros. OTHER FORMATS (Outros Formatos) Esta funcionalidade permite a abertura de uma caixa de diálogo, a partir da qual o utilizador pode seleccionar o formato de ficheiro que considerar mais adequado. 3. Em seguida, surge a janela SAVE AS (Guardar Como) no ecrã. 4. Repare que, por pré-definição do programa, dentro da caixa de diálogo SAVE IN (Guardar Em) aparece sempre a pasta OS MEUS DOCUMENTOS. No entanto, cabe ao utilizador, decidir onde pretende guardar o seu documento. Para isso, o utilizador deve clicar uma vez com o botão esquerdo do rato na seta azul descendente que aparece ao lado direito da caixa de diálogo SAVE IN (Guardar Em), para que possa, então, seleccionar o espaço onde pretende armazenar o seu documento. Por exemplo, vamos supor que pretendemos guardar o documento na disquete. Depois de clicar na seta azul descendente que aparece ao lado direito da caixa de diálogo SAVE IN (Guardar Em), o utilizador pode visualizar todos os espaços. Agora, tendo em conta o exemplo V01 - 52 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 apresentado, basta clicar uma vez com o botão esquerdo do rato em cima da palavra “Disquete de 3 ½”. 5. O passo seguinte consiste em atribuir um nome ao documento. Repare que, por prédefinição do programa, o Word sugere o nome “Document 1”, ou seja, “Documento 1”. Neste passo, o utilizador deve apagar o nome “Document 1” que aparece na caixa FILE NAME (Nome Do Ficheiro) e digitar o nome que considerar mais adequado, tendo em consideração o conteúdo do mesmo. A atribuição de um nome ao documento é uma tarefa bastante útil, na medida em que, irá permitir, no futuro, ao utilizador aceder facilmente aos ficheiros criados. MOVIMENTAÇÃO DENTRO DE UMA FOLHA DE CÁLCULO Para se movimentar dentro da folha de cálculo, o utilizador pode usar o TECLADO e o RATO, de acordo com a preferência do utilizador e/ ou o tipo de actividade que se encontra a concretizar com o programa. A) Usando o teclado: A tecla TAB (que se encontra localizada por cima da tecla CAPS Tab LOCK) permite movimentar-se para a a célula que se encontra imediatamente à direita. A tecla ENTER permite o movimento imediato para a célula que se encontra na linha abaixo da célula seleccionada. Enter As SETAS DE DIRECÇÃO permitem o movimento na folha de cálculo de acordo com a direcção representada nas respectivas setas: para cima, para baixo, para a esquerda e para a direita. B) Usando o rato: Frequentemente os utilizadores do Microsoft Office Excel, durante a sua actividade com o programa, deparam-se com vários cursores distintos entre si, não só no respectivo aspecto visual, mas também na respectiva função atribuída a cada um deles. Não são raras as vezes que os utilizadores utilizam erradamente os cursores, dando origem, às vezes, a pequenos problemas no seu trabalho com a folha de cálculo. Assim sendo, o melhor é conhecê-los um a um e compreender a sua função: Este cursor tem por única e exclusiva função seleccionar células – uma única célula ou, então, um intervalo de células (ou conjunto de céluls). Este cursor, por sua vez, tem enquanto função copiar, por predefinição, todo o conteúdo de uma célula, revelando-se, por conseguinte, de extrema utilidade para a cópia de fórmulas para as restantes células. Este cursor tem, então, por funcionalidade, mover o conteúdo de uma célula ou de um intervalo de células para uma outra coluna ou, por exemplo, para uma outra linha consoante a necessidade do utilizador. V01 - 53 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 Este cursor tem por função alterar a largura das colunas de uma folha de cálculo: pode, então, ser utilizado para aumentar ou diminuir a largura de uma coluna. Este cursor tem por função alterar a altura das linhas de uma folha de cálculo: pode, então, ser utilizado para aumentar ou diminuir a altura de uma linha. FORMATAR UMA TABELA MERGE & CENTER (UNIR E CENTRAR) A funcionalidade MERGE & CENTER (Unir E Centrar) permite unir várias células, desde que estas sejam contíguas (ou seja, têm obrigatoriamente de estar ao lado umas das outras ou por baixo umas das outras), numa única linha ou coluna contínua. Esta funcionalidade do Microsoft Office Excel 2007 é bastante útil para o título de uma tabela. Tome o seguinte caso como exemplo: Figura 25: Formatar Tabela. “TABELA DE ENCOMENDAS” é o título da tabela apresentada na figura 25. Suponhamos que o utilizador pretende unir as células A1, B1, C1, D1, E1, F1 e G1 numa única linha contínua com a mesma largura da tabela. Para isso: V01 - 54 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 1. Seleccionar as células A1, B1, C1, D1, E1, F1 e G1; 6. No separador HOME (Início), clicar uma vez com o botão esquerdo do rato no botão MERGE & CENTER (Unir e Centrar) que se encontra na caixa ALIGNMENT (Alinhamento). COMO ALTERAR A LARGURA DE UMA COLUNA? Voltando ao exemplo da TABELA DE ENCOMENDAS, repare que na coluna NOME DO CLIENTE, parte dos nomes dos clientes encontram-se ocultos. Isto significa que é necessário aumentar a largura deste coluna. Para isso: 1. Posicione o cursor do rato na linha vertical que separa letra B (coluna NOME DO CLIENTE) da coluna C (coluna da LOCALIDADE). Quando o cursor do rato estiver correctamente posicionado, deverão aparecer duas setas de cor negra. Nesta altura, pressione o botão esquerdo do rato, e sem o largar, arraste-o para a direita até conseguir ler todos os nomes dos clientes. V01 - 55 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 WRAP TEXT (MOLDAR TEXTO) A funcionalidade WRAP TEXT (Moldar Texto) é bastante útil, na medida em que permite ao utilizador, mantendo a largura pré-definida da célula, ajustar o seu respectivo conteúdo, distribuíndo-o em várias linhas. Esta funcionalidade do Excel revela-se, ainda, de maior utilidade, quando é necessário imprimir o conteúdo da folha de cálculo, uma vez que, muitas vezes, o utilizador tem de ajustar o conteúdo presente na folha de cálculo às tradicionais medidas de uma folha de papel A4. Por fim, efuncionalidade WRAP TEXT (Moldar Texto) é normalmente utilizada nos títulos das colunas. 1. Antes de mais seleccione todas as células que contenham títulos de colunas. (neste exemplo, será necessário seleccionar as células A2, B2, C2, D2, E2, F2 e G2). ATENÇÃO: NÃO SE PREOCUPE SE PARTE DO CONTEÚDO DA CÉLULA NÃO FICAR SELECCIONADO! 2. Em seguida, no separador HOME (Início), no interior da caixa ALIGNMENT (Alinhamento), clicar uma vez com o botão esquerdo do rato no botão WRAP TEXT (Moldar Texto). ATENÇÃO: Repare que o conteúdo de algumas células não se encontra realmente ao centro da sua respectiva célula. Como resolver? V01 - 56 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 1. Seleccionar todas as células, cujo conteúdo seja título de coluna, ou seja, seleccionar as células A1, B1, C1, D1, E1, F1 e G1. 2. Em seguida, no separador HOME (Início), no interior da caixa ALIGNMENT (Alinhamento), clicar no botão MIDDLE ALIGN (Alinhar Ao Meio). NOTA: Repare que estas células são títulos de coluna. O que acabámos de fazer consistiu em alinhar o seu conteúdo ao centro, mas apenas no sentido vertical, ou seja, das colunas. É, ainda, possível alinhá-lo ao centro, mas no sentido horizontal, tal como estamos habituados a fazer no Word. Para isso: 1. Seleccionar as células A1, B1, C1, D1, E1, F1 e G1 (estas são as células que contêm os títulos de coluna); 2. Em seguida, basta aceder ao separador HOME (Início), e no interior da caixa ALIGNMENT (Alinhamento), clicar no botão CENTER (Ao Centro). V01 - 57 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 MODIFICAR O TIPO DE LETRA Sempre que seja necessário, o utilizador tem a possibilidade, a qualquer momento, de alterar o tipo de letra. Para isso: 1. Selecconar todas as células que contenham dados na sua folha de cálculo e às quais o utilizador pretende alterar o tipo de letra; 2. Em seguida, é necessário, aceder ao separador HOME (Início), e no interior da caixa FONT (Tipo de Letra), o utilizador pode modificar, não só, o tipo de letra, mas também o respectivo tamanho. V01 - 58 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 LIMITES DA TABELA O objectivo da formatação dos limites ou contornos consiste principalmente na optimização da apresentação dos dados presentes na folha de cálculo, atribuíndo-lhes a aparência de uma tabela. Além disso, a formatação dos limites permite dar um maior destaque aos dados introduzidos na folha de cálculo. 1. Seleccionar o intervalo de células, para o qual o utilizador pretende aplicar os limites; 2. Em seguida, é necessário aceder ao separador HOME (Início), e no interior da caixa FONT (Tipo de Letra), clicar no botão BORDERS (Limites); 3. O próximo passo consiste em seleccionar a opção MORE BORDERS (Mais Limites). Surge, então, uma janela no ecrã, na qual o utilizador pode personalizar os limites que pretende aplicar. V01 - 59 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 FILL COLOR (COR DE PREENCHIMENTO) Esta funcionalidade do Excel permite tornar a folha de cálculo mais atractiva, contudo, mais importante que isso é o facto de permite realçar determinados dados considerado relevantes pelo utilizador. Assim sendo, esta funcionalidade possibilita alterar o fundo branco característico de uma folha de cálculo para a cor que o utilizador pretender. 1. Seleccionar a célula ou as células, cuja cor de fundo o utilizador pretende mudar; 2. Em seguida, é necessário aceder ao separador HOME (Início), no interior da caixa FONT (Tipo de Letra) e clicar na seta azul descendente localizada à direita do botão FILL COLOR (Cor de Preenchimento), para assim, escolher a cor pretendida. V01 - 60 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 FORMAT AS TABLE (FORMATAÇÃO AUTOMÁTICA) O Microsoft Office Excel 2007 coloca ao dispôr dos utilizadores uma outra funcionalidade bastante útil no que diz respeito à formatação de uma folha de cálculo. A funcionalidade FORMAT AS TABLE (Formatação Automática) consiste numa colecção de estilos de formatção de tabelas pré-definidos prontos a serem aplicados. 1. Seleccionar todas as células pretendidas; 2. Em seguida, é necessário aceder ao separador HOME (Início), no interior da caixa STYLES (Estilos) e clicar na seta azul descendente localizada à direita do botão FORMAT AS TABLE (Formatação Automática), para assim, escolher o modelo pretendido. NUMBER (NÚMERO) Na caixa NUMBER (Número), o utilizador tem a possibilidade de seleccionar o formato numérico pretendido para determinados dados da sua folha de cálculo. CURRENCY (MOEDA) 1. Seleccionar as células que pretende formatar para €; 2. Em seguida, no separador HOME (Início), dentro da caixa NUMBER (Número), clicar no botão CURRENCY (Moeda). V01 - 61 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 NOTA: na caixa de diálogo NUMBER FORMAT (Formato do Número), o utilizador pode encontrar mais opções de formatação adequadas às suas necessidades: NUMBER FORMAT (Formato do Número) Nesta caixa de diálogo, o utilizador tem a possibilidade de escolher, de acordo com as suas necessidades, como é que os valores numéricos devem ser apresentados nas células: GENERAL (Geral): tal e qual, como o número foi introduzido na célula. NUMBER (Número): permite ao utilizador atribuir, por pré-definição, duas casas decimais a todos os valores numéricos que se encontrem seleccionados na folha de cálculo. CURRENCY (Moeda): indicado sempre que o utilizador pretender utilizar valores monetários gerais. Por pré-definição do programa, ao utilizar o formato CURRENCY (Moeda), os valores seleccionados são formatados para euro (€). ACCOUNTING (Contabilidade): também permite atribuir o símbolo monetário a todos os valores numéricos que se encontrem seleccionados na folha de cálculo, contudo, este formato possui uma particularidade, que não é partilhada pelo formato CURRENCY (Moeda), que consiste no alinhamento dos símbolos e respectivas vírgulas decimais numa coluna. V01 - 62 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 SHORT DATE (Data Abreviada) LONG DATE (Data Completa) TIME (Hora): esta opção permite formatar todos os valores numéricos para um só formato de cariz horário. PERCENTAGE (Percentagem): esta opção de formato baseia-se na multiplicação dos valores numéricos seleccionados por 100 e na apresentação do característico símbolo da percentagem (%). FRACTION (Fracção): este formato apresenta os valores numéricos seleccionados como uma fracção. SCIENTIFIC (Científico): esta opção de formato apresenta os valores numéricos seleccionados na notação exponencial, substituíndo parte do número por E+n: E que significa exponente e multiplica o número precedente por 10 elevado à n-ésima potência. O utilizador pode, ainda, especificar o número de casas decimais pretendido. TEXT (Texto): esta opção trata o conteúdo de uma célula enquanto texto e apresenta o conteúdo exactamente como este é introduzido na célula, mesmo quando o utilizador digita valores numéricos. FUNÇÕES No que diz respeito ao Microsoft Office Excel, fala-se muito em funções e fórmulas. Vamos, antes de mais, distinguir estes dois conceitos. FUNÇÃO: consiste na designação atribuída a cada cálculo. Por exemplo, soma é uma função; média é também uma função. FÓRMULA: é o “caminho”, por assim dizer, que o utilizador tem de usar, para que, deste modo, possa chegar ao resultado. Isto significa que, ao contrário do que possa parecer à primeira vista, os conceitos de função e fórmula não são sinónimos, mas encontram-se, de facto, inter-relacionados. CATEGORIA STATISTICAL (ESTATÍSTICA) AVERAGE (MÉDIA) Uma das funções mais utilizadas é a AVERAGE (Média), cuja finalidade consiste em calcular o valor médio de um determinado grupo de valores numéricos. A aplicaçao desta função é bastante ampla, em particular, na área da estatística, no entanto, esta função é também bastante útil para o controlo de notas escolares. Para calcular uma média, é necessário realizar os seguintes passos: 1. Seleccionar a célula, na qual pretende que apareça o resultado e, em seguida, aceder ao separador FORMULAS (Fórmulas), no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (Biblioteca de Funções), e clicar na seta azul descendente que se encontra ao lado direito da opção AUTOSUM (Soma Automática); V01 - 63 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 2. Clicar em AVERAGE (Média). 3. Confirmar se o intervalo de células proposto se encontra correcto e, por fim, clicar na tecla Enter, para que seja devolvido o resultado. V01 - 64 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 MAX (MÁXIMO) A função MAX (Máximo) tem por objectivo devolver como resultado o valor mais elevado de um determinado conjunto de valores numéricos. Esta funcionalidade é bastante útil, na medida em que permite calcular facilmente, por exemplo, o mês do ano em que se vendeu mais ou, por exemplo, o cliente que comprou mais durante um determinado período de tempo. Para utilizar a função MAX (Máximo), é necessário realizar os seguintes passos: 1. Seleccionar a célula, na qual pretende que apareça o resultado e, em seguida, aceder ao separador FORMULAS (Fórmulas), no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (Biblioteca de Funções), e clicar na seta azul descendente que se encontra ao lado direito da opção AUTOSUM (Soma Automática); 2. 3. Clicar em MAX (Máximo). 4. Neste caso, o intervalo de células já não se encontra correcto. Para tal, basta seleccionar novamente as células que contêm os valores dos testes (B3:E3) e, por fim, clicar na tecla Enter, para que seja devolvido o resultado. V01 - 65 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 MIN (Mínimo) A função MIN (Mínimo) tem por objectivo devolver como resultado o valor mais baixo de um determinado conjunto de valores numéricos. Esta funcionalidade é bastante útil, na medida em que permite calcular facilmente, por exemplo, o mês do ano em que se vendeu menos ou, por exemplo, o cliente que comprou menos durante um determinado período de tempo. Para utilizar a função MIN (Mínimo), é necessário realizar os seguintes passos: 1. Seleccionar a célula, na qual pretende que apareça o resultado e, em seguida, aceder ao separador FORMULAS (Fórmulas), no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (Biblioteca de Funções), e clicar na seta azul descendente que se encontra ao lado direito da opção AUTOSUM (Soma Automática); 2. Clicar em MIN (Mínimo). V01 - 66 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 3. Neste caso, o intervalo de células já não se encontra correcto. Para tal, basta seleccionar novamente as células que contêm os valores dos testes (B3:E3) e, por fim, clicar na tecla Enter, para que seja devolvido o resultado. COUNT NUMBERS (CONTAR) A função COUNTNUMBERS (Contar) devolve sempre como resultado o número de células, cujo conteúdo consiste em valores numéricos. Para utilizar esta função, é necessário realizar os seguintes passos: 1. Seleccionar a célula, na qual pretende que apareça o resultado e, em seguida, aceder ao separador FORMULAS (Fórmulas), no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (Biblioteca de Funções), clicar na seta azul descendente que se encontra do lado direito da caixa AUTOSUM (Soma Automática); V01 - 67 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 2. Em seguida, seleccionar COUNTNUMBERS (Contar). Não se esqueça de verificar o intervalo de células está correcto, caso não esteja, verifique-o e, por fim, clicar na tecla ENTER, para que seja devolvido o resultado. COUNTIF (Contar.Se) A função COUNTIF (Contar.Se) devolve sempre como resultado apenas o número de células que respeitam um determinado critério imposto pelo utilizador. Para isso: 1. Seleccionar a célula, na qual pretende que apareça o resultado. E, em seguida, aceder ao separador FORMULAS (Fórmulas), no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (Biblioteca de Funções), clicar na seta azul descendente que se encontra ao lado direito do botão MORE FUNCTIONS (Mais Funções); V01 - 68 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 2. No menu que surge seleccionar a categoria STATISTICAL (Estatística) e clicar em COUNTIF (Contar.Se). 3. Surge, então, a janela FUNCTION ARGUMENTS (Argumentos de Função), na qual o utilizador deverá incluir os dados necessários. V01 - 69 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 Na caixa RANGE (Intervalo), o utilizador deverá indicar o intervalo de células necessário para o cálculo. Na caixa CRITERIA (Critério), o utilizador deverá indicar o critério que entender ser adequado (>=25000; <200;). 4. Por fim, basta clicar no botão OK. COUNTBLANK (CONTAR.VAZIO) A função COUNTBLANK (Contar.Vazio) tem por objectivo devolver como resultado o número de células em branco existente num determinado intervalo de células. Para utilizar esta função do Excel, é necessário concretizar os seguintes passos: 1. Seleccionar a célula, na qual pretende que apareça o resultado. Em seguida, aceder ao separador FORMULAS (Fórmulas), no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (Biblioteca de Funções) clicar na seta azul descendente que se encontra ao lado direito do botão MORE FUNCTIONS (Mais Funções); V01 - 70 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 2. No menu que surge seleccionar a categoria STATISTICAL (Estatística) e clicar em COUNTBLANK (Contar.Vazio). V01 - 71 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 3. Surge, então, no ecrã a janela FUNCTION ARGUMENTS (Argumentos de Função), na qual o utilizador deverá introduzir o intervalo de células, do qual pretende saber o número de células vazias existente. E, por fim, basta clicar no botão OK, para que, deste modo, seja devolvido o resultado. CATEGORIA LOGICAL (LÓGICA) Ao construir a sua folha de cálculo, o utilizador sente, por vezes, a necessidade de estabelecer condições, com o intuito de controlar, por exemplo, se um cálculo deve ou não ser efectuado. Vamos pegar num exemplo simples: um professor pode necessitar de apresentar a situação individual dos seus alunos no final de cada período lectivo – se o aluno está aprovado; reprovado; ou, ainda, se vai à prova oral. Para apresentar, então, a situação do aluno, a média final de cada um tem de ser testada e, dependendo do seu valor, uma das três possíveis situações será apresentada. A função utilizada para esta tarefa é designada por IF (Se). IF (SE) A função IF (Se) tem por finalidade devolver como resultado um valor, caso a condição especificada seja TRUE (Verdadeira) ou, então, terá de devolver um outro valor, caso a condição especificada seja FALSE (Falsa). Para utilizar a função IF (Se), é, então, necessário concretizar os seguintes passos: 1. Seleccionar a célula, na qual pretende que apareça o resultado. Em seguida, aceder ao separador FORMULAS (Fórmulas), no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (Bibilioteca de Funções, clicar na seta azul descendente que se encontra localizada do lado direito do botão LOGICAL (Lógica) que, por conseguinte, é a categoria, na qual se encontra armazenada a função IF (Se); 2. Em seguida, surge no ecrã a janela FUNCTION ARGUMENTS (Argumentos de Função). V01 - 72 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 NOTA: LOGICAL_TEST (Teste_Lógico): nesta caixa, o utilizador deverá digitar a condição que deverá ser avaliada enquanto TRUE (Verdadeira) ou FALSE (Falsa). VALUE_IF_TRUE (Valor_Se_Verdadeiro): nesta caixa, o utilizador deverá digitar a palavra ou expressão que pretende que apareça na folha de cálculo, caso a condição (ou seja, o teste_lógico) seja verdadeira. VALUE_IF_FALSE (Valor_Se_Falso): nesta caixa, o utilizador deverá digitar a palavra ou expressão que pretende que apareça na folha de cálculo, caso a condição (ou seja, o teste_lógico) seja falsa. VAMOS, ENTÃO, UTILIZAR OS CRITÉRIOS FORNECIDOS, ÀS ESCOLAS, PELO MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO: CRITÉRIOS SE A MÉDIA FOR >= 10 – APROVADO SE A MÉDIA FOR < 10 – REPROVADO Então, vamos preencher as caixas, usando o critério SE A MÉDIA FOR >= 10 – APROVADO: V01 - 73 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 NOTA: Repare que ao lado direito da caixa LOGICAL_TEST (Teste_Lógico) surge a palavra TRUE (Verdadeiro), o que significa que: 1. A condição especificada é VERDADEIRA; 2. O valor que vai aparecer na folha de cálculo, quando clicar no botão OK, será o VALUE_IF_TRUE (Valor_Se_Verdadeiro) - APROVADO, uma vez que a condição é verdadeira. Caso ao lado direito da caixa LOGICAL_TEST (Teste_Lógico) surgisse a palavra FALSE (Falso), apareceria na folha de cálculo, quando clicasse no botão OK, o VALUE_IF_FALSE (Valor_Se_Falso) - REPROVADO, uma vez que a condição seria falsa. 3. Por fim, e depois de introduzir os dados necessários, basta clicar no botão OK. CATEGORIA MATH & TRIG (MATEMÁTICA E TRIGONOMETRIA) SUM (SOMA) A função SUM (Soma) tem por finalidade a adição de todos os dados numéricos de um determinado intervalo de células. É bastante útil para saber o total de vendas anual de uma empresa ou, por exemplo, o valor final da factura de um determinado cliente. Para utilizar esta função do Excel, é, então, necessário realizar os seguintes passos: V01 - 74 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 1. Seleccionar a célula, na qual pretende que apareça o resultado. Em seguida, aceder ao separador FORMULAS (Fórmulas), no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (Bibilioteca de Funções, clicar na seta azul descendente que se encontra localizada do lado direito do botão MATH & TRIG (Matemática e Trigonometria) que, por conseguinte, é a categoria, na qual se encontra armazenada a função SUM (Soma); 2. Depois de clicar uma vez com o botão esquerdo do rato em cima da função SUM (Soma), surge no ecrã a janela FUNCTION ARGUMENTS (Argumentos de Função), na qual o utilizador tem de introduzir o intervalo de células, a apartir do qual pretende obter o total enquanto resultado. V01 - 75 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 3. E, por fim, basta clicar no botão OK, para que seja devolvido o resultado. SUMIF (SOMA.SE) As funções de soma do Excel vão muito além da simples adição de valores numéricos. É, por exemplo, possível realizar um teste lógico (ou seja, uma condição) e, dependendo do seu resultado, concretizar ou não a soma de um determinado intervalo de células É também possível determinar um critério e a soma só será concretizada, caso esse mesmo critério seja respeitado – por exemplo, o total de vendas superior ou igual a 25 000 €. Para utilizar esta função do Excel, é necessário realizar os seguintes passos: 1. Seleccionar a célula, na qual pretende que apareça o resultado. Em seguida, aceder ao separador FORMULAS (Fórmulas), no interior da caixa FUNCTION LIBRARY (Biblioteca de Funções), clicar na seta azul descendente localizada à direita do botão MATH & TRIG (Matemática e Trigonometria). V01 - 76 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 2. Surge, então, a janela FUNCTION ARGUMENTS (Argumentos de Função), na qual o utilizador tem de introduzir os dados necessários para a concretização do cálculo. V01 - 77 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 Na caixa RANGE (Intervalo), o utilizador tem de inserir o intervalo de células, a partir do qual pretende realizar a soma. Neste exemplo, o intervalo deverá ser B3:B10. Na caixa CRITERIA (Critério), o utilizador deverá introduzir a condição que pretende que o Excel utilize. No exemplo acima apresentado, o critério deverá ser >=25000. O resultado final da função deverá ser igual ao apresentado na imagem seguinte: 3. Por fim, basta clicar uma vez com o botão esquerdo do rato no botão OK, para que o Excel devolva o resultado. REFERÊNCIA ABSOLUTA Uma referência identifica uma célula ou um intervalo de células numa folha de cálculo e indica ao Excel qual o dado ou quais os dados que são necessários para a realização de um determinado cálculo. De um modo simples, a referência absoluta serve para fixar uma célula, cujo dado é necessário para a realização de um determinado cálculo. Além disso, a referência absoluta é também importante quando o respectivo dado da célula tem de ser utilizado para as restantes colunas ou linhas da tabela. Pegando em exemplos práticos: a referência absoluta é útil, quando um determinado dado ou valor é COMUM a toda a tabela – por exemplo, quando é necessário usar valores, tais como, a taxa de IVA (0,21); a taxa de segurança social que são valores constantes, ou seja, iguais para todos. Agora, como é que se usa a REFERÊNCIA ABSOLUTA? Como é que a usamos? Vamos, então, pegar num exemplo. Na imagem seguinte é apresentada uma tabela de encomendas, na qual o nosso objectivo é saber quanto é que cada cliente tem de pagar de IVA na sua encomenda. Para tal, é necessário, usar a multiplicação (à qual, o Excel designa de PRODUCT (Produto), uma vez que é necessário multiplicar o TOTAL S/ IVA pela TAXA DE IVA (que não se esqueça é um valor constante (0,21), ou seja é igual para todos os clientes). V01 - 78 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 1. Seleccionar a célula J4, porque esta é a célula, na qual pretendemos o resultado referente à primeira cliente. Em seguida, clicar uma vez com o botão esquerdo do rato no separador FORMULAS (Fórmulas) e clicar no botão MATH & TRIG (Matemática e trigonometria). V01 - 79 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 2. Em seguida, procurar e seleccionar a função PRODUCT (Produto). Surge, então a janela FUNCTION ARGUMENTS (Argumentos de Função). NOTA: Agora repare, o objectivo é multiplicar I4 (o PREÇO TOTAL SEM IVA da primeira cliente) por C13 (a taxa de IVA). 1º Só queremos usar os valores destas duas células, por isso temos de usar o ponto e vírgula (;) que é simbolo de exclusão (quer dizer que não vai usar os valores das células que se encontram entre estas duas). 2º O valor da célula C13, ou seja, a taxa de IVA tem de ser usada para todos os clientes. Assim sendo, basicamente o que precisamos de fazer com a célula C13 é prendê-la ou, se preferir, fixá-la, para que assim, seja usada para todos os clientes. O SÍMBOLO GRÁFICO DA REFERÊNCIA ABSOLUTA É O CIFRÃO ($): * $C13: o cifrão à esquerda da coluna fixa apenas a coluna C (referência relativa); * C$13: o cifrão à esquerda da linha fixa apenas a linha 13 (referência relativa); * $C$13: o cifrão à esquerda da coluna e o cifrão à esquerda da linha fixa a célula C13 (referência absoluta). 3. O próximo passo é, então, a introdução da informação necessária para a realização do cálculo. Na caixa NUMBER 1(número 1), digite: I4;$C$13 Tendo em conta que: I4 corresponde ao TOTAL S/ IVA ; significa “e” $C$13 corresponde à TAXA DE IXA que é igual para todos os clientes e, por conseguinte, tem de ser utilizada para calcular o VALOR DO IVA que cada cliente terá de pagar. NOTA: Se depois de digitar C13, na janela FUNCTION ARGUMENTS (Argumentos de Função), carregar na tecla F4 do seu teclado, os dois cifrões são colocados de imediato, evitando, assim, colocar os cifrões no sítio errado. V01 - 80 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 3. Por fim, basta clicar uma vez com o botão esquerdo do rato no botão OK. E, em seguida, não se esqueça de copiar a fórmula para as células dos restantes clientes. GRÁFICOS Bem melhor do que apresentar uma tabela com os dados da empresa numa reunião, é mostrar um gráfico dessa mesma tabela. Ao utilizar os gráficos, o utilizador consegue analisar de um modo mais rápido, simples e intuitivo, por exemplo, a situação e/ou a evolução de um determinado negócio, na medida em que as informações se tornam mais claras, objectivas e fáceis de compreender. A criação de gráficos no Excel é deveras simples e rápida, uma vez que este programa se encontra dotado de um Assistente de criação de gráficos que facilita, e bastante, a criação de um gráfico. Usando a tabela apresentada na imagem anterior, o nosso objectivo é criar um gráfico que permita visualizar os TOTAIS A PAGAR C/ IVA por CLIENTE. 1. Antes de mais, é necessário seleccionar as colunas da tabela que deverão ser utilizadas para a construção do gráfico. Primeiro seleccionar a coluna do NOME (sleccionae apenas os nomes dos clientes). Repare que não pretendemos seleccionar as colunas todas da tabela – necessitamos apenas da segunda coluna e da última. Assim sendo, depois de seleccionar a coluna dos nomes, pressione V01 - 81 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 a tecla CTRL do seu teclado, e sem a largar, seleccione todos os valores numéricos da coluna TOTAL A PAGAR C/ IVA. NOTA: A tecla CTRL é bastante útil para seleccionar células e7ou conjuntos de células que se encontrem dispersas na folha de cálculo. 2. Em seguida, é necessário aceder ao separador INSERT (Inserir), e na caixa CHARTS (Gráficos) seleccionar o tipo de gráfico COLUMNS (Colunas). Aqui pode seleccionar o subtipo de gráfico que achar mais adequado. 3. Surge, então, o respectivo gráfico na folha de cálculo. Se quiser mover o gráfico para uma nova folha, basta clicar em MOVE CHART (Mover Gráfico), seleccionar NEW SHEET (Nova Folha de Cálculo) e clicar no botão OK. V01 - 82 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 4. Se quiser que cada coluna do gráfico tenha uma cor diferente, posicione o cursor do rato sobre uma coluna qualquer do gráfico e clique uma vez com o botão direito do rato. No menu de contexto que surge seleccione a opção FORMAT DATA SERIES (Formatar Série de Dados). 5. Surge, então, uma janela no ecrã. Nessa janela, do lado esquerdo, seleccione a opção FILL (Preenchimento) e acitve a opção VARY COLORS BY POINT (Variação de cores por ponto) e clique no botão CLOSE (Fechar). V01 - 83 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 O FILTRO AUTOMÁTICO Os utilizadores consideram as folhas de cálculo do Microsoft Office Excel muito úteis para a compilação de dados relaccionados com: clientes, produtos, receitas de vendas, entre outros. No entanto, quando o volume de dados numa única folha de cálculo preenche dezenas e/ou centenas de colunas ou linhas, a respectiva ordenação e análise pode tornar-se um caso sério. Se pretender isolar, por exemplo, os 10 melhores clientes de uma região específica nos últimos seis meses, poderá necessitar de bastante tempo para analisar as entradas de dados. Felizmente, o Excel contém um FILTRO AUTOMÁTICO de fácil utilização que permite visualizar apenas as informações pretendidas e ocultar as restantes. Os filtros não alteram de forma alguma os dados, uma vez que quando o filtro é removido, todos os dados reaparecem da forma como estavam antes. Para aplicar o FILTER (Filtro Automática) a uma tabela do Excel, basta seguir os seguintes passos: 1. Seleccionar uma célula qualquer da tabela desde que essa mesma célula seja um título de coluna; 2. Aceder ao separador HOME (Início). Em seguida, no interior da caixa EDITING (Editar), clicar no botão SORT & FILTER (Ordenação & Filtros). Por fim, seleccionar a opção FILTER (Filtro). V01 - 84 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 3. Se no canto inferior direito das células dos títulos de coluna aparecer uma seta de sentido descendente, isto significa que o filtro foi correctamente aplicado - tal como é exemplificado na imagem seguinte: Figura 26: Aplicação de um filtro NOTA: Para retirar o filtro a uma tabela, basta repetir os mesmos passos necessários para a sua aplicação. VALIDAÇÃO DE DADOS A validação de dados do Microsoft Excel permite definir o tipo de dados que pretende introduzir numa célula. Por exemplo, poderá permitir a introdução de uma categoria de letras abrangendo apenas as letras A a F. É possível configurar a validação de dados, de modo a impedir que os utilizadores introduzam dados que não sejam válidos. Também é possível fornecer mensagens para definir o tipo de resultado esperado para a célula, assim como instruções para ajudar os utilizadores a corrigir eventuais erros. A validação de dados será particularmente útil quando estiver a criar formulários ou folhas de cálculo que irão ser utilizadas por outras pessoas para introduzir dados, como, por exemplo, formulários de orçamento ou relatórios de despesas. Sempre que são introduzidos dados que não cumprem os requisitos impostos, o Excel apresentará uma mensagem com as instruções fornecidas previamente pelo utilizador. V01 - 85 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 Na imagem anterior, a tabela apresentada está relacionada com a actividade escolar. Repare que, numa escala de 0 a 20, a nota mais baixa que um aluno pode ter é 0, enquanto que a nota mais elevada que um aluno pode ter é 20. Assim sendo, iremos usar a validação de dados, para assim, restringir a introdução de dados. O objectivo é o seguinte: nas colunas do 1º teste, 2º teste e 3º teste, pretendemos impedir que sejam digitados valores numéricos inferiores ou iguais a 0 e, em simultâneo, valores superiores ou iguais a 20. Assim sendo, os passos que devem ser concretizados são os seguintes: 1. Seleccionar as colunas relativas às notas do 1º teste, 2º teste e 3º teste. 2. Em seguida, aceder ao separador DATA (Dados) e, na caixa DATA TOOLS (Ferramentas de Dados), clicar no botão DATA VALIDATION (Validação de Dados). 3. Surge, então, uma janela com seguinte aspecto. V01 - 86 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 É nesta janela, que é designada por DATA VALIDATION (Validação de Dados), no separador SETTINGS (Definições), é necessário introduzir o tipo de critério a aplicar no intervalo de células seleccionado. No final, a janela deverá ficar com o seguinte aspecto: 4. Em seguida, clicar no separador ERROR ALERT (Aviso de Erro). É neste separador que deve ser digitada a mensagem que o utilizador deseja que seja apresentada cada vez que a validação não seja respeitada. Por fim, basta clicar no botão OK. NOTA: Cada vez que um utilizador digite um valor numérico inferior a 0 ou superior a 20, é apresentada a mensagem introduzida anteriormente no separador ERROR ALERT (Aviso de Erro), tal como é demonstrado na imagem seguinte: V01 - 87 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 Figura 27: Aviso de Erro que surge no ecrã cada vez que é introduzido um dado que não respeite o critério de validação anteriormente definido. FORMATAÇÃO CONDICIONAL Seria interessante que uma célula mudasse de cor consoante o seu respectivo conteúdo? Por exemplo, numa pauta de avaliação escolar, pode ser útil que as letras fiquem com a cor verde, caso o aluno seja “aprovado”, mas, por outro lado, caso o aluno seja “reprovado”, as letras ficam a vermelho. A verdade é que no Excel é possível realizar tal tarefa – a esta funcionalidade do Excel designase por CONDITIONAL FORMATTING (Formatação Condicional). EXEMPLO DE UTILIZAÇÃO DA FORMATAÇÃO CONDICIONAL Na tabela apresentada na imagem seguinte, o objectivo é o seguinte: A) Todas as células, cujo conteúdo seja “aprovado”, a cor de fundo da respectiva célula deverá ser o verde. B) Todas as células, cujo conteúdo seja “reprovado”, a cor de fundo da respectiva célula deverá ser o vermelho. V01 - 88 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 Figura 28: Tabela utilizada no exemplo da Formatação Condicional Para isso, é necessário concretizar os seguintes passos: 1. Seleccionar todas as células, cujo conteúdo seja “aprovado” e “reprovado”. 2. Aceder ao separador HOME (Início) e, na caixa STYLES (Estilos), clicar no botão CONDITIONAL FORMATTING (Formatação Condicional). 3. Na lista de opções que surge, seleccionar HIGHLIGHT CELL RULES (Definir Regras das Células). NOTA: Repare que neste exemplo, a coluna seleccionada na tabela contêm apenas texto. Sempre que a coluna seleccionada contiver texto, a regra, à partida, só poderá ser “Igual a “, uma vez que basta que o utilizador, ao digitar “reprovado”, se esqueça de uma só letra, para que, de imediato, deixe, então de ser igual. 4. Assim sendo, em seguida, seleccionar a opção EQUAL TO (Igual A). V01 - 89 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 5. Surge, então, uma janela, na qual é necessário digitar uma das duas condições a aplicar e seleccionar a cor a aplicar: 6. Em seguida, e mantendo as células seleccionadas, repetimos os passos 1 a 5, para assim, definir a segunda condição (alterando apenas a condição e a respectiva cor). V01 - 90 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 OPÇÕES DE IMPRESSÃO PRINT PREVIEW (PRÉ-VISUALIZAR) Depois de todo o trabalho de criação e formatação da folha de cálculo, muitas vezes é necessário proceder à respectiva impressão. Por conseguinte, para que o utilizador tenha a possibilidade de controlar o modo como a tabela e/ou o gráfico será impresso, é importante recorrer à pré-visualização (PRINT PREVIEW). Para pré-visualizar o conteúdo de uma folha de cálculo do Excel, tal e qual como esta será impressa, realize os seguintes passos: 1. Clicar no botão OFFICE (que se encotra localizado no cato superior esquerdo da janela). 2. Seleccionar a opção PRINT (Imprimir) e, em seguida, clicar em PRINT PREVIEW (Pré-visualizar). PRINT (IMPRIMIR) Sempre que pretende imprimir o conteúdo de uma folha de cálculo, o utilizador deverá realizar os seguintes passos: 1. Clicar no botão OFFICE (que se encotra localizado no cato superior esquerdo da janela). 2. Seleccionar a opção PRINT (Imprimir) e, em seguida, clicar em PRINT (Imprimir). V01 - 91 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 NOTA: Caso seja necessário seleccionar um determinado número de cópias a imprimir ou, por exemplo, caso seja necessário seleccionar a impressora que deverá ser usada para a impressão, realize os Passos 1 e 2 e, em seguida, clique na opção PRINT (Imprimir) que aparece no submenu do lado direito. IMAGENS É possível inserir imagens numa folha de cálculo do Excel. Para inserir imagens numa folha de cálculo, o utilizador tem duas opções à disposição: CLIP ART O ClipArt é conhecido enquanto uma das principais bibliotecas de objectos ilustrados. Esta é uma biblioteca que vem com o Office e é partilhada por todas as aplicações do pacote Microsoft Office. Cada vez que seja necessário inserir uma imagem a partir do ClipArt, numa folha de cálculo do Excel, o utilizador necessita de realizar os seguintes passos. 1. O utilizador deve clicar uma vez com o botão esquerdo do rato no separador INSERT (Inserir) e, em seguida, na caixa ILLUSTRATIONS (Ilustrações) clicar no botão ClipArt. V01 - 92 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 2. Do lado direito da janela de trabalho do Excel 2007 surge o painel ClipArt. Aqui podemos escrever uma palavra sobre o tipo de imagem pretendida. Por exemplo, escrevendo “computador”, seriam filtradas todas as imagens relacionadas com o respectivo tema. Não esquecendo, que é necessário clicar no botão GO (Ir), para que a pesquisa de imagens seja iniciada. 3. Para que a imagem seja inserida no documento, basta clicar uma vez com o botão esquerdo do rato em cima da imagem que pretender usar. V01 - 93 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 IMAGENS DO FICHEIRO Podemos também inserir outras imagens, sem serem as que existem no clipart. Para isso é necessário realizar os seguintes passos: 1. O utilizador deve clicar uma vez com o botão esquerdo do rato no separador INSERT (Inserir) e clicar no botão PICTURE (Imagem). 2. Por prédefinição do programa, a janela INSERT PICTURE (Inserir Imagem) abre sempre na pasta AS MINHAS IMAGENS. O utilizador procura, agora, a imagem pretendida e selecciona-a. E, por fim, clicar no botão INSERT (Inserir). FORMATAÇÃO DE IMAGENS Depois de inserir as imagens podemos formatá-las, ou seja, é possível concretizar algumas alterações nas imagens, como por exemplo, o tamanho ou a cor. Apesar de, o Excel não ser um programa de edição de imagens, este mesmo programa tem algumas opções de formatação de imagens. Uma das coisas que podemos fazer a uma imagem é aumentá-la ou diminui-la. Isso é feito de uma maneira simples e rápida, através de uns quadrados que existem à volta da imagem. Só temos de seleccionar a imagem, clicar e arrastar até que a imagem fique do tamanho desejado. Sempre que o utilizador pretender aceder às opções de formatação de imagens deverá realizar os seguintes passos: NOTA: Repare que a partir do momento em que o utilizador insere uma imagem no seu documento, surge de imediato na FAIXA do Excel um novo separador PICTURE TOOLS FORMAT (Ferramentas de Formatação de Imagens). 1. Seleccionar a imagem que pretende formatar. Em seguida, clicar uma vez com o botão esquerdo do rato no separador PICTURE TOOLS FORMAT (Ferramentas de Formatação de Imagens). 2. Aqui, neste separador, o utilizador pode realizar as alterações necessárias. V01 - 94 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 A CAIXA PICTURE TOOLS (FERRAMENTAS DAS IMAGENS) BRIGHTNESS (Luminosidade): permite aumentar ou diminuir a luminosidade de uma imagem. CONTRAST (Contraste): permite aumentar ou diminuir o contraste de uma imagem. RECOLOR (recolorir): permite alterar a cor da imagem, por exemplo, para tons de cinzento, para, deste modo, lhe dar um ar mais estilizado. COMPRESS PICTURES (Comprimir Imagens): permitir comprimir uma imagem, de modo a diminuir o seu tamanho real. RESET IMAGE (Repor Imagem): permite cancelar todas as formatações aplicadas à imagem. A CAIXA PICTURE STYLES (ESTILOS DAS IAMGENS) Na caixa PICTURE STYLES (Estilos Das Imagens) encontram-se vinte e oito estilos disponíveis que podem ser aplicados às suas imagens. Estes estilos baseiam-se em molduras estilizadas que são colocadas em redor da imagem. Ainda na caixa PICTURE STYLES (Estilos Das Imagens), o utilizador tem três botões: PICTURE SHAPE (Forma da Imagem): permite alterar a forma da imagem, preservando a sua formatação. PICTURE BORDER (Limite Da Imagem): permite escolher o tipo de linha; a espessura e a cor do limite a aplicar à imagem. PICTURE EFFECTS (Efeitos Da Imagem): permite seleccionar um efeito que será aplicado à imagem. A CAIXA ARRANGE (TRANSFORMAR) BRING TO FRONT (Trazer para a Frente) Permite trazer a imagem seleccionada para a frente de todos os outros objectos do documento. SEND TO BACK (Trazer para Trás) Permite trazer o objecto seleccionado para trás de todos os outros objectos do documento. V01 - 95 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 SELECTION PANE (Painel de selecção): este botão permite o acesso directo ao Painel de Selecção de imagens que é bastante útil na selecção individualizada de imagens. ALIGN (Alinhar) Esta funcionalidade permite alinhar vários objectos, utilizando enquanto ponto de referência os seus respectivos vértices. GROUP (Agrupar) Esta funcionalidade permite agrupar, ou seja, unir vários objectos, tornando-os num único objecto. ROTATE (Rodar) Esta funcionalidade permite rodar ou inclinar um objecto seleccionado. A CAIXA SIZE (TAMANHO) CROP (Recortar) Este botão permite recortar a imagem, removendo partes indesejadas. Na caixa HEIGHT (altura): é possível aumentar ou diminuir a latura de uma imagem. Na caixa WIDTH (Largura): é possível aumentar ou diminuir a largura de uma imagem. CABEÇAHO E RODAPÉ (HEADER & FOOTER) O cabeçalho e o rodapé, que basicamente correspondem às margens superior e inferior respectivamente, constituem áreas de texto ideais para a introdução de informações adicionais numa folha de cálculo, cujo objectivo implica a sua impressão, como por exemplo, o nome da empresa ou a data da concretização do trabalho em questão. Para personalizar o cabeçalho e rodapé da sua folha de cálculo, é necessário realizar os seguintes passos: 1. Aceder ao separador INSERT (Inserir) e, na caixa TEXT (Texto), clicar no botão HEADER & FOOTER (Cabeçalho e Rodapé). V01 - 96 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda A CAIXA HEADER & FOOTER (CABEÇALHO E MI01-0226 RODAPÉ) HEADER (Cabeçalho): este botão permite editar o cabeçalho do documento. FOOTER (Rodapé): este botão permite editar o rodapé do documento. A CAIXA HEADER & FOOTER ELEMENTS (ELEMENTOS DO CABEÇALHO E RODAPÉ) PAGE NUMBER (Número de Página): permite inserir o número da página no cabeçalho ou no rodapé. NUMBER OF PAGES (Número de Páginas): permite inserir o número total de páginas no cabeçaho ou no rodapé. CURRENT DATE (Data Actual): este botão permite introduzir a data actual no cabeçalho ou rodapé. CURRENT TIME (Hora Actual): este botão permite introduzir a hora actual no cabeçalho ou rodapé. FILE PATH (Caminho do Ficheiro): este botão permite inserir o caminho que é necessário realizar para aceder ao ficheiro em questão. FILE NAME (Nome do Ficheiro): este botão permite inserir o nome do livro em questão. V01 - 97 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 SHEET NAME (Nome da Folha de Cálculo): este botão permite inserir o nome da folha de cálculo, na qual o utilizador está a editar o cabeçalho e/ ou o rodapé. PICTURE (Imagem): permite introduzir uma imagem no cabeçalho ou rodapé. FORMAT PICTURE (Formatar Imagem): este botão permite a realização de alterações à imagem, tais como, alterar o tamanho ou a cor da imagem. A CAIXA NAVIGATION (NAVEGAÇÃO) GO TO HEADER (Ir Para Cabeçalho): permite aceder, de imediato, ao cabeçalho. GO TO FOOTER (Ir Para Rodapé): permite aceder, de imediato, ao rodapé. A CAIXA OPTIONS (OPÇÕES) DIFFERENT FIRST PAGE (Diferente Na Primeira Página): permite colocar um cabeçalho e um rodapé diferentes na primeira página de uma folha de cálculo. DIFFERENT ODD & EVEN PAGES (Diferentes Nas Páginas Pares e Ímpares): permite um cabeçalho e um rodapé diferentes nas páginas pares e nas páginas ímpares. SCALE WITH DOCUMENT (Ajustar ao Documento): este botão permite definir se o cabeçalho e rodapé estão sujeitos ou não à opção SHRINK TO FIT (ajustar a 100% do tamanho normal). ALIGN WITH PAGE MARGINS (Alinhar com as Margens da Página ): este botão permite alinhar o cabeçalho e o rodapé pelas margens das página. V01 - 98 - NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 EXERCÍCIOS EXERCÍCIO 1 01 | NUMA FOLHA DE CÁLCULO CONSTRUA A SEGUINTE TABELA E FORMATE-A: PAUTA DE AVALIAÇÃO NOME Ana Lopes Beatriz Mendes Carolina Matos Diogo Martins Guilherme Costa Mafalda Vieira Vasco Rocha 1º TESTE 2º TESTE 3º TESTE 4º TESTE 10 16 15 11 10 11 16 10 15 16 10 12 10 15 11 15 15 6 11 10 15 10 14 14 6 9 6 13 MÉDIA MELHOR NOTA PIOR NOTA CLASSIFICAÇÃO FINAL 02 | REALIZE OS SEGUINTES CÁLCULOS * Calcule a média de cada aluno * Calcule a melhor nota cada aluno * Calcule a pior nota de cada aluno * Calcule a classificação final de cada aluno, tendo em conta os seguintes critérios: CLASSIFICAÇÃO FINAL 1. Se a média de cada aluno for > ou = a 10 – aprovado 2. Se a média de cada aluno for < que 10 - reprovado V01 - 99 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 EXERCÍCIO 2 01 | NUMA FOLHA DE CÁLCULO CONSTRUA A SEGUINTE TABELA E FORMATE-A: NOME Mariana Tavares Miguel Lopes Alexandre Matos Inês Gomes Bernardo Nunes Mafalda Silva Carolina Almeida 1º PROVA 2º PROVA 3º PROVA 2,01 2,69 2 1,98 1,97 2,03 2,06 2,03 2,45 2,05 1,96 1,94 2,01 2,03 1,98 2,25 2,09 1,98 1,92 2,02 2,01 MÉDIA MELHOR PROVA PIOR PROVA 02 | REALIZE OS SEGUINTES CÁLCULOS * Calcule a média de cada nadador * Calcule a melhor nota cada nadador * Calcule a pior nota de cada nadador * Calcule a apuramento de cada nadador, tendo em conta os seguintes critérios: APURAMENTO 3. Se a média de cada nadador for que 2,03 - desclassificado V01 - 100 - APURAMENTO NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 EXERCÍCIO 3 01 | REALIZE OS CÁLCULOS NECESSÁRIOS NOME Ana João Mariana Pedro Daniel Catarina Joana Miguel SEXO IDADE F M F M M F F M 3 6 7 9 5 4 8 6 PRENDA Nº DE FALTAS 2 1 2 1 Nº DE CRIANÇAS SEM FALTAS PRENDA M – Pista automática F – Game Boy PRÉMIO Idade >=6 - Livro V01 PRÉMIO - 101 - Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 EXERCÍCIO 4 01 | REALIZE OS CÁLCULOS NECESSÁRIOS VENDAS – ANO DE 2004 MÊS Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro ROMANCES TERROR FICÇÃO BD 129 789 45 450 67 78 455 780 100 199 876 76 78 98 56 79 76 100 89 125 650 166 67 90 43 43 54 129 100 89 54 90 2000 194 90 34 92 29 87 201 250 100 2125 TOTAL MENSAL 92 145 1980 TOTAL ANUAL POR GÉNERO MÉDIA ANUAL POR GÉNERO MÊS COM MAIS VENDAS MÊS COM MENOS VENDAS Nº DE MESES COM VENDAS >550 * PARA CALCULAR O LUCRO MENSAL, TENHA EM CONSIDERAÇÃO OS SEGUINTES CRITÉRIOS: LUCRO MENSAL 1. Se o total mensal for >= a 250 – elevado 2. Se o total mensal for < que 250 - baixo V01 - 102 - LUCRO MENSAL NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda EXERCÍCIO 5 01 | REALIZE OS CÁLCULOS NECESSÁRIOS TOTAL DE VENDAS CIDADE Porto Braga Coimbra Viseu Guarda Covilhã Leiria Setúbal Santarém Lisboa Cascais Faro Lagos Loulé TOTAL DE VENDAS EM € 626,77 2112,765 3424,986 637,98 8934,097 9807,09 9000,89 4500,76 4000,56 6000 5600,45 6200,67 289,09 120,98 TOTAL DE VENDAS MÉDIA DE VENDAS CIDADE COM MAIS VENDAS CIDADE COM MENOS VENDAS Nº DE CIDADES COM VENDAS > 2500 02 | ORDENE AS CIDADES POR ORDEM ALFABÉTICA 03 | REALIZE UM GRÁFICO QUE ILUSTRE OS TOTAIS DE VENDAS POR CIDADE V01 - 103 - MI01-0226 Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 EXERCÍCIO 6 01 | REALIZE OS CÁLCULOS NECESSÁRIOS TABELA DE ENCOMENDAS NOME LOCALIDADE PRODUTO PREÇO UNIT. S/ IVA QUANT. Ana Cruz Porto Rato 24,50 15 Mariana Lopes Coimbra Monitor 250,45 2 Miguel Costa Coimbra Teclado 32,25 10 Carolina Bastos Porto Rato 24,50 25 Pedro Borges Lisboa Rato 24,50 45 João Matos Faro Pen USB 12,90 50 Paulo Marques Porto Teclado 32,25 32 Rui Almeida Lisboa Pen USB 12,90 15 Afonso Mendes Faro monitor 250,45 3 TAXA DE IVA V01 0,21 - 104 - TOTAL S/ IVA IVA TOTAL C/ IVA NHK – Formação e Novas Tecnologias Lda MI01-0226 EXERCÍCIO 7 01 | REALIZE OS CÁLCULOS NECESSÁRIOS TABELA DE SALÁRIOS NOME SALÁRI O BASE TX. DE IRS 9:00 18:00 1500,00 0,2 9:00 18:00 800,00 0,13 10:00 19:00 1250,00 0,18 HORÁRIO IRS ENTRADASAÍDA Ana Luís José Macedo Rui Pinto Matilde Costa João Pinto 9:30 18:30 800,00 0,13 10:00 19:00 1200,00 0,18 Vasco Lima 8:00 17:00 1000,00 0,15 Filipe Morais 8:30 17:30 1240,00 0,18 TAXA DE SEG. SOCIAL V01 0,11 - 105 - SEG. SOCIAL TOTAL DE DESCONTOS VENCIMENTO LÍQUIDO Manual de Microsoft Office Excel 2007 MI01-0226 BIBLIOGRAFIA “Microsoft Excel – Curso Completo e dicas para Iniciantes; Intermédios e Avançados” – DIGERATI BOOKS “Guias Práticos Informática – Microsoft Excel” (Porto Editora) V01 - 106 -